Gebruikers archiveren in Education-versies

Vanaf maart 2025 ondersteunen Google Workspace for Education-versies licenties voor gearchiveerde gebruikers. Sommige klanten krijgen pas in mei 2025 de mogelijkheid om gebruikers te archiveren. Nieuwe en bestaande Google Workspace for Education-klanten krijgen deze licenties automatisch en kunnen er meer aanvragen als ze die nodig hebben.

Zodra uw onderwijsinstelling is overgezet naar het nieuwe Education Fundamentals-licentiemodel, kunt u gebruikers archiveren op de pagina Gebruikers in de Beheerdersconsole.

Als gebruikers uw onderwijsinstelling verlaten, kunt u die gebruikersaccounts archiveren om de gegevens beveiligd te bewaren (op basis van uw Vault-bewaarregels) en te voorkomen dat de gebruikers toegang hebben tot Google Workspace-services. Als gebruikersaccounts worden gearchiveerd, wordt de status gewijzigd in Gearchiveerd en krijgt de gebruiker een licentie voor gearchiveerde gebruikers. De oude licentie wordt dan vrijgegeven.

Opmerking: Als uw onderwijsinstelling wordt overgezet naar het nieuwe licentiemodel, kunt u alle opgeschorte accounts in uw domein archiveren om de Education Fundamentals-licenties van die gebruikers vrij te geven.

Wat gebeurt er met het account en de gegevens van een gearchiveerde gebruiker?

Als de gebruiker een licentie voor gearchiveerde gebruikers heeft, worden de gegevens van de gebruiker beschermd volgens de Vault-bewaarregels en -bewaarplichten. U kunt de gegevens doorzoeken en exporteren. Hier vindt u meer informatie.

De gegevens van de gebruiker (uit kernservices, zoals Gmail en Google Drive, en niet-kernservices, zoals Classroom) zijn beschikbaar voor andere gebruikers in uw organisatie met een Google Vault-licentie.

• De gegevens van gebruikers blijven in de door de beheerder ingestelde gegevensregio. Ga voor meer informatie naar Een geografische locatie kiezen voor uw gegevens.
• Gegevensverlies voorkomen (Data Loss Prevention, DLP) in Google Drive blijft actief voor de gegevens van gebruikers. Ga naar Workspace DLP gebruiken om gegevensverlies te voorkomen voor meer informatie.

Als de gebruiker een licentie heeft voor een add-onabonnement, zoals Education Plus of Google Voice, houdt deze de licentie nadat u de gebruiker heeft gearchiveerd. Als de gebruiker het add-onabonnement niet meer nodig heeft, kunt u de licentie verwijderen nadat u het gebruikersaccount heeft gearchiveerd. Meer informatie over licenties verwijderen.

U kunt zowel actieve als opgeschorte gebruikers archiveren. Als u een gebruikersaccount archiveert, komt de actieve Google Workspace for Education Fundamentals-licentie binnen 24 uur beschikbaar om opnieuw toe te wijzen aan een andere gebruiker.

Nadat een gebruiker is gearchiveerd

Nadat u gebruikers heeft gearchiveerd, gebeurt het volgende:

• Ze kunnen op geen enkel systeem bij hun beheerde Google-account inloggen. Dit geldt ook voor Google Workspace-services, zoals Gmail, Google Agenda en Drive.
• Ze worden niet getoond in de Algemene adreslijst. In gebruikersdirectory's wordt de gebruiker getoond met de status Gearchiveerd. Ga naar De status van een gebruikersaccount bekijken.
• Ze kunnen via de Beheerdersconsole worden verwijderd of uit het archief worden teruggezet, maar niet worden opgeschort.
• De gearchiveerde status van een gebruiker wordt getoond in gebruikersrapporten, zodat gearchiveerde gebruikers makkelijk kunnen worden gecontroleerd, beheerd en uiteindelijk verwijderd.
• Ze kunnen geen nieuwe e-mails en agenda-uitnodigingen krijgen, omdat deze worden geblokkeerd zodra ze naar het account van de gearchiveerde gebruiker worden gestuurd.

Hoe terugzetten uit het archief werkt

Als u een gebruikersaccount uit het archief terugzet, krijgt deze de oude status terug en heeft deze weer toegang tot alle eerdere gegevens.

Als u een gebruiker wilt terugzetten uit het archief, moet er een Education Fundamentals- of Alleen Gmail-licentie beschikbaar zijn. Als er geen actieve licentie beschikbaar is, kunt u de gebruiker niet terugzetten uit het archief en blijft de gebruiker gearchiveerd met de licentie voor gearchiveerde gebruikers.

Nadat u een gebruikersaccount heeft teruggezet uit het archief, moet u handmatig een licentie voor Google Workspace toewijzen aan het account.

Een individueel gebruikersaccount archiveren of terugzetten uit het archief

U heeft het juiste User Management-recht nodig om deze stappen te kunnen uitvoeren. Als u dit recht niet heeft, ziet u niet alle bedieningselementen die u nodig heeft.

1. Log in met een beheerdersaccount op de Google Beheerdersconsole.

   Als u geen beheerdersaccount gebruikt, heeft u geen toegang tot de Beheerdersconsole.

2. Ga naar Menu  Directory > Gebruikers.
3. Zoek de gebruiker in de lijst Gebruikers. Ga naar Een gebruikersaccount zoeken als u hulp nodig heeft.

Zo archiveert u een gebruiker:

1. Plaats de cursor op het gebruikersaccount en klik op Meer opties.
2. Selecteer Gebruiker archiveren.
3. Klik op Klaar om te bevestigen.

Zo zet u een gebruiker terug uit het archief:

1. Plaats de cursor op de gebruiker en klik op Gebruiker terugzetten uit archief.
2. Klik op Klaar om te bevestigen.

Meerdere gebruikers tegelijk archiveren of terugzetten uit het archief

U kunt meerdere gebruikers tegelijk archiveren of terugzetten uit het archief met een csv-bestand of de Admin SDK API's.

Zo kunt u meerdere gebruikers archiveren of terugzetten uit het archief met een csv-bestand:

1. Volg de instructies in Meerdere gebruikers toevoegen of updaten via een csv-bestand.
2. Voer in de kolom New Status [Upload Only] (Nieuwe status [alleen uploaden]) in de gedownloade csv-template Archived (Gearchiveerd) in om een gebruiker te archiveren of Active (Actief) om een gebruiker terug te zetten uit het archief.

Zo kunt u meerdere gebruikers archiveren of terugzetten uit het archief met de Admin SDK API's:

1. Volg de instructies in Method: users.update.
2. Stel de Booleaanse waarde archived (gearchiveerd) voor elke gebruiker in op True (Waar) of False (Onwaar).

U kunt gebruikers ook archiveren met tools zoals GCDS of GAM.

Veelgestelde vragen over gearchiveerde gebruikers in Education

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwen