2025 年 3 月より、Google Workspace for Education エディションでは、アーカイブ ユーザー ライセンスがサポートされるようになります。一部のお客様には、2025 年 5 月までユーザーをアーカイブする機能が表示されません。Google Workspace for Education の新規および既存のお客様には、これらのライセンスが自動的に付与されます。必要に応じて追加のライセンスをリクエストすることもできます。
機関が新しい Education Fundamentals ライセンス モデルに移行すると、管理コンソールの [ユーザー] ページでユーザー（複数可）のアーカイブを行うことができます。
ユーザーが退職した場合、そのユーザー アカウントをアーカイブして（Vault の保持ルールに基づいて）そのユーザーのデータを安全に保持するとともに、そのユーザーによる Google Workspace サービスへのアクセスを防止できます。ユーザー アカウントをアーカイブすると、そのユーザーのステータスは「アーカイブ済み」に変わり、そのユーザーにはアーカイブ ユーザー ライセンスが割り当てられます。それにより、以前のライセンスは解放されます。
注: 機関が新しいライセンス モデルに移行する場合は、ドメイン内の停止中のアカウントをすべてアーカイブして、それらのユーザーに割り当てられた Education Fundamentals ライセンスを解放することを検討してください。
アーカイブされたユーザーのアカウントとデータはどうなりますか？
ユーザーがアーカイブ ユーザー ライセンスを持っている場合、そのユーザーのデータは Vault の保持ルールと記録保持に沿って保護され、管理者はデータの検索と書き出しを行うことができます。詳しくはこちらをご確認ください。
ユーザーデータ（Gmail や Google ドライブなどのコアサービスや、Google Classroom などのコアサービス以外のサービスのデータ）は、組織内の Google Vault ライセンスを持つ他のユーザーが使用できます。
- ユーザーのデータは、管理者が設定したデータ リージョンに留まります。詳しくは、データの地理的な保管場所を選択するをご覧ください。
- ユーザーのデータには、Google ドライブのデータ損失防止（DLP）が引き続き適用されます。詳しくは、Workspace の DLP を使用してデータの損失を防止するをご確認ください。
ユーザーが Education Plus や Google Voice などのアドオン サブスクリプションのライセンスを持っている場合、ライセンスはユーザーのアーカイブ後も保持されます。そのユーザーのアドオン サブスクリプションが不要になった場合は、ユーザー アカウントのアーカイブ後にライセンスを削除できます。詳しくは、ライセンスを削除するをご覧ください。
アクティブなユーザーだけでなく停止中のユーザーもアーカイブできます。ユーザー アカウントをアーカイブすると、そのユーザーに割り当てられていたアクティブな Google Workspace for Education Fundamentals ライセンスは、アーカイブ後 24 時間以内に別のユーザーに割り当てることができるようになります。
ユーザーがアーカイブされた後
ユーザーをアーカイブすると、そのユーザーは次のような状態になります。
- どのシステムからも自分の管理対象の Google アカウントにログインできません。これには、Gmail、Google カレンダー、ドライブなどの Google Workspace サービスが含まれます。
- グローバル アドレス一覧に表示されません。ユーザー ディレクトリ リストには、[アーカイブ済み] ステータスが付いた状態で表示されます。ユーザー アカウントのステータスを確認するをご覧ください。
- 管理コンソールで削除やアーカイブ解除は可能ですが、停止はできません。
- ユーザー レポートでユーザーのステータスが [アーカイブ済み] と表示されるので、アーカイブ ユーザーのモニタリング、管理、そして最終的には削除が容易になります。
- 新しいメールとカレンダーの招待状は、アーカイブされたユーザーのアカウントに送信されるとブロックされるため、受信できません。
アーカイブ解除の仕組み
ユーザー アカウントのアーカイブを解除すると、ユーザーはアーカイブ前のステータスに戻り、以前のデータすべてにアクセスできるようになります。
ユーザーのアーカイブを解除するには、利用可能な Education Fundamentals ライセンスまたは Gmail のみのライセンスが必要です。アクティブなライセンスがない場合、アーカイブ解除操作は失敗し、ユーザーはアーカイブ ユーザー ライセンスでアーカイブされたままになります。
ユーザー アカウントのアーカイブを解除したら、手動で Google Workspace のライセンスを割り当てる必要があります。
個々のユーザー アカウントをアーカイブまたはアーカイブ解除する
これらの手順を完了するには、適切なユーザー管理権限が必要です。適切な権限がない場合は、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。
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管理者アカウントで Google 管理コンソール にログインします。
管理者アカウントを使用していない場合は、管理コンソールにアクセスできません。
- [ユーザー] リストから、該当するユーザーを見つけます。詳しくは、ユーザー アカウントの検索をご覧ください。
ユーザーをアーカイブするには:
- ユーザー アカウントにカーソルを合わせて、[その他のオプション] をクリックします。
- [ユーザーをアーカイブする] を選択します。
- [完了] をクリックして確定します。
ユーザーのアーカイブを解除するには:
- 対象のユーザーにカーソルを合わせ、[ユーザーのアーカイブを解除する] をクリックします。
- [完了] をクリックして確定します。
ユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除する
複数のユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除するには、CSV ファイルまたは Admin SDK API を使用します。
CSV ファイルを使用して複数のユーザーをアーカイブまたはアーカイブ解除するには:
- CSV ファイルから複数のユーザーを追加または更新するの手順で操作します。
- ダウンロードした CSV テンプレートの [New Status [UPLOAD ONLY]] 列に、ユーザーをアーカイブする場合は「Archived」、ユーザーをアーカイブ解除する場合は「Active」と入力します。
Admin SDK API を使用して複数のユーザーをアーカイブまたはアーカイブ解除するには:
- Method: users.update の手順に沿って操作します。
- 必要に応じて、各ユーザーの archived のブール型変数を「TRUE」または「FALSE」に設定します。
GCDS や GAM などのツールを使用してユーザーをアーカイブすることもできます。
