Mengarsipkan pengguna di edisi Education

Mulai Maret 2025, edisi Google Workspace for Education mendukung lisensi Arsip Akun Pengguna. Pelanggan baru dan lama Google Workspace for Education akan otomatis menerima lisensi ini dan dapat meminta lebih banyak lisensi jika diperlukan. Karena lisensi ini diperkenalkan secara bertahap, beberapa akun tidak akan mendapatkannya hingga Mei 2025.

Saat institusi Anda bertransisi ke model pemberian lisensi Education Fundamentals baru, Anda dapat mengarsipkan pengguna satu per satu atau beberapa pengguna secara massal menggunakan file CSV atau Admin SDK API.

Saat pengguna keluar dari institusi, Anda dapat mengarsipkan akun pengguna tersebut untuk mempertahankan datanya dengan aman berdasarkan aturan retensi Vault Anda dan mencegahnya mengakses layanan Google Workspace. Akun pengguna yang diarsipkan akan berubah status menjadi diarsipkan dan diberi lisensi Arsip Akun Pengguna, sehingga lisensi lamanya dapat dialokasikan untuk pengguna lain.

Catatan: Anda dapat mengarsipkan pengguna yang aktif dan ditangguhkan. Saat Anda mengarsipkan akun pengguna, lisensi Google Workspace for Education Fundamentals-nya yang aktif dapat dialihkan kepada pengguna lain dalam waktu 24 jam.

Apa yang terjadi pada akun dan data pengguna yang diarsipkan?

Jika pengguna memiliki lisensi Arsip Akun Pengguna, data pengguna ini akan dilindungi sesuai aturan retensi Vault. Anda juga dapat menelusuri dan mengekspor data tersebut.

• Data pengguna tetap berada di region data yang sama dengan yang ditetapkan oleh administrator. Untuk mengetahui detailnya, buka Memilih lokasi geografis untuk data Anda.

  Catatan: Akun Google Workspace for Education, baik yang aktif maupun yang diarsipkan, harus diberi lisensi Education Standard atau Education Plus agar tercakup dalam kebijakan region data.

• Pencegahan kebocoran data (DLP) Google Drive tetap berjalan untuk data pengguna. Untuk mengetahui detailnya, buka Menggunakan DLP Workspace untuk mencegah kebocoran data.
• Jika ada file pengguna yang dibagikan kepada pengguna aktif lainnya, pengguna itu akan tetap memiliki akses ke file tersebut setelah dia diarsipkan.

Jika pengguna memiliki lisensi untuk langganan add-on, seperti Google Workspace for Education Plus, dia akan tetap memiliki lisensi tersebut setelah Anda mengarsipkannya. Jika pengguna yang diarsipkan tidak lagi memerlukan langganan add-on, Anda dapat menghapusnya. Pelajari lebih lanjut cara menghapus lisensi.

Setelah pengguna diarsipkan

Setelah diarsipkan, pengguna:

• Tidak dapat login ke Akun Google terkelolanya, di sistem mana pun, termasuk layanan Google Workspace, seperti Gmail, Google Kalender, dan Drive.
• Tidak muncul di Daftar Alamat Global. Pengguna akan ditampilkan dengan status diarsipkan dalam daftar direktori pengguna. Buka Melihat status akun pengguna.
• Dapat dihapus atau dibatalkan pengarsipannya, tetapi tidak dapat ditangguhkan di konsol Admin.
• Ditampilkan dengan status diarsipkan di laporan pengguna agar pengguna yang diarsipkan mudah dipantau, dikelola, dan akhirnya dihapus.
• Tidak dapat menerima undangan kalender dan email baru karena sudah diblokir saat dimasukkan ke akun pengguna yang diarsipkan.

Cara kerja pembatalan pengarsipan

Jika Anda membatalkan pengarsipan, akun pengguna akan kembali ke status sebelumnya dan mendapatkan kembali akses ke semua data lamanya.

Untuk membatalkan pengarsipan pengguna, Anda memerlukan lisensi Education Fundamentals atau Khusus Gmail yang tersedia. Jika lisensi yang aktif tidak tersedia, proses pembatalan pengarsipan akan gagal dan pengguna tetap diarsipkan dengan lisensi Arsip Akun Pengguna.

Setelah Anda membatalkan pengarsipan akun pengguna, pengguna tersebut akan otomatis diberi lisensi Education Fundamentals, terlepas dari apakah pemberian lisensi otomatis diaktifkan di tingkat root atau sub-OU.

Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan satu akun pengguna

1. Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.

   Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.

2. Buka Menu  Direktori > Pengguna.
3. Di daftar Pengguna, temukan pengguna. Jika perlu bantuan, buka Menemukan akun pengguna.

Untuk mengarsipkan pengguna:

1. Arahkan kursor ke akun pengguna, lalu klik Opsi lainnya.
2. Pilih Arsipkan pengguna.
3. Klik Selesai untuk mengonfirmasi.

Untuk membatalkan pengarsipan pengguna:

1. Arahkan kursor ke pengguna, lalu klik Batalkan pengarsipan pengguna.
2. Klik Selesai untuk mengonfirmasi.

Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan pengguna secara massal dengan file CSV

Anda dapat mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan secara massal hingga 150.000 pengguna sekaligus menggunakan file CSV. Untuk melakukan tindakan ini dengan lebih dari 150.000 pengguna, gunakan beberapa file CSV, yang diupload satu per satu.

Mengarsipkan dan membatalkan pengarsipan pengguna secara massal dengan template CSV

1. Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.

   Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.

2. Buka Menu  Direktori > Pengguna.
3. Di bagian atas, klik Update massal pengguna.

   

4. Klik Download template CSV kosong.
5. Buka file CSV tersebut di aplikasi spreadsheet, seperti Google Spreadsheet atau Microsoft Excel.

   File tersebut memiliki kolom untuk atribut yang muncul di profil pengguna di konsol Admin dan di Pengelola Kontak pengguna.

6. Pada template CSV yang didownload, di kolom New Status [Upload Only] , pilih salah satu opsi:
   • Untuk mengarsipkan pengguna, masukkan Archived.
   • Untuk membatalkan pengarsipan pengguna, masukkan Active.
7. Klik Simpan.
8. Di konsol Admin, pada halaman Pengguna, klik Update massal pengguna.
9. Klik Lampirkan file CSV.
10. Temukan lokasi file di komputer Anda dan lampirkan file CSV.
11. Klik Upload.

    Jika terjadi error, masukkan informasi yang belum disediakan ke file CSV, lalu upload lagi. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, buka Menyelesaikan error umum.

Mengarsipkan pengguna yang ditangguhkan secara massal dengan file CSV

1. Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.

   Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.

2. Buka Menu  Direktori > Pengguna.
3. Di bagian atas, klik Tambahkan filter, lalu pilih Status pengguna. Centang kotak Ditangguhkan, lalu klik Terapkan.
4. Klik Download pengguna dan periksa hal berikut:
   • Di bagian Pilih pengguna, centang Daftar pengguna yang saat ini difilter.
   • Di bagian Pilih kolom, centang Semua kolom info pengguna dan kolom yang saat ini dipilih.
   • Di bagian Pilih format, centang Google Spreadsheet atau Comma separated values (.csv) dan tunggu hingga prosesnya selesai.
5. Setelah siap, klik file untuk membuka atau mendownloadnya.
6. Hapus semua kolom di sheet, kecuali:
   • Kolom A - First name
   • Kolom B - Last name
   • Kolom C - Email address
   • Kolom D - Password
   • Kolom F - Org unit path
   • Kolom AJ - New Status [Upload Only]
7. Biarkan semua data yang ada tidak berubah. Di kolom New Status [Upload Only], di setiap baris, masukkan Archived untuk setiap pengguna.
8. Simpan atau download file sebagai CSV.
9. Di konsol Admin, pada halaman Pengguna, pilih link Update massal pengguna.
10. Di pop-up, pada Langkah 3, klik Lampirkan File CSV, lalu pilih CSV yang diperbarui.
11. Klik Upload dan tunggu hingga prosesnya selesai.
    Di bagian atas, Anda dapat melihat progres.
12. Setelah selesai, pengguna dalam file CSV yang Anda upload akan diarsipkan dan lisensi Fundamentals yang sebelumnya diberikan untuk mereka akan tersedia untuk diberikan kepada pengguna lain.

Jika terjadi error, masukkan informasi yang belum disediakan ke file CSV, lalu upload lagi. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, buka Menyelesaikan error umum.

Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan pengguna secara massal dengan Admin SDK API

1. Ikuti petunjuk di Metode: users.update.
2. Tetapkan True atau False untuk variabel boolean diarsipkan bagi setiap pengguna sesuai kebutuhan.

Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan pengguna secara massal dengan Google Cloud Directory Sync (GCDS)

1. Di Configuration Manager, pada halaman Licenses, klik LDAP License RulesAdd Rule.
2. Di kolom LDAP Query, dengan menggunakan notasi kueri LDAP, tentukan pengguna di direktori LDAP yang harus diberi lisensi.

   Untuk mengetahui detailnya, buka Menggunakan aturan penelusuran LDAP untuk menyinkronkan data.

3. Pilih opsi untuk Mengarsipkan atau Membatalkan pengarsipan pengguna domain Google.
4. Pilih salah satu opsi berikut:
   • OK—Menambahkan aturan dan kembali ke layar aturan lisensi LDAP
   • Apply—Menambahkan aturan dan memulai aturan lisensi LDAP lainnya
   • Cancel—Membatalkan aturan
   • Test LDAP query—Menguji validitas kueri lisensi LDAP

Mengarsipkan pengguna yang ditangguhkan secara massal dengan Google Apps Manager (GAM)

Dukungan Google Cloud tidak mendukung Google Apps Manager (GAM) atau solusi pihak ketiga lainnya. Kami mendukung Admin SDK Directory API yang digunakan oleh GAM dan alat pihak ketiga lainnya. GAM tunduk pada lisensi Apache 2.0, yang menyediakan persyaratan dan ketentuan untuk penggunaan, reproduksi, dan distribusi GAM. Perintah GAM berikut adalah contoh yang harus diuji sebelum dieksekusi.

Perintah ini akan mengarsipkan semua pengguna yang ditangguhkan:

gam print users query "isSuspended=True" | gam csv - gam update user ~primaryEmail archived on

FAQ terkait lisensi Arsip Akun Pengguna Education

Luaskan semua  |  Ciutkan semua

Topik terkait

• Aturan retensi Vault
• Mengarsipkan akun mantan karyawan
• Beralih edisi Arsip Akun Pengguna