Gebruik bewaarplichten om te voorkomen dat gegevens van specifieke gegevenseigenaren (individuele accounts of alle accounts in een organisatie-eenheid) worden verwijderd.
Bewaarplichten zijn anders dan bewaarregels, omdat ze nooit verlopen. Als er een bewaarplicht geldt voor een gebruiker, kan het account van de gebruiker pas worden verwijderd door een Google Workspace-beheerder nadat de bewaarplicht is verwijderd. Ook kunt u de gegevens van de gebruiker niet overzetten als er een bewaarplicht voor geldt.
Gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, kunnen pas definitief worden verwijderd als een Vault-gebruiker de bewaarplicht verwijdert, als een gegevensbeheerder wordt verwijderd uit de bewaarplicht of als een gebruiker geen Vault-licentie meer heeft.
Welke gegevens worden bewaard door een bewaarplicht?
U stelt bewaarplichten in per Google-service:
- Gmail: Berichten en bijlagen die zijn opgeslagen in Gmail, inclusief content in de mappen Verzonden, Concepten (alleen concepten die niet zijn verwijderd), Prullenbak, Archief en Spam.
- Groepen: Berichten in Google Groepen (totdat de groep wordt verwijderd).
- Chat: Google Chat-berichten waarvan de geschiedenis is aangezet.
- Drive: Items (geen mappen of snelkoppelingen) in Drives van gebruikers en (optioneel) items in gekoppelde gedeelde Drives. Drive-bewaarplichten gelden ook voor Meet-opnamen, logbestanden die zijn gekoppeld aan die opnamen en sites in de nieuwe versie van Google Sites. Opmerking: Gebruikers kunnen bestanden bewerken in Drive, ook als daar een bewaarplicht voor geldt. Voor bestanden van Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Sites, Tekeningen en Vids geldt echter dat alle versies van de bestanden worden bewaard door de bewaarplicht.
- Voice: Sms'jes, voicemails, voicemailtranscripts en gesprekslijsten van Google Voice.
Zie Ondersteunde gegevenstypen voor meer informatie.
Prioriteit van bewaarplichten en bewaarregels
- Bewaarplichten overschrijven bewaarregels. Als een bewaarregel is ingesteld zodat gegevens aan het einde van de bewaarperiode definitief worden verwijderd, worden gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt niet definitief verwijderd. Dit gebeurt pas als de bewaarplicht wordt verwijderd.
- Er kunnen meerdere bewaarplichten tegelijkertijd van kracht zijn. De ene bewaarplicht vervangt niet de andere bewaarplicht.
Stel dat u 2 Gmail-bewaarplichten maakt:
-
Bewaarplicht A geldt voor gebruiker [email protected] en bewaart berichten met de woorden
project X. -
Bewaarplicht B geldt voor dezelfde gebruiker en bewaart berichten met de term
budget.
Zolang deze 2 bewaarplichten gelden, bewaart Vault berichten die
project Xofbudgetbevatten voor [email protected]. Als u bewaarplicht A verwijdert, worden berichten die vallen onder bewaarplicht B bewaard, maar kunnen andere berichten definitief worden verwijderd. -
Wanneer gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt definitief worden verwijderd
Een bewaarplicht blijft gegevens bewaren, totdat zich een van de volgende situaties voordoet:
- De bewaarplicht wordt verwijderd: Gegevens waarvoor geen andere bewaarplichten gelden, vallen onmiddellijk onder eventuele toepasselijke bewaarregels. Gegevens die gebruikers meer dan 30 dagen geleden hebben verwijderd, kunnen onmiddellijk definitief worden verwijderd.
- Een gegevenseigenaar wordt verwijderd uit een bewaarplicht: Gegevens waarvoor geen andere bewaarplichten gelden, vallen onmiddellijk onder eventuele toepasselijke bewaarregels. Gegevens die gebruikers meer dan 30 dagen geleden hebben verwijderd, kunnen onmiddellijk definitief worden verwijderd.
- De gebruiker heeft geen Vault-licentie meer: Een gebruiker moet een Vault-licentie hebben, anders worden gegevens niet bewaard. Als een gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt wordt gedowngraded naar een Google Workspace-versie waarin niet automatisch elk account een Vault-licentie krijgt, moet u een add-onlicentie toewijzen aan de gebruiker voordat u downgradet, om de gegevens van de gebruiker te beschermen. Anders geldt de bewaarplicht niet meer en kunnen gegevens onmiddellijk definitief worden verwijderd.
- Het delen van een bestand met een gegevensbeheerder wordt opgeheven: Gegevens die niet meer worden gedeeld met een gegevensbeheerder, vallen onmiddellijk onder de toepasselijke bewaarregels.
Werken met bewaarplichten
U moet het Vault-recht Bewaarplichten beheren en toegang tot een kwestie hebben voordat u een bewaarplicht kunt plaatsen op gegevens.
U kunt bewaarplichten bekijken per kwestie en in alle kwesties. Zie Alle bewaarplichten voor uw organisatie bekijken voor meer informatie.
Als u wilt dat de bewaarplicht voor andere gegevenseigenaren geldt, kunt u de bewaarplicht bewerken. Als u een kwestie wilt sluiten en de bewaarplicht wilt intrekken voor gegevenseigenaren, kunt u de bewaarplicht verwijderen.
Veelgestelde vragen
Alles uitvouwen | Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan
Zowel bewaarplichten als bewaarregels bewaren gegevens in Vault, maar er zijn belangrijke verschillen.
| Bewaarplichten | Bewaarregels | |
|---|---|---|
|
Gebruik |
Bewaarplichten worden meestal gemaakt na een onderzoek of juridisch probleem. |
Met bewaarregels wordt van tevoren bepaald hoelang gegevens bewaard blijven. |
| Bereik | U kunt bewaarplichten toepassen op:
|
U kunt bewaarregels toepassen op:
Opmerking: Bewaarregels kunnen niet worden toegepast op afzonderlijke accounts, behalve als u instelt dat bepaalde termen moeten overeenkomen. |
|
Bewaarperiode |
Bewaarplichten bewaren gegevens voor onbepaalde tijd, totdat de bewaarplicht wordt verwijderd. |
Bewaarregels bewaren gegevens voor een bepaalde periode. Dit kan een bepaald aantal dagen of voor onbepaalde tijd zijn. |
|
Prioriteit |
Bewaarplichten hebben voorrang op bewaarregels. Als een bewaarplicht wordt verwijderd, vallen de gegevens meteen onder de toepasselijke bewaarregels. |
Bewaarregels worden niet toegepast op gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, tenzij de bewaarplicht wordt verwijderd. Aangepaste regels hebben voorrang op standaardregels, zelfs als de standaardregel later verloopt dan de aangepaste regel. De bewaarregels van de bijdrager van een Drive-item kunnen de bewaarperiode echter alleen verlengen. Een kortere aangepaste regel van een bijdrager heeft geen voorrang op een langere standaard bewaarregel van de eigenaar. Gegevens kunnen worden verwijderd uit de productiesystemen van Google als de laatste toepasselijke bewaarregel verloopt. |
|
Toegang |
Alleen Vault-gebruikers met toegang tot een kwestie kunnen nagaan wie en wat onder een bewaarplicht valt. |
Alleen Vault-gebruikers met rechten voor bewaarregels kunnen bewaarregels beheren. |
We raden u om de volgende redenen aan geen bewaarplicht in te stellen voor de organisatie-eenheid op het hoogste niveau:
- Google Workspace-beheerders kunnen geen gebruikersaccounts verwijderen.
- U kunt het risico voor uw organisatie verhogen door gegevens onnodig te bewaren.
- Uw eDiscovery-kosten kunnen toenemen omdat er meer gegevens zijn voor analyse en verwerking.
Overweeg om in plaats daarvan de bewaarregels breder toe te passen en samen met uw juridische team specifieke gebruikers, organisatie-eenheden of groepen in kaart te brengen waarvoor een bewaarplicht moet gelden.