Berichten bewaren in Google Chat met Vault

De standaard bewaarregel geldt voor alle privéchats, groepsberichten en ruimtes in uw organisatie.

Een aangepaste bewaarregel kan worden toegepast op verschillende groepen berichten:

Als er meer dan één aangepaste bewaarregel geldt voor een bericht, wordt het bericht bewaard volgens de aangepaste regel die het laatst verloopt.

Als u alle berichten (privéchats, groepsberichten en berichten in ruimtes) wilt bewaren met aangepaste bewaarregels, moet u minstens 2 regels maken. U maakt één regel voor alle chatruimtes waardoor berichten in chatruimtes en bepaalde groepsgesprekken worden bewaard, en nog een regel voor de organisatie-eenheid op het hoogste niveau waardoor privéchats en groepsberichten worden bewaard.

Meer informatie over de verschillen tussen groepsberichten en ruimtes.

Opmerking: In tegenstelling tot bewaarregels voor Gmail en Groepen kunt u geen termen gebruiken in Chat-bewaarregels zodat berichten van specifieke accounts of met bepaalde zoekwoorden bewaard blijven.

Privéchats

1-op-1 privéchats zijn eigendom van de organisatie van de chatdeelnemer die het gesprek maakt. Dit is vaak, maar niet noodzakelijkerwijs de persoon die het eerste bericht stuurt.

Als de deelnemers aan een chat bij dezelfde organisatie horen maar onder een andere bewaarregel vallen, is de langste van de 2 bewaarregels van toepassing. Een voorbeeld: Deelnemer 1 bevindt zich in een organisatie-eenheid waarvoor een bewaarregel geldt waardoor privéchats na 7 dagen definitief worden verwijderd. Deelnemer 1 chat met Deelnemer 2, die bij een organisatie-eenheid hoort waarvoor privéchats voor onbepaalde tijd worden bewaard. Beide deelnemers hebben voor onbepaalde tijd toegang tot de privéchats. Als een van beide deelnemers een Vault-zoekopdracht uitvoert, worden de berichten voor beide gebruikers voor onbepaalde tijd geretourneerd.

Privéchats met externe gebruikers

Als deelnemers bij verschillende organisaties horen, worden privéchats bewaard volgens de bewaarregels van elke organisatie, ongeacht wie de eigenaar is.

Een voorbeeld: Bedrijf A bewaart privéchats 1 week en Bedrijf B bewaart privéchats 2 jaar. Vault bewaart privéchats 1 week voor de beheerders van Bedrijf A en 2 jaar voor de beheerders van Bedrijf B. Chat bevat een bewaarperiode van 30 dagen waarmee berichten 30 dagen worden bewaard nadat ze zijn verwijderd door een bewaarbeleid of een beleid voor automatisch verwijderen. Gedurende deze periode zijn de berichten nog steeds beschikbaar in Vault. Nadat de bewaarperiode van Chat is verstreken, is de privéchat niet meer beschikbaar in Vault voor beide bedrijven.

Opmerking: Het bewaarbeleid voor de organisatie die eigenaar is, is van toepassing op gesprekken in de product-UI, terwijl het beleid voor elke organisatie van toepassing is op de berichten in Vault. Er kunnen gevallen zijn waarin gebruikers berichten langer kunnen weergeven dan hun beheerder, bijvoorbeeld als de gebruiker van de organisatie die eigenaar is, een langere bewaartermijn heeft dan de gastbeheerder. In deze gevallen breiden we de zichtbaarheid van Vault uit, zodat deze ten minste overeenkomt met wat de gebruiker kan zien.

Chatruimtes

Als u een standaard bewaarregel instelt of een aangepaste bewaarregel maakt voor Chat, kan Vault alleen berichten in ruimtes bewaren waarvoor de geschiedenis aanstaat. Chat-bewaarregels die zijn ingesteld voor organisatie-eenheden gelden niet voor berichten in ruimtes.

Externe gebruikers in chatruimtes

Als deelnemers bij verschillende organisaties horen, worden gesprekken bewaard volgens de bewaarregels van de organisatie waar de maker van de ruimte bij hoort. Berichten die door gebruikers in uw organisatie zijn gestuurd in ruimtes die eigendom zijn van een andere organisatie, kunnen niet worden bewaard, doorzocht of geëxporteerd en er kan geen bewaarplicht op worden geplaatst door Vault.

In de bewaarregels voor Chat kunt u niet instellen dat alleen berichten definitief worden verwijderd die al door gebruikers zijn verwijderd. Een bewaarregel met een verloopdatum zorgt dat alle berichten definitief worden verwijderd als de bewaarperiode voorbij is.

Als u de migratiemodus gebruikt om berichten naar Chat te migreren, moeten alle ruimtes binnen 30 dagen worden gemigreerd. Als de migratie langer dan 30 dagen duurt, wordt de migratie verwijderd uit

Ruimtes in de migratiemodus hebben een strikte TTL van 30 dagen. Binnen deze periode moet een migratie-app alle content in de ruimte importeren en de migratiemodus voor de ruimte beëindigen. Als een ruimte niet binnen 30 dagen de migratiemodus verlaat, wordt de ruimte automatisch uit de opslag verwijderd. Nadat een ruimte de migratiemodus heeft verlaten, zijn de standaard Vault-bewaarregels van toepassing.