Vault で Google Chat のメッセージを保持する

デフォルトの保持ルールは、組織内のすべてのダイレクト メッセージ（DM）、グループ メッセージ、Chat スペースに適用されます。

カスタム保持ルールは、次のようにさまざまなメッセージに適用されます。

複数のカスタム保持ルールがメッセージに適用されている場合、そのメッセージは最後に期限切れとなるカスタムルールに従って保持されます。

カスタム保持ルールを使用してすべてのメッセージ（DM、グループ メッセージ、スペースのメッセージ）を保持するには、少なくとも 2 つのルールを作成する必要があります。つまり、スペースのメッセージと特定のグループ会話を対象とするすべての Chat スペース用のルールを 1 つと、DM とグループ メッセージを対象とする最上位の組織部門用のルールを 1 つ作成します。

詳しくは、グループ メッセージとスペースの違いに関する記事をご覧ください。

注: Gmail や Google グループの保持ルールとは異なり、特定のアカウントに関連付けられたメッセージまたは特定のキーワードを含むメッセージに Chat の保持ルールを適用するのに、キーワードを使用することはできません。

ダイレクト メッセージ

1 対 1 のダイレクト メッセージ（DM）のオーナーは、会話を作成したチャット参加者の組織です。多くの場合、最初のメッセージを送信したユーザーになりますが、必ずしもそうとは限りません。

チャットに参加しているユーザーが同じ組織に所属していても、適用される保持ルールが異なる場合は、2 つの保持ルールのうち保持期間が長い方のルールが適用されます。たとえば、DM を 7 日後にパージする保持ルールが適用される組織部門の参加者 1 と、DM の無期限の保持ルールが適用される組織部門の参加者 2 がチャットするとします。両方の参加者はダイレクト メッセージに無期限にアクセスできます。どちらかの参加者を対象に Vault で検索すると、両方のユーザーのメッセージが無期限に返されます。

外部ユーザーとの DM

所有者に関係なく、参加者が異なる組織に所属している場合、DM は各組織の保持ルールに従って保持されます。

たとえば、会社 A では DM を 1 週間保持し、会社 B では 2 年間保持するという場合、Vault では、会社 A の管理者の DM は 1 週間、会社 B の管理者の DM は 2 年間保持されます。Chat には 30 日間の保持期間があり、メッセージは保持ポリシーまたは自動削除ポリシーによって削除された後 30 日間保持されます。その間は、Vault でメッセージにアクセスできます。Chat の保持期間が終了すると、どちらの会社の DM にも Vault でアクセスできなくなります。

注: 所有する組織の保持ポリシーは、プロダクトの UI 内の会話に適用され、各組織のポリシーは Vault 内のメッセージに適用されます。所有する組織のユーザーの保持ポリシーがゲスト管理者よりも長い場合など、ユーザーが管理者よりも長い期間メッセージを閲覧できる場合があります。このような場合、Vault の公開設定は、少なくともユーザーの公開設定と一致するように延長されます。

Chat スペース

Chat でデフォルトの保持ルールを設定するか、カスタム保持ルールを作成すると、履歴が有効になっているスペース内のメッセージのみが Vault によって保持されます。組織部門に対して設定した Chat の保持ルールは、スペースのメッセージには適用されません。

Chat スペース内の外部ユーザー

複数の組織から参加者がある場合は、スペース作成者の組織の保持ルールに従って会話が保持されます。自組織のユーザーが、別組織のユーザーがオーナーであるスペースに参加した場合のメッセージは、Vault による保持、記録保持（リティゲーション ホールド）、検索、書き出しの対象とすることはできません。

Chat の保持ルールには、ユーザーが削除したメッセージのみをパージするオプションはありません。保持ルールに有効期限がある場合、保持期間が終了した時点ですべてのメッセージがパージされます。

移行モードを使用してメッセージを Chat に移行する場合は、30 日以内にすべてのスペースを移行する必要があります。移行に 30 日以上かかると、移行は削除されます。

移行モードのスペースには厳格な 30 日間の有効期間があり、この期間内に移行アプリはすべてのコンテンツをスペースにインポートし、スペースの移行モードを終了する必要があります。30 日が経過してもスペースが移行モードから終了しなかった場合、スペースはストレージから自動的にパージされます。スペースが移行モードを終了すると、標準の Vault 保持ルールが適用されます。