Drive-bestanden bewaren met Vault

Gegevens die worden bewaard:

• Bestanden in de Drives en gedeelde Drives van gebruikers
• E-mailindelingen
• Bestanden die zijn versleuteld met Versleuteling aan de clientzijde voor Google Workspace
• Google Meet-gegevens, tenzij Meet-specifieke bewaring aanstaat

Gegevens die niet worden bewaard:

• Mappen en Drive-snelkoppelingen
• Google Sites, tenzij Sites-specifieke bewaring uitstaat
• Gekoppelde bestanden
• Externe bestanden die zijn gedeeld met uw gebruikers
• Sites die zijn gemaakt in de klassieke versie van Sites

Opmerking: Standaard gelden Drive-bewaarregels voor Meet-gegevens, maar niet voor Sites. Als u wilt wijzigen op welke gegevens Drive-regels van toepassing zijn, zet u Meet-specifieke regels aan en wijzigt u de bewaarinstellingen voor Sites.

Ga naar het gedeelte Ondersteunde services en gegevenstypen voor Drive, Meet en Sites voor meer informatie.

• Als u een bewaarregel maakt of updatet, kan het 24 uur duren voordat de regel wordt doorgevoerd. Bestanden die tijdens deze overgangsperiode door gebruikers worden verwijderd, worden niet bewaard.
• Als de bewaarperiode van een regel voorbij is en de regel is ingesteld zodat bestanden definitief worden verwijderd, kan het 15 dagen duren voordat de betreffende bestanden zijn verwijderd uit Drive. Items die niet zijn verwijderd en die in de Drive of een gedeelde Drive van een gebruiker blijven staan, blijven in deze periode toegankelijk voor de gebruiker.

Als u gegevens wilt bewaren die aan specifieke voorwaarden voor een bepaalde tijd voldoen, maakt u een aangepaste bewaarregel. Als u alle servicegegevens gedurende een bepaalde periode wilt bewaren, maakt u een standaard bewaarregel.

Hier vindt u meer informatie over de 2 soorten bewaarregels.

Als u een aangepaste bewaarregel maakt, kunt u het bereik van de regel kiezen: Organisatie-eenheid, Alle gedeelde Drives of Specifieke gedeelde Drives.

Organisatie-eenheid

Als u een aangepaste bewaarregel toepast op een organisatie-eenheid, geldt de regel voor de bestanden waarvan gebruikers in die organisatie-eenheid de eigenaar zijn.

Als u ook De bewaarregels gebruiken van de eigenaar en bijdragers van het Drive-item selecteert onder BewaarinstellingenInstellingen, geldt de bewaarregel ook voor bestanden in de Mijn Drive van een andere gebruiker die rechtstreeks zijn gedeeld met een gebruiker in de geselecteerde organisatie-eenheid. Ga naar het gedeelte over bewaarinstellingen hieronder voor meer informatie.

Als een regel is ingesteld zodat bestanden aan het einde van de bewaarperiode definitief worden verwijderd, verwijdert Vault alleen de bestanden waarvan gebruikers in die organisatie-eenheid de eigenaar zijn. Bestanden die zijn gedeeld van buiten de organisatie-eenheid worden niet verwijderd.

Als u een organisatie-eenheid selecteert en Inclusief items uit gedeelde Drives kiest, geldt de bewaarregel voor alle items in een gedeelde Drive waarvan uw organisatie de eigenaar is, als een gebruiker in de geselecteerde organisatie-eenheid:

• Rechtstreeks toegang heeft tot het item.
• Lid of gast is van een gedeeld item. Hier vindt u meer informatie over bestanden delen vanuit Drive.
• Lid is van de gedeelde Drive.
• Bijdrager is van of toegang heeft tot een submap van een gedeelde Drive die het item bevat.

De regels gelden niet voor groepen, zoals Eng-team-group@solarmora.com, of gebruikers met algemene toegang.

Alle gedeelde Drives en specifieke gedeelde Drives

U kunt een aangepaste bewaarregel instellen die geldt voor alle gedeelde Drives of alleen voor specifieke gedeelde Drives.

Alleen de bereiken Alle gedeelde Drives en Specifieke gedeelde Drives kunnen bestanden uit gedeelde Drives verwijderen, omdat bestanden in gedeelde Drives eigendom zijn van het team en niet van specifieke gebruikers.

Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education Standard, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus, G Suite Business

Als u een ondersteunde Google Workspace-versie heeft, kunt u Drive-labels gebruiken om aangepaste bewaarregels te maken. Met de eigenschappen van het Drive-label kunt u de voorwaarden en de bewaarperiode van een regel aanpassen. Veelgebruikte voorwaarden zijn regels op basis van een label of label met een badge, zoals Onbepaalde tijd of Geclassificeerd.

Een beheerder heeft bijvoorbeeld een bewaarregel gemaakt waarmee bestanden zijn geselecteerd voor bewaring op basis van een Drive-labelvoorwaarde. In onderstaande afbeelding heeft de beheerder de voorwaarde vóór 1 maart 2023 gemaakt voor het label Contractdatum.

Daarna heeft de beheerder het Drive-label gebruikt om de bewaarperiode van de regel in te stellen. Hier stelt de beheerder de bewaarperiode in door het aantal bewaardagen in te stellen (100). Het begin van de bewaarperiode is gebaseerd op de datum die is ingesteld in datumveld label en het gewenste datumveld (Contractinformatie > Contractdatum).

Nadat de aangepaste regel is doorgevoerd, heeft een gebruiker die onder de regel valt een bestand gemaakt in Mijn Drive. Het bestand is gemaakt op 8 februari 2023 en de gebruiker heeft het veld Contractinformatie > Contractdatumveld toegepast, waarbij de contractdatum is ingesteld op 15 februari 2023. Dit is het resultaat van de bewaarregel:

• De bewaarregel is toegepast. Omdat de contractdatum is ingesteld op 15 februari 2023, dus vóór de voorwaardedatum van 1 maart 2023, is aan de labelvoorwaarde voldaan en wordt de regel toegepast.
• De bewaarperiode is begonnen op de waarde die in het veld Contractdatum is ingesteld voor het item. In dit voorbeeld is de contractdatum van het label ingesteld op 15 februari 2023. Het bestand wordt dus tot 100 dagen na die datum bewaard. De dag waarop het item is gemaakt, 8 februari, heeft geen invloed op de bewaarperiode omdat Datum gemaakt niet is geselecteerd in Start bewaarperiode.

Hier vindt u meer informatie over Drive-labels.

U kunt bewaarregels zo instellen dat ze beginnen op de oorspronkelijke aanmaakdatum, wijzigingsdatum, datum verplaatst naar de prullenbak of het datum van het Drive-label.

Bestanden in de Drive-prullenbak kunnen op 2 manieren worden verwijderd. Drive verwijdert bestanden standaard 30 dagen nadat ze in de prullenbak zijn geplaatst. Daarnaast kan een gebruiker handmatig items uit de prullenbak verwijderen.

Opmerking: Bestanden die uit de prullenbak zijn verwijderd, kunnen nog maximaal 25 dagen door een Google Workspace-beheerder worden teruggezet. Hier vindt u meer informatie over hoe u verwijderde bestanden terugzet.

In Vault kunt u regels instellen om te bepalen hoelang bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst, beschikbaar blijven voor Vault voordat ze worden verwijderd. Deze regels heten regels voor bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst.

Als u bijvoorbeeld instelt dat bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst 5 dagen bewaard blijven, worden bestanden 5 dagen nadat ze in de prullenbak zijn geplaatst automatisch verwijderd uit de prullenbak. Beheerders kunnen de bestanden nog 25 dagen terugzetten, maar ze zijn niet meer beschikbaar voor Vault. Als een gebruiker een bestand uit de prullenbak verwijdert 2 dagen nadat het in de prullenbak is geplaatst, is het nog 3 dagen beschikbaar voor Vault en kan het nog 25 dagen worden hersteld door de beheerder, of langer als er een bewaarplicht geldt voor het item.

Voor een regel voor bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst, geldt het volgende:

• De regel geldt voor bestanden waarvan de gebruiker of gedeelde Drive de eigenaar is.
• De regel geldt alleen voor bestanden die op of na 1 augustus 2016 in de prullenbak zijn geplaatst.
• De regel kan gegevens niet voor onbepaalde tijd bewaren.
• De regel overschrijft andere Drive-bewaarregels, inclusief andere aangepaste bewaarregels die zorgen dat bestanden langer bewaard blijven. Als er meerdere regels gelden vanaf het moment dat een bestand in de prullenbak is geplaatst, wordt het bestand bewaard volgens de regel met de bewaarperiode met de laatste vervaldatum.
• Bewaarplichten overschrijven de regel.
• De regel geldt niet voor items die worden teruggezet uit de prullenbak.

Als u een regel wilt maken voor bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst, stelt u in stap 7 hieronder het begin van de bewaarperiode in op Datum in de prullenbak geplaatst.

U kiest hoe bewaarregels worden toegepast op de Mijn Drive-gegevens van een gebruiker. De regels kunnen van toepassing zijn op de eigenaar en alle bijdragers van het Mijn Drive-item (kijkers, reageerders en bewerkers) of alleen de eigenaar.

Als u de bewaarregel toepast op de eigenaar en alle bijdragers worden de meeste gegevens bewaard. Dit is de meest gebruikelijke keuze. Als u de bewaarregel alleen toepast op de eigenaar, worden er misschien minder gegevens bewaard.

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op BewarenInstellingen.
3. Kies een optie naast Drive-items van gebruikers bewaren volgens de regels van de eigenaar en bijdragers:
   • De bewaarregels gebruiken van de eigenaar en bijdragers van het Drive-item: De regels toepassen van de eigenaar en alle gebruikers met rechtstreekse toegang tot het item.
   • De bewaarregels van de eigenaar van het Drive-item gebruiken: Alleen de regels van de eigenaar van het Drive-item toepassen.
     Waarschuwing: Als de bewaarperiode van de eigenaar van het Drive-item korter is dan die van een bijdrager, kunnen de gegevens onmiddellijk definitief worden verwijderd.

Vault-beheerders kunnen bewaarregels maken voor de eigenaar of bijdragers van een Drive-item. De bewaarregels van de eigenaar van het Drive-item zijn de enige regels waarmee een item kan verlopen via het gedeelte Actie van de regel.

Aangepaste bewaarregels van de eigenaar van het Drive-item hebben voorrang op standaardregels, zelfs als de standaardregel later verloopt.

De bewaarregels van een bijdrager van een Drive-item kunnen de bewaarperiode alleen verlengen. Een kortere aangepaste regel van een bijdrager kan een langere standaardregel van de eigenaar (die geen aangepaste regels heeft) niet overschrijven.