Vault を使用して Google ドライブ、Meet、Google サイトを検索する

Google Workspace データの電子情報開示プロジェクトの一環として、Google Vault を使用し、共有ドライブ、Google Meet の録画、新しい Google サイトで作成されたサイトなどの Google ドライブのアイテムを検索できます。サポートされているファイル形式のタイトルとコンテンツが検索対象となります。また、アイテムをプレビューしたり、検索結果を書き出したりすることもできます。

検索に関する注意事項

アイテムを検索する前に、サポートされるデータの種類（ドライブ、Meet、サイト）に関する記事と Vault での検索に関するよくある質問をお読みになることをおすすめします。

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ドライブ内のファイルを検索する

1. vault.google.com にログインします。
2. [案件] をクリックします。Vault プロジェクトのワークスペースである案件のデータを検索します。案件を使用すると、関連する記録保持（リティゲーション ホールド）、検索、エクスポートをグループ化できます。案件によって検索できるデータが制限されることはありません。どの案件からでも、アクセスが許可されているすべてのデータを検索できます。
3. 検索クエリを実行する案件が存在する場合はその案件をクリックして開くか、新しく案件を作成します。
   1. [作成] をクリックします。
   2. 案件の名前と、必要に応じて説明を入力します。
   3. [案件を新規作成] をクリックします。

   [検索] タブが開きます。

4. [サービス] で [ドライブ] を選択します。
5. 検索するソースデータを選択します。
   • [すべてのデータ] - 組織内のすべてのメッセージを検索します。
   • [保持データ] - 指定した案件で記録保持の対象となっているデータのみを検索します。
6. 検索するエンティティを選択します。
   • [特定のアカウント] - アカウントのメールアドレスを入力します（最多 5,000 件まで入力可能）。
   • [組織部門] - 特定の組織部門内の全アカウントを検索します。表示されたダイアログで、組織部門を選択します。

     選択した組織部門に下位組織部門がある場合は、下位組織部門のアカウントも検索対象になります。組織部門のメンバーの人数は、下位組織部門を含めて 5,000 人未満である必要があります。

   • [共有ドライブ] - 1 つ以上の共有ドライブを検索します。

     共有ドライブを選択し、[追加] をクリックします。多くの共有ドライブがあってリストが複数のページにわたる場合、ページを変更しても選択内容は保持されます。リストの上部にある [すべて選択] チェックボックスをオンにした場合に選択されるのは、現在のページのみです。メンバーのメールアドレスまたは共有ドライブの名前でリストを検索することもできます。

     1. メンバーのメールアドレスでリストをフィルタするには:
        1. [メンバーのメールで検索] をクリックします。
        2. アカウント（複数可）を入力します。
        3. [検索] をクリックします。
     2. 共有ドライブの名前でリストをフィルタするには（組織にある共有ドライブが 1,000 個未満の場合）:
        1. [名前でフィルタ] をクリックし、共有ドライブの名前に含まれている文字を入力します。たとえば、「pr」は「Sales projects」、「Marketing Projects」、「Product management」という名前の共有ドライブには一致しますが、「Repairs」には一致しません。

           複数ページにわたるリストは、文字を追加すると自動的に更新されます。

        2. チェックボックスをオン [Enter] をクリックします。

     3. 共有ドライブを名前で検索するには（組織の共有ドライブが 1,000 個以上ある場合）
        1. [共有ドライブ名で検索] をクリックします。
        2. 共有ドライブの名前に含まれている単語を入力します。注: 単語は正確かつ完結している必要があります。たとえば、「marketing, projects」は「Marketing projects Q4’22」と「Projects for marketing」という名前の共有ドライブと一致します。「project」に「s」が付いていないため、「Marketing project archive」という名前の共有ドライブとは一致しません。同様に、「ma」は単語の一部にすぎず、完全な単語ではないため、これらの共有ドライブのいずれにも一致しません。
        3. [検索] をクリックします。
   • [サイト] - URL でサイトを検索します。
     1. 表示されたダイアログで、サイトの公開 URLを入力します（複数ある場合はカンマで区切ります）。URL の形式は sites.google.com/[ドメイン]/[サイト名]です。注: ページの URL では検索できません。サイトの URL のみが検索可能です。また、自組織ではなく外部の組織によって共有されているサイトの URL では検索できません。
     2. [検索] をクリックします。
     3. サイトのリストから検索対象のサイトを選択し、[追加] をクリックします。
7. （省略可）アカウントまたは組織部門を検索する場合、共有ドライブ内のファイルを含めるには、[ 共有ドライブのアイテムを含める] をクリックします。
8. （省略可）タイムゾーンを選択します。
9. （省略可）[更新日] に期間を入力します。
   • 開始日を入力すると、その日以降に変更されたすべてのアイテムが返されます。
   • 終了日を入力すると、その日以前に変更されたすべてのアイテムが返されます。
10. （省略可）[キーワード] に検索キーワードを入力します（複数可）。
    • コンテンツ、タイトル、メタデータ内の複数のキーワードを検索するには、単語をスペースで区切って入力します（例: project goals）。
    • フレーズを検索するには、複数の単語を引用符で囲みます（例: "project goals"）。
    • アカウント、共有、アイテム名、アイテムの種類、更新日で検索するには、検索演算子を使用します。

    検索キーワードは 2,000 文字までで指定します。

11. （省略可）Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Google サイト、図形描画、Google Vids で作成され、特定の日付に保存されたファイルの版を取得するには、[版の日付] を入力します。詳しくは、このページの変更履歴に関するセクションをご覧ください。
12. （省略可）クライアントサイド暗号化ファイルのみを検索する、または検索から除外するには、[検索オプション] をクリックして検索するファイルを選択します（デフォルトはすべてのファイルです）。注: このオプションは、Google Workspace クライアントサイド暗号化が有効になっている場合にのみ使用できます。
13. 次のいずれかをクリックします。
    • [検索] - 検索を実行し、クエリに一致するアイテムのリストを返します。
    • [エクスポート] - 検索結果をプレビューせずに、すぐに書き出します。書き出しの詳細に関する記事をご覧ください。
14. 検索またはエクスポートが完了したら、次の操作を行うことができます。
    • 検索を編集するには、[展開する] をクリックします。
    • アイテムのプレビューを開くには、そのアイテムをクリックします。注: 検索結果のリストでは、クライアントサイド暗号化ファイルの横に暗号化アイコン が表示されます。
    • 検索結果を書き出すには、[エクスポート] をクリックします。書き出しの詳細に関する記事をご覧ください。
    • クエリを保存するには、[保存] をクリックします。保存したクエリに関する記事をご覧ください。
    • すべてのフィールドをクリアして新しい検索を開始するには、[クリア] をクリックします。

検索結果をプレビューする

検索を実行した後、クエリに一致するアイテムを確認してダウンロードできます。

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Google サイト、図形描画、Google Vids などの Google ファイルのほか、PDF、DOCX、XLSX などの一般的な形式のファイルのプレビューがサポートされています。ZIP、バイナリ、動画、暗号化されたファイルはプレビューできません。Google ファイル内のコメント、編集の提案、変更履歴はプレビューできません。

注: Google スプレッドシートの IMAGE 関数は、画像を URL（https://example.com/images/logo.jpg など）で参照できます。Vault でスプレッドシートをプレビューすると、画像がソースからリアルタイムで取得されます。スプレッドシートにアップロードまたは挿入された画像について、検索での指定日の時点で利用可能な画像が Vault に保存されて表示されます。

1. アイテムをプレビューするには、検索結果のリストでそのアイテムをクリックします。
   • サポートされているファイル形式の場合は、そのアイテムのプレビューが開きます。
   • プレビューがサポートされていないファイル形式の場合は、エラーが表示されますが、そのアイテムをダウンロードすることは可能です。
2. プレビューからアイテムをダウンロードするには、その他アイコン ダウンロード] をクリックします。