以下に、Vault の検索に関するよくある質問をいくつかご紹介します。
よくある質問
Vault ではタイムゾーンと夏時間がどのように扱われますか？重要: 一部のタイムゾーンで、検索の結果が想定とは異なる場合があります。詳細
データを検索する際にタイムゾーンを指定すると、Vault はそのタイムゾーンを使って日付の変わり目を判別して結果の表示とエクスポートを行います。
Google サーバーでのメッセージの保存方法やアクセス方法を考慮して、Gmail やグループのメッセージの送信時間の端数は 1 時間単位で直近の時間に丸められます。たとえば、12 月 31 日の午後 11 時 30 分に送信されたメッセージは、Vault の検索では 1 月 1 日に含まれます。この端数処理は、ドライブでの検索には影響しません。
検索条件に日付が含まれている場合、日付の変わり目は次のようになります。
| Gmail とグループ | ドライブ | |
|---|---|---|
| 開始 | 午後 11:30:00 （前日） |
午前 12:00:00 |
| 終了 | 午前 12:29:59 （翌日） |
午後 11:59:59 |
検索の際にタイムゾーンを選択しなかった場合は、パソコンによって報告されたタイムゾーンが使用されます。
夏時間
夏時間に合わせて、タイムゾーンを調整しなければならない場合があります。たとえば、ニューヨークのユーザーが作成したファイルを検索する場合は、次のオプションを選択します。
-
12 月 1 日から 1 月 31 日の間に作成されたすべてのファイルを検索するには、[GMT-5] を選択します（標準時間が適用されます）。
- 6 月 1 日から 7 月 31 日の間に作成されたすべてのファイルを検索するには、[GMT-4] を選択します（夏時間が適用されます）。
タイムゾーンが間違っていると、検索結果を正しく取得できない場合があります
選択するタイムゾーンにより検索結果が変わることがあります。たとえば、太平洋標準時（GMT-8）を使用して、フランス（GMT+1）の従業員からのメールを検索すると、開始日の前日の午後 4 時から終了日の午後 3 時 59 分までが検索対象となります。
組織のニーズに応じて、または検索で満たす必要のある法的要件に応じて、次の点を考慮しなければならない場合があります。
- 複数のタイムゾーンに属するユーザーによって作成されたデータを検索する場合は、複数の検索を行う。
- 検索を行うユーザーのタイムゾーンと組織の本社所在地のタイムゾーンが異なる場合は、本社のタイムゾーンを使用する。
- 検索に関連する裁判所命令やその他の法律文書に明記されているタイムゾーンを使用する。
- 時期を考慮し、夏時間に合わせてタイムゾーンを調整する必要があるかどうかを判断する。
上記の考慮事項は、タイムゾーンが検索結果にどのように影響するかを示す例のほんの一部です。タイムゾーンや夏時間が検索結果に与える影響を考慮して、組織ごとに独自の検索戦略を構築する必要があります。
場合によっては、検索で次のようなエラーが発生することがあります。
- Vault のデータが同期されている間は、アカウントを検索できません。これは一時的なもので、データは約 10 分後に利用可能になります。アカウントを引き続き利用できない場合は、Google までお問い合わせください。
- ユーザーのアカウントでワイルドカード検索演算子が 100 個以上の単語と一致する場合、Vault は検索結果を返すことができません。このような場合は、検索キーワードを追加して検索を絞り込んでください。たとえば、「subj:foo*」と一致する単語が多すぎる場合は、「subj:food*」（「food」を検索）や「subj:foot*」（「foot」や「football」を検索）で検索してみてください。
カウント機能を使用すると、Gmail での検索を実行する前にクエリの範囲を確認できます。検索キーワードを入力し、[カウント] をクリックします。
メールは 2 回カウントされる場合があります。たとえば、[email protected] から [email protected] にメールを送信した場合、そのメールは両者のメールボックスに存在するため 2 回カウントされます。ユーザーがドメイン外のユーザーにメールを送信した場合、そのメールは 1 回のみカウントされます。
カウントが完了すると、Vault に次の情報が表示されます。
- 検索されたアカウントの数
- 検索を完了するためにかかった時間
- クエリに一致するメールの件数
- 一致するメールがあるアカウントの個数
クエリの結果に含まれるアカウントとメッセージの合計数が記載されたカンマ区切り値（CSV）形式のファイルをダウンロードできます。このファイルには、次の情報が含まれます。
- 日時
- カウントを生成したクエリ
- 検索されたアカウントと検索できなかったアカウントの数
- 一致するメールがあるアカウントの数
- 一致するアカウントのメールアドレスとアカウント名
- アカウントごとの一致するメールの件数
Vault は Google Chat を完全にサポートしています。Vault では、2015 年 4 月 8 日以降に行われた従来のハングアウトのチャットが完全にサポートされています。
履歴をオンにすると、従来のハングアウト内でやりとりしたチャットの保持、記録保持、検索、書き出しを行うことができます。 この日付以前に行われたチャットについては、次の制限事項にご注意ください。
- オフレコを解除したチャットのみ検索、書き出し、記録保持が可能です。
- 保持ポリシーは、従来のハングアウトのメッセージに正しく適用されません。
- Google Chat: 管理者は履歴のオンとオフを指定することができます。履歴をオンにすると、2015 年 4 月 9 日以降に従来のハングアウトで行われるすべてのチャットを Vault に保持できます。
- Google トーク: チャットを「オフレコ」にすることを必須にしたり、チャットの履歴をオフにしたりできるのは管理者のみです。
ユーザーが保存容量の上限を超えても、Vault には影響はありません。ただし、ユーザーは新しいメールを送受信できなくなったり、全般的なアカウントの機能低下が発生したりする場合があります。
最近削除されたデータについては、Google 管理コンソールを使用してユーザーの Google ドライブまたは Gmail データを復元することをおすすめします。
詳しくは、削除済みのファイルまたはフォルダをドライブ ユーザーに代わって復元するとユーザーの完全に削除されたメールを復元するをご覧ください。
自動保存された下書きを除外するには、検索キーワードに「-label:^r_ad」という演算子を追加します。
破棄された下書きを除外するには、検索キーワードに「-(label:^deleted AND label:drafts)」という演算子を追加します。
はい。[組織部門] を選択して検索対象の組織部門を選びます。
組織部門単位の検索では、最上位の組織部門を選択したり、個々のアカウントを追加したりすることはできませんが、期間と検索キーワードの指定は可能です。
検索キーワードに「-label:^admin_quarantine」という演算子を追加します。詳しくは、Vault を使用して Gmail を検索するをご覧ください。
詳しくは、管理者検疫についての記事をご覧ください。