Google Vault is bedoeld voor beheerders en juridisch personeel. Voordat u Vault kunt gebruiken, moet uw Google Workspace-beheerder uw account instellen. Wie is mijn beheerder?
In dit artikel staat hoe u Gmail-berichten bewaart in Google Vault.
Als onderdeel van het informatiebeheerplan van uw organisatie kunt u bepalen hoelang Gmail-berichten worden bewaard in Google Vault. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoelang berichten moeten worden bewaard en wanneer ze moeten worden verwijderd (indien van toepassing).
Als u gegevens die voldoen aan specifieke voorwaarden gedurende een bepaalde tijd wilt bewaren, moet u een aangepaste bewaarregel maken. Als u alle servicegegevens voor alle gelicentieerde accounts gedurende een bepaalde periode wilt bewaren, moet u een standaard bewaarregel maken.
Belangrijke informatie over bewaren in Gmail
Voordat u bewaarregels instelt, raden we u sterk aan te lezen over hoe bewaren werkt en te bekijken welke Gmail-berichten worden ondersteund in Vault.
Belangrijk bewaargedrag voor Gmail
- Als een bericht onder een bewaarplicht valt, kan Gmail het bericht niet definitief verwijderen, zelfs niet nadat alle toepasselijke bewaarperioden zijn verstreken.
- Aangepaste Gmail-bewaarregels vervangen altijd de standaard bewaarregel voor Gmail.
- Als meerdere aangepaste bewaarregels gelden voor een bericht, bewaart Gmail het bericht volgens de regel met de bewaarperiode die het laatst voorbij is.
- Het bewaarbeleid van 30 dagen voor Gmail kan ertoe leiden dat berichten vertraagd definitief worden verwijderd.
Aanvullend bewaargedrag voor Gmail
Gedeelte openen | Alles samenvouwen
Voorbeelden van bewaarregels voor Gmail en de gevolgen ervan
Gedeelte openen | Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan
Een aangepaste bewaarregel maken voor Gmail
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren
Aangepaste regels
- Selecteer Gmail als service en klik op Doorgaan.
- Kies de organisatie-eenheid waarop de regel van toepassing is. Klik op het veld om een kiesmenu te openen en klik vervolgens op de organisatie-eenheid.
- Klik op Doorgaan.
- (Optioneel) Kies aan welke voorwaarden berichten moeten voldoen om onder deze regel te vallen:
- Voer waarden in bij Verzenddatum. Als u alleen een startdatum opgeeft, geldt de regel voor alle berichten die zijn gestuurd na die datum. Als u alleen een einddatum opgeeft, geldt de regel voor alle berichten die zijn gestuurd vóór die datum.
- Voer eventuele termen in die moeten voorkomen in berichten. Opmerking:
- U kunt alle ondersteunde zoekoperators gebruiken, behalve jokertekens (*).
- Als uw sleutelwoord of waarde begint met een koppelteken, zoals -1000%, plaatst u dit tussen aanhalingstekens om te zorgen dat het niet wordt geïnterpreteerd als een
NOT-operator. - U kunt
is:chatniet gebruiken om een bewaarregel voor Gmail toe te passen op chatberichten in Google Chat. Als u bewaarregels wilt instellen voor chatberichten, moet u een bewaarregel voor Chat maken.
We raden u aan de termen te testen in een Vault-zoekopdracht, zodat u zeker weet dat de juiste gegevens worden bewaard door een bewaarregel.
- Klik op Doorgaan.
- Kies hoelang berichten bewaard moeten blijven:
- Kies Onbeperkt om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
- Als u berichten na een bepaalde tijd wilt verwijderen, kiest u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
- Als u een bewaarperiode instelt, kiest u wat er moet gebeuren met berichten nadat de bewaarperiode voorbij is:
- Als u alleen berichten definitief wilt verwijderen die al zijn verwijderd uit de prullenbak van gebruikers, kiest u de eerste optie.
- Als u alle berichten definitief wilt verwijderen, inclusief berichten die nog niet door gebruikers zijn verwijderd maar exclusief concepten en e-mailtemplates, kiest u de tweede optie.
- Als u alle berichten definitief wilt verwijderen, inclusief berichten die nog niet door gebruikers zijn verwijderd, concepten en e-mailtemplates, kiest u de derde optie.
Waarschuwing: Vault staat toe dat Gmail onmiddellijk gegevens definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u een nieuwe regel verstuurt. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld. - Klik op Maken. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, vinkt u het bevestigingsvakje aan en klikt u op Accepteren.
Aangepaste regelsDe standaard bewaarregel instellen voor Gmail
De standaard bewaarregel geldt voor alle berichten die niet onder een aangepaste regel of bewaarplicht vallen.
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren. De lijst met standaardregels wordt geopend.
- Klik op Gmail
.
- Kies hoelang berichten bewaard moeten blijven:
- Selecteer Onbeperkt om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
- Als u berichten na een bepaalde tijd wilt verwijderen, selecteert u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
- Als u een bewaarperiode instelt, kiest u wat er moet gebeuren met berichten nadat de bewaarperiode voorbij is:
- Als u alleen berichten definitief wilt verwijderen die al door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de eerste optie.
- Als u alle berichten definitief wilt verwijderen, inclusief berichten die nog niet door gebruikers zijn verwijderd, concepten en templates, kiest u de tweede optie.
Waarschuwing: Vault staat toe dat Gmail onmiddellijk gegevens definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u de regel verstuurt. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld. - Klik op Opslaan. Vault vraagt u te bevestigen dat u de effecten van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren om de regel op te slaan.