Google Workspace のデータ電子情報開示プロジェクトの一環として、記録保持（リティゲーション ホールド）を設定すると、Gmail のメッセージを恒久的に保持して法的義務やデータ保全義務を果たすことができます。記録保持は、個別アカウントまたは組織部門の全アカウントに適用できます。記録保持は保持ルールよりも優先されるため、記録保持が適用されているデータは、通常のデータ ガバナンス ルールによればパージされる場合でも保護されます。
Gmail の記録保持に関する重要なお知らせ
保持ルールを設定する前に、Google Vault の記録保持（リティゲーション ホールド）スタートガイドと Vault でサポートされる Gmail のメールをお読みになることをおすすめします。
保持できるデータ対象:
- 組織内のユーザーが送信、受信、または下書きしたメールとその添付ファイル
- 組織内のユーザーが送信した情報保護モードのメール
対象外:
- リンクされたファイル
- メール レイアウト
- Google カレンダーや Google ドキュメントなどの Google サービスから送信されたメール（包括的なメール ストレージをオンにしている場合を除く）
- 動的メールの動的コンテンツ
- 破棄された下書きと自動保存された下書きの各バージョン
記録保持の対象となっているメッセージがユーザーによって削除されると、ユーザーはそのメッセージにアクセスできなくなりますが、メッセージは完全に削除さていません。適切な権限を持つ Vault 管理者であれば、Vault を使用してそのメッセージを検索、プレビュー、エクスポートできます。
記録保持の対象となるメッセージを絞り込むには、検索キーワードを入力する方法がありますが、まずはアカウント（特定のユーザーまたは比較的小規模の組織部門）で絞り込んで、さらに絞り込みが必要な場合にキーワードを使用することを強くおすすめします。
設定した多数の記録保持の適用範囲が広大で、対象のメッセージを複雑な条件で絞り込んでいる場合は、Google のポリシー処理システムで対応しきれないことがまれにあります。たとえば、適用範囲に 10 万を超えるアカウントが含まれていたり、適用範囲を複数のエイリアスや多くの AND / OR 文などの複雑な条件で絞り込んでいる記録保持を複数設定している場合は、システムの上限に達する可能性があります。この状況が発生すると、新しいユーザーの追加や新しいセキュリティ ルールの適用など、Google Workspace の管理ポリシーの作成が一時的にブロックされる場合があります。
Gmail のメッセージを記録保持の対象にする
- vault.google.com にログインします。
- [案件] をクリックします。
- すでに存在する案件をクリックして開くか、新しく案件を作成します。
- [作成] をクリックします。
- 案件の名前と、必要に応じて説明を入力します。
- [案件を新規作成] をクリックします。
- [記録保持]
[作成] をクリックします。
- 記録保持の名前を入力します。固有の名前である必要があります。
- [サービスの選択]
[Gmail] をクリックします。
- [次へ] をクリックします。
- 記録保持の適用範囲を選択します。
- 特定のアカウント - アカウントまたはグループのメールアドレスを入力します（複数可）。
- 組織部門 - 組織部門を選択します。
注: 最上位の組織部門は選択しないことを強くおすすめします。組織から Google Workspace アカウントを削除することができなくなります。詳細
- [続行] をクリックします。
- （省略可）記録保持の条件を設定します。
- 送信日 - 特定の期間に送信されたメールを記録保持の対象にするには、開始日と終了日を指定します。
- 特定の日付以降に送信されたメールを保持するには、開始日のみを入力します。
- 特定の日付以前に送信されたメールを保持するには、終了日のみを入力します。
- メッセージの送信日に関係なく記録保持の対象にする場合は、開始日も終了日も入力しないでください。
- 検索キーワード - 検索キーワードと演算子を入力して、検索キーワードに一致するメールにのみ記録保持を適用します。
注:
- ユーザー アカウントが記録保持の対象となる場合、その記録保持が解除されるまでアカウントを削除することはできません。これは、検索キーワードに一致するメールが存在する場合も同様です。最上位の組織部門に記録保持を適用し、検索キーワードで絞り込んでも、ユーザーを削除することはできません。
is:chatを使用して Google Chat のチャット メッセージに Gmail の記録保持を適用することはできません。チャット メッセージに記録保持を適用するには、チャットの記録保持を設定する必要があります。
- 送信日 - 特定の期間に送信されたメールを記録保持の対象にするには、開始日と終了日を指定します。
- [作成] をクリックします。
Gmail のメッセージの記録保持を編集する
一部の記録保持パラメータは変更できますが、サービス（Gmail を別のサービスに）と適用範囲のタイプ（アカウントを組織部門に）を変更することはできません。
- vault.google.com にログインします。
- [案件] をクリックし、記録保持を含む案件をクリックします。
- 記録保持の対象となるアカウントまたは組織部門を変更するには:
- [適用範囲] をクリックします。
- アカウントを追加または削除するか、組織部門を変更します。
注: 組織部門を対象とする記録保持にアカウントを追加することはできません。また、特定のアカウントを対象とする記録保持に組織部門を追加することもできません。
すべてのアカウントを削除すると、設定された記録保持も削除するよう求めるメッセージが表示されます。
- [次へ] をクリックします。
- 送信期間または検索キーワードを変更するには、[条件] をクリックします。
- 送信日 - 記録保持の対象とする期間を広げたり狭めたりできます。
- キーワード - 検索キーワードや演算子を追加または削除して、記録保持の対象となるメッセージを変更します。
- [保存] をクリックします。