Сервіси Microsoft Outlook та Gmail мають як багато схожих функцій, так і важливі відмінності. У цій статті описано різницю між додатком Outlook для комп’ютерів і веб-версією Gmail, а також переваги переходу на Gmail.
Зміст
- Навіщо переходити на Gmail?
- Дії в Gmail, що виконуються інакше
- Короткий огляд відмінностей функцій
- Схожі функції, які мають різні назви
- Як працювати разом і використовувати інші додатки в Gmail
Навіщо переходити на Gmail?
Gmail – це додаток, що працює у веб-середовищі
Сервіс Gmail було розроблено для використання в Інтернеті. Серед його переваг – універсальність і можливості для спільної роботи. Цим він відрізняється від інших поштових додатків, створених для самостійної роботи на стаціонарних комп’ютерах. Нижче наведено приклади.
- Gmail завжди під рукою, де б ви не були, оскільки працює у веб-переглядачі, а не як програма на комп’ютері. За допомогою веб-переглядача легше спільно працювати над проектами на роботі, у закладі освіти тощо, використовуючи будь-який пристрій.
- Роботу ніколи не буде втрачено. Усі внесені зміни зберігаються автоматично. Вам не потрібно постійно натискати Зберегти чи налаштовувати автозбереження.
Функції Gmail працюють на основі ШІ Google
Перейшовши на Gmail, ви отримаєте доступ до функцій на основі штучного інтелекту, зокрема наведених нижче.
- Розумний ввід і персоналізовані підказки. Отримуйте спеціально підібрані підказки під час написання тексту. Це допоможе швидше складати повідомлення і відповідати на них. Дізнайтеся більше в Довідковому центрі Gmail
- Вкладки в папці "Вхідні". Gmail автоматично впорядковує повідомлення за такими категоріями, як "Реклама", "Соцмережі", "Оновлення" і "Форуми". Завдяки цьому ви бачитимете спершу важливі повідомлення. Дізнайтесь, як вибрати тип папки "Вхідні".
- Скасування підписок на рекламні пропозиції. У Gmail доступна проста кнопка скасування підписок на рекламні розсилки. Ви можете в один клік вилучити свою адресу зі списків розсилок. Дізнайтеся більше в Довідковому центрі Gmail
- Маркери важливості. Gmail може на основі ваших попередніх дій передбачати потенційно важливі для вас повідомлення і позначати їх відповідно. Дізнайтеся більше в Довідковому центрі Gmail
- Фільтри спаму. Gmail автоматично блокує понад 99,9% вхідних листів зі спамом, фішингом і зловмисним програмним забезпеченням, щоб захистити більш ніж півтора мільярда користувачів. Підозрілі листи автоматично розпізнаватимуться і надсилатимуться в папку зі спамом. Дізнайтеся більше в Довідковому центрі Gmail
- Нагадування. Gmail може сповіщати вас про повідомлення, на які ви не відповіли. Такі нагадування відображаються вгорі папки "Вхідні". Дізнайтеся більше в Довідковому центрі Gmail
Gmail може оновлювати повідомлення і відображати найактуальніший контент
Коли ввімкнено динамічну пошту, ви можете виконувати різні завдання в Google Документах, не виходячи з Gmail, зокрема відповідати на коментарі й запрошення на події та заповнювати анкети. Дізнайтеся більше в Довідковому центрі Gmail
Усі канали зв’язку на одній платформі
Надсилайте листи, використовуйте Chat, проводьте відеозустрічі й керуйте календарем у межах Gmail. Крім того, ви можете шукати контент в усіх каналах зв’язку в одному вікні веб-переглядача. Докладніше про те, як вибрати канали зв’язку.
Дії в Gmail, що виконуються інакше
Перейшовши на Gmail, ви захочете бачити звичний робочий процес, до якого звикли в Outlook. Хоч його часто можна відтворити в Gmail, з переходом варто вивчати нові шляхи роботи.
Наведені нижче практичні поради допоможуть зрозуміти, як зміниться ваш робочий процес після переходу на Gmail.
| Робочий процес в Outlook | Практичні поради й підказки для Gmail |
|---|---|
| Працюйте разом над копіями документів. Надсилайте копії листів колегам у вигляді вкладених файлів. | Працюйте разом над одним документом. Діліться файлами Google Документів, Таблиць і Презентацій, змінюйте дозволи на надання доступу й відповідайте на коментарі просто в Gmail. Докладніше |
| Упорядковуйте повідомлення за відправниками. Використовуйте рядок пошуку або меню фільтрів у папці "Вхідні". | Знаходьте повідомлення за допомогою пошуку. Використовуйте критерії розширеного пошуку, чипи, а також оверлей для пошуку додатків. Докладніше |
| Позначайте повідомлення, які надсилаєте, як важливі. Виберіть маркер великої важливості. | Використовуйте розумні теми. Указуйте в полі теми, наскільки важливе повідомлення. Докладніше |
| Форматуйте текст в електронних листах. Застосуйте формати тексту у вікні повідомлення. | Використовуйте Google Документи для спеціальних форматів тексту. Застосуйте основні формати тексту у вікні повідомлення. Щоб вибрати додаткові параметри форматування або таблиці, відредагуйте лист і надішліть його з Google Документів. Докладніше |
| Додавайте кнопки голосування в повідомленні. Проводьте опитування в листах. | Проводьте опитування в Google Формах. Проводьте опитування в Google Формах. Докладніше |
| Використовуйте прапорці як нагадування про надіслані листи. Користуйтеся прапорцями, щоб відстежувати важливі повідомлення. | Позначайте зірочкою або відкладайте важливі повідомлення. Позначайте повідомлення як важливі чи за допомогою зірочки або відкладайте їх. Докладніше |
| Групуйте електронні листи. Застосовуйте правила, категорії і папки. | Фільтруйте листи й додавайте до них мітки. Застосовуйте до повідомлень фільтри й мітки. Докладніше |
| Публікуйте листи в папках. Надсилайте інформаційні листи до папок в обліковому записі. | Надсилайте листи собі. Потім додавайте до повідомлень мітки або позначайте їх як важливі. Докладніше |
| Користуйтеся загальнодоступними папками. Діліться інформацією в межах організації. | Використовуйте Google Диск. Діліться файлами й папками на Google Диску. Дізнайтеся більше в Довідковому центрі редакторів документів |
| Користуйтеся спільною поштовою скринькою. Надайте дозвіл кільком користувачам надсилати повідомлення з однієї електронної адреси. | Надавайте доступ до облікового запису електронної пошти. Дайте кільком користувачам дозвіл використовувати один обліковий запис або створіть спільну поштову скриньку. Дізнайтеся більше в Довідковому центрі Gmail |
| Використовуйте автоархівацію і опцію Почистити. Налаштуйте правила, щоб час від часу переміщувати повідомлення з папки "Вхідні" у файл архіву Outlook. | Автоматично архівуйте повідомлення за допомогою фільтрів.Архівуйте повідомлення або налаштуйте фільтри, щоб вони автоматично надсилалися в архів. Вам не потрібно вказувати графік, щоб запускати правила через певні проміжки часу. Архівувавши повідомлення, ви все одно зможете знайти їх під міткою Уся пошта. Докладніше |
Короткий огляд відмінностей функцій
Цей розділ містить інформацію про те, як відрізняються функції Outlook і Gmail.
| Функція або завдання | Outlook (для комп’ютерів) | Gmail (веб-версія) |
|---|---|---|
| Відкрити листа |
Відкрийте Outlook на комп’ютері.
|
Перейдіть на сайт gmail.com у будь-якому веб-переглядачі. Докладніше |
| Написати листа | Користуйтеся перевіркою правопису й граматики. | Отримуйте персоналізовані підказки щодо граматики, правопису й написання тексту. Докладніше |
| Зберегти чернетки | Натисніть Основне  Створити листа й Зберегти. |
Натисніть Написати. Чернетки зберігаються автоматично. Щоб знайти чернетку, перейдіть до мітки з назвою "Чернетки". Докладніше |
| Вкласти один лист в інший | У вікні повідомлення вставте файл Outlook або перетягніть його в повідомлення. | Як переслати повідомлення вкладеним файлом або перетягти його в інше повідомлення Докладніше |
| Зберегти вкладені файли | Зберігайте вкладені файли на комп’ютері. | Завантажуйте вкладені файли на Google Диск. Докладніше |
| Переглянути окремі повідомлення або їх ланцюжки | Упорядкуйте повідомлення за ланцюжком або відправником. Прокрутіть сторінку вниз, щоб переглянути всі повідомлення чи ланцюжки (версія для комп’ютера). | Щоб змінити формат перегляду повідомлень у вигляді ланцюжків, скористайтеся швидкими налаштуваннями. На екрані можна переглянути до 100 повідомлень чи ланцюжків (версія для веб-сайту). Докладніше |
| Відповісти на лист | У стрічці натисніть Відповісти. | У повідомленні натисніть Відповісти. Якщо це потрібно зробити терміново, скористайтеся функцією "Швидка відповідь". Докладніше |
| Відповісти безпосередньо на вміст попереднього листа | У відповіді напишіть "Мою відповідь можна побачити в тексті нижче", а тоді введіть попереднє повідомлення. | Скопіюйте у відповідь текст попереднього повідомлення і оформте його як цитату. Введіть своє повідомлення. Докладніше |
| Додати комбінації клавіш у налаштуваннях | Персоналізуйте налаштування в стрічці. | Додайте власні комбінації клавіш для дій, які часто виконуєте. Докладніше |
Схожі функції, які мають різні назви
Деякі схожі функції Outlook і Gmail називаються по-різному. Ці відмінності зіставлено в наведеній нижче таблиці.
| Outlook | Gmail |
|---|---|
| Папки | Мітки |
| Правила | Фільтри |
| Створити листа | Написати |
| Затримати доставку | Запланувати надсилання |
| Відкликати повідомлення | Скасувати надсилання |
| Злиття | Режим розсилки |
| Шифрування повідомлень електронної пошти | Конфіденційний режим |
| Оповіщення | Сповіщення |
| Експрес-блоки | Шаблони електронних листів |
| Як ігнорувати ланцюжки повідомлень | Як ігнорувати ланцюжки повідомлень |
| Небажана пошта | Спам |
| Видалені елементи | Кошик |
Як працювати разом і використовувати інші додатки в Gmail
У Gmail можна переходити від одного каналу комунікації до іншого без зміни інтерфейсу.
| Завдання | Як це можна зробити в Gmail (веб-версія) |
|---|---|
| Працювати з колегами в Outlook | Разом використовуйте Outlook і Gmail |
| Редагувати листа з колегами | Спільно працюйте над вмістом листа в документі Google |
| Спілкуватися в чаті з колегами й ділитися контентом у групах | Використовуйте Google Chat у Gmail |
| Легко зв’язуватися з колегами | Додайте людей до Контактів Google |
| Проводити відеозустрічі й здійснювати голосові виклики | Використовуйте Google Meet у Gmail |
| Планувати зустрічі | Користуйтеся бічною панеллю Google Календаря в Gmail |
| Створити завдання на основі листа | Перетягніть лист у Google Завдання |
| Створити нотатки на основі листа | Збережіть лист у Google Keep |
| Зробити опитування | Надішліть опитування в Google Формах |
Google, Google Workspace та пов’язані з ними позначки й логотипи є торговельними марками компанії Google LLC. Усі інші назви компаній і продуктів – це торговельні марки відповідних компаній.