Microsoft Outlook och Gmail har många liknande funktioner och viktiga skillnader. I den här artikeln jämförs Outlook-datorappen med Gmail på webben och fördelarna med att byta till Gmail.
På den här sidan
- Därför ska du byta till Gmail
- Det här gör du annorlunda i Gmail
- Översikt över funktionsskillnader
- Olika namn för liknande funktioner
- Samarbeta och använda andra appar med Gmail
Därför ska du byta till Gmail
Gmail är en webbaserad app
Gmail utvecklades för webben och skapades för flexibilitet och samarbete. Det ger den fördelarna jämfört med e-postappar som är utformade för stationära datorer och utformade för att fungera på egen hand. Exempel:
- Gmail är alltid tillgängligt på språng – Gmail körs i en webbläsare i stället för en app på datorn. Med en webbläsare blir det enklare att samarbeta i projekt på jobbet eller i skolan, var du än är och på vilken enhet som helst.
- Du förlorar aldrig ditt arbete – dina ändringar sparas automatiskt medan du arbetar. Du behöver inte alltid klicka på Spara eller ställa in automatiskt sparande.
Gmail-funktioner drivs av Googles AI
När du byter till Gmail får du kraftfulla AI-funktioner (artificiell intelligens), inklusive:
- Smartskrivning och anpassade förslag – få anpassade skrivförslag medan du skriver. Detta hjälper dig att skriva och svara på meddelanden snabbare. Läs mer i hjälpcentret för Gmail
- Inkorg med flikar – låt Gmail automatiskt sortera dina meddelanden i kategorier som Kampanjer, Socialt, Uppdateringar och Forum.På så sätt kan du se dina viktigaste meddelanden först. Välj inkorgstyp
- Förslag om att avsluta prenumeration – i Gmail finns en enkel knapp för att avsluta prenumerationen för avsändare som skickar meddelanden så att du kan ta bort din adress från deras e-postlistor med ett klick. Läs mer i hjälpcentret för Gmail
- Prioritetsmarkörer – låt Gmail använda dina tidigare åtgärder för att förutsäga vilka meddelanden som är viktiga för dig och markera dem. Läs mer i hjälpcentret för Gmail
- Skräppostfilter – Gmail blockerar automatiskt mer än 99,9 procent av all skräppost, nätfiske och skadlig programvara och skyddar över 1,5 miljarder inkorgar. Du kan vara säker på att misstänkt e-post identifieras automatiskt och skickas till skräppostmappen. Läs mer i hjälpcentret för Gmail
- Puffar – Gmail kan påminna dig om meddelanden som väntar på svar genom att visa dem högst upp i inkorgen. Läs mer i hjälpcentret för Gmail
Gmail kan uppdatera meddelanden så att det senaste innehållet visas
När dynamisk e-post har aktiverats kan du utföra uppgifter, till exempel svara på händelser, fylla i frågeformulär och svara på kommentarer, i Google Dokument utan att lämna Gmail. Läs mer i hjälpcentret för Gmail
Dina kommunikationskanaler finns på ett ställe
Skicka e-post, använd Chat, starta videomöten och hantera din kalender, allt från Gmail. Du kan även söka efter innehåll i alla dina kommunikationskanaler i ett webbläsarfönster. Läs mer om hur du väljer kommunikationskanaler
Det här gör du annorlunda i Gmail
När du byter till Gmail är det naturligt att du vill behålla dina befintliga arbetsflöden. Även om du ofta kan kopiera Outlook-arbetsflöden i Gmail är ett byte ett bra tillfälle att utforska nya arbetssätt.
Använd de bästa metoderna och tipsen nedan och ta reda på vad du gör annorlunda när du byter till Gmail.
| Arbetsflöde i Outlook | Metodtips och tips för Gmail |
|---|---|
| Samarbeta på kopior av dokument—Skicka kopior av dokument till kollegor som bilagor. | Arbeta tillsammans i samma dokument — Dela Google Dokument, Kalkylark och Presentationer, uppdatera delningsbehörigheter och svara på kommentarer utan att lämna Gmail. Läs mer |
| Sortera efter avsändare—Använd sökfältet eller filtermenyn i inkorgen. | Hitta meddelanden genom att söka—Sök med avancerade sökkriterier, brickor och appsökningsöverlagringar. Läs mer |
| Markera meddelanden du skickar som viktiga — Välj markören för hög prioritet. | Använd smartare motiv — Markera meddelandets relevans i ämnesfältet. Läs mer |
| Formatera text i e-post – Tillämpa textformat i meddelandefönstret. | Använd Google Dokument för särskilda textformat — Använd vanliga textformat i meddelandefönstret. Om du vill ha avancerade formateringsalternativ eller tabeller kan du redigera och skicka e-post från Google Dokument. Läs mer |
| Lägga till röstningsknappar i ett meddelande—Svara på en omröstning via e-post. | Använd Google Formulär för enkäter — Göra en omröstning med ett Google Formulär. Läs mer |
| Använd flaggor som uppföljningspåminnelser – Använd flaggor för att spåra viktiga meddelanden du får. | Stjärnmärk eller skjut upp viktiga meddelanden—Stjärnmärk, skjut upp eller markera meddelanden som viktiga. Läs mer |
| E-post för grupp—Använd regler, kategorier och mappar. | Filtrera och namnge e-post — Tillämpa filter och färgade etiketter på meddelanden. Läs mer |
| Lägg upp meddelanden i mappar – skicka informationsmeddelanden till mappar i ditt konto. | Skicka meddelanden till dig själv – tillämpa sedan etiketter på meddelandena eller markera dem som viktiga. Läs mer |
| Använd gemensamma mappar – dela information inom organisationen. | Använd Google Drive – dela filer och mappar i Google Drive.Läs mer i hjälpcentret för Dokumentredigerare |
| Använd en delad postlåda – låt flera personer skicka meddelanden från en e-postadress. | Delegera ett e-postkonto – låt flera personer använda ett e-postkonto eller skapa en gemensam inkorg. Läs mer i hjälpcentret för Gmail |
| Använd Automatiskt arkiv och Rensa svep –Konfigurera regler för att automatiskt flytta meddelanden från inkorgen till Outlook-arkivfilen. | Använd filter för att arkivera meddelanden automatiskt.Arkivera meddelanden eller konfigurera filter för att automatiskt flytta meddelanden till arkivet Alla mail. Du behöver inte köra regler med jämna mellanrum. Läs mer |
Översikt över funktionsskillnader
I det här avsnittet beskrivs skillnaderna mellan funktionerna i Outlook och Gmail.
| Funktion eller uppgift | Outlook (dator) | Gmail (webb) |
|---|---|---|
| Öppna din e-post |
Öppna Outlook på datorn.
|
Öppna gmail.com i valfri webbläsare. Läs mer |
| Skriva ett e-postmeddelande | Använd grammatik- och stavningskontroller. | Få grammatik- och stavningsförslag samt anpassade skrivförslag.Läs mer |
| Spara utkast | Klicka på Hem Ny e-postadress och sedan på Spara. |
Klicka på Skriv. Utkast sparas automatiskt. Du hittar ett utkast genom att öppna etiketten Utkast. Läs mer |
| Bifoga ett e-postmeddelande i ett e-postmeddelande | Infoga ett Outlook-objekt i meddelandefönstret eller dra ett objekt till ett meddelande. | Vidarebefordra ett meddelande som en bilaga eller dra ett meddelande till ett annat meddelande. Läs mer |
| Spara bilagor | Spara bilagor på datorn. | Ladda upp bilagor till Google Drive. Läs mer |
| Visa enskilda meddelanden eller konversationstrådar | Ordna efter konversation eller avsändare. Scrolla för att visa alla objekt (datorvy). | Använd snabbinställningarna för att ändra konversationsvyn. Visa upp till 100 objekt per skärm (webbvy). Läs mer |
| Svara på e-post | Klicka på Svara i sidofältet. | Klicka på Svara i meddelandet. Om du vill ha snabba svar använder du förslag från Smartsvar.Läs mer |
| Svara direkt på innehållet i ett tidigare meddelande | Skriv ”se mitt svar nedan” i ditt svar. Skriv sedan in föregående meddelande. | Kopiera text från det föregående meddelandet till ditt svar och använd citatformatet. Skriv sedan svaret.Läs mer |
| Lägga till genvägar i inställningarna | Anpassa inställningar på sidofältet. | Lägg till anpassade kortkommandon. Läs mer |
Olika namn för liknande funktioner
Outlook och Gmail använder ibland olika namn för liknande funktioner. Mappa skillnaderna med hjälp av den här tabellen.
| Outlook | Gmail |
|---|---|
| Mappar | Etiketter |
| Regler | Filter |
| Ny e-post; | Skriv |
| Fördröj leverans | Schemalägg sändning |
| Meddelandeåterkallelse | Ångra Skicka |
| Slå ihop e-post | Slå ihop e-post |
| Kryptera e-post | Konfidentiellt läge |
| Alerts | Aviseringar |
| Snabbdelar | E-postmallar |
| Ignorera konversationer. | Ignorera konversationer. |
| Skräp | Skräppost |
| Raderade objekt | Papperskorgen |
Samarbeta och använda andra appar med Gmail
Gmail gör det möjligt att gå från ett kommunikationsflöde till ett annat utan att ändra sammanhanget.
| Uppgift | Så här gör du det i Gmail (webb) |
|---|---|
| Arbeta med kolleger med Outlook | Använda Outlook och Gmail tillsammans |
| Redigera ett e-postmeddelande med kolleger | Arbeta tillsammans i e-postinnehåll i ett Google-dokument |
| Chatta med kolleger och dela innehåll i Rum | Använda Google Chat i Gmail |
| Gör det enklare att kontakta kolleger | Lägga till personer i Google Kontakter |
| Starta videomöten och ringa röstsamtal | Använda Google Meet i Gmail |
| Schemalägga möten | Använda sidofältet för Google Kalender i Gmail |
| Skapa en uppgift från ett e-postmeddelande | Dra ett e-postmeddelande till Google Tasks |
| Skapa anteckningar från ett e-postmeddelande | Spara ett e-postmeddelande i Google Keep |
| Göra en omröstning | Skicka en enkät i Google Formulär |
Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.