Delegera arbete när du är borta från kontoret

Välj kommunikationsverktyg beroende på vem du kommunicerar med (skicka till exempel ett e-postmeddelande till din chef eller ett snabbmeddelande till andra i teamet).

1. Öppna Gmail på datorn.
2. Klicka på Skriv uppe till vänster.
3. Lägg till mottagare i fältet Till. Du kan även lägga till mottagare
   • i fälten Kopia och Hemlig kopia
   • när du skriver ett meddelande med ett plustecken eller @omnämnande och kontaktens namn i textfältet.
4. Lägg till ett ämne.
5. Skriv ditt meddelande.
6. Klicka på Skicka längst ned i meddelandet.

Tips! Om du vill lägga till enskilda mottagare och grupper av kontakter som du har skapat med etiketter klickar du på Till:. 

Skicka ett direktmeddelande till någon:

1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
2. Klicka på Starta en chatt om namnet inte redan finns under Chatta.
3. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
   • Ange personens e-postadress om du vill skicka ett personligt meddelande till någon utanför organisationen.
4. Klicka på personen som du vill skicka meddelandet till.
5. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .

Starta en gruppkonversation:

1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
2. Klicka på en befintlig gruppkonversation under Chat, skriv ett meddelande och klicka på Skicka .
3. Klicka på Starta en chatt Starta gruppkonversation om gruppen inte finns under Chat.
4. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
5. Klicka på Klart .
6. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .

Om du är borta från kontoret kan du uppdatera Google Kalender så att kollegerna vet att du är borta från jobbet.

När du anger att du inte är på kontoret, avvisar din kalender automatiskt alla möten under tiden.

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Klicka på det första datumet du kommer att vara frånvarande längst upp i din kalender.
3. Klicka på Frånvarande.
4. Välj de datum du är frånvarande. Du kan även ange en tid.
5. Valfritt: Schemalägg upprepade frånvarohändelser genom att klicka på rullgardinsmenyn intill Upprepas inte under dagen och tiden du väljer och välj frekvens.
6. Valfritt: Ändra dina avvisningsinställningar och redigera ditt avvisningsmeddelande.
7. Klicka på Spara.

Du måste också avboka eller boka om eventuella möten. Du kan skicka en anteckning till dina gäster för att förklara din frånvaro eller boka om ett möte.

Skicka en anteckning till gästerna:

Obs! Alla gäster kan föreslå en ny tid, med undantag för händelser med fler än 200 gäster eller heldagshändelser.

Boka om ett möte:

Obs! Om arrangören har gett dig tillgång till att ändra en händelse kan du boka om den direkt utan att föreslå en ny tid.

Skapa ett automatiskt svar på inkommande meddelanden i Gmail så att kollegerna vet att du inte är tillgänglig.

Slå på eller stänga av autosvar:

Obs! Om du vill använda autosvar måstet kontot ha funnits i minst 24 timmar.

1. Öppna Gmail.
2. I det övre högra hörnet klickar du på Inställningar Visa alla inställningar.
3. Rulla ned till Autosvar och välj Autosvar på eller Autosvar av.
4. Om du har slagit på autosvar anger du de datum du är borta och lägger till ett meddelande. Välj sedan vem som ska få ett svar.
5. Längst ned klickar du på Spara ändringar.

Skapa ett överlämningsdokument i Google Dokument eller Google Drive – förklara att du är borta från kontoret, lista de kontakter som tar över ditt arbete och eventuella relevanta projektfiler.

1. Öppna startskärmen för Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Formulär eller Vids på datorn.
2. Klicka på Skapa .

Du kan även

• Skapa en fil från mall
• Använda en mall i Google Vids

Om du lämnar över ett projekt och behöver hitta andra personer i organisationen, till exempel granskare eller chefer, kan du söka efter personer i Google Cloud Search.

Tilldela uppgifter i projektplanen:

1. I Dokument, Kalkylark eller Presentationer markerar du texten du vill kommentera.
2. Klicka på Lägg till kommentar .
3. Skriv din kommentar i rutan.
4. (Valfritt) Om du vill hänvisa din uppgift eller kommentar till en viss person anger du ett plustecken (+) följt av personens e-postadress. Du kan lägga till så många personer som du vill. Varje person får ett e-postmeddelande med din kommentar och en länk till filen.
5. (Valfritt) Om du vill tilldela en kommentar till en viss person markerar du rutan Tilldela till.
6. Klicka på Kommentera eller Tilldela.

Obs! Om en fil har maximalt antal kommentarer kan du göra en kopia av den utan att kopiera några kommentarer.

Dela en fil eller mapp med specifika personer:

1. Välj den fil du vill dela.
2. Klicka på Dela eller Dela .
3. Under Dela med personer och grupper anger du den e-postadress du vill dela med.

   Obs! Om besökardelning är på för din organisation kan du bjuda in någon som inte har ett Google-konto att samarbeta i dina Google Drive-filer och mappar. Se Dela dokument med besökare.

4. Om du vill ändra vad andra kan göra med filen klickar du på nedåtpilen till höger Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
5. Välj att avisera personer:
   • Om du vill avisera personer om att du har delat en fil med dem markerar du rutan Avisera personer. Om du aviserar andra inkluderas samtliga e-postadresser du anger att inkluderas i e-postmeddelandet.
   • Om du inte vill avisera personer avmarkerar du rutan Avisera personer.
6. Klicka på Dela eller Skicka.

Dela en länk till en fil eller mapp:

1. Högerklicka på filen eller mappen du vill dela i Drive och välj Dela .

   Klicka på Dela i Dokument, Kalkylark eller Presentationer högst upp.

   Obs! Du kan bara dela filer som du äger eller har redigeringsåtkomst till.

2. (Valfritt) Ange vad andra får göra med din fil när du delar den genom att klicka på Ändra under organisationens namn:
   • Du kan ändra behörigheten genom att klicka på nedåtpilen till höger   och väljer Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
   • Om du vill tillåta delning av länken utanför organisationen klickar du på nedåtpilen  bredvid organisationens namn Offentlig.

     Obs! Kontakta administratören om du inte ser det här alternativet.

3. Klicka på Kopiera länk.
4. Klicka på Klar.
5. Klistra in länken i ett e-postmeddelande, på en webbplats eller där du behöver dela den.

När du vet vem du behöver kontakta skriver du ett e-postmeddelande eller skickar ett meddelande till intressenterna.

1. Öppna Gmail på datorn.
2. Klicka på Skriv uppe till vänster.
3. Lägg till mottagare i fältet Till. Du kan även lägga till mottagare
   • i fälten Kopia och Hemlig kopia
   • när du skriver ett meddelande med ett plustecken eller @omnämnande och kontaktens namn i textfältet.
4. Lägg till ett ämne.
5. Skriv ditt meddelande.
6. Klicka på Skicka längst ned i meddelandet.

Tips! Om du vill lägga till enskilda mottagare och grupper av kontakter som du har skapat med etiketter klickar du på Till:. 

Medan du är borta kan du behöva stämma av ibland via e-post eller direktmeddelande (DM) för att se hur projekten utvecklas.

1. Öppna Gmail på datorn.
2. Klicka på Skriv uppe till vänster.
3. Lägg till mottagare i fältet Till. Du kan även lägga till mottagare
   • i fälten Kopia och Hemlig kopia
   • när du skriver ett meddelande med ett plustecken eller @omnämnande och kontaktens namn i textfältet.
4. Lägg till ett ämne.
5. Skriv ditt meddelande.
6. Klicka på Skicka längst ned i meddelandet.

Tips! Om du vill lägga till enskilda mottagare och grupper av kontakter som du har skapat med etiketter klickar du på Till:. 

Skicka ett direktmeddelande till någon:

1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
2. Klicka på Starta en chatt om namnet inte redan finns under Chatta.
3. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
   • Ange personens e-postadress om du vill skicka ett personligt meddelande till någon utanför organisationen.
4. Klicka på personen som du vill skicka meddelandet till.
5. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .

Starta en gruppkonversation:

1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
2. Klicka på en befintlig gruppkonversation under Chat, skriv ett meddelande och klicka på Skicka .
3. Klicka på Starta en chatt Starta gruppkonversation om gruppen inte finns under Chat.
4. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
5. Klicka på Klart .
6. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .