Как организовать совместную работу с коллегами

Если в процессе работы над срочной проблемой или задачей вам требуется привлечь к процессу кого-то из коллег, вы можете найти их с помощью Google Cloud Search.

Как найти коллег и связаться с ними

Выяснив, с кем из ключевых сотрудников вам нужно связаться, отправьте им электронное письмо или сообщение в чате.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите Написать.
3. Добавьте получателей в поле "Кому". Также получателей можно добавить:
   • В полях "Копия" и "Скрытая копия".
   • В список получателей также будут автоматически добавлены все контакты, которых вы упомянете в теле письма в формате "+imya" или "@imya".
4. Введите тему письма.
5. Введите текст письма.
6. Внизу страницы нажмите Отправить.

Совет. Чтобы добавить отдельных получателей с назначенными ярлыками и созданные вами группы контактов, нажмите на поле Кому.

Как начать прямую переписку

1. Откройте Google Chat или Gmail.
2. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" .
3. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
   • Чтобы начать переписку 1:1 с пользователем не из вашей организации, введите его адрес электронной почты.
4. Выберите пользователя, которому хотите отправить сообщение.
5. Введите сообщение и нажмите "Отправить" .

Как начать групповой чат

1. Откройте Google Chat или Gmail.
2. В разделе "Чат" нажмите на название существующего группового чата, введите сообщение нажмите "Отправить" .
3. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" Начать групповой чат.
4. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
5. Нажмите на значок "Готово" .
6. Введите сообщение и нажмите "Отправить" .

Чтобы было проще согласовать планы и рабочие графики, особенно если речь идет о больших группах сотрудников в разных часовых поясах, воспользуйтесь Google Календарем. С его помощью легко уточнить доступность каждого участника и выбрать оптимальное для всех время проведения встречи.

Если пользователь открыл доступ к своему календарю или является сотрудником вашей организации или учебного заведения, вы можете посмотреть, когда он свободен.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В левой части страницы нажмите Поиск людей.
3. Начните вводить имя человека, с которым хотите организовать встречу. Выберите нужного пользователя.
4. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Создать" .
5. Нажмите Предлагаемое время. Если приглашаемый участник предоставил вам доступ к своему календарю, вы сможете посмотреть его свободное время.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Если вы хотите пригласить гостей на мероприятие, слева нажмите Поиск людей и начните вводить имена.
3. Нажмите на свободное время в своем календаре.
4. Добавьте название мероприятия и прочие сведения.
5. Нажмите Сохранить.

Совет. Чтобы создать многочасовое мероприятие, выделите нужный промежуток времени, удерживая нажатой кнопку мыши.

Прикрепите документы или любые другие материалы, которые относятся к предстоящему обсуждению, чтобы участники могли заранее ознакомиться с ними и подготовиться к встрече.

1. Нажмите на поле Добавьте описание или прикрепленные файлы.
2. Добавьте дополнительную информацию о мероприятии, например контактные данные, инструкции или ссылки на него.
3. Вы можете отформатировать описание, выделив текст полужирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием либо добавив списки и ссылки.

Найдите запланированное мероприятие в Календаре и присоединитесь к видеовстрече. Подробная информация приведена в памятке по работе с Google Meet.

1. В Google Календаре выберите мероприятие, к которому хотите присоединиться.
2. Нажмите Присоединиться в Google Meet.
3. В открывшемся окне нажмите Присоединиться.

Предоставьте доступ ко всем необходимым файлам и папкам, чтобы каждый участник мог заняться поставленной задачей.

Как поделиться файлом или папкой с отдельными пользователями

Как предоставить доступ к файлу или папке по ссылке

1. На Диске нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку, доступ к которой хотите предоставить, и выберите "Открыть доступ" .

   В Документах, Таблицах или Презентациях в верхней части страницы нажмите Настройки доступа.

   Примечание. Вы можете предоставить доступ к файлам, только если они принадлежат вам или у вас есть права на их редактирование.

2. (Необязательно.) Чтобы указать, что могут делать с файлом другие пользователи после того, как вы предоставите им доступ, под названием организации нажмите Изменить и выполните описанные ниже действия.
   • Чтобы изменить уровень разрешений, справа нажмите на стрелку вниз и выберите Читатель, Комментатор или Редактор.
   • Если вы планируете отправлять ссылку пользователям за пределами вашей организации, рядом с ее названием нажмите на стрелку вниз Все в Интернете.

     Примечание. Если вы не видите такого варианта, обратитесь к администратору.

3. Нажмите Копировать ссылку.
4. Нажмите Готово.
5. Вставьте ссылку в письмо или опубликуйте в Интернете.

Определившись с исполнителями, вы можете назначить задачи сотрудникам.

1. Откройте документ, таблицу, презентацию или видео на компьютере.
2. Выделите фрагмент (текст, изображение, ячейку, слайд или сцену), к которому вы хотите добавить комментарий.
3. На панели инструментов нажмите на значок "Добавить комментарий" .
4. Введите комментарий.
5. Нажмите Добавить.

После проведения встречи отправьте электронное письмо с итоговыми заметками и дополнительными задачами.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите Написать.
3. Добавьте получателей в поле "Кому". Также получателей можно добавить:
   • В полях "Копия" и "Скрытая копия".
   • В список получателей также будут автоматически добавлены все контакты, которых вы упомянете в теле письма в формате "+imya" или "@imya".
4. Введите тему письма.
5. Введите текст письма.
6. Внизу страницы нажмите Отправить.

Совет. Чтобы добавить отдельных получателей с назначенными ярлыками и созданные вами группы контактов, нажмите на поле Кому.

Создайте документ, в котором каждый сможет изложить свои идеи и возможные решения. Коллеги смогут вместе редактировать документы в режиме реального времени, дискутировать в чате и оставлять комментарии и предложения.

1. Откройте документ, таблицу, презентацию или видео на компьютере.
2. Выделите фрагмент (текст, изображение, ячейку, слайд или сцену), к которому вы хотите добавить комментарий.
3. На панели инструментов нажмите на значок "Добавить комментарий" .
4. Введите комментарий.
5. Нажмите Добавить.

Вы можете легко отслеживать выполнение задач проекта с помощью правил условного форматирования. Например, задачи можно окрасить в разные цвета в зависимости от их статуса.

Как настроить отслеживание выполнения

Запланируйте итоговую встречу для проверки выполнения назначенных задач и обсуждения возникших вопросов.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Если вы хотите пригласить гостей на мероприятие, слева нажмите Поиск людей и начните вводить имена.
3. Нажмите на свободное время в своем календаре.
4. Добавьте название мероприятия и прочие сведения.
5. Нажмите Сохранить.

Совет. Чтобы создать многочасовое мероприятие, выделите нужный промежуток времени, удерживая нажатой кнопку мыши.

Откройте общий доступ к повестке во время встречи, чтобы каждый участник был в курсе обсуждаемых вопросов.

1. На Google Диске откройте файл Google Документов, Google Таблиц или Google Презентаций, который хотите отправить или показать на главном экране.
2. Если вы хотите редактировать документ, таблицу или презентацию вместе с гостями, сделайте следующее:
   1. В правом верхнем углу нажмите Открыть доступ.
   2. Укажите название документа и нажмите Сохранить.
   3. Добавьте участников встречи и выберите для всех уровень доступа Редактор.
   4. Нажмите Отправить.
3. Откройте Google Meet и присоединитесь к встрече.
4. Нажмите Начать показ и выберите вариант демонстрации:
   • весь ваш экран;
   • отдельное окно;
   • вкладка браузера.
5. Нажмите Поделиться.

Совет. Если вы не используете браузер Chrome, который автоматически скрывает всплывающие уведомления, то отключите уведомления и их звук, чтобы они не мешали при показе экрана.