Collaborer avec des décideurs

Si vous devez résoudre un problème important ou travailler sur une mission urgente, et que vous avez besoin de l'aide d'autres membres de votre organisation, vous pouvez les rechercher dans Google Cloud Search.

Pour rechercher et contacter des collaborateurs, procédez comme suit :

Une fois que vous savez quelles personnes contacter, envoyez-leur un e-mail ou un message.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
2. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau message.
3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
   • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
   • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
4. Ajoutez un objet.
5. Rédigez votre message.
6. En bas du message, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À. 

Envoyer un message privé à une personne :

1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
2. Si le nom ne figure pas encore dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion .
3. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
   • Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
4. Cliquez sur la personne à qui le message est destiné.
5. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

Pour démarrer une conversation de groupe :

1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
2. Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe, saisissez un message  cliquez sur Envoyer .
3. Si la conversation de groupe ne figure pas dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion   Démarrer une conversation de groupe.
4. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
5. Cliquez sur OK .
6. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

Coordonner les plannings de plusieurs personnes dans des fuseaux horaires différents peut être difficile. Avant de planifier une réunion, vous pouvez vérifier la disponibilité de tout le monde dans Google Agenda.

Si une personne a partagé son agenda avec vous, ou qu'elle fait partie de votre organisation, vous pouvez vérifier si elle est disponible ou occupée lorsque vous l'invitez à un événement.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts.
3. Saisissez les premières lettres du nom de la personne à inviter.
4. En haut à gauche, cliquez sur Créer .
5. Cliquez sur Horaires proposés. Si l'invité que vous avez sélectionné a partagé son agenda avec vous, vous verrez ses disponibilités.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des invités à votre événement, cliquez sur Rechercher des contacts à gauche et saisissez les premières lettres du nom de vos invités.
3. Dans l'agenda, cliquez sur une heure à laquelle aucun événement n'est encore planifié.
4. Donnez un titre à l'événement et ajoutez les détails voulus.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Pour prolonger la durée de l'événement, cliquez sur l'heure voulue et faites glisser la souris vers le bas jusqu'à l'heure de fin.

Joignez des documents ou toute autre ressource dont vous souhaitez discuter. Les invités pourront ainsi préparer la réunion en prenant connaissance des documents.

1. Cliquez sur le champ Ajouter une description ou des pièces jointes.
2. Fournissez des informations complémentaires telles que des coordonnées, des instructions ou des liens concernant votre événement.
3. (Facultatif) Mettez en forme votre description en la mettant en gras, en italique, en la soulignant, ou en ajoutant des listes et des liens.

Dans Agenda, affichez votre réunion planifiée et rejoignez rapidement une visioconférence. Utilisez cet aide-mémoire Google Meet.

1. Dans Google Agenda, cliquez sur l'événement auquel vous voulez participer.
2. Cliquez sur Participer avec Google Meet.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Participer à la réunion. 

Partagez les fichiers ou dossiers relatifs à la mission afin de permettre à tous les collaborateurs de se préparer.

Pour partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques, procédez comme suit :

Pour partager un lien vers un fichier ou un dossier :

1. Dans Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou sur le dossier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Partager .

   Dans Docs, Sheets ou Slides, cliquez sur Partager en haut de la page.

   Remarque : Vous ne pouvez partager que les fichiers dont vous êtes le propriétaire ou que vous êtes autorisé à modifier.

2. (Facultatif) Pour définir les actions autorisées lorsque vous partagez votre fichier, cliquez sur Modifier :
   • Pour modifier l'autorisation, cliquez sur la flèche vers le bas   à droite et sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
   • Pour autoriser le partage du lien en dehors de votre organisation, à côté du nom de votre organisation, cliquez sur la flèche vers le bas Public.

     Remarque  : Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur.

3. Cliquez sur Copier le lien.
4. Cliquez sur OK.
5. Collez le lien dans un e-mail, sur un site Web ou à l'emplacement où vous souhaitez le partager.

Une fois que vous avez décidé quels collaborateurs doivent accomplir la mission, vous pouvez leur attribuer des tâches.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document, une feuille de calcul, une présentation ou une vidéo.
2. Mettez en surbrillance le texte, les images, les cellules, les diapositives ou les scènes que vous souhaitez commenter.
3. Pour insérer un commentaire, cliquez sur Ajouter un commentaire dans la barre d'outils.
4. Saisissez votre commentaire.
5. Cliquez sur Commenter.

Après la réunion, envoyez un e-mail de suivi comprenant un résumé des notes de réunion et les éventuelles tâches supplémentaires.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
2. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau message.
3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
   • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
   • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
4. Ajoutez un objet.
5. Rédigez votre message.
6. En bas du message, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À. 

Créez un document vierge dans lequel vos collaborateurs noteront leurs idées et solutions. Apportez des modifications ensemble et en temps réel, discutez au sein des fichiers, et obtenez des réactions ciblées par le biais de commentaires et de suggestions.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document, une feuille de calcul, une présentation ou une vidéo.
2. Mettez en surbrillance le texte, les images, les cellules, les diapositives ou les scènes que vous souhaitez commenter.
3. Pour insérer un commentaire, cliquez sur Ajouter un commentaire dans la barre d'outils.
4. Saisissez votre commentaire.
5. Cliquez sur Commenter.

Pour voir en un clin d'œil l'avancement des tâches de votre projet, définissez des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez ajouter des couleurs pour faire ressortir les tâches terminées, par rapport aux tâches non démarrées ou en cours.

Pour définir des indices de progression, procédez comme suit :

Prévoyez une dernière réunion pour vérifier que tout le monde a terminé ses tâches et discuter des questions soulevées.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des invités à votre événement, cliquez sur Rechercher des contacts à gauche et saisissez les premières lettres du nom de vos invités.
3. Dans l'agenda, cliquez sur une heure à laquelle aucun événement n'est encore planifié.
4. Donnez un titre à l'événement et ajoutez les détails voulus.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Pour prolonger la durée de l'événement, cliquez sur l'heure voulue et faites glisser la souris vers le bas jusqu'à l'heure de fin.

Pendant la réunion, partagez un planning afin que tout le monde puisse visualiser l'organisation du travail.

1. Dans Google Drive, ouvrez le fichier Google Docs, Google Sheets ou Google Slides que vous souhaitez partager ou présenter.
2. (Facultatif) Pour modifier un document, une feuille de calcul ou une présentation en même temps que vos invités :
   1. En haut à droite, cliquez sur Partager.
   2. Ajoutez un titre à votre document, puis cliquez sur Enregistrer.
   3. Ajoutez vos invités à la réunion et attribuez-leur l'accès Éditeur.
   4. Cliquez sur Envoyer.
3. Ouvrez Google Meet, puis rejoignez la réunion.
4. Cliquez sur Présenter maintenant, puis choisissez les éléments à partager :
   • L'intégralité de votre écran
   • Une fenêtre
   • Un onglet
5. Cliquez sur Partager.

Conseil : Si vous n'utilisez pas le navigateur Chrome (qui masque automatiquement les notifications pop-up), suspendez ou désactivez les notifications pour éviter qu'elles ne s'affichent pendant votre présentation.