Уведомление

Часть ваших коллег в офисе, а часть работает удаленно? Узнайте, как продуктивно работать в смешанном режиме.

Советы по переходу на электронный документооборот

Руководство по эффективному использованию Google Workspace

Содержание

Развернуть все  |  Свернуть все

Как создавать онлайн-формы

" "

С помощью Google Форм вы сможете за несколько минут создавать электронные формы для ответов на приглашения, заявок на оборудование, регистрации волонтеров и многого другого. После того как форма будет отправлена, результаты опроса будут появляться в режиме реального времени. Проанализировать их можно с помощью сводок и диаграмм в Формах.

Инструкции
  1. Перейдите на страницу forms.google.com.
  2. Нажмите "Пустая форма" Plus.
  3. Укажите название формы.

Начало работы с Google Формами

 

Как отслеживать важные графики и сроки выполнения задач

" "

Создайте план проекта в Google Таблицах, чтобы отслеживать свои задачи и назначать их другим участникам команды. Изменять список задач можно в режиме реального времени, поэтому вам больше не нужно следить за ходом работы по электронной переписке. Создайте с помощью Google Календаря интерактивный календарь, доступный на любых устройствах, чтобы следить за расписаниями сотрудников и сроками выполнения проектов. Планируя совещание, прикрепите к мероприятию в Календаре план проекта и попросите всех участников указать в нем статус выполнения задач.

Инструкции

Как создать план проекта в Google Таблицах

  1. Откройте Google Диск и нажмите Создать а затем Google Таблицы а затем Создать пустую таблицу.
  2. Нажмите на заголовок Новая таблица и введите название плана проекта.
  3. Добавьте заголовки столбцов. Например, чтобы отслеживать задачи проекта, можно добавить столбцы "Владелец задачи", "Срок выполнения", "Статус" и "Комментарии".
  4. Заполните столбцы, чтобы создать план проекта. Когда вы предоставите к файлу доступ, остальные пользователи тоже смогут вносить в него изменения.

Дополнительные сведения можно найти в Центре обучения Google Workspace.

 

Как предоставлять доступ к контенту онлайн, а не на бумаге

" "

На Google Диске можно хранить изображения, видео, PDF и другие типы файлов, а также управлять ими. Диск синхронизируется с облаком, поэтому каждый участник команды сможет работать с актуальными материалами. Функции предоставления доступа и управления им позволят вам сделать совместную работу с сотрудниками и партнерами простой и безопасной.

Работать с документами можно прямо в браузере. Забудьте о горах бумаги: теперь вы можете создать все необходимые материалы в Google Документах, Таблицах или Презентациях. Всем участникам команды будут доступны последние версии файлов, и они смогут совместно работать над ними в режиме реального времени.

Инструкции

Как добавить файлы на Google Диск

На компьютере загружать файлы в личные и общие папки можно на странице drive.google.com, а также в приложении "Google Диск".

  1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
  2. В левом верхнем углу страницы нажмите СоздатьзатемЗагрузить файлы или Загрузить папку.
  3. Выберите файлы или папку.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.

 

Как создать виртуальную доску объявлений

" "

Если вам нужно опубликовать объявление, отправить приглашения или сообщить всей команде важные новости, вовсе не обязательно их распечатывать или отправлять каждому по почте. Создайте список рассылки в Google Группах и используйте его как виртуальную доску объявлений.

Инструкции

Как создать группу

  1. Войдите в Google Группы.
  2. В верхней части страницы нажмите Создать группу.
  3. Введите необходимые данные и выберите настройки.
  4. Нажмите Создать группу.
  5. Прежде чем отправлять сообщения в группу, дождитесь ее активации (это может занять несколько минут). В противном случае может прийти уведомление об ошибке доставки.

Дополнительные сведения можно найти в Центре обучения Google Workspace.

 

Как проводить коллективные обсуждения и оставлять отзывы онлайн

" "

Организовать совместную работу над документами и обсуждать идеи в большом коллективе бывает непросто. Создавайте файлы в Документах, Таблицах и Презентациях, а затем делитесь ими с коллегами, чтобы обмениваться комментариями к определенным разделам.

Инструкции

Предоставление доступа к файлам на Диске

  1. Выберите нужный файл.
  2. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок добавления пользователей Share.
  3. Введите адрес электронной почты нужного пользователя или название группы Google.
  4. Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
  5. Вы можете добавить срок действия совместного доступа, если у вашего аккаунта есть разрешение на это.
  6. Укажите, следует ли оповещать пользователей о том, что они получили доступ.
    • Если вы хотите сообщить пользователям о том, что им предоставлен доступ, установите флажок "Уведомить пользователей". Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
    • Если вы не хотите никого оповещать, снимите этот флажок.
  7. Выберите Отправить или Открыть доступ.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.

 

Как предоставлять доступ к ресурсам на внутреннем сайте

" "

Отслеживать ресурсы очень сложно, особенно если ваши сотрудники живут в разных странах. Разместите все необходимое на странице, созданной с помощью Google Сайтов. Так все участники команды, где бы они ни находились, смогут в любое время получить актуальную информацию.

Инструкции

Как создать сайт

  1. Воспользуйтесь одним из вариантов:

  2. В левом верхнем углу введите название документа сайта и нажмите клавишу "Ввод".

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Сайтов.

 

Как работать с историей версий

" "

При работе с видео, изображениями и другими файлами может возникнуть необходимость работать с несколькими черновиками. Диск позволяет хранить все черновики в одном файле и в любой момент вернуться к нужной версии документа.

Когда вы работаете с Документами, Таблицами или Презентациями, все черновики автоматически сохраняются в том же файле. Благодаря истории версий вы сможете ознакомиться с правками и отменить те или иные действия в документе.

Инструкции

Как добавить файлы на Google Диск

  1. Откройте файл на Диске.
  2. Нажмите Файл а затем История версий а затем Смотреть историю версий.
  3. Выберите время изменения, чтобы открыть предыдущую версию файла. Под временной отметкой показаны следующие сведения:
    • имена пользователей, работавших над документом;
    • квадратики напротив имен: каждому пользователю присваивается отдельный цвет, которым выделяются внесенные им правки.
  4. Чтобы сделать активной одну из предыдущих версий, выберите ее и нажмите Восстановить эту версию.

Примечание. Смотреть историю изменений может только владелец документа или пользователи, у которых есть права на редактирование.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.

 

Как сканировать бумажные документы на ходу и хранить их в интернете

" "

Вместо того чтобы хранить бумажные копии документов, отсканируйте их с помощью приложения Диск на смартфоне. Теперь нужные материалы будут всегда под рукой.

Инструкции

Как отсканировать документ

Как отсканировать документ

Внимание! Компания Google обеспечивает конфиденциальность ваших данных и не использует в рекламных целях ваши материалы, которые находятся на Диске. Подробнее о том, как мы обеспечиваем конфиденциальность ваших данных на Google Диске…

  1. Откройте приложение "Google Диск" Google Диск.
  2. В правом нижнем углу экрана нажмите на значок "Камера" .
  3. Наведите камеру на документ.
    • Синяя рамка, появившаяся вокруг документа, обозначает, где будет кадрировано изображение.
  4. Сделайте фото документа.
    • При желании вы можете переключиться с ручного режима съемки на автоматический.
  5. Внесите исправления в отсканированный документ.
    • Чтобы уменьшить или увеличить область сканирования, нажмите на значок "Кадрирование/поворот" .
    • Чтобы настроить цвета или сделать изображение черно-белым, нажмите на значок "Фильтр" . 
    • Чтобы удалить пятна, отпечатки пальцев и другие загрязнения, нажмите на значок "Очистка" .
    • Чтобы отсканировать другую страницу, нажмите на значок "Добавить" Plus.
    • Чтобы сделать другой снимок, нажмите на значок "Переснять" .
    • Чтобы удалить страницу, нажмите на значок "Удалить" .
  6. Нажмите Готово.
  7. Введите собственное название или выберите одно из предложенных.
  8. Сохраните отсканированный документ в одном из доступных форматов – PDF или JPG.
    • Чтобы выбрать, в какой папке на Диске вы хотите сохранить документ, нажмите Местоположение.
  9. Чтобы завершить сканирование и сохранить документ, нажмите Сохранить.

Как настроить быстрый доступ к сканеру

Сделайте следующее:

  1. Откройте виджеты на устройстве Android.
  2. Найдите виджет "Google Диск – Сканер".
  3. Нажмите и удерживайте выбранный виджет.
  4. Перетащите его на главный экран. При необходимости укажите аккаунт.
  5. Выберите папку для сохранения документов. Чтобы создать папку, нажмите на значок "Новая папка" New folder.
  6. Нажмите "Выбрать". Название папки появится в виджете.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.

 

Как отправлять ссылки на документы и таблицы в формате PDF

" "

Пользоваться файлами PDF очень удобно, однако при совместной работе с ними возникает необходимость в создании нескольких версий документов. Вместо того чтобы каждый раз конвертировать файл в формат PDF, отправьте ссылку на него в Документах или Таблицах. Теперь при внесении изменений вам не нужно создавать новые файлы и отправлять ссылки на них – вашей команде всегда будет доступна самая актуальная версия документа.

Инструкции

Как копировать, вставлять и отправлять ссылки на PDF-файлы

  1. На Диске выберите файл.
  2. Нажмите на значок "Поделиться" .
  3. Нажмите Копировать ссылку, а затем – Готово.
  4. Измените конечную часть ссылки. Например:
    1. До:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
    2. После:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
  5. Отправьте измененную ссылку.
    При нажатии на нее пользователь сможет скачать PDF-версию вашего документа.

 

Как обучать сотрудников когда и где угодно

" "

Нужно оперативно обучить сотрудников, которые работают в разных странах? Хотите сократить расходы на обучение по месту работы? Не тратьте время и деньги на командировки – проводите виртуальные тренинги со специалистами со всего мира в Google Meet. Создайте в Google Сайтах веб-страницу, где будут размещены все вспомогательные ресурсы, которые позволят новым сотрудникам быстро найти полезные справочные материалы. Кроме того, вы можете создать обучающее видео в Google Vids.

Инструкции

Как показать экран во время видеовстречи

  1. Присоединитесь к видеовстрече Meet.
  2. Внизу окна нажмите "Начать показ" Показать экран.
  3. Выберите Вкладка, Окно или Весь ваш экран.
    • Если вы показываете вкладку из браузера Chrome, с нее по умолчанию передается и звук.
    • Чтобы показать другую вкладку:
      1. Выберите нужную вкладку.
      2. На баннере нажмите Поделиться текущей вкладкой.
    • Если вы показываете презентацию Google на вкладке, ею можно управлять в Meet.
  4. Нажмите Поделиться.
  5. Вы можете открепить презентацию, чтобы она показывалась рядом с изображениями участников. Для этого нажмите на значок .
    Теперь при показе на главном экране вы будете видеть больше участников.

Примечания

  • Если ваша камера включена, другие участники смогут видеть изображение с нее, даже когда вы будете показывать им свой экран.
  • Если во время презентации вы будете демонстрировать ту же вкладку, на которой запущена текущая встреча, на экране появится множество одинаковых вложенных изображений. Чтобы избежать этого, показывайте другую вкладку или окно.
  • Чтобы также передавать звук, необходимо выбрать Откройте доступ к вкладке Chrome или Поделиться вкладкой.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Meet.

Create a video with Vids

  1. Откройте Google Vids на компьютере.
  2. Choose an option:
    • Help Me Create: Create a video with AI in Google Vids. 
    • Select a template: Build your video based on a template that you select. 
    • Start with a recording: Build your video with a video, audio, or screen recording. 
    • Upload media: Build your video by recording yourself (audio narration or a full video recording), your computer screen, or both. 

Get started with Google Vids

К началу


Вашему бизнесу требуются расширенные функции Google Workspace?

Попробуйте Google Workspace уже сегодня

Эта информация оказалась полезной?

Как можно улучшить эту статью?
true
Как распечатать, сохранить или настроить руководства Центра обучения

Вы узнаете, как можно распечатать руководства Центра обучения, сохранить их в формате PDF или настроить для своей организации.

Поиск
Очистить поле поиска
Закрыть поиск
Главное меню
6692093512561337079
true
Поиск по Справочному центру
true
true
true
false
false
false
false