Tips för administrativa assistenter

På den här sidan

• Hantera din chef
• Hantera ditt team
• Gmail-tips för administratörsassistenter
• Kortkommandon för snabbare arbete
• Tips för att samarbeta i dokument

Utöka alla  |  Komprimera alla

Hantera din chef

Håll kontakten med Google Chat

Är chefen borta från kontoret och du behöver snabbt ta kontakt? Använd Google Chat och chatta direkt från vilken enhet som helst, var som helst.

Läs mer om att komma igång med Google Chat

 

 

Hantera chefens kontakter, e-post och kalender

Oavsett om du är assistent åt någon eller du bara kliver in för din chef under en vecka kan du få åtkomst till och svara på deras kontakter, skriva och svara på Gmail-meddelanden eller schemalägga och samordna kalenderhändelser åt dem.

 

 

Skicka ett dagligt program till chefens inkorg

Hjälp chefen att hålla ordning genom att visa hur hen får ett dagligt program att gå igenom direkt på morgonen. Chefen kan enkelt hålla koll på kommande möten och evenemang samtidigt som hen går igenom e-posten på morgonen.

Hantera ditt team

Organisera teamhändelser, reseplaner med mera

Behöver du organisera rese- eller evenemangsplaner för dina kolleger? Skapa och skicka en undersökning i Formulär för att samla information om flyg och hotell, eller för att hitta ett evenemangsdatum som passar alla. Skapa sedan en e-postlista och dela viktiga uppdateringar med personer som reser till eller deltar i ett evenemang tillsammans.

 

 

Förbereda alla för möten med händelsebilagor

Förbered chefen och teammedlemmarna genom att ge dem chansen att förhandsgranska relevanta filer före möten. När du skickar en kalenderinbjudan kan du bifoga dokument, kalkylark, presentationer, program med mera så att alla i teamet är redo att bidra med idéer. Håll chefen och teamet uppdaterat före ett möte genom att bifoga ett program, anteckningar eller presentationsbilder. Nu får alla chansen att titta igenom relevanta filer före mötet och förbereda sig.

 

 

Håll koll på förfrågningar om lokaler

Vill du ha ett effektivt sätt att samordna förfrågningar om lokaler? Använd Formulär så att teammedlemmar kan fylla i förfrågningar om tjänster, som catering eller underhåll. Bädda sedan in formuläret på en Sites-webbplats så att medarbetarna får en central plats för förfrågningar om lokaler som de kan komma åt från valfri plats eller enhet. Registrera svaren i Kalkylark när någon skickar in ett formulär. Du kan även ställa in e-postaviseringar för nya svar så att lokalteamet kan agera på begäran så snabbt som möjligt.

 

 

Samordna scheman och tillgänglighet med teamkalendar

Med stora team är det krävande att hitta datum som passar alla. Med Kalender kan du lagra dina teammedlemmars kalendrar och se när alla är tillgängliga. Du kan till och med skapa flera teamkalendrar för att hålla reda på möten, utbildningar, semestrar med mera. Nu när du vet när de andra har tid är det enkelt att planera teammöten eller evenemang.

 

 

Skriva ut Google-kalendern

Håll koll på schemat på det gamla goda sättet genom att skriva ut din Google-kalender. Välj valfritt datumintervall, ange teckensnitt, information om utskriftshändelse med mera. Du kan även skriva ut i fullfärg för att spåra olika händelsetyper.

 

 

Håll koll på flera tidszoner

Om du arbetar med människor över hela världen måste du veta när de är tillgängliga. Du måste också se till att dina chefer och kolleger inte missar viktiga möten eller evenemang på grund av tidsskillnader när de reser. Se snabbt tiden i andra länder genom att lägga till världsklockor i kalendern.

Gmail-tips för administratörsassistenter

Automatisera inkorgen med filter

Skapa filter för att automatiskt ta bort, stjärnmärka eller vidarebefordra din e-post och använd etiketter på relevanta inkommande meddelanden. Exempelvis kan din chefs inkorg vara full av irrelevanta meddelanden som svar om deltagande i evenemang. Ställ in ett filter så att Gmail automatiskt arkiverar dem så att chefen har en ren inkorg och kan fokusera på de viktigaste meddelandena.

 

 

Ångra enkelt skickade meddelanden

Gjorde du ett stavfel i ditt e-postmeddelande? Glömde du att lägga till en mottagare? Har du ändrat dig och vill inte längre skicka meddelandet? Ta tillbaka ett meddelande du just skickat i upp till 30 sekunder genom att aktivera funktionen Ångra skicka i Gmail.

 

 

Spara tid med färdiga svar

Skriver du ofta samma meddelande om och om igen? Vill du hitta ett enkelt sätt att kopiera viktig information som vägbeskrivning till kontoret eller hur man installerar och får åtkomst till ett videomöte med mera? Använd mallarna i Gmail för att spara ett svar. När du skickar ett e-postmeddelande till nya kunder åt din chef kan du nu använda samma mall så att du slipper skriva samma information varje gång.

 

 

Hantera enkelt flera signaturer

Behöver du använda olika signaturer för e-post inom företaget eller externt? Med Gmail kan du använda mallar för att skapa olika signaturer. Nästa gång du skriver ett e-postmeddelande väljer du bara mallen med den signatur du vill använda.

Kortkommandon för snabbare arbete

Använda kortkommandon

Vill du spara tid och jobba snabbare? Titta närmare på kortkommandon i Gmail, Kalender och andra Google-tjänster. Få mer gjort med färre klick.

Läs mer i Använda kortkommandon

 

 

Lägga till uppgifter från inkorgen och kalendern

Håll ordning och prioritera ditt arbete med uppgifter i Gmail eller Kalender. Du kan enkelt konvertera e-post till uppgifter och skapa slutdatum som visas automatiskt i din kalender.

 

 

Få detaljerade sökresultat för dina kontakter

Behöver du detaljerad information för en person i teamet? Med Cloud Search kan du söka i alla dina Google Workspace-produkter efter jobbinformation som rör en viss person. Visa ett profilkort med personens kontakt- och arbetsuppgifter, e-postadress och eventuella filer på delade enheter och kalenderhändelser.

Läs mer i hjälpcentret för Cloud Search

Tips för att samarbeta i dokument

Få tillgång till dina filer på vilken som helst enhet, när som helst

Behöver du tillgång till en viktig fil för chefen när du är borta från ditt kontor och inte har e-post? När du har lagrat en fil i Drive eller en delad enhet kan du när som helst komma åt, dela och redigera den på vilken enhet som helst.

Läs mer

• Drive
• Delade enheter

 

 

Håll reda på fil- och mappuppdateringar i Drive

Vill du se förändringar och uppdateringar i dina dokument? Spara jobbfiler och mappar på Drive eller delade enheter och dela dem direkt med chefen och kollegerna. När någon integrerar feedback och godkännanden visar Drive dig vilka filer som har ändrats så att alla har koll på den senaste informationen.

 

 

Samarbeta enkelt i dokument med dina kolleger

Behöver du feedback från chefen eller teamet i ett viktigt dokument? Vill du chatta direkt med personer som granskar en fil istället för att skicka e-post fram och tillbaka? Skapa och dela ett dokument med alla och kommunicera i realtid med hjälp av Dokument, Kalkylark, Presentationer, Formulär och Teckningar.

 

 

Hitta ändringar i dokument snabbare

Om du samarbetar i ett dokument med chefen och kollegerna kan det vara svårt att se vem som gjort vilka ändringar och när. Använd revisionshistoriken i Dokument och granska alla uppdateringar av dokumentet. Om du föredrar en tidigare version kan du när som helst återgå till tidigare versioner.