เคล็ดลับสำหรับการดูแลด้านการเงิน

ในหน้านี้

ทำงานกับงบประมาณ

• สร้างและทำงานร่วมกันในข้อเสนองบประมาณ
• ระดมความคิดแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับงบประมาณและกลยุทธ์
• สร้างงบการเงินและงบประมาณด้วยเทมเพลต

แสดงข้อมูลเป็นภาพและจัดระเบียบข้อมูล

• สร้างโมเดลทางการเงินเพื่อประเมินโครงการ
• แสดงความผันผวนโดยใช้ตาราง Pivot หรือแผนภูมิ Waterfall
• จัดระเบียบข้อมูลทางการเงินด้วยฟังก์ชันต่างๆ

ทำงานร่วมกันและแชร์เนื้อหา

• แชร์และจัดการสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ให้กับทีมที่ทำงานหลายด้าน
• ดำเนินการสำรวจภายในและวิเคราะห์ผลลัพธ์
• สร้างงานนำเสนอสำหรับข้อเสนอและการวางแผน
• โฮสต์เมตริกและการแสดงข้อมูลผ่านภาพบนเว็บไซต์แบบเรียลไทม์

ขยายทั้งหมด  |  ยุบทั้งหมด

สร้างและทำงานร่วมกันในข้อเสนองบประมาณ

ร่างข้อเสนองบประมาณสำหรับโครงการ และขอความคิดเห็นจากทีมโดยใช้ Google เอกสาร คนที่คุณแชร์ฉบับร่างด้วยจะเพิ่มความคิดเห็นและแนะนำการแก้ไขในบรรทัดได้ จากนั้นคุณก็จะตอบกลับความคิดเห็นและขอการอนุมัติที่จำเป็นได้ ใช้เส้นทางการตรวจสอบในประวัติการแก้ไขเพื่อดูผู้แก้ไขเอกสาร และคุณจะเปลี่ยนกลับเป็นเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าได้ทุกเมื่อ

ระดมความคิดแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับงบประมาณและกลยุทธ์

เมื่อยืนยันงบประมาณสำหรับโครงการแล้ว ให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมด้วยการทำงานร่วมกันในการประชุมทางวิดีโอผ่าน Google Meet แชร์ลิงก์สเปรดชีตงบประมาณใน Google ชีตกับที่ประชุม ซึ่งทุกคนจะแก้ไขและใช้สเปรดชีตนั้นระดมความคิดได้ จากนั้นจึงเริ่มสร้างกลยุทธ์ร่วมกันระหว่างการประชุมและจดบันทึกแนวคิดเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

สร้างงบการเงินและงบประมาณด้วยเทมเพลต

สร้างงบการเงินและทำให้งบดุลบัญชีลงตัวด้วยเทมเพลตของชีตจาก Xero Accounting Software และใช้เทมเพลตจาก Intuit Quickbooks เพื่อติดตามรายได้และรายจ่ายต่อปี

รับเทมเพลตเลยที่แกลเลอรีเทมเพลต Google ชีต

สร้างโมเดลทางการเงินเพื่อประเมินโครงการ

หากต้องการดูว่าโครงการที่เสนอนั้นคุ้มค่าไหม ให้สร้างโมเดลทางการเงินโดยใช้ชีต คำนวณอัตราผลตอบแทนภายใน (IRR) ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) และมูลค่าปัจจุบันสุทธิ (NPV) ดูผลกระทบของสถานการณ์แบบ What-If โดยปรับอินพุตหลักในโมเดล แสดงให้ทราบว่าค่าใช้จ่ายใกล้ถึงขีดจำกัดงบประมาณโดยใช้สีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จากนั้นแชร์สเปรดชีตกับทีมเพื่อขอความคิดเห็น

ดูวิธีการที่ศูนย์ช่วยเหลือของเครื่องมือแก้ไข Google เอกสาร

แสดงความผันผวนโดยใช้ตาราง Pivot หรือแผนภูมิ Waterfall

ใช้แผนภูมิ Waterfall ดูการเปลี่ยนแปลงของผลกำไรบริษัทในแต่ละไตรมาสรายปี หรือจัดกลุ่มยอดขายรวมจากภูมิภาคต่างๆ เพื่อให้คุณดูผลรวมย่อยในตาราง Pivot ได้

จัดระเบียบข้อมูลทางการเงินด้วยฟังก์ชันต่างๆ

ชีตช่วยทำให้ข้อมูลทางการเงินเป็นระเบียบและเป็นประโยชน์มากขึ้น ย้ายข้อมูลทางการเงินจากสเปรดชีตหลายๆ ไฟล์ไปไว้ในสเปรดชีตเดียวโดยใช้ฟังก์ชัน IMPORTRANGE และเพิ่มราคาหุ้นเพื่อดูแนวโน้มด้วยฟังก์ชัน GOOGLEFINANCE

แชร์และจัดการสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ให้กับทีมที่ทำงานหลายด้าน

ทีมการเงินมักต้องทำงานร่วมกับแผนกอื่นๆ เช่น แผนกการตลาดและแผนกการขาย การเชื่อมต่อทุกคนไว้ด้วยกันอาจทำได้ยาก ไม่ว่าจะจัดการอภิปรายภายในกับเจ้าหน้าที่ หรือติดต่อสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ แต่ Google Groups จะช่วยให้คุณสื่อสารกับทุกคนพร้อมกันอย่างรวดเร็วได้ง่ายๆ นอกจากนี้ คุณยังจะจำกัดวิธีการแชร์ข้อมูลโครงการที่เป็นความลับหรือละเอียดอ่อนได้โดยเลือกเพิ่มเพียงบางคนเท่านั้นในกลุ่ม และคุณจะส่งอีเมลได้ทันทีหลังจากเพิ่มบัญชีอีเมลลงในกลุ่ม

สร้างกลุ่ม

ดำเนินการสำรวจภายในและวิเคราะห์ผลลัพธ์

หากแผนกการเงินให้บริการกลุ่มอื่นด้วย คุณก็จะวัดคุณภาพของบริการนั้นได้โดยใช้แบบสำรวจภายใน หรือช่วยจัดลำดับความสำคัญของโครงการโดยส่งแบบสำรวจให้กับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเพื่อรวบรวมข้อมูลทางการเงิน นอกจากนี้คุณยังจะปรับปรุงการดำเนินงานได้ด้วยการใช้แบบสำรวจภายใน เพื่อระบุกระบวนการที่ซ้ำซ้อนหรือขั้นตอนที่มีค่าหน่วยเพิ่ม ใช้ Google ฟอร์มเพื่อสร้างและส่งแบบสำรวจ จากนั้นจึงวิเคราะห์คำตอบในชีตอย่างรวดเร็วเพื่อแจ้งการตัดสินใจให้ทีมทราบ

สร้างงานนำเสนอสำหรับข้อเสนอและการวางแผน

เมื่อเริ่มต้นโปรเจ็กต์ ให้สร้างข้อเสนอที่ดึงดูดสายตาด้วย Google Vids และ สไลด์ แล้วแชร์งานนำเสนอกับทีมเพื่อให้ทุกคนแสดงความคิดเห็น

ดูวิธีการ:

• เริ่มต้นใช้งาน Google Vids
• สร้างงานนำเสนอรายการแรกในสไลด์

โฮสต์เมตริกและการแสดงข้อมูลผ่านภาพบนเว็บไซต์แบบเรียลไทม์

เมื่อทำงานข้ามสายงาน สมาชิกในทีมมักต้องการเมตริกหลักในหัวข้อต่างๆ เช่น งบประมาณ กำไรสุทธิ และ ROI ขอแนะนำให้สร้างเว็บไซต์ของทีมภายในด้วย Google Sites เพื่อโฮสต์ข้อมูลดังกล่าวรวมถึงลิงก์เอกสารที่สำคัญ จากนั้นจึงใช้สิทธิ์และ Groups เพื่อควบคุมการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

ดูวิธีการ

สร้างเว็บไซต์ใน Google Sites

เลือกตัวเลือกต่อไปนี้

• จากหน้าแรกของ Sites ให้คลิกว่างที่ด้านบน หรือเลือกเทมเพลตโดยคลิกแกลเลอรีเทมเพลต แล้วเลือกเทมเพลตที่ต้องการ
• จาก Google ไดรฟ์ ให้คลิกใหม่ เพิ่มเติมGoogle Sites

ดูข้อมูลเพิ่มเติม: เริ่มต้นใช้งาน Google Sites

สร้างกลุ่มและเพิ่มสมาชิกในทีม

1. ลงชื่อเข้าใช้ Google Groups
2. คลิกสร้างกลุ่มที่ด้านบน
3. กรอกข้อมูลและเลือกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม การตั้งค่าที่แนะนํามีดังนี้
   • ผู้ที่ดูการสนทนาได้: เฉพาะสมาชิกในทีมเท่านั้น สำหรับกรณีที่ต้องการให้การสื่อสารในโปรเจ็กต์เป็นส่วนตัว
   • สมาชิกกลุ่ม: อีเมลของแต่ละบุคคลในทีมโปรเจ็กต์
   • ผู้จัดการกลุ่ม: อีเมลของสมาชิกคนใดก็ได้ในทีมที่อาจต้องเพิ่มคนอื่นๆ เข้าในทีมภายหลัง
   • เพิ่มสมาชิกโดยตรง: เปิดตัวเลือกนี้เพื่อควบคุมผู้ที่มีสิทธิ์เข้าร่วมกลุ่ม
4. คลิกสร้างกลุ่ม

โปรดรอสักครู่เพื่อให้กลุ่มใหม่เริ่มทำงานก่อนที่จะส่งข้อความไปยังกลุ่ม มิฉะนั้นคุณอาจได้รับการแจ้งเตือนว่าระบบส่งข้อความของคุณไม่ได้

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของ Groups

ให้สิทธิ์เข้าถึงเว็บไซต์แก่สมาชิกในทีม

1. On a computer, open a site in new Google Sites.
2. At the top, click Share .
3. Next to "Published site," from the drop-down list, select Restricted or Public.
   • If you use Sites for work or school, you may find other options. 
4. Click Save or Done.
5. ​If you selected "Restricted," you can share your site with specific people and add groups. Enter the name or email address of the person you want to add, then click the dropdown  Published Viewer Send.
   • To send an email notification to the person or group, check "Notify people."

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของ Google Sites

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• เคล็ดลับสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล
• เคล็ดลับในการจัดรูปแบบและล้างข้อมูล