เตรียมความพร้อมเพื่อเปลี่ยนไปใช้ Google Workspace

Google Workspace ช่วยให้คุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• สื่อสารและทำงานกับเพื่อนร่วมงานได้แบบเรียลไทม์ เชื่อมต่อกับทีมผ่านการประชุมทางวิดีโอ อีเมล หรือแชทได้ไม่ว่าคนอื่นๆ จะใช้ Google ปฏิทิน, Gmail, Google Meet หรือ Google Chat
• เก็บไฟล์อย่างปลอดภัยและค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ทันทีบนอุปกรณ์ทุกชนิด เก็บเอกสาร สเปรดชีต งานนำเสนอ และไฟล์อื่นๆ ทั้งหมดไว้ในที่เดียวกันด้วย Google ไดรฟ์
• สร้าง แชร์ และนำเสนอเทมเพลต แผนโครงการ วิดีโอ และชุดสไลด์ระดับมืออาชีพ เมื่อใช้ Google เอกสาร, ชีต, สไลด์ และ Vids คุณจะสร้างและแก้ไขเอกสาร สเปรดชีต วิดีโอ และสไลด์ในเว็บเบราว์เซอร์ได้

คุณจะทำสิ่งต่อไปนี้ได้ใน Gmail

• ใช้ชุดข้อความการสนทนาเพื่อดูข้อความที่เกี่ยวข้องกันหลายรายการได้ในมุมมองเดียวกัน ข้อความใหม่จะปรากฏที่ด้านล่างของชุดข้อความ
  • คลิกจุด 3 จุดที่ด้านล่างสุดเพื่อดูชุดข้อความทั้งชุด
• ติดแท็กข้อความด้วยป้ายกำกับและใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหาเพื่อหาข้อความ
• ใช้ Gemini สำหรับ Google Workspace เพื่อร่างอีเมลด้วย Gemini ใน Gmail

ดูข้อมูลเพิ่มเติม

เมื่อเปลี่ยนไปใช้ Google Workspace คุณจะทำงานในเบราว์เซอร์ Chrome เพื่อใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น Gmail, Google ไดรฟ์ และ Google เอกสาร โดยคุณจะปรับแต่ง Chrome และทำงานได้อย่างปลอดภัยในอุปกรณ์ทุกเครื่อง สิ่งที่ทำได้ในเบราว์เซอร์ Chrome มีดังนี้

• ซิงค์ข้อมูลบุ๊กมาร์กและการตั้งค่าในทุกอุปกรณ์
• เพิ่มส่วนขยายของ Chrome เว็บสโตร์ลงในฟังก์ชันการทำงานของเบราว์เซอร์ เช่น เครื่องมือแก้ไขรูปภาพ และเครื่องมือการจัดการโครงการ

โปรดดาวน์โหลดและเริ่มใช้งาน Chrome เลยตอนนี้เพื่อทำความคุ้นเคยกับเบราว์เซอร์ Chrome ก่อนที่บริษัทดำเนินการเปลี่ยน

ขอแนะนำให้เริ่มล้างอีเมลและโฟลเดอร์อีเมลก่อนที่องค์กรจะเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace ประมาณ 30 วัน เพราะคุณต้องใช้เวลาคิดว่าจำเป็นต้องเก็บอะไรไว้ใน Outlook บ้าง ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับอื่นๆ ในการเริ่มต้น

• พยายามจัดโครงสร้างโฟลเดอร์อีเมลให้มีประมาณ 10 โฟลเดอร์เพื่อการย้ายข้อมูลที่ราบรื่นขึ้น
• ตรวจสอบข้อความในโฟลเดอร์ รวมถึงโฟลเดอร์ที่ซ้อนอยู่ซึ่งอาจมองไม่เห็น คุณอาจต้องใช้การค้นหาข้อความ
• ลบข้อความอีเมลที่ไม่จำเป็นต้องเก็บไว้

ตรวจทานรายชื่ออีเมลและดูว่าคุณต้องการเก็บหรือลบรายชื่อใดบ้าง

จดชื่อกิจกรรมที่เกิดซ้ำและการประชุมที่สำคัญไว้ก่อนที่จะเปลี่ยนมาใช้ Google ปฏิทิน เพราะการประชุมที่เกิดซ้ำบางรายการอาจไม่ปรากฏในปฏิทินในระหว่างที่ย้ายข้อมูล

เมื่อเริ่มใช้ Google Workspace คุณจะพบไฟล์ ข้อความอีเมล และข้อมูลอื่นๆ ได้ด้วยการค้นหาสิ่งที่ต้องการ

• ในวันที่องค์กรเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace ให้เผื่อเวลาเพื่อตรวจทานการตั้งค่าบัญชีและทำความคุ้นเคยกับบัญชี Google Workspace
• ทำงานร่วมกับผู้จัดการเพื่อประสานงานกำหนดการนี้กับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีม

หากคุณทำงานทางไกล ให้กำหนดเวลาเข้ามารับการสนับสนุนจากเพื่อนร่วมงานแบบตัวต่อตัวที่สำนักงานในสัปดาห์ที่บริษัทเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace

ก่อนที่บริษัทจะเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace ให้ติดต่อทีมฝึกอบรมของคุณเพื่อดูว่ามีแหล่งข้อมูลและหลักสูตร Google Workspace ใดให้ดูได้บ้าง

• ดูทรัพยากรฝึกอบรม Google Workspace จากทีมฝึกอบรมของบริษัท เช่น อาจมีเว็บไซต์ภายในให้คุณไปค้นหาแหล่งข้อมูลการเรียนรู้ เช่น วิดีโอบันทึกหรืองานนำเสนอ
• ถ้าทีมฝึกอบรมแชร์ปฏิทินฝึกอบรมไว้ ให้ลองดูวันฝึกอบรมที่กำลังจะมาถึงและเพิ่มลงในปฏิทินของคุณ
• ดูคู่มือการเปลี่ยนมาใช้งาน กลเม็ดเคล็ดลับ และอื่นๆ อีกมากมายที่ศูนย์การเรียนรู้ Google Workspace
• ถ้าทีมฝึกอบรมเสนอการอบรมขั้นสูง ให้ลงทะเบียนและลงชื่อสมัครเข้าร่วมรายชื่ออีเมลเพื่อรับทราบข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับ Google Workspace

ตรวจสอบว่าองค์กรของคุณมีเทมเพลตลายเซ็นที่มีโลโก้บริษัทหรือรูปภาพอื่นๆ ที่โฮสต์แบบสาธารณะที่เหมาะสมหรือไม่ ถ้ามี อย่าลืมขอเทมเพลตก่อนที่องค์กรจะเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace

หากองค์กรไม่มีเทมเพลตลายเซ็น คุณก็มีทางเลือกอื่นๆ ต่อไปนี้

• หากองค์กรแชร์ไฟล์ใน Google ไดรฟ์กับภายนอกได้ ให้คัดลอกลายเซ็นจากแอปอีเมลเดิมและวางใน Gmail
• หากองค์กรแชร์ไฟล์ใน Google ไดรฟ์กับภายนอกไม่ได้ ให้ขอเทมเพลตลายเซ็นที่มีรูปภาพซึ่งอยู่ใน URL สาธารณะจากทีมไอทีของบริษัท หรือถ้าทำไม่ได้ ลองค้นหารูปสาธารณะจากเว็บไซต์และคัดลอก URL ของรูปภาพ
• วางลายเซ็นเดิมใน Google เอกสาร แล้วจึงวางใน Gmail คุณจะต้องทดสอบเพื่อดูว่าใช้ได้หรือไม่ด้วยการให้คนนอกตรวจสอบยืนยันโลโก้ในลายเซ็น

ตั้งค่าการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ขั้นพื้นฐานสำหรับอุปกรณ์ Android หรือ iOS ของบริษัทเพื่อเข้าถึงบัญชี Google Workspace ใหม่และใช้แอปงานได้ทุกที่ทุกเวลา

• เพิ่มรหัสผ่านเพื่อปกป้องอุปกรณ์
• ถ้าคุณเป็นเจ้าของอุปกรณ์ Android คุณจะตั้งค่าโปรไฟล์งานที่แยกข้อมูลและแอปสำหรับเรื่องงานออกจากเรื่องส่วนตัวได้
• ดาวน์โหลดแอปภายในและแอปที่ได้รับอนุมัติลงในอุปกรณ์