Gör dig redo för övergången till Google Workspace

Google Workspace hjälper dig att:

• Kommunicera och samarbeta direkt med kollegor – Håll kontakten med teamet via videomöten, e-post eller chatten oavsett om de använder Google Kalender, Gmail, Google Meet eller Google Chat.
• Lagra filer på ett säkert sätt och hitta det du behöver direkt, på vilken enhet som helst – Samla dokument, kalkylark, presentationer och annat på ett och samma ställe med Google Drive.
• Skapa, dela och presentera professionella mallar, projektplaner, videor och bildspel – Med Google Dokument, Kalkylark, Presentationer och Vids kan du skapa och redigera dokument, kalkylark, videor och presentationer direkt i webbläsaren.

I Gmail kan du

• använda konversationstrådar för att se flera relaterade meddelanden i en vy Nya meddelanden visas längst ned i tråden.
  • klicka på de tre punkterna längst ned för att se hela tråden
• tagga meddelanden med etiketter och hitta meddelanden med hjälp av sökoperatorer
• använda Gemini for Google Workspace för att skapa e-postutkast med Gemini i Gmail.

Läs mer

När du byter till Google Workspace arbetar du i webbläsaren Chrome och använder verktyg som Gmail, Google Drive och Google Dokument. Du kan anpassa Chrome och arbeta säkert på alla dina enheter. Med webbläsaren Chrome kan du göra följande:

• Synkronisera bokmärken och inställningar mellan alla dina enheter.
• Göra tillägg i webbläsarens funktioner med Chrome Web Store-tillägg, till exempel fotoredigerare och projekthanteringsverktyg.

Om du vill bekanta dig med webbläsaren Chrome innan företaget byter kan du ladda ned Chrome och börja använda den nu.

Vi rekommenderar att du börjar rensa bland e-postmeddelanden och e-postmappar ungefär 30 dagar innan organisationen går över till Google Workspace. Du behöver tid att fundera på vad du verkligen behöver ha kvar i Outlook. Här är några andra tips på hur du kommer igång:

• Försök att inte ha fler än tio e-postmappar för att göra migreringsprocessen så smidig som möjligt.
• Läs igenom meddelanden i mapparna, inklusive kapslade mappar som kanske inte är synliga. Du kan behöva söka efter meddelanden.
• Ta bort e-postmeddelanden som du inte behöver behålla.

Granska e-postlistorna och se vilka listor du behöver behålla eller ta bort.

Skriv ned information om återkommande händelser innan du byter till Google Kalender. Efter migreringen kanske vissa återkommande möten inte visas i Kalender.

När du börjar använda Google Workspace hittar du filer, e-postmeddelanden med mera genom att söka efter det du behöver.

• Se till att du har tid att gå igenom kontoinställningarna och bekanta dig med Google Workspace-kontot den dag då organisationen byter till Google Workspace.
• Prata med chefen för att samordna schemat med andra medlemmar i teamet.

Om du arbetar på distans kan du planera in personlig support på organisationens kontor den veckan då företaget byter till Google Workspace.

Kontakta utbildningsteamet innan företaget byter till Google Workspace för att se vilka kurser och resurser om Google Workspace som är tillgängliga:

• Gå igenom utbildningsresurserna för Google Workspace som utbildningsteamet ger dig. Det kanske till exempel finns en intern webbplats där du kan hitta utbildningsresurser, inspelningar eller presentationer?
• Om utbildningsteamet har en gemensam utbildningskalender kan du se om det finns kommande datum och lägga till dem i din kalender.
• Gå till utbildningscentret för Google Workspace där du hittar övergångsvägledningar, tips, råd med mera.
• Om utbildningsteamet erbjuder avancerad utbildning registrerar du dig för den och e-postlistan för att höra om Google Workspace-uppdateringar.

Se om organisationen har en signaturmall med en företagslogotyp eller annan lämplig bild som visas offentligt. Om det finns en mall ska du se till du att du får den innan organisationen byter till Google Workspace.

Om organisationen inte har en signaturmall finns några andra alternativ:

• Om det går att dela organisationens Google Drive-filer externt kopierar och klistrar du in signaturen från din gamla e-postapp i Gmail.
• Om det inte går att dela organisationens Drive-filer externt ber du företagets IT-team om en signaturmall med en offentlig webbadress för bilden. Om det inte går kan du söka efter en offentlig bild från webbplatsen och kopiera webbadressen.
• Klistra in din tidigare signatur i ett Google-dokument och klistra sedan in den i Gmail. Du måste testa om det fungerar så fråga en extern person om han eller hon ser logotypen.

Konfigurera grundläggande hantering av mobila enheter för företagsägda Android- eller iOS-enheter för att få åtkomst till Google Workspace-kontot och jobbappar när du är på språng.

• Skydda enheten genom att lägga till ett lösenord.
• Om du har en Android-enhet kan du konfigurera en jobbprofil som skiljer på jobbappar och jobbdata från personliga appar och data.
• Ladda ned godkända och interna appar på enheten.