Подготовка к переходу на Google Workspace

Google Workspace поможет вам выполнять следующие задачи:

• Общение и совместная работа с коллегами. Проводите видеовстречи, используйте электронную почту или чат для связи с сотрудниками, которые работают с Google Календарем, Gmail, Google Meet и Google Chat.
• Безопасное хранение файлов и быстрый поиск нужных данных на любом устройстве. Храните документы, таблицы, презентации и другие файлы на Google Диске.
• Создание, демонстрация и публикация шаблонов, планов проектов, видео и презентаций профессионального уровня. Доступные редакторы позволяют создавать и изменять документы, таблицы, видео и презентации прямо в браузере.

С помощью Gmail вы сможете выполнять следующие действия:

• Просматривать сразу несколько связанных между собой сообщений в цепочках. Новые письма будут появляться внизу цепочки.
  • Нажмите на значок с тремя точками внизу страницы, чтобы посмотреть всю цепочку.
• Отмечать сообщения с помощью ярлыков и искать нужные письма, используя операторы поиска.
• Использовать Gemini для Google Workspace для создания черновиков писем.

Подробнее…

После перехода на Google Workspace вы будете работать в браузере Chrome, чтобы пользоваться такими инструментами, как Gmail, Google Диск и Google Документы. Вы можете настроить Chrome нужным образом и безопасно работать с данными на всех своих устройствах. Браузер Chrome позволяет:

• синхронизировать закладки и настройки на всех ваших устройствах;
• устанавливать из интернет-магазина Chrome расширения, например фоторедакторы или инструменты для управления проектами.

Чтобы ознакомиться с браузером Chrome до того, как ваша компания выполнит переход, скачайте его и начните использовать уже сейчас.

Мы рекомендуем приступить к очистке почты и почтовых папок за 30 дней до перехода вашей организации на Google Workspace. Подумайте, какую информацию из Outlook вам понадобится сохранить. Ниже вы найдете ещё несколько советов.

• Чтобы процесс переноса прошел быстро и без проблем, постарайтесь ограничиться 10 почтовыми папками.
• Проверьте письма в папках, в том числе во вложенных папках, которые могут не отображаться. Если вы не можете найти какие-либо сообщения, воспользуйтесь функцией поиска.
• Удалите все ненужные письма.

Проверьте списки рассылки и удалите ненужные.

Запишите данные о повторяющихся мероприятиях и важных встречах до перехода на Google Календарь, так как после переноса некоторые из них могут не показываться в Календаре.

Работая с Google Workspace, вы сможете быстро находить нужные файлы, письма и другие материалы, пользуясь функцией поиска.

• В день перехода вашей организации на Google Workspace выделите необходимое время, чтобы изучить настройки и возможности вашего нового аккаунта.
• Сообщите о своем расписании менеджеру, чтобы он уведомил других членов команды о том, что вы заняты.

Если вы работаете дистанционно, запланируйте время для посещения офиса в первую неделю после перехода вашей компании на Google Workspace, чтобы лично пообщаться со службой поддержки и обменяться опытом с коллегами.

Перед переходом на Google Workspace обратитесь к сотрудникам, отвечающим за обучение в вашей организации, и узнайте, какие справочные ресурсы Google Workspace вам доступны.

• Изучите материалы и ресурсы, которые они порекомендуют. Например, это может быть внутренний сайт с записями или презентациями.
• Если ваша обучающая группа ведет общий календарь обучения, посмотрите даты и добавьте их в свой календарь.
• В Центре обучения Google Workspace вы найдете руководства по переходу, полезные советы и другие материалы.
• Если ваша организация предлагает пройти курс углубленного обучения, зарегистрируйтесь для участия в нем и подпишитесь на рассылку, чтобы получать новости о Google Workspace.

Узнайте, есть ли у вашей организации шаблон подписи с логотипом или другим подходящим общедоступным изображением. Если такой шаблон существует, обязательно получите его до перехода вашей организации на Google Workspace.

Если шаблона нет, вы можете сделать следующее:

• Если ваша организация может предоставлять доступ к файлам на Google Диске внешним пользователям, скопируйте подпись из предыдущего почтового приложения и вставьте ее в Gmail.
• Если ваша организация не обеспечивает такую возможность, попросите ИТ-специалистов предоставить шаблон подписи с URL общедоступного изображения или найдите такое изображение на сайте и скопируйте его URL.
• Вставьте предыдущую подпись в документ Google, а затем в Gmail. Вам необходимо проверить, корректно ли она отображается, поэтому попросите внешнего пользователя подтвердить, что логотип виден в подписи.

Настройте базовое управление мобильными устройствами для корпоративных устройств Android или iOS, чтобы получать на них доступ к новому аккаунту Google Workspace и рабочим приложениям.

• Установите пароль, чтобы защитить устройство.
• На устройстве Android вы можете настроить рабочий профиль, позволяющий отделить личные приложения и данные от корпоративных.
• Установите одобренные внутренние приложения на своем устройстве.