Przygotowania do przejścia na Google Workspace

W czym może Ci pomóc Google Workspace:

• Błyskawiczna komunikacja i współpraca – komunikuj się ze swoim zespołem za pomocą spotkań wideo, e-maili i czatów, korzystając z możliwości, jakie dają Kalendarz Google, Gmail, Google Meet czy Google Chat.
• Bezpieczne przechowywanie plików i błyskawiczne znajdowanie potrzebnych rzeczy z dowolnego urządzenia – przechowuj dokumenty, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i inne pliki w jednym miejscu, czyli na Dysku Google.
• Tworzenie, udostępnianie i przedstawianie profesjonalnych szablonów, planów projektów, filmów i prezentacji – w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google oraz w Vids możesz tworzyć i edytować dokumenty, arkusze kalkulacyjne, filmy i prezentacje bezpośrednio w przeglądarce.

W Gmailu możesz:

• Wyświetlać wiele powiązanych wiadomości w jednym widoku przy użyciu wątków. Nowe wiadomości będą widoczne u dołu wątku.
  • Wyświetlić cały wątek, klikając 3 kropki u dołu.
• Oznaczać wiadomości etykietami i znajdować je za pomocą operatorów wyszukiwania.
• Utworzyć wersję roboczą e-maila za pomocą Gemini w Gmailu i Gemini w Google Workspace.

Więcej informacji

Po przejściu na Google Workspace będziesz korzystać z narzędzi takich jak Gmail, Dysk Google czy Dokumenty Google w przeglądarce Chrome. Możesz dostosować Chrome i używać do bezpiecznej pracy na wszystkich swoich urządzeniach. Przeglądarka Chrome umożliwia:

• Synchronizowanie zakładek i ustawień na wszystkich urządzeniach.
• dodawanie do przeglądarki nowych funkcji w formie rozszerzeń z Chrome Web Store, takich jak edytory zdjęć i narzędzia do zarządzania projektami.

Aby zapoznać się z przeglądarką Chrome przed przejściem na Google Workspace w firmie, pobierz ją i zacznij z niej korzystać.

Na około 30 dni przed przejściem organizacji na Google Workspace warto zacząć porządkować e-maile i foldery poczty. Zastanowienie się nad tym, co naprawdę chcesz zachować w Outlooku, wymaga czasu. Oto kilka dodatkowych wskazówek na początek:

• Spróbuj ograniczyć strukturę poczty do 10 folderów, by migracja przebiegła sprawniej.
• Sprawdź wiadomości w folderach (w tym w folderach zagnieżdżonych, które mogą być niewidoczne). Może być konieczne wyszukanie niektórych wiadomości.
• Usuń e-maile, których nie musisz zachować.

Przejrzyj listy adresowe, aby zdecydować, które musisz zachować, a które usunąć.

Zanim zaczniesz korzystać z Kalendarza Google, zapisz sobie wydarzenia cykliczne i ważne spotkania. Podczas migracji niektóre spotkania cykliczne mogą się nie pojawiać w Kalendarzu.

W Google Workspace możesz znajdować pliki, e-maile i inne elementy, wyszukując najpierw odpowiednie informacje.

• Zarezerwuj sobie czas w dniu przejścia organizacji na Google Workspace, aby zapoznać się ze swoim nowym kontem i sprawdzić jego ustawienia.
• Wraz z menedżerem ustal harmonogram dla innych członków zespołu.

Jeśli pracujecie zdalnie, zaplanujcie czas w tygodniu, w którym firma przechodzi na Google Workspace, na indywidualne rozmowy w biurze na temat nowej usługi.

Zanim Twoja firma przejdzie na Google Workspace, skontaktuj się z zespołem do spraw szkoleń, aby dowiedzieć się, jakie kursy i materiały na temat Google Workspace są dostępne:

• Przejrzyj materiały szkoleniowe na temat Google Workspace przekazane przez zespół do spraw szkoleń. Może na przykład istnieje wewnętrzna strona internetowa, na której można znaleźć materiały szkoleniowe, takie jak nagrania lub prezentacje?
• Jeśli zespół do spraw szkoleń prowadzi udostępniany kalendarz, sprawdź nadchodzące daty i dodaj je do swojego kalendarza.
• Więcej informacji o przejściu na Google Workspace, w tym przewodniki, porady i wskazówki, znajdziesz w Centrum edukacji Google Workspace.
• Jeśli zespół do spraw szkoleń oferuje taką możliwość, zapisz się na szkolenie zaawansowane i dopisz się do listy adresowej, aby otrzymywać informacje o nowościach w Google Workspace.

Sprawdź, czy Twoja organizacja ma szablon podpisu z logo firmy lub inną odpowiednią grafiką hostowaną publicznie. Jeśli tak, dopilnuj, by zespół Ci go przesłał, jeszcze zanim organizacja przejdzie na Google Workspace.

Jeśli Twoja organizacja nie ma szablonu podpisu, oto co możesz zrobić:

• Jeśli Twoja organizacja może udostępniać pliki z Dysku Google zewnętrznie, skopiuj podpis z wcześniej używanej aplikacji do poczty e-mail i wklej go w Gmailu.
• Jeśli Twoja organizacja nie może udostępniać plików z Dysku zewnętrznie, poproś zespół IT w firmie o szablon podpisu z publicznym adresem URL grafiki. Jeśli nie jest to możliwe, wyszukaj publiczną grafikę na stronie i skopiuj jej URL.
• Wklej swój poprzedni podpis do dokumentu Google, a potem do Gmaila. Aby sprawdzić, czy logo w podpisie prawidłowo się wyświetla, wyślij testowego e-maila i poproś adresata, by to potwierdził.

Skonfiguruj podstawowe funkcje zarządzania urządzeniami mobilnymi na należących do firmy urządzeniach z Androidem lub iOS, aby z dowolnego miejsca mieć dostęp do nowego konta Google Workspace i aplikacji służbowych.

• Dodaj hasło, aby zabezpieczyć urządzenie.
• Jeśli masz urządzenie z Androidem, możesz skonfigurować profil służbowy, który oddzieli aplikacje i dane służbowe od prywatnych.
• Pobierz na urządzenie zatwierdzone i wewnętrzne aplikacje.