Suivez cette checklist pour maîtriser le stockage et la collaboration dans le cloud
- Gérez les fichiers du service Drive et des éditeurs Docs
- Découvrez les bonnes pratiques en matière de partage
- Collaborer sur des fichiers avec votre équipe
Gérez les fichiers du service Drive et des éditeurs Docs
Vous pouvez stocker n'importe quel type de fichier dans Google Drive. Si vous stockez un fichier dans Drive sur un appareil, il est automatiquement accessible sur tous vos autres appareils.Pour placer des fichiers dans Drive, vous pouvez procéder de trois manières différentes.
Importer des fichiers dans la version Web de Drive
Sur votre ordinateur, vous pouvez importer des fichiers à partir de drive.google.com ou de votre bureau dans des dossiers privés ou partagés.
- Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
- En haut à gauche, cliquez sur Nouveau
Importer un fichier ou Importer un dossier.
- Choisissez le fichier ou le dossier que vous souhaitez importer.
Importer un fichier ou Importer un dossier.Importer des fichiers depuis votre appareil mobile
- Selon votre appareil :
- Téléphone ou tablette Android : appuyez sur Google Play
.
- Appareils iOS : appuyez sur App Store
.
- Téléphone ou tablette Android : appuyez sur Google Play
- Localisez et installez l'application Drive.
- Ouvrez l'application contenant le fichier que vous souhaitez importer, appuyez sur Partager, puis sur Drive.
(Avancé) Importer des fichiers dans Drive à partir de votre ordinateur
Si vous souhaitez importer des fichiers depuis votre ordinateur, installez et utilisez Google Drive pour ordinateur.
Drive pour ordinateur est disponible uniquement si votre administrateur l'active pour votre organisation ou votre équipe. Pour en savoir plus, consultez Premiers pas avec Drive pour ordinateur.
Dans votre navigateur, saisissez l'une des URL suivantes :
- docs.new
- sheets.new
- slides.new
- forms.new
Un fichier vierge s'ouvre, et vous pouvez immédiatement commencer à travailler dessus.
Activer le suivi des fichiers et dossiers importants
- Cliquez avec le bouton droit sur un fichier ou un dossier.
- Sélectionnez Organiser
Ajouter aux favoris.
- (Facultatif) Pour afficher tous vos fichiers et dossiers suivis, cliquez sur Suivis dans la barre latérale gauche.
Appliquer un code couleur à un dossier Drive
Organisez votre Drive de manière visuelle en associant une couleur spécifique à chaque dossier.
- Cliquez avec le bouton droit sur le dossier à modifier.
- Cliquez sur Modifier la couleur et sélectionnez la couleur de votre choix.
Il vous est probablement déjà arrivé de conserver plusieurs brouillons de vos fichiers, pour le cas où vous auriez besoin de revenir à une version précédente. Drive conserve toutes les versions d'un brouillon dans un seul fichier, dans lequel vous pouvez facilement consulter ou restaurer des versions précédentes.
Afficher ou revenir à des versions précédentes de fichiers Google Docs, Sheets et Slides
- Dans Drive, ouvrez votre fichier.
- Cliquez sur Fichier
- Cliquez sur un horodatage pour afficher une version précédente du fichier. Sous chaque horodatage figurent les éléments suivants :
- Les noms des personnes qui ont modifié le document
- Une couleur, à côté du nom de chaque personne, permettant d'identifier les modifications apportées par celle-ci
- (Facultatif) Pour revenir à la version sélectionnée, cliquez sur Restaurer cette version.
Importer une nouvelle version d'un fichier non-Google
Pour les fichiers autres que Google, tels qu'un fichier PDF, vous pouvez importer de nouvelles versions dans Drive depuis votre ordinateur:
- Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
- Cliquez sur le fichier que vous souhaitez remplacer.
- En haut à droite, cliquez sur Plus
Travaillez dans Drive même en cas de coupure de connexion Internet. Configurez l'accès hors connexion afin de pouvoir consulter et modifier vos fichiers à tout moment. Vous pouvez travailler hors connexion dans :
- Google Docs
- Google Sheets
- Google Slides
Configurer l'accès hors connexion à Docs, Sheets et Slides
Navigateurs Chrome et Microsoft Edge uniquement
- Installez l'extension Google Docs hors connexion.
- Dans Drive, cliquez sur Paramètres
- Dans la section Hors connexion, cochez l'option Créer, ouvrir et modifier vos fichiers Google Docs, Sheets et Slides récents sur cet appareil, tout en étant hors connexion.
- Cliquez sur OK.
- Effectuez un clic droit sur un fichier et activez l'option Disponible hors connexion.
Joindre des fichiers Drive à un e-mail
Envoyer une pièce jointe Google Drive
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- En haut à gauche, cliquez sur Nouveau message.
- Au bas du message, cliquez sur Insérer des fichiers avec Drive
.
- Sélectionnez les fichiers que vous voulez joindre.
- Au bas de la page, choisissez le mode d'envoi des fichiers :
- Lien Drive : cette option convient aux fichiers stockés dans Drive, y compris ceux que vous avez créés dans Google Docs, Sheets, Slides ou Forms.
- Pièce jointe : cette option fonctionne uniquement avec les fichiers qui n'ont pas été créés dans Google Docs, Sheets, Slides ou Forms.
- Cliquez sur Insérer.
Joindre des fichiers Drive à des événements d'agenda
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- Créez un événement ou ouvrez un événement existant.
- Si vous créez un événement, cliquez sur Autres options.
- En bas, dans la zone de description, cliquez sur Ajouter une pièce jointe
.
- Sélectionnez un fichier qui se trouve déjà dans votre Google Drive. Pour ajouter un fichier à partir de votre ordinateur, cliquez sur Importer.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sélectionner ou Importer.
.Remarque:Si votre administrateur n'autorise pas le partage de fichiers Google Drive en dehors de votre organisation, vous pouvez envoyer des pièces jointes avec votre message Gmail.
Vous ne pouvez utiliser cette fonctionnalité que si votre organisation l'autorise. Pour obtenir de l'aide, contactez votre administrateur.
- On your computer, go to drive.google.com.
- At the top, click Ask Gemini
.
- In the side panel, create a prompt, insert @, and then select the file. For example, Summarize the key points in @Sales Team Meeting Notes.
- Press Enter.
Gemini displays the summary of your file or document.
After receiving a response:
- Show the whole summary of the suggested content: Click View more
.
- View which files and documents were used to generate the response: Click Sources.
- Generate new text: Click Retry
.
.Découvrez les bonnes pratiques en matière de partage
Partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques et définir des niveaux d'accès
- Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
- Cliquez sur Partager ou sur Partager
.
- Saisissez l'adresse e-mail ou le groupe Google avec lesquels vous souhaitez partager le fichier.
- Pour choisir le rôle que doivent avoir les utilisateurs dans votre fichier, sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
- Si votre compte est éligible, vous pouvez ajouter une date d'expiration de l'accès.
- Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
- Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un élément avec eux, cochez la case "Envoyer une notification". Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
- Si vous ne souhaitez pas informer les utilisateurs, décochez la case.
- Cliquez sur Envoyer ou sur Partager.
.- Ouvrez un fichier dans Google Drive.
- Cliquez sur Partager.
- Recherchez l'utilisateur. À côté de son nom, cliquez sur la flèche vers le bas
- Pour accepter la date d'expiration de 30 jours, cliquez sur Envoyer.
- Si vous souhaitez modifier la date d'expiration par défaut, cliquez sur Modifier
dans le champ Expiration de l'accès, puis sélectionnez la date dans le calendrier.
- (Facultatif) Pour supprimer le délai d'expiration, cliquez sur Supprimer la date d'expiration.
- Cliquez sur OK
Vous pouvez décider si votre fichier doit être accessible à tous les utilisateurs ou réservé aux seules personnes dotées de droits d'accès. Si vous autorisez l'accès à toutes les personnes disposant du lien, l'accès ne pourra pas être limité par le paramétrage du dossier.
- Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
- Cliquez sur Partager ou sur Partager
- Sous "Accès général", cliquez sur la flèche vers le bas
.
- Choisissez les personnes autorisées à accéder au fichier.
- Pour choisir le rôle que doivent avoir les utilisateurs dans votre fichier, sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
- Cliquez sur OK.
Les Drive partagés sont des espaces partagés où les équipes peuvent facilement stocker leurs fichiers, y accéder, et effectuer des recherches où qu'elles se trouvent et avec n'importe quel appareil. Contrairement aux fichiers contenus dans Mon Drive, les fichiers d'un Drive partagé appartiennent à l'équipe et non à une personne. Même si des membres partent, les fichiers restent disponibles afin que l'équipe puisse continuer à partager des informations et à travailler.
Les utilisations courantes des Drive partagés sont les suivantes :
- Projets : pour les personnes participant à un même projet
- Événements : pour les personnes travaillant pendant une période définie sur un événement ou un livrable spécifique
- Modèles : pour les fichiers que les utilisateurs peuvent copier et réutiliser
- Fichiers à l'échelle de l'entreprise : pour les fichiers auxquels tout le monde doit pouvoir accéder, tels que les fichiers de formation
- Fichiers sensibles : pour les fichiers très sensibles, auxquels vous pouvez ajouter une sécurité supplémentaire afin d'en limiter l'accès
Collaborer sur des fichiers avec votre équipe
Une fois que vous avez partagé un fichier Docs, Sheets ou Slides, plusieurs personnes peuvent travailler dessus en même temps. Les modifications apportées par les différentes personnes apparaissent instantanément et sont enregistrées automatiquement.
Ajouter un commentaire
- Sur votre ordinateur, ouvrez un document, une feuille de calcul, une présentation ou une vidéo.
- Mettez en surbrillance le texte, les images, les cellules, les diapositives ou les scènes que vous souhaitez commenter.
- Pour insérer un commentaire, cliquez sur Ajouter un commentaire
dans la barre d'outils.
- Saisissez votre commentaire.
- Cliquez sur Commenter.
dans la barre d'outils.Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs
Attribuez une tâche
Les commentaires vous permettent d'attribuer des tâches lorsque vous utilisez un compte professionnel ou scolaire. Vous pouvez attribuer un commentaire à un collègue. Si un utilisateur vous attribue une tâche, vous pouvez la marquer comme terminée.
Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs
Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs
Vous pouvez envoyer un e-mail à vos collaborateurs directement depuis la zone "Partager" lorsque vous ouvrez un fichier dans Google Drive.
Remarque:Cette fonctionnalité est disponible dans tous les produits Google Workspace qui utilisent le bouton "Partager", à l'exception de Google Forms et Sites.
- Dans Drive, ouvrez votre fichier, puis cliquez sur Partager.
Si vous n'avez pas déjà partagé le fichier, consultez les bonnes pratiques de partage. - Dans la boîte de partage qui s'affiche, cliquez sur Envoyer par e-mail
, puis saisissez un message.
- Cliquez sur Envoyer.
Vous pouvez suggérer des modifications directement dans le document, sans en modifier le texte. Vos suggestions n'ont pas d'incidence sur le texte d'origine, tant que le propriétaire du document ne les a pas approuvées. Pour suggérer des modifications, vous devez être autorisé à modifier ou à commenter le document.
Vérifiez que vous vous trouvez bien dans le mode Suggestion, qui peut apparaître également sous la forme  . |
|
| Pour suggérer une modification, il vous suffit de commencer à saisir votre texte à l'endroit voulu du document. Vos suggestions apparaissent en couleur, et le texte que vous proposez de supprimer ou remplacer est barré (mais pas réellement supprimé tant que le propriétaire du document n'a pas validé la suggestion). | |
|
Les suggestions sont transmises au propriétaire du document par e-mail. Lorsque ce dernier clique sur une suggestion, il peut l'accepter |
.Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs
- Sur votre ordinateur, ouvrez un document, une feuille de calcul ou une présentation.
- En haut à droite, cliquez sur Afficher le chat
. Cette fonctionnalité n'est pas disponible si vous êtes la seule personne à consulter le fichier.
- Conseil: Si le fichier comprend de nombreux collaborateurs, un cercle bleu indiquant le nombre de collaborateurs supplémentaires s'affiche en haut à droite, à droite des avatars. Cliquez sur le cercle bleu
- Conseil: Si le fichier comprend de nombreux collaborateurs, un cercle bleu indiquant le nombre de collaborateurs supplémentaires s'affiche en haut à droite, à droite des avatars. Cliquez sur le cercle bleu
- Saisissez votre message dans la zone de chat.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer
en haut à droite de la fenêtre de chat.
en haut à droite de la fenêtre de chat.Remarque : Toutes les personnes qui consultent un fichier Google Docs, Sheets ou Slides sont incluses dans le chat ouvert dans ce fichier. Ces discussions ne sont pas enregistrées.
Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs
Pour savoir qui a commenté, modifié, déplacé ou partagé un fichier :
- Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
- Sur la gauche, cliquez sur Mon Drive.
- En haut à droite, cliquez sur Informations
.
- Pour consulter :
- L'historique des modifications :
- Cliquez sur Activité.
- Faites défiler le panneau vers le bas.
- L'activité d'un fichier ou dossier spécifique : cliquez sur le fichier ou le dossier en question.
- L'historique des modifications :
.Afficher ou rétablir une version précédente
- Dans Drive, ouvrez votre fichier.
- Cliquez sur Fichier
- Cliquez sur un horodatage pour afficher une version précédente du fichier. Sous chaque horodatage figurent les éléments suivants :
- Les noms des personnes qui ont modifié le document
- Une couleur, à côté du nom de chaque personne, permettant d'identifier les modifications apportées par celle-ci
- (Facultatif) Pour revenir à la version sélectionnée, cliquez sur Restaurer cette version.
Utilisez Google Forms pour gérer les inscriptions à un événement, créer des questionnaires, analyser les réponses, et plus encore.
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