Maintenant que vous maîtrisez les principes de base, découvrez comment...
- Utiliser le bon canal de communication
- Découvrir d'autres façons de gérer votre messagerie
- Personnaliser les événements d'agenda pour les entreprises ou établissements d'enseignement
Ces instructions s'appliquent aux ordinateurs.
Utiliser le bon canal de communication
Choisissez le canal de communication adapté à votre audience et à votre message.
Communiquer avec des personnes :
- Message de chat privé : si vous avez une question brève ou urgente, envoyez un message Google Chat.
- E-mail : si vous avez besoin de discuter d'un sujet plus complexe ou non urgent, envoyez un e-mail à l'aide de Gmail.
Communiquer avec des groupes d'utilisateurs :
- Groupe de contacts : pour les groupes temporaires, comme une équipe ou un projet à court terme, vous pouvez créer des groupes de contacts. Ces derniers peuvent être utilisés à la fois dans les e-mails et les chats. Vous ne pouvez pas partager directement votre groupe de contacts avec d'autres personnes. Toutefois, si vous envoyez un e-mail à un groupe de contacts, d'autres personnes peuvent répondre à tous les membres de votre groupe ou copier votre liste d'adresses.
-
Listes de diffusion Groupes : facilitez la communication en créant une liste de diffusion Google Groupes pour chaque équipe. Au lieu de rédiger un e-mail pour chaque personne, envoyez des comptes rendus et partagez simultanément diverses ressources (par exemple, vos agendas d'équipe et documents Drive) via l'adresse e-mail du groupe.
Remarque : Si votre administrateur n'a pas activé Groupes pour votre organisation, vous pouvez utiliser des groupes de contacts à la place.
Envoyer un message privé à un utilisateur
- Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
- Si le nom ne figure pas encore dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion
.
- Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
- Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
- Cliquez sur la personne à qui le message est destiné.
- Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer
.
Démarrer une conversation de groupe
- Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
- Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe, saisissez un message
cliquez sur Envoyer
- Si la conversation de groupe ne figure pas dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion
- Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
- Cliquez sur OK
.
- Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer
cliquez sur Envoyer Modifier la position du panneau Chat dans Gmail
Vous pouvez déplacer le panneau Discussions vers la droite ou la gauche de votre boîte de réception Gmail.
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- En haut de la page, cliquez sur Chat et Meet.
- À côté de Emplacement des discussions, sélectionnez À gauche de la boîte de réception ou À droite de la boîte de réception.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Chat ou Gmail.
- En haut de la page, cliquez sur votre statut.
- Sélectionnez Ne pas déranger.
- Pour définir la durée souhaitée, sélectionnez-la dans la liste ou cliquez sur "Jusqu'à une heure précise".
- Cliquez sur Définir.
Conseil : Les notifications sont automatiquement réactivées à l'expiration du délai indiqué. Pour réactiver les notifications avant ce délai, cliquez sur votre statut Ne pas déranger
Désactiver "Ne pas déranger".
- Connectez-vous à Google Groupes.
- En haut de la page, cliquez sur Créer un groupe.
-
Saisissez les informations relatives au groupe et choisissez les paramètres.
- Cliquez sur Créer un groupe.
- Patientez quelques minutes avant d'envoyer un message au groupe, le temps que celui-ci soit opérationnel. S'il ne l'est pas, vous recevrez une notification indiquant que votre message n'a pas pu être transmis.
Si vous souhaitez contacter rapidement le même groupe de personnes par e-mail, vous pouvez créer et enregistrer un groupe de contacts. Lorsque vous voudrez envoyer un e-mail à cet ensemble de contacts, il vous suffira de saisir le nom du groupe comme destinataire de l'e-mail.
Vous pouvez également créer un groupe de contacts si votre administrateur n'active pas Groupes pour votre organisation.
Création d'un groupe de contacts
- Dans Gmail, cliquez sur Nouveau message.
- Cliquez sur À, Cc ou Cci.
- Recherchez les contacts que vous souhaitez ajouter au groupe et cochez les cases associées à leur nom.
- Cliquez sur Gérer les libellés
Créer un libellé.
- Attribuez un nom au libellé.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur Insérer pour ajouter les contacts au message que vous rédigez.
Envoyer un e-mail à un groupe de contacts
- Dans Gmail, cliquez sur Nouveau message.
- À côté de À, saisissez un nom pour le libellé du groupe.
- Rédigez votre message et cliquez sur Envoyer.
Découvrir d'autres façons de gérer votre messagerie
- Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
- Passez le pointeur de la souris sur l'e-mail concerné.
- Sur la droite, cliquez sur Mettre en attente
.
- Sélectionnez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez recevoir à nouveau ce message.
Conseil : Pour mettre plusieurs messages en attente :
- Sélectionnez les messages de votre choix.
- En haut, cliquez sur Mettre en attente
- Si vous ne trouvez pas l'option "Mettre en attente", cliquez sur Plus
- Si vous ne trouvez pas l'option "Mettre en attente", cliquez sur Plus
Si vous participez à une conversation Gmail qui ne vous concerne plus, ignorez-la. Cela vous évitera de recevoir de nouveaux messages dans votre boîte de réception et vous pourrez ainsi vous concentrer sur les messages importants.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
- En haut à gauche, cliquez sur Nouveau message.
- Rédigez votre message.
- En bas à gauche, à côté de l'option "Envoyer", cliquez sur la flèche vers le bas
.
- Cliquez sur Programmer l'envoi.
.Astuce : Vous pouvez programmer jusqu'à 100 e-mails.
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- Ouvrez la conversation que vous souhaitez transférer.
- En haut de la conversation, cliquez sur Plus
Tout transférer.
- Ajoutez des destinataires dans le champ À.
- Complétez éventuellement le message.
- En bas, cliquez sur Envoyer.
Découvrez d'autres façons de répondre et de transférer des e-mails.
- Ouvrez Gmail.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- Faites défiler la page jusqu'à la section Envoyer et archiver, puis sélectionnez l'option Afficher le bouton "Envoyer et archiver" dans la réponse.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Ouvrez un e-mail auquel vous souhaitez répondre, puis cliquez sur Répondre.
- Rédigez votre message et cliquez sur Envoyer
.
Personnaliser les événements d'agenda pour les entreprises ou établissements d'enseignement
Important : Les plannings de rendez-vous remplacent les créneaux horaires. En savoir plus sur les modifications apportées aux créneaux horaires
Vous pouvez mieux gérer vos disponibilités dans Google Agenda grâce à la planification des rendez-vous.
Avec les plannings de rendez-vous, vous pouvez :
- créer et partager des pages de réservation pour permettre aux utilisateurs de bloquer des créneaux avec vous ;
- afficher les rendez-vous réservés dans votre planning Agenda.
Créer un planning de rendez-vous
Important : Pour créer un planning de rendez-vous dans un agenda secondaire ou ajouter des coorganisateurs à un planning de rendez-vous, vous devez disposer d'un abonnement Google Workspace éligible. En savoir plus sur les fonctionnalités premium des plannings de rendez-vous
- Sur un ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- En haut à gauche, cliquez sur Créer
.
- Cliquez sur Planning des rendez-vous.
- Saisissez un titre.
- Le titre est visible par toute personne disposant du lien vers votre page de réservation.
- Le titre s'affiche dans votre agenda pour le planning et les réservations à venir.
- Pour définir la durée de rendez-vous, cliquez sur la flèche vers le bas
.
- Les rendez-vous doivent durer au moins cinq minutes.
- Définissez la date, l'heure et le fuseau horaire de vos rendez-vous.
- Vous pouvez configurer un rendez-vous ponctuel ou un planning récurrent.
- Astuce : Pour ajouter plusieurs créneaux horaires pour un même jour, cliquez sur Ajouter une autre période à cette journée
.
- Définissez des paramètres de disponibilité pour les rendez-vous, comme votre période de planification ou les jours où vous ne serez pas disponible. En savoir plus sur la personnalisation de vos disponibilités
- Choisissez un agenda principal ou secondaire auquel vous souhaitez ajouter votre planning de rendez-vous.
-
Remarques :
-
Une fois que vous avez créé un planning de rendez-vous, vous ne pouvez plus le modifier pour l'ajouter à un autre agenda principal ou secondaire.
-
Toute personne autorisée à modifier un agenda principal ou secondaire peut modifier le planning et voir les réservations à venir. En savoir plus sur les autorisations d'accès
-
-
- Facultatif : Pour éviter les conflits entre des événements créés ou acceptés dans les agendas principaux ou secondaires, sélectionnez Vérifier la disponibilité dans les agendas sous "Agendas". Sélectionnez ensuite tous les agendas pour lesquels vous ne souhaitez pas que des créneaux puissent être réservés pendant des événements créés ou acceptés.
- Important : Sur une page de réservation, chaque créneau horaire ne peut être réservé qu'une seule fois, même si cette fonctionnalité est désactivée.
- Pour ajouter des coorganisateurs au rendez-vous, saisissez leur nom ou leur adresse e-mail.
-
Vous pouvez également ajouter des groupes Google directement.
-
- Cliquez sur Suivant.
.
.
Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus
Créer un événement à partir d'un e-mail
- Dans Gmail, rédigez un e-mail.
- Cliquez sur Plus
- Ajoutez les informations sur le nouvel événement, puis cliquez sur Enregistrer.
Consultez également Conseils pour gérer les événements Agenda dans Gmail.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- En haut à gauche, cliquez sur Créer
- Ajoutez le titre de l'événement et tous les détails le concernant.
- À côté de "Une seule fois", cliquez sur la flèche vers le bas
.
- Choisissez la fréquence à laquelle l'événement doit se répéter et la date à laquelle la récurrence prendra fin.
- En haut à droite, cliquez sur Enregistrer.
.Agenda peut créer un ordre du jour pour vous, ou vous pouvez joindre un ordre du jour existant à votre événement.
Créer un ordre du jour pour un nouvel événement
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- Créez un événement.
- Facultatif : Saisissez le titre, l'heure, les invités et d'autres informations.
- Cliquez sur Ajouter une description ou une pièce jointe
- Les notes de réunion, préremplies avec les détails de l'événement, sont jointes à l'événement et partagées avec les invités, y compris les personnes externes à votre organisation.
Créer ou joindre un ordre du jour à un événement existant
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- Sélectionnez une option :
- Cliquez sur un événement
Des notes de réunion préremplies incluant les détails de l'événement sont jointes à celui-ci. - Cliquez sur un événement
Les notes de réunion sélectionnées sont jointes à l'événement.
- Cliquez sur un événement
- Les notes de réunion s'affichent dans une nouvelle fenêtre. Sur la droite, cliquez sur Partager.
Remarque : Si votre administrateur n'autorise pas le partage de fichiers Google Drive en dehors de votre organisation, vous pouvez envoyer des pièces jointes via Gmail à des invités externes.
Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus
Créer le document consacré aux notes et aux tâches
- Sur votre ordinateur, ouvrez l'écran d'accueil de Google Docs, Sheets, Slides, Forms ou Vids.
- Cliquez sur Créer
.
.Vous pouvez aussi :
Ajouter des commentaires et les attribuer à des personnes spécifiques
- Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
- Cliquez sur Ajouter un commentaire
.
- Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
- (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
- (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
- Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.
Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.
Vous pouvez ajouter des événements personnels à votre agenda professionnel, dont les détails ne seront pas visibles par les autres utilisateurs. Vous pouvez par exemple programmer un rendez-vous chez le médecin ou un événement sportif personnel, et définir la visibilité de votre événement sur Privé. Les détails de l'événement s'affichent dans votre agenda, mais les autres utilisateurs ne voient que la mention "Occupé".
Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus
Pour éviter que de nombreux e-mails soient échangés à propos de la disponibilité des invités à vos réunions, autorisez les invités à modifier l'événement afin qu'ils puissent choisir l'heure qui leur convient.
Autoriser les invités à modifier un événement
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- Cliquez sur un événement
Modifier l'événement
.
- À droite, sous "Les invités peuvent", cochez la case "Modifier l'événement".
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier l'événement 
.Remarque : Lorsque vous cochez la case "Les invités peuvent modifier l'événement", ces derniers peuvent, tout comme vous, modifier tous les champs, consulter la liste des invités, réserver des salles et gérer l'événement.
Autoriser les invités à modifier les événements par défaut
- Dans Agenda, cliquez sur Paramètres
- Dans la section Paramètres des événements, cliquez sur Autorisations par défaut des invités, puis sélectionnez Modifier l'événement.
Les invités peuvent proposer un nouvel horaire de réunion, que l'organisateur peut ensuite examiner et accepter s'il le souhaite.
Proposer un nouvel horaire (en tant que participant)
- Dans votre agenda, cliquez sur l'événement.
- À côté de "Peut-être", cliquez sur la flèche vers le bas
- Sélectionnez un jour ou un horaire différent.
Astuce : Vous avez également la possibilité d'ajouter un message à l'horaire proposé. - Cliquez sur Envoyer la proposition.
Remarque : Si l'organisateur de l'événement vous a autorisé à le modifier, vous pouvez le replanifier directement sans proposer d'abord de nouvel horaire.
Examiner les horaires proposés (en tant qu'organisateur)
- Dans votre agenda, cliquez sur un événement associé à une icône représentant une horloge.
- Sous "Invités", recherchez les horaires proposés.
- Sous la proposition d'horaire que vous souhaitez consulter, cliquez sur Consulter l'horaire proposé.
- Pour remplacer l'horaire de l'événement par l'horaire proposé, cliquez sur Enregistrer.
Fonctionnement des horaires proposés
- L'option permettant de proposer un autre horaire est désactivée pour les grands événements comptant plus de 200 invités et pour les événements d'une journée entière. En savoir plus sur les grands événements
- Tous les invités peuvent proposer un nouvel horaire. En revanche, les organisateurs n'ont pas cette possibilité.
- Sur un ordinateur, dans les paramètres Google Agenda, si les organisateurs activent l'option "Réponses aux invitations", ils reçoivent des notifications par e-mail pour les propositions.
Supprimer un événement pour l'annuler
Si vous avez créé un événement, vous pouvez le supprimer. Il est alors retiré de votre agenda et de celui de tous les invités.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- Cliquez sur l'événement à supprimer.
- Cliquez sur Supprimer l'événement
.
.Restaurer un événement
Vous disposez d'environ 30 jours pour restaurer un événement que vous avez supprimé par erreur.
- Ouvrez Google Agenda.
- En haut à droite, cliquez sur le menu Paramètres
- Pour restaurer un seul événement, cliquez sur Restaurer
à côté de son nom.
- Pour restaurer les événements sélectionnés, au-dessus de la liste, cliquez sur Restaurer tous les événements sélectionnés
- Pour restaurer un seul événement, cliquez sur Restaurer
à côté de son nom.Étapes suivantes
Vous souhaitez bénéficier de fonctionnalités Google Workspace avancées pour votre entreprise ?
Google, Google Workspace et les marques et logos associés sont des marques de Google LLC. Tous les autres noms de sociétés et de produits sont des marques des sociétés auxquelles ils sont associés.