コミュニケーションを活性化させるためのヒント

目次

• 同僚と連絡を取る際のヒント
• メールでのやり取りの改善

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同僚と連絡を取る際のヒント

相手がオンラインかどうか確認する

早急に確認したいことがあって会議やメールの返信を待っていられない場合、相手が Google Chat で現在オンラインかどうかをチェックし、メッセージを送信してすぐに返信を受け取ることができます。

 

 

Gmail からビデオ通話を開始する

Gmail の使用中に新しいビデオ通話を開始して、参加してほしいユーザーを招待できます。または、カレンダーにすでにあるビデオ通話に参加することもできます。

Gmail ヘルプセンターで方法を確認する

 

 

メールではなく動画やチャットで話し合う

メールのスレッドが長くなったり、わかりにくくなったりしてくると、直接話す方が伝わりやすいこともあります。Google Meet を使ってビデオ会議を開始すると、世界のどこにいる相手とでもお互いの顔を見ながら話すことができます。「はい」か「いいえ」の答えで済むことであれば、Google Chat または Gmail の Chat を使用してチャット メッセージを送信すると簡単です。

 

 

Chat のスペースを使用して共有、共同編集する

貴重なブレインストーミングの時間は 1 分も無駄にしないようにしましょう。Chat スペースを使用して、チームでの共同作業を行えます。スペースでは各会話が個別のスレッドにまとめられるため、複数のテーマについてチームで同時に話し合うことができます。 同僚とのコミュニケーション、ファイルなどオンライン リソースの共有、チーム プロジェクトでの共同作業ができます。

詳細: Google Workspace でスペースを使用する

 

 

受信トレイから直接会議をスケジュールする

メールのスレッドが込み入ってきたら、会議で話をまとめると効果的です。Gmail では、受信トレイから会議を直接スケジュールできます。その場合、自動的にメールの件名が会議のタイトルに、メール メッセージが説明に、メールスレッドのユーザーが参加者に設定されます。

 

 

メールを後で送信するよう設定する

さまざまなタイムゾーンにいるチームメンバーと共同で作業している場合や、休暇中に同僚に伝えたいことがある場合には、作成しておいたメールを特定の日時に送信するように Gmail で設定すると便利です。

 

 

グループ アドレスで複数のメールアドレスを 1 つにまとめる

特定のプロジェクトやトピックで複数の同じ相手にメールを送信することが多い場合は、Google グループでグループを作成すると効率的です。グループのメールアドレスを使えば情報の送信やファイルの共有を全員に対して一度に行うことができるため、最新情報を迅速に関係者全員で共有できます。

メールでのやり取りの改善

Gmail でスペルと文法を修正する

メールを正確に書きたいときは、Gmail の自動修正ツールを使用すると、文章を入力しながら修正することができます。また、スペルミスは赤い下線で、文法ミスは青い下線で示されます。

 

 

メールの件名を効果的に使用する

Gmail では、同じ件名のメールをスレッドにまとめられます。メールの内容を具体的に表す件名を付けると、メールが適切にまとめられ、後で見つけやすくなります。相手に何をしてほしいかが明確に伝わるよう、行動を表す言葉を件名に入れると効果的です。やり取りの途中でトピックが変わった場合、内容に応じて件名を付けなおせば、無関係のメールがまとめられてしまうことがなくなります。

 

 

メールにインラインで返信する

長いメールの一部を抜粋して簡単に返信できます。Gmail で引用を使用すると、メールのどの部分に対する返信であるかを受信者に示すことができます。

 

 

会議に関係するファイルをメールに添付する

メールでは説明しきれない場合、ファイルを添付すると効果的です。Gmail では、最大 25 MB までのファイルを添付できます。添付ファイルではなく Google ドライブを活用すれば、動画やデザイン ファイルなど最大 30 GB までのファイルを共有することができます。