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在宅で働く社員とオフィスで働く社員が共同で作業する場合は、ハイブリッドな作業環境に対応するための方法をご覧ください。

ペーパーレスを促進するためのヒント

Google Workspace 生産性向上ガイド

目次

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オンライン フォームを作成する

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Google フォームを使用すると、イベントへの回答、ハードウェアのリクエスト、ボランティア登録などに使用するオンライン フォームの作成と配信を数分で簡単に行えます。配信した後にはリアルタイムで回答を確認でき、フォームの概要やチャートを使って結果を詳しく調べられます。

詳細
  1. forms.google.com にアクセスします。
  2. 空白のフォーム アイコン Plus をクリックします。
  3. 無題のフォームに名前を付けます。

Google フォームのスタートガイド

 

重要なスケジュールや期限を管理する

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Google スプレッドシートでオンライン プロジェクトの計画を作成することによって、タスクを管理できます。タスクのリストを作成して各タスクをチームメンバーに割り当てます。チームメンバーは誰でも、リアルタイムでオンラインのタスクリストを直接更新できるため、進捗状況をメールで逐一報告する必要はなくなります。さらに、Google カレンダーを使用して、オンラインのチーム カレンダーを作成します。チーム カレンダーを使用すると、スケジュールまたは期限が変更された場合に全員がアクセスして更新できます。カレンダーにチーム会議をスケジュールを設定する際は、プロジェクト計画を予定に添付して、会議までに進捗報告をするよう全員へリクエストします。

詳細

スプレッドシートでプロジェクト計画書を作成する

  1. Google ドライブで、[ 新規] 次に [Google スプレッドシート] 次に [空白のスプレッドシート] をクリックします。
  2. [無題のスプレッドシート] をクリックし、プロジェクト計画書の新しいタイトルを入力します。
  3. 列見出しを追加します。たとえばプロジェクトのタスクを追跡する場合、タスクの担当者、期限、ステータス、コメントの列を作成します。
  4. シートにコンテンツを追加してプロジェクト計画を追跡します。シートを共有すると、共有相手もコンテンツを追加できるようになります。

Google Workspace ラーニング センターで詳細を確認する

 

印刷する代わりに、オンラインでコンテンツを共有する

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Google ドライブを使用すると、画像、動画、PDF などのファイルの保存と管理を行えます。ドライブはクラウドに同期されるため、全員が常に最新のコンテンツにアクセスできるようになります。ドライブの共有機能とアクセス制御機能により、社内のチームや社外のパートナーと簡単かつ安全に共同で作業することができます。

ブラウザ ウィンドウ上で新しいドキュメントを作成できます。次回のトレーニング セッションのために資料を多数印刷する代わりに、Google ドキュメントを使用してオンラインで資料を作成、共有したり、Google スプレッドシートや Google スライドを使用して、グラフやプレゼンテーションをオンラインで共有したりできます。全員が各自のパソコン、タブレット、スマートフォンで最新版を表示し、リアルタイムでフィードバックを追加できます。

詳細

ファイルをドライブに追加できます

パソコンでは、drive.google.com またはデスクトップからファイルをアップロードできます。ファイルは非公開のフォルダまたは共有フォルダにアップロードできます。

  1. パソコンで drive.google.com を開きます。
  2. 左上の [新規次に [ファイルのアップロード] または [フォルダのアップロード] をクリックします。
  3. アップロードするファイルまたはフォルダを選択します。

Google ドライブ ヘルプセンターで詳細を確認する

 

バーチャルの掲示板を作成する

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お知らせ、今後の予定、最新のプロジェクトの進捗状況などをチームで共有する必要がある場合、情報を印刷したり郵送したりする必要はありません。Google グループをでメーリング リストを作成すればバーチャル掲示板として機能し、全員の受信トレイへ情報を一括送信できます。

詳細

グループを作成する

  1. Google グループにログインします。
  2. 上部の [グループを作成] をクリックします。
  3. グループの情報を入力し、設定を選択します。
  4. [グループを作成] をクリックします。
  5. 新しいグループにメールを送信する際は、そのグループが有効になるまで数分ほどお待ちください。グループが有効になる前にメールを送信すると、メールを配信できなかったことを示す通知が届くことがあります。

Google Workspace ラーニング センターで詳細を確認する

 

オンラインでのブレインストーミングとフィードバック

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チームの人数が多かったり、レビューや共有目的で印刷された下書きが複数あったりすると、作業内容について他のメンバーからアドバイスを得ることが難しくなる可能性があります。Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドを使用してオンラインでファイルを作成して、チームメンバーや関係者と共有すると、的確なフィードバックを受けることができます。

詳細

ドライブでファイルを共有

  1. 共有するファイルを選択します。
  2. [共有] または共有アイコン Share をクリックします。
  3. 共有相手のメールアドレスまたは Google グループを入力します。
  4. ファイルに対する共有相手のロールを指定するには、[閲覧者]、[閲覧者(コメント可)]、[編集者] のいずれかを選択します。
  5. アカウントに利用資格がある場合は、共有アクセスの有効期限を追加できます。
  6. 通知を送信するかどうかを選択します。
    • アイテムを共有したことを共有相手に通知する場合は、[通知を送信する] の横にあるチェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛てに通知メールが送信されます。
    • 共有相手に通知しない場合は、チェックボックスをオフにします。
  7. [送信] または [共有] をクリックします。

Google ドライブ ヘルプセンターで詳細を確認する

 

社内ウェブサイトでリソースを共有する

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リソースの管理には時間がかかることがあります。世界各地のチームを管理している場合はなおさらです。Google サイトを使用すると、すべてのアセットを 1 か所にまとめることができます。それにより、組織の全員がどこにいても常に最新のリソースにアクセスできます。

詳細

サイトを作成する

  1. 次のいずれかを行います。

    • Google サイトのホームページの上部にある [空白] をクリックするか、[テンプレート ギャラリー] をクリックしてテンプレートを選択します。
    • Google Driveで、[新規] 次に [その他] 次に [Google サイト] をクリックします。
  2. 左上にサイトのドキュメント名を入力して Enter キーを押します。

詳しくは、Google サイト ヘルプセンターをご覧ください

 

変更履歴を使用する

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動画、画像、PDF などのファイルで作業する際、参考として複数の下書きを保存しておくことがあります。ドライブでは、すべての下書きを 1 つのファイルに保存して整理でき、必要に応じていつでも前のバージョンに戻せます。

ドキュメント、スプレッドシート、スライドで新しいアイテムを作成すると、すべての下書きが同じファイルに自動保存されます。変更履歴を使用すると、変更を確認したり、前のバージョンに戻したりできます。

詳細

ファイルをドライブに追加できます

  1. ドライブで、ファイルを開きます。
  2. [ファイル] 次に [変更履歴] 次に [変更履歴を表示] をクリックします。
  3. タイムスタンプをクリックして、ファイルの以前の版を表示します。タイムスタンプの下には次の項目が表示されます。
    • ドキュメントを編集したユーザーの名前。
    • 色(各ユーザー名の横)。ユーザーが編集した内容がこの色で表示されます。
  4. (省略可)この版に戻すには、[この版を復元] をクリックします。

Google ドキュメント エディタ ヘルプセンターで詳細を確認する

 

出先で紙のドキュメントをスキャンしてオンラインで保存する

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紙の領収書や書類を保管する代わりに、スマートフォンのドライブアプリを使用してそれらをスキャンします。タップするだけであらゆる書類の PDF を簡単に確認できます。

詳細

ドキュメントをスキャンする

ドキュメントをスキャンする

重要: Google はユーザーのプライバシーを尊重しており、ドライブのコンテンツを広告目的で使用することはありません。詳しくは、ドライブにおけるユーザーのプライバシー保護をご覧ください。

  1. Google ドライブ アプリ Google ドライブ を開きます。
  2. 右下のカメラアイコン をタップします。
  3. デバイスのカメラをドキュメントに向けます。
    • 青い線でドキュメントの枠が示されます。これにより、画像を切り抜く範囲を指定します。
  4. スキャンするドキュメントの写真を撮ります。
    • 省略可: 手動撮影か自動撮影を選択して、自動撮影に切り替えることができます。
  5. スキャンしたドキュメントを調整します。
    • スキャン範囲を調整する: 切り抜きと回転アイコン をタップします。
    • 色を調整するか、画像をグレースケールに変換する: フィルタ アイコン をタップします。 
    • 汚れや指などを消す: 汚れ除去アイコン をタップします。
    • 別のページをスキャンする: 追加アイコン Plus をタップします。
    • 写真を撮り直す: 再撮影アイコン をタップします。
    • ページを削除する: 削除アイコン をタップします。
  6. [完了] をタップします。
  7. ファイルに独自の名前を付けるか、提案されたタイトルを選択します。
  8. スキャンしたドキュメントを特定の形式で保存するには、.pdf または .jpg を選択します。
    • 省略可: ドキュメントの保存先となるドライブ フォルダを選択するには、[場所] をタップします。
  9. [保存] をタップして完成したドキュメントを保存します。

ホーム画面にスキャンのショートカットを追加する

スキャンのショートカットを設定するには:

  1. Android 搭載のスマートフォンまたはタブレットのウィジェットを開きます。
  2. [ドライブのスキャン] ウィジェットを見つけます。
  3. ウィジェットを押し続けます。
  4. ホーム画面にウィジェットをドラッグします。アカウントを選択するよう求められる場合があります。
  5. ドキュメントの保存先とするフォルダを選択します。フォルダを作成する場合は、新規フォルダ アイコン New folder をタップします。
  6. [選択] をタップします。 ウィジェットにフォルダ名が表示されます。

Google ドライブ ヘルプセンターで詳細を確認する

 

ドキュメントとスプレッドシートの PDF 版を送信する

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PDF ファイルは既存のプログラムで簡単にダウンロードしたり開いたりすることができますが、更新する際には同じファイルの複数のバージョンを作成し、共有する必要があります。毎回ファイルを PDF に変換する代わりに、ドキュメントやスプレッドシートのファイルの PDF 版のリンクを送信すると、ソースファイルを更新するたびに、新しいファイルを作成したり、すでに共有したリンクを更新したりする手間がかからなくなります。チームのメンバーは、最新バージョンの PDF を自動的に開けるようになります。

詳細

PDF リンクをコピー、貼り付け、送信する

  1. ドライブでファイルを選択します。
  2. 共有アイコン をクリックします。
  3. [リンクをコピー] をクリックし、[完了] をクリックします。
  4. リンクを貼り付けたら、URL の末尾を変更してから送信します。次に例を示します。
    1. 変更前:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
    2. 変更後:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
  5. 変更した PDF リンクを送信します。
    リンクをクリックすると、誰でもドキュメントの PDF コピーをダウンロードできます。

 

時間や場所にかかわらず新入社員のトレーニングを行う

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タイムリーなトレーニングを必要とする従業員が世界各地にいる場合やオンサイトのトレーニング コストと印刷する資料を減らしたい場合、Google Meet を使用すると、世界各地から参加できるバーチャル トレーニング クラスを実施して、時間と出張費用を削減することができます。さらに、Google サイトを使用して、すべてのオンボーディング リソースとトレーニング リソースを含むウェブページを作成することで、重要な参照資料を 1 か所で簡単に見つけられるようになります。また、Google Vids を使用して包括的なトレーニング動画を作成することもできます。

詳細

ビデオ会議中にプレゼンテーションを行う

  1. Meet のビデオ会議に参加します。
  2. 画面下部の画面共有アイコン 画面を共有 をクリックします。
  3. [タブ]、[ウィンドウ]、[画面全体] のいずれかを選択します。
    • Chrome のタブを共有すると、そのタブの音声もデフォルトで共有されます。
    • 別のタブを表示するには:
      1. 共有するタブを選択します。
      2. バナーで [代わりにこのタブを共有] をクリックします。
    • タブを使用してスライドのプレゼンテーションを画面共有する場合は、Meet でプレゼンテーションを操作できます
  4. [共有] をクリックします。
  5. 省略可: 共有画面の固定を解除してタイル表示にするには、固定解除アイコン をクリックします。
    これで、画面共有中により多くの参加者を会議画面に表示できるようになります。

ヒント:

  • カメラがオンになっていると、画面を共有している間も自分の映像が参加者に表示されます。
  • 画面を共有する場合は、会議ウィンドウではなく、新しいウィンドウや特定のタブを共有してください。これにより、画面共有がよりスムーズになるほか、画面が合わせ鏡のように無限に表示される事象を避けることができます。
  • 音声を共有するには、[Chrome タブを共有] または [このタブを共有] を選択する必要があります。

詳しくは、Google Meet ヘルプセンターをご覧ください

Create a video with Vids

  1. パソコンで Google Vids を開きます。
  2. Choose an option:
    • Help Me Create: Create a video with AI in Google Vids. 
    • Select a template: Build your video based on a template that you select. 
    • Start with a recording: Build your video with a video, audio, or screen recording. 
    • Upload media: Build your video by recording yourself (audio narration or a full video recording), your computer screen, or both. 

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