Planowanie projektu i zarządzanie nim

Więcej informacji znajdziesz w Centrum pomocy Grup dyskusyjnych

Utwórz pokój w Google Chat, aby umożliwić szybką wymianę zdań i przeprowadzanie burzy mózgów z członkami zespołu. W pokojach czatu można też udostępniać pliki.

Utwórz kalendarz zespołu, aby śledzić spotkania zespołu i urlopy, oraz kalendarz projektu, by śledzić etapy projektu i związane z nimi zadania. Oba kalendarze tworzy się w ten sam sposób.

Tworzenie kalendarza

Udostępnianie kalendarza zespołowi

Dowiedz się więcej w Centrum pomocy Kalendarza Google

Śledź zadania projektowe, aktualizuj je i wspólnie pracuj nad nimi ze swoim zespołem przy użyciu udostępnionego arkusza kalkulacyjnego. Dowiedz się więcej na temat tworzenia planu projektu.

Zaplanuj regularne spotkania zespołu, by uzyskiwać od wszystkich jego członków aktualne informacje o postępach i uwzględniać je w planie projektu. Utwórz spotkanie w kalendarzu zespołu. Wyślij zaproszenie do wszystkich jego członków naraz, korzystając z adresu e-mail zespołu w Grupach dyskusyjnych Google. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Planowanie i prowadzenie spotkania.

1. Na komputerze otwórz Kalendarz Google.
2. W lewym górnym rogu kliknij Utwórz .
3. Dodaj tytuł wydarzenia i pozostałe szczegóły.
4. Obok „Nie powtarza się” kliknij strzałkę w dół .
5. Wybierz, jak często i do kiedy wydarzenie ma się powtarzać.
6. W prawym górnym rogu kliknij Zapisz.

Witryna zespołu to miejsce, w którym wszyscy członkowie organizacji mogą znaleźć informacje na temat zespołu, jego projektów i innych zasobów. Więcej informacji znajdziesz w artykule Pierwsze kroki z Witrynami.

Dzięki Dyskowi Google plan projektu, specyfikacje i protokoły ze spotkań możesz przechowywać w udostępnionym folderze projektu na Moim dysku lub na dysku współdzielonym.

Tworzenie folderu na Moim dysku

1. Otwórz Dysk i kliknij Mój dysk.
2. Przejdź do miejsca, w którym chcesz utworzyć folder.
3. Kliknij Nowy Folder.
4. Wpisz nazwę folderu i kliknij Utwórz.

Przenoszenie pliku do folderu na Moim dysku

1. Wybierz plik.
2. Kliknij Więcej    Przenieś do.
3. Wybierz folder i kliknij Przenieś lub Przenieś tutaj.

Możesz też przeciągać pliki i foldery do folderu na Moim dysku po lewej stronie.

Dyski współdzielone

Jeśli jeszcze nie masz dysku współdzielonego, utwórz go i dodaj do niego użytkowników. Aby wszyscy mogli wspólnie pracować nad plikami, musisz im przyznać uprawnienia co najmniej na poziomie Współtwórca. Instrukcje znajdziesz w artykule Sprawdzone metody korzystania z dysków współdzielonych. Następnie utwórz foldery na udostępnionym dysku i dodaj do nich pliki. 

Tworzenie folderów na dyskach współdzielonych

1. Otwórz Dysk i kliknij Dyski współdzielone.
2. Przejdź do miejsca, w którym chcesz utworzyć folder.
3. Kliknij Nowy Folder.
4. Wpisz nazwę folderu i kliknij Utwórz.

Uwagi:

• Aby przenieść foldery na dysk współdzielony z Mojego dysku lub innego dysku współdzielonego, skontaktuj się z administratorem.
• Podfoldery muszą mieć te same uprawnienia co folder najwyższego poziomu.

Przesłanie folderu z komputera na dysk współdzielony

1. Po lewej kliknij folder dysku współdzielonego.
2. Na komputerze przeciągnij istniejący folder na dysk współdzielony. Możesz też kliknąć  Nowy  Prześlij folder. Przejdź do folderu i otwórz go.

Przenoszenie plików na dysk współdzielony

Aby przenieść pliki z Mojego dysku na dysk współdzielony lub między dyskami współdzielonymi, przeciągnij je na dysk docelowy. Aby przenieść foldery, skontaktuj się z administratorem.

Znajdź na Dysku wszystkie istniejące pliki związane z projektem, takie jak specyfikacje czy prezentacje. Następnie przenieś je do folderu projektu.

Wyszukiwanie plików i folderów na Dysku

1. W polu wyszukiwania Dysku wpisz słowo lub frazę. 
   Aby ułatwić wyszukiwanie, Dysk podpowiada wyszukiwane słowa podczas wpisywania tekstu.
2. Kliknij sugestię, by ją otworzyć, lub kliknij Szukaj , by wyświetlić listę wyników.

Korzystanie z zaawansowanych opcji wyszukiwania

1. Po prawej stronie pola wyszukiwania kliknij strzałkę w dół .
   Wybierz dowolną opcję lub kombinację opcji, aby dodatkowo przefiltrować wyniki.
   • Typ – wyszukiwanie według typu pliku.

     Uwaga: w przypadku Witryn wyświetlane są tylko wersje robocze witryn (nieopublikowane), do których masz uprawnienia wyświetlania lub edycji.

   • Właściciel – wyszukiwanie według właściciela pliku.
   • Lokalizacja – wyszukiwanie według lokalizacji (z uwzględnieniem sekcji Kosz i Oznaczone gwiazdką). Możesz przeszukiwać tylko foldery znajdujące się na Moim dysku lub na dyskach współdzielonych.
   • Data modyfikacji – wyświetlanie elementów, które zostały ostatnio zmodyfikowane przez dowolną osobę (nie tylko przez Ciebie).
   • Nazwa elementu – wyszukiwanie słowa w nazwie pliku.
   • Zawiera słowa – wyszukiwanie plików zawierających określone słowa.
   • Udostępnione dla – wyszukiwanie osoby, która ma dostęp do pliku.
   • Działania – wyszukiwanie plików, które należą do Ciebie i zawierają sugestie, albo plików, które mają przypisane do Ciebie działania.
2. Kliknij Szukaj.

Przenoszenie pliku do folderu na Moim dysku

1. Wybierz plik.
2. Kliknij Więcej    Przenieś do.
3. Wybierz folder i kliknij Przenieś lub Przenieś tutaj.

Możesz też przeciągać pliki i foldery do folderu na Moim dysku po lewej stronie.

Wybierz szablon notatek ze spotkania, dostosuj go i zapisz w udostępnionym folderze projektu.

1. Otwórz Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Formularze lub Witryny Google na komputerze.
2. W prawym górnym rogu kliknij Galeria szablonów.
3. Kliknij szablon, którego chcesz użyć.
4. Zostanie otwarta kopia szablonu.

Wskazówka: jeśli obok wybranego szablonu jest widoczny tekst „Dodatek”, to do używania tego szablonu może być wymagane zainstalowanie odpowiedniego dodatku. Więcej informacji o dodatkach

Do zaproszenia na spotkanie możesz dodać pliki, na przykład notatki ze spotkania czy plan projektu.

1. Otwórz Kalendarz.
2. Na siatce kalendarza znajdź i kliknij spotkanie zespołu.
3. Kliknij Edytuj .
4. W sekcji Szczegóły wydarzenia kliknij Dodaj załącznik .
5. Wyszukaj odpowiedni plik i kliknij go.
6. Kliknij Wybierz.

Zaplanuj projekt, dodając zadania do arkusza kalkulacyjnego. Następnie dodaj plan projektu do dysku współdzielonego lub znajdującego się na nim folderu.

1. Na Dysku Google kliknij Nowy Arkusze Google Pusty arkusz kalkulacyjny.
2. Kliknij Arkusz kalkulacyjny bez tytułu i wpisz nowy tytuł planu projektu.
3. Dodaj nagłówki kolumn. Możesz na przykład śledzić zadania związane z projektem i utworzyć kolumny zawierające dane właściciela zadania, termin, stan i komentarze.
4. Dodaj do arkusza treść, by śledzić plan projektu. Gdy udostępnisz arkusz, inne osoby też będą mogły dodawać treści.

Więcej informacji znajdziesz w artykule Tworzenie dynamicznych planów projektów za pomocą Arkuszy.

Jeśli nagłówek kolumny lub zadanie wymaga nieco więcej wyjaśnień, dodaj opisową notatkę.

1. Wybierz kolumnę lub komórki, do których chcesz dodać notatkę.
2. Wybierz Wstaw Notatka.
3. Wpisz opis.
4. Kliknij dowolne miejsce poza notatką, by ją zamknąć.

Daj użytkownikom możliwość wyboru opcji z listy. Aby na przykład śledzić postęp w planie projektu, utwórz kolumnę Stan z opcjami takimi jak Nierozpoczęte, W toku lub Ukończone.

	Wybierz kolumnę, w której chcesz dodać opcje.
	Kliknij Dane Sprawdzanie poprawności danych.
	Obok pozycji Kryteria wybierz Lista elementów.
	Wpisz prawidłowe opcje rozdzielone przecinkami.
	Kliknij Zapisz.
	(Opcjonalnie) Aby wyświetlić dostępne opcje, kliknij strzałkę w komórce pod kolumną.

Postępy realizacji zadań w projekcie będzie można łatwo sprawdzić, jeśli użyjesz reguł formatowania warunkowego. Możesz na przykład dodać kolory, aby wykonane zadania wyróżniały się na tle tych, które nie zostały jeszcze rozpoczęte lub są w toku.

Za pomocą e-maili z powiadomieniem możesz śledzić aktualizacje projektu i zmiany stanu. Dzięki temu od razu dowiesz się, że wprowadzono zmianę w planie projektu, oraz uzyskasz informacje o tym, kto i kiedy edytował plik oraz co dokładnie się zmieniło. Możesz też określić, jak często chcesz otrzymywać powiadomienia.

Dodawanie powiadomień

1. W arkuszu kalkulacyjnym wybierz Narzędzia Reguły powiadomień.
2. Wybierz, kiedy i jak często chcesz otrzymywać powiadomienia.
3. Kliknij Zapisz.
4. Kliknij Gotowe.

Udostępnianie folderu lub pliku z zespołowego pokoju czatu

1. Otwórz Google Chat lub Gmail.
2. W sekcji Pokoje kliknij zespołowy pokój czatu.
3. U góry pokoju kliknij Udostępnij plik.
4. Znajdź interesujący Cię folder lub plik na Moim dysku albo na dysku współdzielonym.
5. Kliknij Wybierz.
6. W pokoju czatu kliknij Wyślij .
7. Obok pola Udostępnij osobom w pokoju wybierz odpowiednie uprawnienia.
8. Kliknij Wyślij.

Udostępnianie folderu na Moim dysku członkom zespołu

Gdy udostępnisz folder grupie, wszyscy jej członkowie będą mieć ten sam poziom dostępu. Aby wszyscy mogli wspólnie pracować nad plikami, musisz im przyznać uprawnienia na poziomie Edytor.

Udostępnianie folderu na dysku współdzielonym członkom zespołu

Wszystkie foldery i pliki umieszczone na dysku współdzielonym są automatycznie udostępniane użytkownikom dysku współdzielonego.

1. Otwórz Google Chat lub Gmail.
2. Wejdź na Dysk, kliknij Mój dysk i wybierz folder, który chcesz udostępnić.
3. Kliknij Udostępnij .
4. Wpisz adres e-mail zespołu.
5. Po prawej stronie ustaw uprawnienia na poziom Edytor.
6. Kliknij Wyślij.

Gdy wszystko będzie gotowe, udostępnij swojemu zespołowi plan projektu do sprawdzenia. Pliki związane z projektem mogą obejmować plany projektu, plany spotkań czy prezentacje. Gdy udostępniasz pliki, przyznaj innym osobom uprawnienia Komentator lub Edytor, aby umożliwić im dodawanie komentarzy lub aktualizowanie treści.

Następnie udostępnij plan projektu członkom zespołu (lub grupie utworzonej na potrzeby zespołu).

Jeśli chcesz udostępnić plik z pokoju czatu, zajrzyj do sekcji Udostępnianie folderu projektu.

Udostępnianie pliku, którego jesteś właścicielem lub który możesz edytować:

1. Wybierz plik, który chcesz udostępnić.
2. Kliknij Udostępnij lub Udostępnij .
3. W sekcji Udostępnij innym osobom i grupom wpisz adres e-mail użytkownika, któremu chcesz udostępnić plik.

   Uwaga: jeśli w organizacji jest włączone udostępnianie plików gościom, możesz zaprosić kogoś, kto nie ma konta Google, do współpracy nad plikami i folderami na Twoim Dysku Google. Zobacz Udostępnianie dokumentów użytkownikom.

4. Aby określić, co inne osoby mogą zrobić z Twoim plikiem, po prawej stronie kliknij strzałkę w dół   Przeglądający, Komentator lub Edytor.
5. Wybierz opcję powiadamiania innych osób:
   • Jeśli chcesz powiadomić inne osoby o udostępnieniu im pliku, zaznacz pole Powiadom innych. Jeśli wyślesz takie powiadomienie, każdy wpisany adres e-mail będzie widoczny w tej wiadomości.
   • Jeśli nie chcesz powiadamiać innych osób, odznacz pole Powiadom innych.
6. Kliknij Udostępnij lub Wyślij.

Jeśli wybrano opcję powiadamiania użytkowników, każda osoba, której udostępniono plik, otrzyma wiadomość e-mail zawierającą link. Jeśli członkowie zespołu mają uprawnienia na poziomie Edytor, mogą:

• dodawać i modyfikować treści, zadania, właścicieli oraz terminy;
• wstawiać komentarze skierowane do konkretnych osób;
• filtrować treści w arkuszach;
• aktualizować stan zadania lub opisowe notatki w arkuszach kalkulacyjnych.

Dodawanie komentarzy

Aktualizowanie stanu zdań w planie projektu

1. W Arkuszach otwórz plan projektu.
2. Zmień stan obok zadania, które należy do Ciebie.

Wysyłanie aktualizacji stanu zadań przed spotkaniem zespołu

1. Otwórz Kalendarz Google na komputerze.
2. Kliknij wydarzenie.
3. Obok liczby gości wybierz opcję:
   • Czat z gośćmi : otworzy się nowy lub istniejący czat. W czacie biorą udział tylko ci goście, którzy mają włączony Google Chat w pracy lub szkole.
   • Napisz do gości : otworzy się nowy e-mail. E-mail zostanie wysłany do wszystkich zaproszonych gości.

Otrzymywanie aktualizacji stanu zadań podczas spotkań zespołu

Na spotkaniach zespołu zaprezentuj plan projektu. Każdy może aktualizować stan realizacji swoich zadań w czasie rzeczywistym.

1. Otwórz Meet i dołącz do spotkania wideo.
2. U dołu kliknij Zaprezentuj teraz  i wybierz, co chcesz udostępnić:
   • cały ekran,
   • okno,
   • kartę.
3. Kliknij Udostępnij.
4. Po zakończeniu prezentacji kliknij Przestań udostępniać ekran.

Otrzymywanie aktualizacji stanu zadań przy użyciu grupowego adresu e-mail

Wyślij e-maila do wszystkich naraz, używając adresu e-mail grupy. Poproś użytkowników o zaktualizowanie stanu realizacji zadań w planie projektu.

1. Otwórz Gmail na komputerze.
2. W lewym górnym rogu kliknij Utwórz
3. W polu „Do” dodaj adresatów. Możesz ich także dodać:
   • w polach „DW” i „UDW”;
   • podczas tworzenia wiadomości ze znakiem „+” lub „@wzmianką” i nazwą kontaktu w polu tekstowym.
4. Dodaj temat.
5. Wpisz wiadomość.
6. U dołu wiadomości kliknij Wyślij.

Wskazówka: aby dodać pojedynczych adresatów i grupy kontaktów utworzone za pomocą etykiet, kliknij Do:.

Otrzymywanie aktualizacji stanu zadań w Google Chat

O stan realizacji zadania możesz też zapytać członka zespołu w wiadomości na czacie.

Wysyłanie wiadomości na czacie do jednej osoby:

1. Otwórz Google Chat lub konto Gmail.
2. Jeśli nazwy nie ma jeszcze w sekcji „Czat”, kliknij Rozpocznij czat .
3. Wpisz nazwę lub adres e-mail. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się sugestie.
   • Aby wysłać wiadomość 1:1 do osoby spoza organizacji, wpisz jej adres e-mail.
4. Wybierz osobę, do której chcesz wysłać wiadomość.
5. Wpisz wiadomość, a potem kliknij Wyślij .

Wysyłanie wiadomości na czacie do grupy:

Jeśli ramy czasowe, wymagania lub zasoby ulegną zmianie, zaktualizuj dokumentację projektu. Wówczas, jeśli zajdzie potrzeba zmiany daty lub godziny spotkania ze względu na nowy harmonogram, a także dodania nowych członków zespołu do spotkania, możesz zaktualizować wydarzenie w kalendarzu zespołu.

Aktualizowanie istniejącego wydarzenia

1. Otwórz Kalendarz.
2. Kliknij wydarzenie w siatce kalendarza.
3. Kliknij Edytuj .
4. Kliknij godzinę lub dzień spotkania, aby je zmienić.
5. (Opcjonalnie) Dodaj nowych gości.
6. Kliknij Zapisz.
7. Jeśli wydarzenie ma charakter cykliczny, zaktualizuj interesujące Cię terminy i kliknij OK.
8. Kliknij Wyślij.

Jeśli daty lub etapy projektu ulegną zmianie, możesz szybko powiadomić o tym wszystkich członków zespołu, wysyłając e-maila.

Powiadamianie członków zespołu w Gmailu

Wpisz adres e-mail grupy – nie musisz podawać adresów poszczególnych członków zespołu.

1. Otwórz Gmail na komputerze.
2. W lewym górnym rogu kliknij Utwórz
3. W polu „Do” dodaj adresatów. Możesz ich także dodać:
   • w polach „DW” i „UDW”;
   • podczas tworzenia wiadomości ze znakiem „+” lub „@wzmianką” i nazwą kontaktu w polu tekstowym.
4. Dodaj temat.
5. Wpisz wiadomość.
6. U dołu wiadomości kliknij Wyślij.

Wskazówka: aby dodać pojedynczych adresatów i grupy kontaktów utworzone za pomocą etykiet, kliknij Do:.

Wysyłanie e-maila do użytkowników dysku współdzielonego

1. Po lewej kliknij dysk współdzielony.
2. U góry obok nazwy dysku współdzielonego kliknij strzałkę w dół   Wyślij e-maila do użytkowników.
3. Zmień temat i wpisz treść wiadomości.
4. (Opcjonalnie) Aby wysłać e-maila tylko do użytkowników o odpowiednim poziomie dostępu lub wysłać kopię e-maila do siebie, zaznacz odpowiednie pola.
5. Kliknij Wyślij.

E-mail zawiera link do dysku współdzielonego.

Po zakończeniu pracy nad projektem możesz zmienić ustawienia udostępniania plików lub je zarchiwizować, by współpracownicy nie mogli dalej edytować sfinalizowanych plików.

Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Udostępnianie ostatecznej wersji dokumentu.

Po ukończeniu projektu możesz utworzyć prezentację końcową w Prezentacjach Google lub Google Vids i udostępnić ją członkom zespołu, aby wspólnie z nimi nad nią pracować. Użyj Gemini w Prezentacjach, aby wygenerować obrazy do prezentacji.

Możesz też utworzyć raport wideo za pomocą Vids. Możesz korzystać z szablonów, nagrywać filmy i podkłady głosowe oraz tworzyć filmy od podstaw.

• 10 porad dotyczących tworzenia skutecznych ofert w Google Workspace
• Pierwsze kroki z Prezentacjami
• Wypróbuj Vids