Planifier et gérer un projet

Consultez le Centre d'aide Groupes pour en savoir plus

Créez un espace dans Google Chat pour discuter et échanger des idées avec les autres membres de votre équipe. Vous pouvez également partager des fichiers dans les espaces Chat.

Créez un agenda d'équipe pour rassembler les informations concernant les réunions et les congés de vos collaborateurs. Créez un agenda de projet pour suivre l'évolution des dates et des étapes importantes du projet. La procédure de création est la même dans les deux cas.

Créer un agenda

Partager votre agenda avec votre équipe

Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus

Faites le suivi des tâches de votre projet, mettez-les à jour et collaborez dessus avec votre équipe, dans une feuille de calcul partagée. Pour en savoir plus, consultez Créer un plan de projet.

Planifiez des réunions d'équipe régulières afin de connaître l'avancement de chacun et de mettre à jour les tâches dans le plan de projet. Créez la réunion dans votre agenda d'équipe. Envoyez une invitation depuis l'adresse e-mail du groupe Google de votre équipe pour que tous les membres la reçoivent simultanément. Pour en savoir plus, consultez l'article Planifier et organiser une réunion.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut à gauche, cliquez sur Créer .
3. Ajoutez le titre de l'événement et tous les détails le concernant.
4. À côté de "Une seule fois", cliquez sur la flèche vers le bas .
5. Choisissez la fréquence à laquelle l'événement doit se répéter et la date à laquelle la récurrence prendra fin.
6. En haut à droite, cliquez sur Enregistrer.

Créez un site d'équipe sur lequel tous les membres de votre organisation peuvent accéder aux informations, projets et autres ressources de votre équipe. Pour en savoir plus, consultez Premiers pas avec Google Sites.

Grâce à Google Drive, enregistrez le plan de votre projet, ses caractéristiques et les comptes rendus de réunion dans un dossier de projet partagé dans Mon Drive ou dans un Drive partagé.

Créer un dossier dans Mon Drive

1. Ouvrez Drive et cliquez sur Mon Drive.
2. Accédez à l'emplacement où vous souhaitez créer le dossier.
3. Cliquez sur NouveauDossier.
4. Nommez le dossier, puis cliquez sur Créer.

Placer un fichier dans un dossier de Mon Drive

1. Sélectionnez le fichier.
2. Cliquez sur Plus Déplacer vers .
3. Sélectionnez le dossier, puis cliquez sur Déplacer ou Déplacer ici.

Vous pouvez également faire glisser les fichiers et les dossiers vers un dossier dans Mon Drive, sur la gauche.

Drive partagés

Si vous ne l'avez pas déjà fait, créez un Drive partagé et ajoutez-y des membres. Accordez-leur à tous un accès Contributeur au minimum, afin qu'ils puissent collaborer sur des fichiers. Pour obtenir des instructions, consultez les Bonnes pratiques concernant les Drive partagés. Créez ensuite des dossiers dans le Drive partagé, puis ajoutez-y des fichiers. 

Créer un dossier dans un Drive partagé

1. Ouvrez Drive et cliquez sur Drive partagés.
2. Accédez à l'emplacement où vous souhaitez créer le dossier.
3. Cliquez sur NouveauDossier.
4. Nommez le dossier et cliquez sur Créer.

Remarques :

• Pour déplacer dans un Drive partagé des dossiers stockés dans Mon Drive ou dans un autre Drive partagé, contactez votre administrateur.
• Les sous-dossiers doivent être associés à la même autorisation que le dossier racine.

Importer un dossier existant depuis votre ordinateur dans un Drive partagé

1. Sur la gauche, cliquez sur un dossier Drive partagé.
2. Faites glisser un dossier de votre ordinateur vers un Drive partagé. Vous pouvez également cliquer sur  NouveauImporter un dossier. Accédez au dossier et ouvrez-le.

Pour déplacer des fichiers dans un Drive partagé

Pour déplacer des fichiers de Mon Drive vers un Drive partagé, ou entre des Drive partagés, faites glisser les fichiers dans le Drive partagé de destination. Pour déplacer des dossiers, contactez votre administrateur.

Recherchez dans Drive des fichiers existants concernant le projet, tels que des spécifications ou des présentations. Placez-les ensuite dans le dossier de votre projet.

Rechercher des fichiers ou des dossiers dans Drive

1. Dans le champ de recherche de Drive, saisissez un mot ou une expression. 
   Pour faciliter votre recherche, Drive vous présente des suggestions à mesure que vous saisissez des caractères.
2. Cliquez sur une suggestion pour l'ouvrir, ou cliquez sur Rechercher  pour afficher la liste des résultats.

Utiliser les options de recherche avancée

1. À droite du champ de recherche, cliquez sur la flèche vers le bas .
   Vous pouvez sélectionner une option ou en combiner plusieurs pour affiner vos résultats.
   • Type : permet de lancer une recherche par type de fichier.

     Remarque : Pour Sites, seuls les sites à l'état d'ébauche (non publiés) pour lesquels vous disposez d'un accès en lecture ou en écriture s'affichent.

   • Propriétaire : permet de lancer une recherche par propriétaire de fichier.
   • Emplacement : permet de lancer une recherche par emplacement, y compris pour les éléments placés dans la corbeille ou ajoutés aux favoris. Seuls les dossiers stockés dans Mon Drive ou dans des Drive partagés peuvent faire l'objet d'une recherche.
   • Date de modification : permet d'afficher les éléments qui ont été modifiés récemment par n'importe quel utilisateur, pas uniquement par vous.
   • Nom de l'élément : permet de rechercher un terme dans le nom du fichier.
   • Contient les mots : permet de rechercher des fichiers qui contiennent certains mots.
   • Partagé avec : permet de rechercher une personne qui a accès au fichier.
   • Suivre : permet de rechercher des fichiers qui vous appartiennent avec des suggestions, ou des fichiers contenant des tâches qui vous sont attribuées.
2. Cliquez sur Rechercher.

Placer un fichier dans un dossier de Mon Drive

1. Sélectionnez le fichier.
2. Cliquez sur Plus Déplacer vers .
3. Sélectionnez le dossier, puis cliquez sur Déplacer ou Déplacer ici.

Vous pouvez également faire glisser les fichiers et les dossiers vers un dossier dans Mon Drive, sur la gauche.

Choisissez un modèle de notes de réunion, personnalisez-le et enregistrez-le dans le dossier de projet partagé.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Docs, Sheets, Slides, Forms ou Sites.
2. En haut à droite, cliquez sur Galerie de modèles.
3. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser.
4. Une copie du modèle s'affiche.

Conseil : Si la mention "Module complémentaire" figure à côté du mode choisi, vous devrez peut-être installer un module complémentaire pour pouvoir utiliser ce modèle. En savoir plus sur les modules complémentaires

Ajoutez des fichiers à l'invitation à la réunion, tels que des notes de réunion ou le plan de projet.

1. Ouvrez Agenda.
2. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur la réunion d'équipe.
3. Cliquez sur Modifier .
4. Sous Détails de l'événement, cliquez sur Ajouter une pièce jointe .
5. Accédez au fichier de votre choix et cliquez dessus.
6. Cliquez sur Sélectionner.

Planifiez votre projet en ajoutant les tâches dans une feuille de calcul. Ajoutez ensuite le plan du projet à votre Drive partagé ou au dossier de Drive partagé.

1. Dans Google Drive, cliquez sur  Nouveau  Google Sheets  Feuille de calcul vierge.
2. Cliquez sur Feuille de calcul sans titre, puis saisissez un nouveau titre pour votre plan de projet.
3. Saisissez les en-têtes des colonnes. Par exemple, pour effectuer le suivi de chaque tâche, créez des colonnes intitulées "Propriétaire", "Date limite", "Statut" et "Commentaires".
4. Ajoutez à la feuille de calcul tout le contenu nécessaire pour suivre la progression du projet. Une fois que vous aurez partagé la feuille, les autres utilisateurs pourront également y ajouter du contenu.

Pour en savoir plus, consultez Créer des plans de projet dynamiques avec Sheets.

Vous pouvez associer une remarque descriptive aux en-têtes de colonne ou aux tâches nécessitant quelques explications complémentaires.

1. Sélectionnez la colonne ou les cellules auxquelles vous souhaitez joindre une remarque.
2. Sélectionnez Insertion  Remarque.
3. Saisissez une description.
4. Cliquez n'importe où en dehors de la remarque pour la fermer.

Proposez une liste d'options aux utilisateurs. Par exemple, pour suivre l'avancement d'un plan de projet, créez une colonne "État" avec plusieurs options, comme "Non démarré", "En cours" ou "Terminé".

	Sélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez ajouter des options.
	Cliquez sur Données  Validation des données .
	À côté de Critères, sélectionnez Liste d'éléments.
	Saisissez des options valides en les séparant par une virgule.
	Cliquez sur Enregistrer.
	(Facultatif) Pour afficher les options définies, cliquez sur la flèche dans une cellule de la colonne concernée.

Pour voir en un clin d'œil l'avancement des tâches de votre projet, définissez des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez ajouter des couleurs pour faire ressortir les tâches terminées, par rapport aux tâches non démarrées ou en cours.

Tenez-vous informé des mises à jour et des changements d'état de votre projet grâce aux notifications par e-mail. Toutes les modifications de votre plan de projet vous seront alors signalées et vous connaîtrez l'auteur, la date et l'heure, ainsi que la nature des changements effectués. Vous pouvez également choisir la fréquence de ces notifications.

Ajouter des notifications

1. Dans la feuille de calcul, sélectionnez Outils  Règles de notification.
2. Indiquez dans quel cas et selon quelle fréquence vous souhaitez recevoir des notifications.
3. Cliquez sur Enregistrer.
4. Cliquez sur OK.

Partager un dossier ou un fichier à partir d'un espace de discussion d'équipe

1. Ouvrez Chat ou Gmail.
2. Sous Espaces, cliquez sur l'espace de discussion de l'équipe.
3. En haut du salon, cliquez sur Partager un fichier.
4. Accédez au dossier ou au fichier dans Mon Drive ou un Drive partagé.
5. Cliquez sur Sélectionner.
6. Dans l'espace de discussion, cliquez sur Envoyer .
7. À côté de Partager avec les membres de l'espace, sélectionnez une autorisation.
8. Cliquez sur Envoyer.

Partager un dossier de Mon Drive avec votre équipe

Lorsque vous partagez un dossier avec un groupe, tous les membres reçoivent le même niveau d'accès. Accordez-leur un accès Éditeur afin qu'ils puissent collaborer sur les fichiers.

Partager un dossier d'un Drive partagé avec votre équipe

Les dossiers et fichiers que vous ajoutez à un Drive partagé sont automatiquement partagés avec tous ses membres.

1. Ouvrez Chat ou Gmail.
2. Dans Drive, cliquez sur Mon Drive et sélectionnez le dossier que vous souhaitez partager.
3. Cliquez sur Partager .
4. Saisissez l'adresse e-mail de l'équipe.
5. Sur la droite, définissez l'autorisation sur Éditeur.
6. Cliquez sur Envoyer.

Lorsque vous êtes prêt, partagez le plan de projet avec votre équipe pour examen. Les fichiers de projet peuvent inclure des plans de projet, des plannings ou des présentations. Lorsque vous partagez des fichiers, accordez aux utilisateurs un accès Commentateur ou Éditeur, afin qu'ils puissent ajouter des commentaires ou mettre le contenu à jour.

Ensuite, partagez le plan du projet avec les membres de votre équipe (ou avec le groupe que vous avez créé).

Si vous souhaitez partager un fichier à partir d'un espace de discussion, consultez la section Partager le dossier du projet.

Partager un fichier qui vous appartient ou que vous pouvez modifier

1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
3. Sous Partager avec des personnes et des groupes, saisissez l'adresse e-mail de la personne concernée par le partage.

   Remarque : Si le partage avec des visiteurs est activé pour votre organisation, vous pouvez inviter une personne qui ne possède pas de compte Google à collaborer sur vos fichiers et dossiers Google Drive. Consultez Partager des documents avec des visiteurs.

4. Pour modifier ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec votre fichier, cliquez sur la flèche vers le bas Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
5. Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
   • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un fichier avec eux, cochez l'option Envoyer une notification. Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
   • Si vous ne souhaitez pas avertir les utilisateurs, décochez l'option Envoyer une notification.
6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.

Si vous avez choisi d'envoyer une notification aux personnes concernées, toutes les personnes avec lesquelles vous partagez le fichier reçoivent un e-mail contenant le lien d'accès. Les membres de votre équipe dotés d'un accès Éditeur peuvent :

• ajouter ou mettre à jour du contenu, tel que les tâches, les propriétaires et les échéances ;
• insérer des commentaires destinés à des personnes spécifiques ;
• filtrer le contenu des feuilles de calcul ;
• modifier l'état des tâches ou les notes descriptives dans les feuilles de calcul.

Ajouter des commentaires

Modifier l'avancement d'une tâche dans le plan du projet

1. Dans Sheets, ouvrez le plan du projet.
2. Modifiez l'état d'une tâche dont vous êtes le propriétaire.

Communiquer l'avancement des tâches à l'équipe avant la réunion

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Cliquez sur un événement.
3. Sélectionnez l'une des options suivantes à côté du nombre d'invités :
   • Discuter avec les invités  : un chat (existant ou nouveau) s'ouvre. Seuls sont inclus dans le chat les invités de votre entreprise ou de votre établissement scolaire ayant activé Chat.
   • Envoyer un e-mail aux invités  : le nouvel e-mail qui s'ouvre inclut tous les invités.

Faire le point sur l'avancement des tâches pendant les réunions d'équipe

Présentez le plan du projet pendant la réunion d'équipe. Chaque participant peut mettre à jour son avancement en temps réel.

1. Ouvrez Meet et rejoignez une visioconférence.
2. En bas de la fenêtre, cliquez sur Présenter maintenant  et choisissez un mode de partage :
   • L'intégralité de votre écran
   • Une fenêtre
   • Un onglet
3. Cliquez sur Partager.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Arrêter la présentation.

Faire le point sur l'avancement des tâches en envoyant un e-mail au groupe

Envoyez un message à l'adresse e-mail du groupe afin que tous les membres le reçoivent simultanément. Demandez-leur de mettre à jour l'avancement de leurs tâches dans le plan du projet.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
2. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau message.
3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
   • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
   • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
4. Ajoutez un objet.
5. Rédigez votre message.
6. En bas du message, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À. 

Faire le point sur l'avancement des tâches dans Chat

Envoyez un message de chat aux membres de l'équipe pour savoir où ils en sont.

Envoyer un message privé à une personne :

1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
2. Si le nom ne figure pas encore dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion .
3. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
   • Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
4. Cliquez sur la personne à qui le message est destiné.
5. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

Envoyer un message privé à un groupe :

Si le calendrier, les besoins ou les ressources de votre projet viennent à changer, vous pouvez mettre à jour les documents correspondants. Si vous devez modifier les horaires des réunions en fonction d'un nouveau calendrier, ou ajouter des participants à une réunion, actualisez l'événement dans l'agenda de votre équipe.

Mettre à jour un événement existant

1. Ouvrez Agenda.
2. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement.
3. Cliquez sur Modifier .
4. Cliquez sur l'heure ou la date pour le modifier.
5. (Facultatif) Ajoutez des invités.
6. Cliquez sur "Enregistrer".
7. Si l'événement est récurrent, choisissez les événements à mettre à jour et cliquez sur OK.
8. Cliquez sur Envoyer.

Informez rapidement tous les membres de votre équipe par e-mail lorsque des dates ou des étapes importantes de votre projet sont modifiées.

Envoyer des notifications aux membres dans Gmail

Plutôt que d'ajouter l'adresse e-mail de chaque membre de l'équipe, saisissez l'adresse e-mail du groupe.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
2. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau message.
3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
   • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
   • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
4. Ajoutez un objet.
5. Rédigez votre message.
6. En bas du message, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À. 

Envoyer un e-mail aux membres d'un Drive partagé

1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive partagé.
2. En haut de l'écran, à côté du nom du Drive partagé, cliquez sur la flèche vers le bas   Envoyer un e-mail aux membres.
3. Modifiez l'objet de l'e-mail et saisissez votre message.
4. (Facultatif) Pour envoyer un e-mail uniquement aux membres disposant de niveaux d'accès spécifiques, ou pour vous envoyer une copie de l'e-mail, cochez les cases correspondantes.
5. Cliquez sur Envoyer.

L'e-mail inclut un lien vers le Drive partagé.

Lorsqu'un projet est terminé, vous pouvez modifier ses paramètres de partage ou archiver les fichiers afin que vos collaborateurs ne puissent plus les modifier.

Pour en savoir plus, consultez l'article Partager un document final.

Lorsque votre projet est terminé, créez une présentation de fin de projet dans Google Slides ou Google Vids pour la partager avec votre équipe et travailler dessus. Utilisez Gemini dans Slides pour générer des images pour votre présentation. 

Vous pouvez également créer un rapport vidéo à l'aide de Vids. Vous pouvez utiliser des modèles, enregistrer des vidéos et des voix off, et concevoir des vidéos à partir de zéro.

• 10 astuces Google Workspace pour rédiger des propositions efficaces
• Premiers pas avec Slides
• Premiers pas avec Vids