管理アシスタント向けのヒント

目次

• 上司の管理
• チームの管理
• 管理アシスタント向けの Gmail のヒント
• 作業を効率化するショートカット
• ドキュメントの共同編集に関するヒント

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上司の管理

Google Chat を使って連絡を取る

外出中の上司に急いで連絡を取りたいときは、Google Chat を使えば、いつでもどのデバイスからでもチャットができます。

Google Chat のスタートガイドをご覧ください。

 

 

上司の連絡先、メール、カレンダーを管理する

管理職のアシスタントを務めている場合や、一時的に上司の代理を任されている場合に、その人に代わって連絡先にアクセスして管理を行ったり、Gmail でメールの作成や返信をしたり、Google カレンダーで予定の調整を行ったりすることができます。

 

 

毎日の予定リストを上司の受信トレイに送信する

毎日の予定リストを受け取るための方法を説明して、上司が毎朝最初にすべきことを確認し、仕事を整理できるようにしましょう。朝のメールを見ながら、予定されている会議や予定を簡単に把握できます。

チームの管理

チームのイベントや出張の予定などを取りまとめる

従業員が参加するイベントや出張の予定を取りまとめることになった場合は、Google フォームでアンケートを作成して送信すれば、飛行機やホテルの情報を集めたり、全員の都合がつく日程を把握したりすることができます。また、Google グループでメーリング リストを作成しておけば、出張やイベントに参加するメンバーと重要な最新情報を共有できます。

 

 

会議出席者全員のための関連資料を予定に添付する

上司やチームメンバーが会議に備えられるように事前に関連ファイルを渡しておきましょう。Google カレンダーで招待状を送信するときに、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、予定リストなどを添付しておくと、チーム全員がアイデアを持ち寄れます。予定リスト、メモ、プレゼンテーションのスライドなどを添付して、出席者に常に最新の情報を伝えておけば、全員が必要なファイルに目を通し、準備をして会議に臨むことができます。

 

 

庶務申請を管理する

庶務事項申請への対応を効率的に行うには、Google フォームを利用して、入力するだけで飲食物手配や補修などのサービス申請ができるしくみを用意します。このフォームを Google サイトのウェブサイトに埋め込めば、いつでも庶務申請を受け付けられるようになり、従業員はどこからでもどのデバイスからでもアクセスできます。ユーザーがフォームを送信すると、その入力内容はスプレッドシートに記録されます。新しい申請が送信されたときにメールで通知するように設定しておくと、庶務チームはすぐに対応できるようになります。

 

 

チーム カレンダーを使用してスケジュールと空き状況を調整する

大人数のチームでは、全員に都合のよい日程を決めるのは簡単ではありません。Google カレンダーを使用すれば、チームメンバーそれぞれのカレンダーを重ねて表示し、全員の空き時間を確認することができます。会議、トレーニング、休暇など、管理目的に合わせて複数のチーム カレンダーを作成することもできます。Google カレンダーでメンバーの空き時間を把握できれば、チーム会議やイベントの日程を決めるのも簡単です。

 

 

Google カレンダーを印刷する

Google カレンダーを印刷して、従来のやり方でスケジュールを管理しましょう。期間の選択、フォントの設定、予定の詳細情報の印刷などを行えます。フルカラーで印刷して、予定の種類を把握することもできます。

 

 

複数のタイムゾーンの時刻を把握する

共に仕事をする人々が世界各地に分散している場合は、その人の空き時間が現地のタイムゾーンで何時かを知る必要があります。また、上司や同僚が出張する際、時差が理由で重要な会議やイベントに遅れるようなことがあってはなりません。他の国の時刻がすぐにわかるように、カレンダーに世界時計を追加します。

管理アシスタント向けの Gmail のヒント

フィルタを利用して受信トレイを自動的に整理する

フィルタを作成すると、特定の受信メールの削除、スター付け、転送、ラベル付けを自動化できます。たとえば、上司の受信トレイにあまり重要ではないメール（たとえば招待の承諾や拒否の通知）が大量に届いているとします。Gmail のフィルタを設定してこのようなメールを自動的にアーカイブするようにすると、受信トレイがすっきりと整理されて、最も重要なメールだけに注目できるようになります。

 

 

メール送信を簡単に取り消す

入力ミスや宛先の間違いに気付いたり、送信したメールを取り消したい場合は、Gmail の「送信取り消し」機能を有効にしておくと、送信後 30 秒以内であればメールの送信を取り消すことができます。

 

 

事前作成した返信文を使用して時間を節約する

同じ内容のメールを何度も入力したことはないでしょうか。オフィスへの道順や、ビデオ会議へのアクセス方法などの重要な情報は、入力しなくても簡単に複製することができます。Gmail のテンプレートを利用すると、返信を保存しておくことができます。これで、上司の代理で新しいクライアントにメールを送信するときはいつも同じテンプレートを使用できるので、同じ情報をそのたびに入力する必要はなくなります。</p>

 

 

簡単に複数の署名を管理する

社内メールと社外メールで、複数の署名を使い分ける必要がある場合は、Gmail のテンプレートを利用すると、複数の署名を作成できます。次回メールを新規作成するときは、使用したい署名が含まれているテンプレートを選択します。

作業を効率化するショートカット

キーボード ショートカットを使用する

時間を節約して能率よく仕事を進めるために、Gmail やカレンダーなどの Google サービスのキーボード ショートカットをご確認ください。少ないクリック数で効率よく操作できます。

手順: キーボード ショートカットを使用する

 

 

受信トレイとカレンダーからタスクを追加する

割り当てられた仕事を整理して優先順位を付けるには、Gmail や Google カレンダーの ToDo リストにタスクを追加します。メールからタスクへの変換は簡単で、期限を設定しておけばカレンダーに自動的に表示されます。

 

 

連絡先に関する詳細な検索結果を取得する

チームメンバーの詳細な情報が必要な場合は、Cloud Search を使用すると、Google Workspace のすべてのサービスで、そのメンバーに関する仕事上の情報を検索できます。プロフィール カードに、メンバーの連絡先、担当業務の詳細、メールアドレス、ドライブで共有されているファイルやカレンダーの予定が表示されます。

Cloud Search ヘルプセンターで詳細を確認する

ドキュメントの共同編集に関するヒント

いつでもどのデバイスからでもファイルにアクセスする

外出中に上司から重要なファイルにアクセスするよう頼まれたがメールは使えないという場合は、どうすればよいでしょうか。ファイルを Google ドライブや共有ドライブに保存しておけば、いつでもどのデバイスからでもアクセスし、共有や編集を行うことができます。

方法

• ドライブ
• 共有ドライブ

 

 

ドライブでファイルとフォルダの更新状況を把握する

ドキュメントに対する変更の状況を知りたい場合は、ファイルとフォルダを Google ドライブや共有ドライブに保存して、上司や同僚と共有します。他の人がフィードバックを書き込んだり承認したりすると、どのファイルが変更されたかがドライブに表示されるため、全員が同じ情報を共有できます。

 

 

ドキュメントの共同編集を簡単に行う

重要なドキュメントに、上司やチームメンバーからフィードバックが必要な場合や、同じファイルをレビューする人々とメールをやり取りする代わりにその場でチャットしたい場合は、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、図形描画を使ってドキュメントを作成して関係者全員と共有すれば、リアルタイムでコミュニケーションをとることができます。

 

 

ドキュメント内の変更をすばやく見つける

1 つのドキュメントを複数のメンバーで共同編集する場合は、ある変更をいつ誰が行ったかを特定するのが難しいことがあります。Google ドキュメントの変更履歴を利用すれば、そのドキュメントに対するすべての変更を確認できます。以前の版のほうが良ければ、いつでも戻すことができます。