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Conseils pour collaborer dans les chats et les espaces

Guide Google Workspace de la productivité

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Collaborer lors de l'envoi de messages

Collaborer plus efficacement dans les espaces

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Collaborer lors de l'envoi de messages

Créer un événement Agenda dans Chat

Vous pouvez planifier et partager une réunion Google Agenda dans des discussions privées, des chats de groupe et des espaces. Lorsque vous planifiez une réunion, une fiche d'événement indiquant le titre, la date et l'heure de la réunion apparaît dans la discussion. Si vous retirez une personne d'une invitation à un événement, mais qu'elle est toujours dans le chat, elle peut voir la fiche de l'événement.

Découvrir comment

Planifier et partager un événement d'agenda

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Chat ou Gmail.
    • Dans Gmail : sur la gauche, cliquez sur Chat.
  2. Dans Chat, ouvrez un message.
  3. Dans la zone de réponse, cliquez sur Outils Google Workspace puis Invitation Agenda.
  4. À droite, dans le panneau latéral, saisissez les informations sur la réunion.
  5. Cliquez sur Enregistrer et partager puis Envoyer.

Consultez le Centre d'aide Google Chat pour en savoir plus

 

 

Démarrer une visioconférence depuis Chat

Lorsque vous collaborez avec votre équipe, il est parfois préférable de discuter en face à face. Démarrez une visioconférence impromptue dans Chat ou Gmail avec les membres de votre équipe.

Découvrir comment

Démarrer une visioconférence à partir de Chat ou Gmail

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Chat ou Gmail.
    • Dans Gmail : sur la gauche, cliquez sur Chat.
  2. Ouvrez une conversation.
  3. Dans la zone de réponse, cliquez sur Ajouter une visioconférence puis Envoyer .
  4. Pour participer à une visioconférence, cliquez sur Participer puis Participer.

Appeler quelqu'un directement à partir de Chat ou Gmail

Important : Vous pouvez appeler quelqu'un directement depuis Chat ou Gmail dans Chrome. Si vous appelez un utilisateur qui n'utilise pas Chrome, il pourra recevoir l'appel et y participer, mais il n'entendra aucune sonnerie.

Vous pouvez démarrer un appel vocal ou une visioconférence depuis Chat ou Gmail. Lorsque l'interlocuteur reçoit l'appel, il entend une sonnerie.

  1. Dans Chat, ouvrez un message privé.
  2. En haut de l'écran, cliquez sur Démarrer un appel vidéo . L'appel s'ouvre dans une petite fenêtre.
  3. Pour mettre fin à l'appel, cliquez sur Raccrocher Call end icon.

Astuce : Si vous souhaitez ajuster la fenêtre d'appel :

  • Pour déplacer l'appel vers un nouvel onglet, cliquez sur Déplacer vers un onglet New window.
  • Pour déplacer la fenêtre, cliquez dessus de manière prolongée.

Consultez le Centre d'aide Google Chat pour en savoir plus

 

 

Partager des fichiers et du contenu enrichi dans un message de chat

Google Chat vous permet d'échanger des SMS, mais pas seulement. Vous pouvez partager des fichiers, des liens vers des vidéos, des GIF animés et plus encore.

Découvrir comment
  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Chat ou Gmail.
    • Dans Gmail : sur la gauche, cliquez sur Chat.
  2. Ouvrez une conversation.
  3. Saisissez votre message et choisissez une option :
Ajouter un emoji

Cliquez sur Emoji .
Envoyer un GIF

Cliquez sur GIF .

  • Si vous utilisez Google Chat avec un compte professionnel ou scolaire, vous ne pouvez peut-être pas envoyer de GIF.
Joindre des fichiers depuis votre ordinateur

Cliquez sur Importer un fichier ou glissez-déposez des fichiers dans la barre de rédaction.

Remarque : Vous pouvez joindre jusqu'à 20 images ou vidéos à la fois, ou une pièce jointe d'un autre type de fichier.
Ajouter un lien vers une visioconférence

Cliquez sur Ajouter une visioconférence .
Joindre un fichier Drive

Cliquez sur le menu Intégration puis Drive .

  • Lorsque vous envoyez le fichier, une notification s'affiche si un utilisateur a besoin d'y accéder.
  • Si vous disposez de l'autorisation de modifier, vous avez la possibilité d'accorder cet accès.
  • L'accès que vous accordez aux membres d'une conversation ou d'un espace s'applique également aux personnes qui rejoignent la conversation ou l'espace par la suite.
  • Si des personnes quittent l'espace, elles perdent l'accès au fichier, sauf si elles sont autorisées à y accéder individuellement ou par le biais d'un groupe.
Créer une invitation Google Agenda

Cliquez sur le menu Intégration puis Invitation Agenda .

5. Cliquez sur Envoyer .

Consultez le Centre d'aide Google Chat pour en savoir plus

 

 

Ajouter des participants à une conversation de groupe

Si vous discutez dans une conversation de groupe ou un espace dans Google Chat et que vous avez besoin de l'avis d'une nouvelle personne, vous pouvez facilement l'intégrer à la discussion. Il vous suffit de l'ajouter à la liste des membres de votre conversation de groupe ou de votre espace. Vous pouvez également les y ajouter avec une @mention.

Découvrir comment

Ajouter des participants à une conversation de groupe

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Chat ou Gmail.
    • Dans Gmail : sur la gauche, cliquez sur Chat.
  2. Ouvrez un MP.
  3. En haut de l'écran, cliquez sur le nom de la conversation.
  4. Cliquez sur Ajouter des contacts.
  5. Saisissez un nom ou une adresse e-mail.
  6. Cliquez sur OK.

Astuces :

  • Pour convertir un MP d'une personne en MP de groupe, cliquez sur le nom de la conversation and then Démarrer une nouvelle discussion en haut de la page.
  • Pour ajouter rapidement un nouveau participant à un MP avec deux personnes ou plus, saisissez @ suivi du nom de la personne dans la zone de réponse.

Ajouter des membres à un espace

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Chat ou Gmail.
    • Dans Gmail : sur la gauche, cliquez sur Chat.
  2. Sur la gauche, sélectionnez l'espace.
  3. En haut de l'écran, cliquez sur le nom de l'espace puis Gérer les membres.
  4. Cliquez sur Gérer les membres. Les membres actuels de cet espace s'affichent.
  5. En haut à droite, cliquez sur + Ajouter.
  6. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail de la personne ou du groupe.
  7. Cliquez sur Ajouter.

Astuces :

  • Pour ajouter rapidement une personne à un espace, saisissez @ suivi du nom de la personne dans la zone de réponse.
  • Pour afficher les personnes que vous avez invitées à rejoindre l'espace, cliquez sur Gérer les membres puis Invités.

Ajouter des personnes avec une @mention

Vous pouvez également ajouter une personne à une conversation de groupe ou à un espace avec une @mention. Saisissez simplement @nom_utilisateur dans le message. Lorsque vous envoyez le message, ajoutez la personne à l'espace afin qu'elle puisse voir votre @mention. 

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Collaborer plus efficacement dans les espaces

Transformer un chat de groupe en espace continu

Si les membres d'un groupe communiquent régulièrement entre eux sur différents sujets dans Google Chat, envisagez de transformer la conversation de groupe en espace. Dans un espace, vous pouvez lui donner un nom, partager des fichiers et attribuer des tâches à ses membres.

Découvrir comment
  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Chat ou Gmail.
  2. Dans le panneau "Chat", recherchez le chat de groupe que vous souhaitez transformer en espace et cliquez dessus.
  3. En haut, à côté du nom du chat de groupe, cliquez sur la flèche vers le bas Flèche vers le bas puis Transformer cette discussion en espace .
  4. Attribuez un nom à l'espace. Vous pouvez ajouter une icône Espace facultative en cliquant sur Ajouter .
  5. Cliquez sur OK. Une notification confirmant que le chat est désormais un espace est envoyée aux membres du groupe.
Une fois le chat de groupe transformé en espace, vous y retrouvez les onglets "Chat", "Fichiers" et "Tâches".

 

 

Attribuer et gérer des tâches dans un espace

En tant que membre d'un espace dans Google Chat, vous pouvez créer et gérer des tâches de groupe, et attribuer des tâches à d'autres membres de l'espace. Vous pouvez afficher les tâches dans l'espace où elles ont été créées. Si une tâche vous est attribuée, elle est visible dans votre liste de tâches personnelle dans Google Tasks. Lorsqu'une personne crée ou met à jour une tâche, une notification s'affiche dans l'espace.

Conseil : Si l'onglet "Tâches" ne s'affiche pas dans un espace, contactez votre administrateur Google Workspace pour activer cette fonctionnalité.

Découvrir comment

Créer et attribuer une tâche

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Chat ou Gmail.
  2. Si vous avez ouvert Gmail, cliquez sur Chat sur le côté.
  3. Sélectionnez l'espace dans lequel vous souhaitez créer une tâche.
  4. En haut de l'écran, cliquez sur l'onglet Tâches puis Ajouter une tâche.
    Remarque : Dans Gmail, vous devrez peut-être développer l'espace pour afficher l'onglet "Tâches".
  5. Saisissez le titre de la tâche.
  6. (Facultatif) Pour ajouter une description ou d'autres détails, cliquez sur Ajouter des détails, puis saisissez les informations.
  7. (Facultatif) Pour ajouter une date et une heure, cliquez sur Ajouter date/heure puis effectuez des sélections puis cliquez sur OK.
    Remarque : Si vous ajoutez une date et une heure à votre tâche, vous recevrez des notifications aux dates et heures planifiées.
  8. (Facultatif) Pour attribuer la tâche à un membre de l'espace, cliquez sur Attribuer puis cliquez sur le nom de la personne. Pour attribuer la tâche à une personne qui n'est pas membre de l'espace, invitez-la d'abord à rejoindre l'espace.
    Remarque : Si la personne à qui vous avez attribué la tâche quitte l'espace, la tâche restera dans l'espace et dans sa liste de tâches personnelle dans Google Tasks.
  9. Cliquez sur Ajouter.
    Remarque : Les utilisateurs peuvent être soumis à des restrictions lorsqu'ils attribuent des tâches à un sous-ensemble de membres. En savoir plus sur les restrictions de groupe

Marquer une tâche comme terminée

  1. Dans Chat, sélectionnez l'espace.
  2. En haut de l'écran, cliquez sur l'onglet Tâches.
    Conseil : Dans Gmail, vous devrez peut-être développer l'espace pour afficher l'onglet "Tâches".
  3. À côté de la tâche, placez le curseur sur Non terminée , puis cliquez sur Terminée .
Consultez le Centre d'aide Google Chat pour en savoir plus

 

 

Partager des fichiers d'équipe dans un espace 

Vous pouvez partager des fichiers d'équipe dans un espace et en effectuer facilement le suivi dans l'onglet "Fichiers".

Dans l'onglet "Fichiers" d'un espace, vous pouvez :

  • ajouter des fichiers Drive, des PDF, des vidéos et des fichiers depuis votre ordinateur ;
  • ouvrir un fichier dans une fenêtre latérale ;
  • accéder à l'emplacement du fichier dans Google Drive ;
  • accéder au fil de discussion auquel le fichier est associé.
Découvrir comment

Rechercher et ouvrir des fichiers dans un espace

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Chat.
  2. Sélectionnez une conversation ou un espace.
  3. En haut de la page, cliquez sur l'onglet Partagés.
    • Astuce : Dans Gmail, vous devrez peut-être développer l'espace pour afficher l'onglet "Partagés".
  4. Dans l'onglet "Partagés", triez les fichiers par Catégorie ou Date de partage.
    • Trier par catégorie : permet d'organiser l'onglet "Partagés" en sections distinctes pour les fichiers, les liens et les contenus multimédias.
    • Trier par date de partage : permet d'afficher les fichiers, les liens et les contenus multimédias sous forme de liste classée par date.
  5. Pour ouvrir le fichier, cliquez sur son nom.
    • Fichiers Google : le fichier s'ouvre dans la fenêtre de chat, à côté de la conversation, ou dans un nouvel onglet du navigateur.
    • Autres types de fichiers : un aperçu du fichier s'ouvre en plein écran. Les fichiers ne figurant pas dans Drive sont téléchargés, à l'exception des fichiers PDF et vidéos, qui s'ouvrent dans un nouvel onglet du navigateur.

Facultatif : Pour afficher ou enregistrer un fichier, cliquez sur :

  • : ajoute un raccourci à Drive
  • : ouvre le message de chat qui a partagé le fichier

Supprimer un fichier d'un espace

Important : Pour supprimer un fichier d'une conversation ou d'un espace, vous devez utiliser un compte Google Workspace.

  1. Dans le menu de navigation en bas de l'écran, appuyez sur Espaces .
  2. Appuyez sur un espace ou sur Messages privés puis appuyez sur une conversation.
  3. En haut de la page, cliquez sur l'onglet Partagés. À côté du fichier, cliquez sur Afficher dans le chat .
  4. Pointez sur le message contenant le fichier.
  5. Cliquez sur Autres actions puis Supprimer puis Supprimer.

Conseils :

  • Si vous supprimez un fichier dans Drive, le lien correspondant reste dans la conversation ou l'espace jusqu'à ce que vous le supprimiez du message de chat.
    • Si vous ne le supprimez pas du chat, vous voyez apparaître le message "Le fichier se trouve dans la corbeille" lorsque vous sélectionnez le lien du fichier.
    • Si vous ne le supprimez pas du chat et que la corbeille Drive est vidée, vous ne pouvez pas ouvrir le fichier à partir du lien.
  • Lorsque vous supprimez le fichier du message de chat, le lien correspondant est supprimé du chat et de l'onglet "Partagés" de la conversation ou de l'espace.

Consultez le Centre d'aide Google Chat pour en savoir plus

 

 

Collaborer sur des fichiers Google Docs et Sheets dans un espace

Important :

  • Pour utiliser les commentaires ou d'autres fonctionnalités de Docs ou Sheets, ouvrez le fichier dans un nouvel onglet.
  • Si votre fenêtre de chat n'est pas en plein écran, cliquez sur Ouvrir la fenêtre de chat en plein écran .

Dans une conversation ou un espace, vous pouvez collaborer directement avec d'autres personnes sur des fichiers Google Docs et Sheets partagés. Le document ou la feuille de calcul s'ouvre à côté de la conversation, dans la fenêtre de chat où vous pouvez discuter tout en travaillant ensemble sur le fichier. Vous pouvez modifier, mettre en forme, partager et renommer le document ou la feuille de calcul sans quitter Gmail ou Google Chat.

Découvrir comment
  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Chat.
  2. Dans Chat, sélectionnez une conversation ou un espace.
    • Pour ouvrir un document déjà partagé, pointez dessus dans le chat, puis cliquez sur Ouvrir dans le chat . Le document s'ouvre sur la droite, où vous pouvez le modifier directement sans changer d'onglet.
    • Pour créer un document partagé dans un espace, dans la zone de réponse de l'onglet "Chat", cliquez sur Menu d'actions puis Google Docs .
  3. En haut à droite, cliquez sur Fermer .
  4. Facultatif : Pour ouvrir le document dans un nouvel onglet de navigateur, en haut à droite de l'aperçu de la conversation, cliquez sur Ouvrir dans un nouvel onglet .

Consultez le Centre d'aide Google Chat pour en savoir plus

 

 

Créer des espaces visibles

Participez à la formation de communautés ou au lancement de projets bénévoles dans votre organisation en créant des espaces visibles. Vous pouvez utiliser les espaces visibles pour les conversions d'intérêt commun dont l'accès ne doit pas être limité à des individus ou à des équipes spécifiques. Les utilisateurs peuvent parcourir et rejoindre ces espaces en fonction de leurs propres centres d'intérêt. Avec les espaces visibles, les informations sont plus transparentes, ce qui facilite les discussions et les collaborations sur des sujets spécifiques.

Exemples d'espaces visibles

  • Culture de l'entreprise
  • Espace de planification de projets bénévoles
  • Équipe sportive de l'entreprise
  • Actualités de l'entreprise
  • Espace "machine à café" pour les conversations informelles
  • Espace pour les nouvelles recrues
  • Aide informatique
  • Commentaires sur l'entreprise

Consultez le Centre d'aide Google Chat pour en savoir plus

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