Содержание
- Как добавить в календарь часовые пояса коллег
- Как узнать доступность пользователя для участия в мероприятии
- Как легко разослать приглашения, используя группу
- Как работать с ответами на приглашения на крупные мероприятия
- Как сообщить гостям об изменениях в расписании
- Как изменить владельца мероприятия
- Как отвечать на приглашения на ходу
- Как разрешить гостям изменять мероприятия
- Как управлять доступом к календарю и мероприятиям
- Как узнать, доступна ли переговорная комната
Как добавить в календарь часовые пояса коллег
Если вы работаете с людьми с разных концов света, вам нужно знать, когда с ними можно связаться.
Вы сможете видеть текущее время в нужных вам странах благодаря функции "Мировые часы". Добавьте в свой календарь часовые пояса, чтобы знать, когда у коллег в разных странах начинается и заканчивается рабочий день.
Как добавить в Календарь функцию "Мировые часы"
Настройте показ в левой части календаря текущего времени в выбранных часовых поясах:
- Откройте Google Календарь на компьютере.
- В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки"
Настройки.
- В разделе "Мировые часы" нажмите Показывать мировые часы.
- Нажмите Добавить часовой пояс
Настройки.Как добавить в Календарь часовой пояс
Вы можете настроить показ в календаре часовых поясов в виде столбцов, чтобы упростить планирование мероприятия с участниками из разных часовых поясов.
- Откройте Google Календарь на компьютере.
- В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки"
- В разделе "Часовой пояс" нажмите Показывать дополнительный часовой пояс.
- Выберите "Дополнительный часовой пояс"
Как изменить часовой пояс всех своих календарей
- Откройте Google Календарь на компьютере.
- В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки"
- В разделе "Часовой пояс" выберите "Основной часовой пояс"
Как узнать доступность пользователя для участия в мероприятии
Чтобы согласовать графики с другими пользователями в Google Календаре, используйте время для встречи из предложенных вариантов, когда все участники свободны.
Как находить подходящее время для встреч
Если пользователь открыл доступ к своему календарю или является сотрудником вашей организации или учебного заведения, вы можете посмотреть, когда он свободен.
- Откройте Google Календарь на компьютере.
- В левой части страницы нажмите Поиск людей.
- Начните вводить имя человека, с которым хотите организовать встречу. Выберите нужного пользователя.
- В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Создать"
.
- Нажмите Предлагаемое время. Если приглашаемый участник предоставил вам доступ к своему календарю, вы сможете посмотреть его свободное время.
.Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Календаря.
Как легко разослать приглашения, используя группу
Если вы часто отправляете письма или приглашения на мероприятия одним и тем же людям, создайте группу Google. При написании письма укажите в качестве получателя группу, и оно будет доставлено всем входящим в нее пользователям. Группу также можно использовать для отправки приглашений на мероприятия Google Календаря.
Как создать группу
- Войдите в Google Группы.
- В верхней части страницы нажмите Создать группу.
-
Введите необходимые данные и выберите настройки.
- Нажмите Создать группу.
- Прежде чем отправлять сообщения в группу, дождитесь ее активации (это может занять несколько минут). В противном случае может прийти уведомление об ошибке доставки.
Как отправить группе сообщение по электронной почте
- В Gmail нажмите Написать.
- В поле Кому укажите название ярлыка для группы.
- Введите сообщение и нажмите Отправить.
Как пригласить группу контактов на мероприятие
Участники группы могут просматривать сведения о мероприятии в своем календаре.
- Откройте Google Календарь.
- Введите электронный адрес группы, как если бы вы приглашали отдельного пользователя.
Примечания
- Если у вас есть право на просмотр списка участников группы, после того как вы создадите мероприятие для группы, каждый из участников получит приглашение по электронной почте.
- Если у вас нет такого права, приглашение получит группа. Каждый пользователь увидит мероприятиятие в своем календаре только после того, как примет приглашение в письме.
- Если вы пригласите группу с большим количеством участников, рассылка приглашений займет некоторое время. До тех пор пока они не будут разосланы, в мероприятии будет пометка о том, что этот процесс ещё не завершен.
- Вы можете найти ответы на групповое приглашение в группе, но не во вложенных группах. Подробнее о том, как добавить вложенную группу…
Как работать с ответами на приглашения на крупные мероприятия
Если вы организуете мероприятие с большим количеством участников, воспользуйтесь Google Календарем и Таблицами, которые помогут вам эффективно управлять мероприятиями любого масштаба. Когда вы создаете мероприятие для большой группы людей, вы можете посмотреть и загрузить ответы, примечания и адреса электронной почты гостей.
- Если вы планируете конференцию, просмотрите полученные ответы на приглашения, чтобы подобрать для мероприятия подходящее помещение.
- Просматривайте список гостей, чтобы проверить, будут ли на мероприятии конкретные люди, например руководители или важные клиенты.
- Чтобы отправить приглашение группе пользователей, создайте список рассылки. Календарь автоматически добавит в мероприятие участников, присоединившихся к группе после отправки приглашения, и удалит из него тех, кто выйдет из группы.
- Отслеживайте посещаемость мероприятий, их продолжительность и сведения об участниках, такие как имена и контактные данные. Делитесь журналами регистрации с коллегами из других подразделений.
Как посмотреть и экспортировать список ответов на приглашения большой группы пользователей
Важно! Если на мероприятие приглашено 200 или больше пользователей, для описанных ниже действий у вас должны быть права на его редактирование.
Примечание. Вам будут доступны ответы участников только тех групп, в которых у вас есть права на просмотр.
- Откройте на компьютере мероприятие в календаре, в котором оно изначально создавалось.
- Выберите Экспортировать ответы гостей в таблицу Google. Будет создана таблица со списком последних ответов.
- Если вам нужно обновить информацию, повторите описанный выше шаг 2. В той же таблице будет создана новая вкладка с обновленным списком.
Как создать цифровой журнал регистрации
- Откройте Google Диск, нажмите
Создать и выберите Google Таблицы
Создать пустую таблицу.
- Введите в первой строке заголовки, например "Имя", "Адрес электронной почты" или "Время регистрации".
- Установите у входа на мероприятие компьютер и откройте на нем эту таблицу, чтобы гости могли вносить сведения о себе.
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Календаря.
Как сообщить гостям об изменениях в расписании
Вы можете отправлять уведомления сразу всем гостям по электронной почте или в чате.
- Своевременно сообщайте гостям об изменении времени или места проведения, а также об отмене мероприятий.
- Рассылайте участникам встречи напоминания или списки задач.
- Отправляйте протоколы или опросники для получения обратной связи по итогам мероприятия.
Как сообщить гостям об изменениях в мероприятии
Важно! Функция чата доступна только при входе в Google Календарь с рабочим или учебным аккаунтом.
- Откройте Google Календарь в браузере на компьютере.
- Нажмите на мероприятие.
- Рядом с цифрой, которая указывает на число гостей, выберите один из следующих вариантов:
- "Чат с гостями"
– откроется новый или существующий чат. В нем могут участвовать только приглашенные гости из вашей организации или учебного заведения, у которых включен сервис Chat.
- "Уведомить гостей"
– откроется окно создания письма. В список получателей будут включены все приглашенные гости.
- "Чат с гостями"
Как изменить владельца мероприятия
При необходимости вы можете передать созданное вами мероприятие другому владельцу. Он сможет вносить необходимые изменения.
Примечание. Передать право собственности на мероприятие можно только пользователю, у которого есть аккаунт Google.
Как передать право собственности на мероприятие другому пользователю в Календаре
Участники группы могут просматривать сведения о мероприятии в своем календаре.
- Откройте Google Календарь.
- Введите электронный адрес группы, как если бы вы приглашали отдельного пользователя.
Примечания
- Если у вас есть право на просмотр списка участников группы, после того как вы создадите мероприятие для группы, каждый из участников получит приглашение по электронной почте.
- Если у вас нет такого права, приглашение получит группа. Каждый пользователь увидит мероприятиятие в своем календаре только после того, как примет приглашение в письме.
- Если вы пригласите группу с большим количеством участников, рассылка приглашений займет некоторое время. До тех пор пока они не будут разосланы, в мероприятии будет пометка о том, что этот процесс ещё не завершен.
- Вы можете найти ответы на групповое приглашение в группе, но не во вложенных группах. Подробнее о том, как добавить вложенную группу…
Примечание. Новому владельцу необходимо принять право собственности на мероприятие, нажав на ссылку в автоматическом электронном письме. Пока он не сделает этого, вы останетесь владельцем мероприятия. Если вы создаете мероприятие календаря со ссылкой на встречу, организованную в календаре другого пользователя, или передаете мероприятие в чужой календарь, вам следует разобраться, как действуют правила в отношении настроек видеовстреч.
Как создать календарь для команды
Чтобы контролировать график отпусков и расписание командировок, вы сможете создавать дополнительные календари.
- Контролируйте график отпусков и расписание командировок.
- Знайте, кто из коллег в офисе, а кто работает удаленно.
- Быстро находите удобное всем время для совещаний и командных мероприятий.
- Отслеживайте проекты и мероприятия, над которыми работают коллеги, и сроки их выполнения.
Как создать календарь для команды
Важно! Создавать календари можно только в веб-интерфейсе. После создания календарь будет доступен как в веб-интерфейсе, так и в приложении "Календарь".
- Откройте Google Календарь в браузере на компьютере.
- На панели слева в разделе "Другие календари" нажмите на значок "Добавить другие календари"
- Введите название и описание календаря.
- Нажмите кнопку Создать календарь.
Как предоставить доступ к календарю команды
- Откройте Google Календарь на компьютере. В приложении для мобильных устройств эта функция недоступна.
- В левой части экрана найдите раздел "Мои календари". Разверните его, нажав на стрелку вниз
.
- Наведите указатель на нужный календарь, нажмите на значок "Ещё"
Настройки и общий доступ.
- В разделе "Открыть доступ пользователям или группам" выберите Добавить пользователей или группы.
- Добавьте адрес электронной почты нужного пользователя или группы Google. Выберите нужные разрешения в раскрывающемся меню.Подробнее о разрешениях…
- Нажмите Отправить.
- Чтобы добавить к себе ваш календарь, каждому пользователю нужно будет перейти по ссылке, полученной в письме. Подробнее о том, как добавить календарь другого пользователя…
.
Настройки и общий доступ.Совет. Если вы хотите поделиться чужим календарем, попросите владельца этого календаря разрешить вам вносить изменения и предоставлять доступ.
Как удалить календарь
- Откройте Google Календарь на компьютере.
- В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки"
- Найдите календарь в списке слева.
- Нажмите на название календаря.
- Нажмите Удаление календаря
Как отвечать на приглашения на ходу
Только для Android
Опаздываете на мероприятие и хотите быстро сообщить об этом всем участникам?
Отправьте им стандартный или измененный быстрый ответ в приложении "Google Календарь" на мобильном устройстве.
Как изменить быстрый ответ
- На устройстве Android откройте приложение Календарь.
- Нажмите на значок меню
- Нажмите на один из предложенных вариантов, чтобы отредактировать текст.
- Нажмите ОК.
Как отправить быстрый ответ
- На устройстве Android откройте приложение Календарь.
- Откройте мероприятие.
- Нажмите
- Выберите один из быстрых ответов и при необходимости отредактируйте его.
Как разрешить гостям изменять мероприятия
Чтобы избежать огромного количества писем и согласований относительно присутствия приглашенных пользователей, разрешите им изменять мероприятие и выбирать подходящее время.
Как разрешить гостям изменять мероприятие
- Откройте Google Календарь в браузере на компьютере.
- Нажмите на мероприятие
.
- Справа в разделе "Разрешения для гостей" установите флажок "изменять мероприятие".
- Нажмите Сохранить.
.Примечание. Указывая, что гости могут изменять мероприятие, вы позволяете участникам редактировать любые поля, просматривать список приглашенных, бронировать переговорные комнаты и управлять мероприятием наравне с вами.
Как по умолчанию разрешить гостям изменять мероприятия
- В Календаре нажмите
- В разделе Мероприятия нажмите Разрешения по умолчанию для гостей и выберите Изменять мероприятие.
Как управлять доступом к календарю и мероприятиям
Если вы не предоставили коллегам активный доступ к своему календарю, он все равно будет им виден. У администратора есть полный доступ к календарю независимо от ваших настроек. Вы можете изменить настройки по умолчанию, чтобы календарь был виден только тем людям, которых вы выбрали.
Как выбрать вручную тех, кому должен быть виден календарь
- Откройте Календарь и слева выберите Мои календари.
- Рядом с календарем нажмите на значок "Ещё"
- Выберите нужные настройки в разделе Разрешения на доступ к мероприятиям.
Вы также можете приглашать пользователей к просмотру календаря с помощью настроек в разделе Открыть доступ пользователям или группам.
Как узнать, доступна ли переговорная комната
Если вы часто пользуетесь переговорной комнатой, добавьте ее в календарь, чтобы при планировании встреч иметь возможность быстро узнать, занята ли она.
Как добавить переговорную комнату в календарь
- Откройте Google Календарь на компьютере.
- Рядом со списком "Другие календари" нажмите на значок "Добавить"
- Установите флажок рядом с переговорной комнатой, которую нужно добавить.
- Если нужно переименовать переговорную комнату:
- В разделе "Настройки других календарей" нажмите на добавленную переговорную комнату.
- В поле "Название" укажите новое название.
- В верхней части страницы нажмите на значок "Назад"
, чтобы вернуться на главную страницу Календаря.
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.