Op deze pagina
- Tijdzones van collega's toevoegen aan uw agenda
- Iemands beschikbaarheid voor een afspraak controleren
- Uitnodigingen makkelijker maken met een groep
- Reacties voor grote afspraken beheren
- Gasten informeren over wijzigingen in een schema
- Uw afspraken laten beheren door iemand anders
- Onderweg reageren op uitnodigingen
- Toestaan dat gasten een afspraak wijzigen
- Bepalen wie uw agenda en afspraken kan zien
- Controleren of er een vergaderruimte beschikbaar is
Alles uitvouwen | Alles samenvouwen
Tijdzones van collega's toevoegen aan uw agenda
Als u samenwerkt met mensen over de hele wereld, moet u weten wanneer ze beschikbaar zijn.
U kunt de tijd in andere landen bekijken door wereldklokken toe te voegen aan uw agenda. Voeg tijdzones toe aan uw agenda zodat u weet wanneer u afspraken moet plannen met teamleden van over de hele wereld.
Wereldklokken toevoegen in Agenda
Toon de huidige tijd in de gewenste tijdzones links in uw agenda:
- Open Google Agenda op je computer.
- Klik rechtsboven op Instellingen
Instellingen.
- Klik bij Wereldklok op Wereldklok weergeven.
- Klik op Tijdzone toevoegen
Instellingen.Een tijdzone toevoegen in Agenda
Toon tijdzones als kolommen in uw agenda om afspraken in verschillende tijdzones te plannen.
- Open Google Agenda op je computer.
- Klik rechtsboven op Instellingen
- Klik in het gedeelte Tijdzone op Secundaire tijdzone weergeven.
- Klik op Secundaire tijdzone
De tijdzone voor al uw agenda's wijzigen
- Open Google Agenda op je computer.
- Klik rechtsboven op Instellingen
- Klik bij Tijdzone op Primaire tijdzone
Iemands beschikbaarheid voor een afspraak checken
Als u planningen wilt afstemmen op mensen in Google Agenda, gebruikt u voorgestelde vergadertijden zodat u kunt zien wanneer iedereen beschikbaar is.
Suggesties voor vergadertijden bekijken
Als iemand de eigen agenda met je heeft gedeeld of deel uitmaakt van je bedrijf, school of andere organisatie, kun je zien of de persoon vrij of bezet is wanneer je deze aan een afspraak toevoegt.
- Open Google Agenda op je computer.
- Klik aan de linkerkant op Zoeken naar mensen.
- Begin iemands naam te typen en kies degene met wie je een afspraak wilt maken.
- Klik linksboven op Maken
.
- Klik op Aanbevolen tijden. Als de gast die je hebt uitgenodigd zijn agenda met je heeft gedeeld, kun je zien wanneer hij aanwezig kan zijn.
.U vindt meer informatie in het Helpcentrum voor Google Agenda.
Uitnodigingen makkelijker maken met een groep
Als u vaak e-mails of uitnodigingen naar dezelfde mensen stuurt, kunt u een Google-groep voor ze maken. De eerstvolgende keer stuurt u een e-mail naar de groep om iedereen tegelijk te bereiken. Met dezelfde contactgroep kunt u Google Agenda-meetings plannen.
Een groep maken
- Log in bij Google Groepen.
- Klik bovenaan op Groep maken.
-
Geef informatie over en instellingen voor de groep op.
- Klik op Groep maken.
- Wacht enkele minuten totdat de nieuwe groep actief is voordat je een bericht naar de groep stuurt. Als je dat niet doet, krijg je wellicht de melding dat het bericht niet kan worden bezorgd.
Een groep e-mailen
- Klik in Gmail op Opstellen.
- Voer naast Aan de labelnaam van de groep in.
- Stel het bericht op en klik op Verzenden.
Een meeting plannen met een groep in Agenda
Huidige leden van een groep kunnen een afspraak bekijken in hun agenda.
- Ga naar Google Agenda.
- Voer het e-mailadres van een groep in op dezelfde manier als je andere gasten toevoegt.
Tips:
- Als je rechten hebt voor Leden weergeven van een groep en een groepsafspraak maakt, krijgt elk lid een uitnodigingsmail.
- Als je geen rechten hebt voor Leden weergeven van een groep, krijgt de groep een uitnodiging. Als je de afspraak wilt weergeven in de agenda van een gebruiker, moet elke gebruiker de uitnodiging accepteren vanuit de uitnodigingsmail.
- Als je grote groepen gasten uitnodigt voor een afspraak, zie je in de afspraak een bericht dat de uitnodiging in behandeling is totdat elke gast de uitnodiging heeft gekregen.
- Je kunt reacties vinden voor groepen binnen groepen, maar niet voor aanvullende geneste groepen. Meer informatie over hoe u een groep toevoegt aan een andere groep.
Reacties voor grote afspraken beheren
Organiseert u een evenement met veel deelnemers? Gebruik Google Agenda en Google Spreadsheets om evenementen van elke grootte effectief te beheren. Wanneer u een evenement maakt voor een grote groep, kunt u reacties, e-mailadressen en eventuele toegevoegde opmerkingen van gasten bekijken en downloaden.
- Als u een conferentie plant, bekijkt u het aantal reacties om te zien of u de juiste ruimte heeft geboekt voor het evenement.
- Controleer de gastenlijst om te zien of bepaalde mensen, zoals leidinggevenden of belangrijke klanten, aanwezig zullen zijn.
- Gebruik een mailinglijst om grote groepen uit te nodigen. Agenda nodigt automatisch alle groepsleden uit die deelnemen nadat de uitnodiging is verzonden en verwijdert automatisch leden die de groep verlaten.
- Leg aanwezigheidsgegevens vast op evenementen, zoals namen en contactgegevens van deelnemers en hoelang ze bij het evenement zijn geweest. Deel het registratieformulier, zodat ook externe teamleden de verzamelde gegevens kunnen checken.
De lijst met reacties voor een grote groep bekijken en exporteren
Belangrijk: Je hebt bewerkingsrechten voor een afspraak van 200 mensen of meer nodig om deze stappen te volgen.
Opmerking: Je kunt alleen de reactiestatus zien van leden van groepen die je mag bekijken.
- Open op je computer de afspraak in de oorspronkelijke agenda waarin de afspraak is gemaakt.
- Selecteer Gastreacties exporteren naar Spreadsheets. Google Spreadsheets maakt een lijst van de meest recente reacties.
- Herhaal stap 2 hierboven om de informatie te updaten. Bij het exporteren wordt een nieuw tabblad aan het begin van de oorspronkelijke spreadsheet gemaakt met de meest actuele informatie.
Een digitaal registratieformulier maken
- Klik in Google Drive op
Nieuw en selecteer Google Spreadsheets
Lege spreadsheet.
- Voeg koppen toe aan de bovenste rij, zoals Naam, E-mailadres en Ingelogd (J/N).
- Gebruik een openbare computer met de spreadsheet voor het evenement geopend. Gasten kunnen dan bij aankomst hun gegevens invoeren.
U vindt meer informatie in het Helpcentrum voor Google Agenda.
Gasten informeren over wijzigingen in een schema
Informeer al uw gasten tegelijk via een e-mail of chatbericht.
- Stel uw gasten op de hoogte van wijzigingen aan een afspraak, zoals een nieuw tijdstip, een gewijzigde locatie of dat de afspraak is geannuleerd.
- Stuur uw gasten voorafgaand aan een afspraak een herinnering of takenlijst.
- Stuur na afloop van een afspraak een vervolgbericht waarin u om feedback vraagt of de actiepunten nog eens kort samenvat.
Gasten updaten over wijzigingen aan een afspraak
Belangrijk: De chatfunctie is alleen beschikbaar als je Google Agenda gebruikt via een werk- of schoolaccount.
- Open Google Agenda op je computer.
- Klik op een afspraak.
- Selecteer een optie naast het aantal gasten:
- Chatten met gasten
: Er wordt een nieuwe of bestaande chat geopend. Alleen gasten binnen je bedrijfs- of schoolorganisatie die gebruikmaken van Chat, worden aan de chat toegevoegd.
- Gasten e-mailen
: Er wordt een nieuwe e-mail geopend. Alle uitgenodigde gasten zijn aan de e-mail toegevoegd.
- Chatten met gasten
Uw afspraken laten beheren door iemand anders
Als u niet meer verantwoordelijk bent voor een afspraak die u heeft gemaakt, kunt u deze toewijzen aan iemand anders, zodat de afspraak probleemloos kan doorgaan. Deze persoon kan de afspraak vervolgens wijzigen, indien nodig.
Opmerking: U kunt het eigendom van een afspraak alleen overzetten naar iemand met een Google-account
Het eigendom van een afspraak overdragen aan iemand anders in Agenda
Huidige leden van een groep kunnen een afspraak bekijken in hun agenda.
- Ga naar Google Agenda.
- Voer het e-mailadres van een groep in op dezelfde manier als je andere gasten toevoegt.
Tips:
- Als je rechten hebt voor Leden weergeven van een groep en een groepsafspraak maakt, krijgt elk lid een uitnodigingsmail.
- Als je geen rechten hebt voor Leden weergeven van een groep, krijgt de groep een uitnodiging. Als je de afspraak wilt weergeven in de agenda van een gebruiker, moet elke gebruiker de uitnodiging accepteren vanuit de uitnodigingsmail.
- Als je grote groepen gasten uitnodigt voor een afspraak, zie je in de afspraak een bericht dat de uitnodiging in behandeling is totdat elke gast de uitnodiging heeft gekregen.
- Je kunt reacties vinden voor groepen binnen groepen, maar niet voor aanvullende geneste groepen. Meer informatie over hoe u een groep toevoegt aan een andere groep.
Opmerking: De nieuwe eigenaar moet de eigendomsoverdracht van de afspraak accepteren door op een link in een automatische e-mail te klikken. U blijft de eigenaar totdat de nieuwe eigenaar dit heeft gedaan. Als u een Agenda-afspraak met een vergaderingslink maakt in de agenda van iemand anders of een afspraak overzet naar de agenda van iemand anders, moet u zorgen dat u het beleid voor videovergaderingen heeft begrepen.
Een teamagenda maken
Naast uw eigen agenda kunt u andere agenda's maken om planningen bij te houden en projecten te beheren.
- Houd bij wanneer teamleden op vakantie of zakenreis gaan.
- Bekijk snel wie er op kantoor is of ergens anders werkt.
- Controleer wanneer iedereen beschikbaar is voor teambrede afspraken en meetings.
- Check aan welke projecten, deadlines en andere evenementen mensen werken.
Een teamagenda maken
Belangrijk: Je kunt alleen nieuwe agenda's maken in een browser. Nadat je een agenda hebt gemaakt, kun je deze vinden in je browser en in de Agenda-app.
- Open Google Agenda op je computer.
- Klik links naast Andere agenda's op Andere agenda's toevoegen
- Voeg een naam en beschrijving voor je agenda toe.
- Klik op Agenda maken.
Een teamagenda delen
- Open Google Agenda op je computer. Je kunt geen agenda's delen vanuit de Google Agenda-app.
- Zoek aan de linkerkant het gedeelte Mijn agenda's. Klik op de pijl-omlaag
om het gedeelte uit te vouwen.
- Plaats de cursor op de agenda die je wilt delen en klik op Meer
Instellingen en delen.
- Klik bij Delen met specifieke mensen of groepen op Mensen en groepen toevoegen.
- Voeg het e-mailadres van een persoon of Google-groep toe. Gebruik het dropdownmenu om de instellingen voor rechten aan te passen.Meer informatie over toegangsrechten
- Klik op Sturen.
- De ontvanger moet op de gemailde link klikken om de agenda aan zijn of haar lijst toe te voegen. Meer informatie over hoe je de agenda van iemand anders toevoegt
om het gedeelte uit te vouwen.
Instellingen en delen.Tip: Als je een agenda wilt delen waarvan je niet de eigenaar bent, moet je de eigenaar vragen je de rechten 'Wijzigingen aanbrengen en opties voor delen beheren' te geven.
Een agenda verwijderen
- Open Google Agenda op je computer.
- Klik rechtsboven op Instellingen
- Zoek in de linkerkolom de agenda die je wilt verwijderen.
- Klik op de naam van de agenda.
- Klik op Agenda verwijderen
Onderweg reageren op uitnodigingen voor afspraken
Alleen Android-apparaten
Bent u te laat voor een afspraak en wilt u iedereen snel op de hoogte stellen?
Stuur gasten een vooraf geschreven of aangepaste e-mail via de Google Agenda-app op uw mobiele apparaat.
Snelle reacties bewerken
- Open de Agenda-app op uw Android-apparaat.
- Tik op Menu
- Tik op een van de huidige reacties om deze te bewerken of de tekst te vervangen.
- Tik op OK.
Een snelle reactie sturen
- Open de Agenda-app op uw Android-apparaat.
- Open een afspraak.
- Klik op Meer
- Kies een van uw snelle reacties of schrijf een aangepast bericht.
Toestaan dat gasten een afspraak wijzigen
Als u veel heen en weer gemail met de beschikbaarheid van gasten voor vergaderingen wilt voorkomen, staat u de gasten toe de afspraak aan te passen, zodat ze een tijdstip kunnen kiezen dat ze het beste uitkomt.
Toestaan dat gasten een afspraak wijzigen
- Open Google Agenda op een computer.
- Klik op een afspraak
.
- Vink aan de rechterkant onder 'Gasten kunnen' de optie 'Afspraak bewerken' aan.
- Klik op Opslaan.
.Opmerking: Wanneer je 'Gasten kunnen afspraak bewerken' aanvinkt, kunnen ze net als jij alle velden bewerken, de gastenlijst bekijken, ruimten reserveren en de afspraak beheren.
Standaard toestaan dat gasten een afspraak wijzigen
- Klik in Agenda op 'Instellingen'
- Klik in het gedeelte Afspraakinstellingen op Standaardrechten voor gasten en selecteer Afspraak bewerken.
Bepalen wie uw agenda en afspraken kan zien
Als u uw agenda niet actief hebt gedeeld met uw collega's, kunnen ze deze nog steeds bekijken. Uw beheerder heeft volledige toegang tot uw agenda, ongeacht hoe u uw agenda of afspraken deelt. U kunt uw standaardinstellingen wijzigen zodat alleen de door u gekozen mensen uw agenda kunnen zien.
Handmatig selecteren wie uw agenda kan zien
- Ga in Agenda links naar Mijn agenda's.
- Klik naast uw agenda op Meer
- Selecteer bij Toegangsrechten voor afspraken de gewenste instellingen voor delen.
U kunt nog steeds mensen uitnodigen uw agenda te bekijken via de instellingen voor Delen met specifieke mensen of groepen.
Controleren of er een vergaderruimte beschikbaar is
Als u vaak een vergaderruimte gebruikt, voegt u deze toe aan uw agenda. U kunt dan controleren of deze beschikbaar is als u vergaderingen plant.
Een vergaderruimte toevoegen aan uw agenda
- Open Google Agenda op een computer.
- Klik naast Andere agenda's op Toevoegen
- Vink het vakje aan naast de vergaderruimte die u wilt toevoegen.
- (Optioneel) Zo wijzigt u de naam van een vergaderruimte:
- Klik naast Instellingen voor andere agenda's op de vergaderruimte die u net heeft toegevoegd.
- Geef bij Naam een nieuwe naam op.
- Klik bovenaan op Terug
om terug te gaan naar de homepage van Agenda.
Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.