Содержание
Советы по созданию и редактированию файлов
- Как создавать файлы с помощью ссылок
- Голосовой ввод
- Как делиться ссылками для создания копий файлов
- Как отправить электронное письмо соавторам
- Как добавлять блоки и умные чипы
Как отслеживать изменения файлов и комментарии
- Как отслеживать, кто вносит изменения в файл
- Как посмотреть или восстановить предыдущую версию документа
- Как настроить уведомления о действиях с файлами в Chat или Gmail
- Как настроить уведомления об изменениях в таблице
- Как искать комментарии и работать с ними
- Как показать решенные комментарии для сторонних файлов (не Google)
Советы по созданию и редактированию файлов
Как создавать файлы с помощью ссылок
Создание новых файлов в Google Документах, Таблицах, Презентациях и Формах можно ускорить, воспользовавшись URL.
Как открыть новый файл Google в браузере
Введите в браузере один из указанных ниже URL.
- docs.new
- sheets.new
- slides.new
- forms.new
Откроется пустой файл, и вы сможете сразу приступить к работе.
Откроется пустой файл, и вы сможете сразу приступить к добавлению контента.
Голосовой ввод
Только для браузера Chrome, требуется микрофон
Вводить и редактировать текст в Google Документах или заметки докладчика в Google Презентациях можно с помощью голосовых команд. Все, что вы скажете, будет преобразовано в текст.
- Продиктуйте заметку, правку или комментарий прямо на ходу, и они будут добавлены в документ.
- С помощью голосовых команд также можно изменять шрифт, добавлять таблицы, вставлять ссылки и многое другое.
Как ввести текст в Google Документах
- Откройте документ Google в поддерживаемом браузере.
- Нажмите Инструменты
Голосовой ввод. Появится значок микрофона.
- Нажмите на него, когда будете готовы говорить.
- Произнесите текст четко, спокойно и достаточно громко. Подробнее о том, как добавить знаки препинания…
- Чтобы завершить ввод, нажмите на значок микрофона ещё раз.
Голосовой ввод. Появится значок микрофона.Как продиктовать заметки докладчика в Google Презентациях
- В браузере на компьютере откройте файл в Google Презентациях.
- В левом верхнем углу в строке меню нажмите Инструменты
"Голосовой ввод заметок докладчика"
.
- Откроются заметки докладчика и появится значок микрофона.
- Нажмите на него, когда будете готовы говорить.
- Произнесите текст четко, спокойно и достаточно громко. Подробнее о том, как добавить знаки препинания…
- Чтобы завершить ввод, нажмите на значок микрофона
"Голосовой ввод заметок докладчика" Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.
Как делиться ссылками для создания копий файлов
Хотите, чтобы другие пользователи могли копировать ваши документы, таблицы, презентации и формы одним нажатием? Это очень просто! Достаточно немного изменить ссылку на нужный файл.
- Создавайте шаблоны файлов, например коммерческих предложений, планов или презентаций. Участники вашей команды смогут без труда скопировать их, чтобы сохранить единый стиль документов.
- Разрешите коллегам создавать копии ваших презентаций, отчетов и других файлов, чтобы они могли адаптировать их под свои задачи.
Как разрешить копировать файлы в Документах, Таблицах, Презентациях и Формах
- На компьютере откройте главный экран Google Документов, Таблиц, Презентаций, Форм или Vids.
- Перейдите к нужному файлу.
- В меню выберите Файл
- Введите название копии и выберите, где ее сохранить.
- При необходимости установите флажок Скопировать комментарии и предложенные исправления. Исправления и закрытые комментарии будут добавлены в создаваемую копию.
- Нажмите ОК.
Как отправить электронное письмо соавторам
Недоступно при использовании функции "Редактирование файлов Office"
Отправляйте соавторам электронные письма прямо из файлов Google Документов, Таблиц и Презентаций. Если вы работаете над файлом на общем диске, можно отправить сообщение сразу всем его участникам.
- Задавайте вопросы о файле.
- Подпишитесь на обновления цепочки писем, в которой много комментариев.
- Добавляйте копии файлов прямо в электронные письма.
- Откройте файл в Документах, Таблицах или Презентациях.
- Нажмите Файл
Электронная почта
- Если вы работаете над файлом на общем диске, можно отправить сообщение сразу всем его участникам, установив флажок Участники.
- При необходимости измените адреса электронной почты или тему.
- Добавьте сообщение.
- Если вы хотите получить копию письма, установите флажок Я хочу получить копию.
- Нажмите Отправить.
Как добавлять блоки и умные чипы
- о других пользователях и их адресах электронной почты в Gmail или Workspace;
- об иных файлах Google Документов, Таблиц и Презентаций;
- о датах или мероприятиях из Google Календаря;
- о местах и маршрутах на карте.
Чтобы посмотреть дополнительную информацию, наведите указатель мыши на умный чип или нажмите на него.
Вы также можете вставлять чипы-плейсхолдеры, трекеры времени и раскрывающиеся списки и использовать блоки для отслеживания работы в проектах, файлах и т. д.
Как добавлять умные чипы с информацией о людях, файлах, датах и мероприятиях
- Откройте файл в Google Документах на компьютере.
- Введите "@" в любом месте документа или нажмите на кнопку "@" в пустой строке.
- Выберите нужный вариант из списка. Также можно ввести буквы, числа или символы, чтобы вам были предложены лишь подходящие варианты.
- Примечание. Чтобы добавить умный чип пользователя, начните вводить имя или адрес электронной почты нужного человека. Если вы хотите добавить себя, введите
@я. - Примечание. Чтобы добавить умный чип файла, введите название нужного файла или связанные с ним ключевые слова.
- Примечание. Чтобы добавить умный чип пользователя, начните вводить имя или адрес электронной почты нужного человека. Если вы хотите добавить себя, введите
- Чтобы добавить умный чип, доступный соавтору для заполнения, выберите "Чип-плейсхолдер". Затем выберите, какие данные может ввести соавтор.
- Чтобы посмотреть дополнительные сведения, наведите указатель мыши на чип.
В Google Документах можно добавлять и настраивать чипы с раскрывающимся списком, в котором отображается несколько вариантов. Вы также можете использовать элементы для добавления шаблонов таблиц, которые помогают отслеживать работу в проектах, файлах и т. д.
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.
Как отслеживать изменения файлов и комментарии
Как отслеживать, кто вносит изменения в файл
Недоступно при использовании функции "Редактирование файлов Office"
Если над одним документом работает несколько пользователей, бывает сложно отследить, кто и когда внес те или иные изменения. Вы можете отслеживать изменения, внесенные в файлы, к которым вы предоставили доступ, определяя правки и их авторов.
Как узнать, кто просматривал файл или кому вы предоставили к нему доступ
Доступность этой возможности зависит от версии Google Workspace и разрешений, заданных администратором. Кто мой администратор?
Примечание. Эта возможность доступна только пользователям G Suite Business и G Suite Enterprise (при условии, что администратор G Suite установил соответствующие разрешения).
- Откройте файл в Документах, Таблицах или Презентациях.
Примечание. Чтобы просмотреть историю активности, необходимы права на редактирование документа.
- Нажмите Инструменты
- Откроется окно с вкладками, включая следующие:
- История совместного доступа. Список пользователей, с которыми вы поделились файлом. Здесь также можно написать письмо соавторам.
- Читатели. Список пользователей в организации, которые открывали файл.
- Статистика просмотров. Диаграмма просмотров за выбранный период.
- Если вы не хотите, чтобы ваша история просмотров показывалась в этом окне, нажмите Настройки конфиденциальности и выберите нужный вариант.
- Чтобы отключить историю просмотра для всех файлов, в разделе Настройка аккаунта установите переключатель Показывать мою историю просмотра для всех документов, таблиц и презентаций в положение ВЫКЛ.
- Чтобы отключить историю просмотра только для одного файла, в разделе Настройка документа установите переключатель Показывать мою историю просмотра этого документа в положение ВЫКЛ.
- Нажмите Сохранить.
Как узнать, кто комментировал, изменял, перемещал файл или предоставлял к нему доступ
Вы можете посмотреть действия с файлами, находящимися в разделе "Мой диск" или на общем диске.
- Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
- В левой части страницы выберите Мой диск.
- В правом верхнем углу экрана нажмите на значок информации
.
- Выберите нужный вариант.
- Чтобы посмотреть последние изменения:
- Перейдите на вкладку Действия.
- Прокрутите список, чтобы посмотреть все действия.
- Чтобы посмотреть действия с определенным файлом или папкой, нажмите на нужный объект.
- Чтобы посмотреть последние изменения:
.
Как посмотреть или восстановить предыдущую версию документа
Возможно, раньше вам приходилось хранить несколько черновиков документа на случай, если потребуется одна из его старых версий. На Google Диске все черновики хранятся в одном файле, поэтому вы без труда можете посмотреть и при необходимости восстановить любую предыдущую версию документа.
- В любое время просматривайте, удаляйте и скачивайте файлы или восстанавливайте предыдущие версии.
- Работайте с любой версией файла когда и где угодно.
- Просматривайте комментарии к предыдущим версиям.
- Поддерживайте порядок в папках, избавившись от многочисленных черновиков.
Как просматривать файлы Документов, Таблиц и Презентаций и восстанавливать их предыдущие версии
Примечание. Для просмотра истории версий необходим уровень доступа Владелец или Редактор.
- Откройте файл на Диске.
- Нажмите Файл
- Выберите время изменения, чтобы открыть предыдущую версию файла. Под временной отметкой показаны следующие сведения:
- имена пользователей, работавших над документом;
- квадратики напротив имен: каждому пользователю присваивается отдельный цвет, которым выделяются внесенные им правки.
- Чтобы сделать активной одну из предыдущих версий, выберите ее и нажмите Восстановить эту версию.
Примечание. Смотреть историю изменений может только владелец документа или пользователи, у которых есть права на редактирование.
Как загрузить на Диск новую версию файла
- Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
- Нажмите на нужный файл.
- В правом верхнем углу нажмите на значок "Другие действия"
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.
Как настроить уведомления о действиях с файлами в Chat или Gmail
В Google Chat и Gmail можно получать информацию из других сервисов с помощью приложений. Чтобы получать в Chat уведомления о действиях на вашем Диске, используйте приложение "Google Диск".
Как включить уведомления Диска в Chat или Gmail
По умолчанию уведомления в приложениях включены. Если вы выключили уведомления ранее:
- На компьютере откройте Google Chat или Gmail.
- Отправьте любое сообщение (например, "привет") приложению "Google Диск".
- В ответе нажмите Включить уведомления.
После этого вы будете получать в прямой переписке сообщения о следующих событиях на Диске:
- вам предоставлен доступ к файлу или папке;
- вас упомянули в комментарии, или вам назначена задача;
- пользователь запрашивает доступ к принадлежащему вам файлу;
- место для хранения данных скоро закончится.
Примечание. Чтобы удалить сообщение приложения, в чате наведите указатель на сообщение и нажмите "Удалить" .
Как отключить уведомления Диска в Chat или Gmail
- Отправьте любое сообщение (например, "привет") приложению "Google Диск".
- В ответ на его сообщение нажмите Отключить уведомления.
Чтобы снова включить уведомления, отправьте ещё одно сообщение приложению "Google Диск".
Как настроить уведомления об изменениях в таблице
Если вы хотите узнавать о вносимых в таблицу изменениях, настройте уведомления по электронной почте.
Вы всегда будете в курсе обновлений и сможете узнать, к кому обратиться за подробностями.
Как настроить уведомления по электронной почте
- Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
- В верхней части страницы нажмите Инструменты
- В открывшемся окне выберите действия, о которых будут приходить уведомления. Доступные варианты:
- Внесены изменения. Каждый раз, когда кто-то вносит исправления в таблицу, мы будем оповещать вас об этом.
- Отправлена форма. Вы будете получать уведомления о том, что тот или иной пользователь заполняет форму.
- В открывшемся окне выберите способ получения уведомлений. Доступные варианты:
- Сообщения электронной почты – ежедневная сводка. Вы будете раз в день получать письмо с информацией об изменениях, внесенных в течение дня.
- Сообщение электронной почты – мгновенное. Получение отдельного письма при каждом изменении.
- Нажмите Сохранить.
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.
Как искать комментарии и работать с ними
С помощью поиска на Google Диске вы можете находить назначенные вам нерешенные комментарии и работать с ними.
- Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
- Слева нажмите Действия.
- Рядом с комментарием нажмите Открыть комментарий.
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.
Как показать решенные комментарии для сторонних файлов (не Google)
На Google Диске можно показывать и скрывать решенные комментарии в файлах Microsoft Office, Adobe PDF и других форматов, включая изображения, прямо в области предварительного просмотра.
Как показывать и скрывать решенные комментарии для сторонних файлов (не Google)
Примечание. Чтобы показать или скрыть комментарии, помеченные как решенные, в файле должен быть хотя бы один активный комментарий и один решенный или непривязанный комментарий.
- Откройте Диск и войдите со своим именем пользователя и паролем.
- Дважды нажмите на изображение или файл другого формата (не Google), например Microsoft Office или PDF.
- В правом верхнем углу окна нажмите на значок "Ещё"
- Чтобы скрыть комментарии, нажмите на значок "Ещё"
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.