Содержание
Советы по предоставлению доступа к файлам
- Как делиться файлами и другим контентом с группой
- Как делиться документами в чат-группах
- Как настроить уведомления о предоставлении доступа к файлам
- Как делиться ссылками на PDF-версии файлов
- Как вести показ в Google Meet из Документов, Таблиц и Презентаций
- Как опубликовать файл в виде веб-страницы
Как указать, кому разрешен доступ к файлу
- Как ограничить возможность предоставления доступа к файлам на Диске
- Как передать право собственности на файл
- Как предоставить доступ к файлу всем в интернете
- Как отметить файл, к которому предоставлен доступ, как окончательную версию
Советы по предоставлению доступа к файлам
Как делиться файлами и другим контентом с группой
Благодаря Google Группам вы можете открывать доступ к контенту Google Workspace, включая календари, сайты, документы, таблицы, презентации и файлы с Диска, нескольким пользователям сразу.
- Вы можете предоставлять доступ к ресурсам, обновлениям статусов и т. п., указывая адрес группы вместо адресов отдельных пользователей.
- Управляйте разрешениями для целой группы сразу.
- Если кто-то покинет команду, вам не придется вспоминать, к каким файлам был доступ у этого пользователя – достаточно просто удалить его из группы.
Как поделиться контентом с группой, используя один адрес электронной почты
Прежде всего создайте группу и добавьте в нее участников. Подробнее о том, как создать группу…
- Создайте файл на Google Диске или откройте существующий.
- Для файла выберите Открыть доступ.
- В поле Пригласить людей введите адрес группы.
- Выберите нужный уровень доступа: Редактирование, Комментирование или Просмотр.
- Нажмите Готово.
Как делиться документами в чат-группах
При работе в команде часто приходится совместно использовать файлы – документы, таблицы и презентации. Чат-группа – это рабочая область, в которой вы можете открыть к таким файлам доступ всем вашим коллегам. Кроме того, вы сможете редактировать документы прямо в чат-группе, не прерывая обсуждений в чате.
Веб-версия
Как делиться ссылками на PDF-версии файлов
Файлы Adobe PDF удобны тем, что их легко скачивать, распечатывать и открывать в стандартных программах. Если вы работаете в Google Документах, Таблицах или Презентациях, но хотите поделиться файлом в формате PDF, его необязательно преобразовывать каждый раз.
Вы можете просто отправить коллегам ссылку на PDF-версию.
- При изменении исходного файла необязательно повторно предоставлять доступ к его PDF-версиям или обновлять ссылки на них. Ссылка всегда указывает на последнюю версию.
- Экономьте пространство для хранения электронной почты и обходите ограничения размера прикрепленных файлов.
- Вам не потребуется отслеживать версии документа в PDF и в исходном формате: все черновики сохраняются под одним названием.
Как поделиться файлом
- Откройте Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации на компьютере.
- Выберите нужный файл.
- Нажмите на значок "Открыть доступ"
.
.Как копировать, вставлять и отправлять ссылки на PDF-файлы
- На Диске выберите файл.
- Нажмите на значок "Поделиться"
.
- Нажмите Копировать ссылку, а затем – Готово.
- Измените конечную часть ссылки. Например:
- До:
- http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
- http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
- http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
- После:
- http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
- http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
- http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
- До:
- Отправьте измененную ссылку.
При нажатии на нее пользователь сможет скачать PDF-версию вашего документа.
Как настроить уведомления о предоставлении доступа к файлам
Вы можете включить уведомления на Google Диске, чтобы своевременно узнавать, когда кто-то поделился с вами файлом или упомянул вас в комментарии. Уведомления появляются в браузере Chrome, а на устройстве Android – ещё и в мобильных приложениях "Документы", "Таблицы" и "Презентации".
Подробнее…
Как включить уведомления в браузере
- В браузере Chrome откройте Диск.
- Нажмите на значок
и выберите Настройки.
- Слева нажмите Уведомления и выберите нужный параметр.
- Чтобы получать уведомления в веб-браузере, установите флажок Получать оповещения в браузере обо всех изменениях, связанных с объектами на Google Диске и выберите объекты, о которых хотите получать уведомления.
- Чтобы получать уведомления по электронной почте, установите флажок Получать оповещения по электронной почте обо всех изменениях, связанных с объектами на Google Диске.
- Нажмите Готово.
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.
Как вести показ в Google Meet из Документов, Таблиц и Презентаций
Материалы из Google Документов, Таблиц и Презентаций можно без труда показывать непосредственно в видеовстречах в Google Meet. Прежде чем начать показ, присоединитесь к встрече и узнайте, ведется ли ее запись.
Важно! Чтобы вести показ в Google Meet напрямую из Документов, Таблиц или Презентаций, необходимо использовать компьютер с браузером Chrome.
- Присоединитесь к видеовстрече Google Meet.
- Откройте файл в Документах, Таблицах или Презентациях.
- В верхней части экрана нажмите Meet
.
- Выберите один из вариантов:
- Чтобы демонстрировать экран на запланированной встрече, нажмите на ее название.
- Чтобы показывать экран на встрече, используя ее код, нажмите Указать код встречи и введите код. Как использовать режим Companion в Google Meet на гибридных встречах
- Нажмите Демонстрировать эту вкладку.
- Важно! Если у вас ещё не открыта встреча и вы нажмете Демонстрировать эту вкладку, показ файла начнется, однако вы не сможете видеть видеовстречу Google Meet на вкладке файла. Чтобы во время демонстрации просматривать документ, таблицу или презентацию на одной вкладке с видеовстречей Google Meet, следуйте инструкциям по присоединению к видеовстрече из Документов, Таблиц или Презентаций.
- Выберите текущую вкладку.
- Чтобы начать показывать вкладку, нажмите Поделиться.
- Важно! При демонстрации вкладки из документа, таблицы или презентации нельзя изменить показываемую вкладку. Чтобы можно было переключаться между вкладками во время демонстрации, показывайте экран из Google Meet.
- Убедитесь, что показ материалов выполняется в рамках видеовстречи в Meet.
.
Как опубликовать файл в виде веб-страницы
Один из простых способов поделиться информацией с большой аудиторией – публикация в Интернете. Веб-страницу можно сделать общедоступной и обновлять данные на ней по своему усмотрению. Сделать это можно с помощью функции публикации в Google Документах, Таблицах и Презентациях.
Важно! Опубликованный файл будет виден всем в интернете. Следите за тем, чтобы случайно не раскрыть личную или конфиденциальную информацию.
- Открывайте доступ к файлам в формате Google Документов, Таблиц или Презентаций более чем 100 пользователям. Дополнительные инструкции приведены в статье Как предоставить доступ к файлам и папкам на Google Диске.
- Размещайте веб-страницы, не приобретая домен.
- Вносите правки в исходный файл и сами решайте, когда изменения будут опубликованы в Интернете.
- Публикуйте флаеры, пресс-релизы и другие рекламно-информационные материалы для широкой аудитории, не открывая доступ к исходному контенту.
Как опубликовать файл в интернете
- Откройте файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях.
- В верхней части страницы нажмите Файл
Опубликовать
- Выберите вариант публикации:
- Таблица. Можно опубликовать всю таблицу или отдельные листы, а также выбрать формат.
- Презентация. Можно выбрать, как быстро должны сменяться слайды.
- Нажмите Опубликовать.
- Скопируйте ссылку и отправьте ее пользователям или добавьте файл на свой сайт.
Опубликовать Как отключить автоматические обновления в Документах и Таблицах
Изменения, которые вы вносите в опубликованный документ или таблицу, публикуются автоматически.
- Откройте опубликованный файл в Google Документах или Таблицах.
- Нажмите Файл
- Нажмите Опубликованные материалы и настройки.
- Снимите флажок "Автоматически публиковать после внесения изменений".
- Чтобы снова включить автоматическое обновление, установите флажок.
Примечание. В Google Презентациях отключить эту функцию нельзя.
Подробнее о том, как использовать макросы в Google Таблицах…
Как указать, кому разрешен доступ к файлу
Как ограничить возможность предоставления доступа к файлам на Диске
Если вы как владелец предоставляете доступ к файлу на Google Диске, который содержит конфиденциальную информацию, вы можете запретить другим пользователям делиться им, скачивать, распечатывать или копировать его, а также изменять разрешения на доступ.
Как запретить редакторам делиться файлами и изменять настройки доступа
Изменять настройки доступа к файлу могут его владелец и пользователи с правом на редактирование. Чтобы запретить другим пользователям изменять настройки доступа к файлу, выполните следующие действия:
- Откройте файл на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
- Выберите Настроить доступ или нажмите на значок "Открыть доступ"
- Нажмите на значок настроек
в верхней части страницы.
- Снимите флажок Пользователи с правом на редактирование смогут изменять разрешения и параметры доступа.
в верхней части страницы.Если пользователь с уровнем доступа Редактор попытается поделиться файлом или папкой с ограниченным доступом, такому пользователю будет предоставлена возможность запросить у вас соответствующее разрешение по электронной почте. В этом случае вы сможете решить, предоставлять ли доступ к файлу. Даже если вы дадите разрешение, пользователь не сможет изменять разрешения на доступ, которые будут окрашены серым цветом и недоступны.
Как запретить скачивание, печать или копирование файлов для пользователей, у которых есть право просматривать и комментировать их
Примечание. Эти действия нельзя запретить для файлов Google Сайтов. Если вы запретите эти действия для аудиофайла, его нельзя будет воспроизвести.
Пользователи, которым разрешено редактировать документ, могут:
- предоставлять доступ другим пользователям;
- добавлять и удалять пользователей;
- изменять разрешения на доступ к файлу;
- копировать, распечатывать и скачивать файлы.
Примечание. Этот параметр нельзя применить ко всей папке, но вы можете настроить его для отдельных файлов в ней.
Чтобы запретить читателям и комментаторам печатать, копировать и скачивать файлы, выполните следующие действия:
- Найдите нужный файл или папку на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
- Выберите файлы.
- Выберите Настроить доступ или нажмите на значок "Открыть доступ"
- Нажмите на значок настроек
- Снимите флажок Разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его.
Если пользователь с уровнем доступа Комментатор или Читатель попытается скачать, распечатать или скопировать файл, к которому предоставлен доступ, эти параметры будут неактивны.
Чтобы запретить предоставление доступа к файлам на общих дисках, следуйте инструкциям в этой статье.
Как передать право собственности на файл
Вы можете передать право собственности на файлы и папки на Google Диске другим пользователям организации. При передаче права собственности на папку также необходимо передать право собственности на каждый файл в ней.
Как передать право собственности на файл или папку
- Откройте Google Диск на компьютере.
- Нажмите правой кнопкой мыши на нужный файл.
- Выберите Поделиться > Открыть доступ
- Рядом с именем пользователя нажмите на стрелку вниз
Передача права собственности.
Передача права собственности.
Как предоставить доступ к файлу всем в интернете
Вы можете предоставить доступ к файлам, таким как примеры использования, программы конференций и т. д., всем пользователям в интернете. Вы также можете разрешить пользователям только просматривать файл, добавлять комментарии или вносить в него изменения.
Чтобы обеспечить одновременный доступ к файлу более чем 100 пользователям, его целесообразно опубликовать в виде веб-страницы.
Примечание. Поисковые системы, боты архивации и другие пользователи могут сохранять данные, к которым вы предоставили доступ в интернете. Подумайте, устраивает ли это вас, прежде чем размещать документы в открытом доступе.
Вы можете открыть общий доступ к файлу или предоставить его только выбранным вами пользователям. Если установить доступ для всех, у кого есть ссылка, то ограничения, заданные для папки, не будут распространяться на файл.
- Выберите нужный файл.
- Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту"
- В разделе "Общий доступ" нажмите на стрелку вниз
.
- Укажите, кому разрешен доступ к файлу.
.- Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
- Подробнее о правах доступа…
- Нажмите Готово.
Как отметить файл, к которому предоставлен доступ, как окончательную версию
Завершив вносить изменения в файл, к которому предоставлен доступ, вы можете сделать его доступным только для просмотра и отметить как окончательную версию. Пользователи, которые работали над файлом вместе с вами, а также другие люди, с которыми вы поделились им, смогут просматривать его, но не будут видеть историю изменений и не смогут добавлять комментарии и вносить дальнейшие правки.
Как сделать файл доступным только для просмотра
Если вы предоставили доступ к файлу определенным пользователям или группе:
- На Google Диске нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите "Открыть доступ"
- Справа от имени пользователя или названия группы, для которых нужно изменить уровень доступа, нажмите на стрелку вниз
Читатель.
- Нажмите Сохранить.
Если вы предоставили доступ к файлу организации:
- На Диске нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите "Открыть доступ"
- В разделе Показать ссылку справа нажмите на стрелку вниз
- Нажмите Готово.
Как переименовать файл, чтобы отметить его как окончательную версию или отправленный в архив
- Откройте файл и в верхней части страницы нажмите на его название.
- Перед названием файла введите [Окончательная версия] или [Архивирован].
- Нажмите Ввод.
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.