Цю статтю призначено для адміністраторів, які керують групами в організації. Щоб керувати групами в обліковому записі, який закінчується на gmail.com, перегляньте цю статтю.
Адміністратори Груп можуть створювати групи для відділів, команд або інших підгруп користувачів в організації.
Де це зробити? Ви можете створити групу й додати учасників у Консолі адміністратора Google або Google Групах. Однак як групи конфігурації можна використовувати лише групи, створені в Консолі адміністратора.
Як використовувати групи
За допомогою груп можна працювати разом у команді або налаштовувати функції і сервіси. Краще створити групу в Консолі адміністратора, бо так легше знаходити учасників у групах або додавати відразу велику кількість користувачів. Групи, створені в Google Групах, не можна використовувати для налаштування функцій або сервісів.Спілкування або співпраця (зокрема списки розсилки)
Створіть групу в Консолі адміністратора або Google Групах, щоб користувачі могли:
- надсилати електронні листи всім учасникам групи на одну адресу;
- запрошувати учасників групи на зустріч;
- ділитися з учасниками контентом, зокрема документами, сайтами, відео й календарями;
- брати участь в обговореннях або користуватися спільною поштовою скринькою в Google Групах (потрібно ввімкнути Groups for Business).
Конфігурація функцій або сервісів
Групу потрібно створити в Консолі адміністратора, а не в Google Групах.
За допомогою групи також можна:
Спосіб 1. Створіть групу в Консолі адміністратора
Розгорнути все | Згорнути все й перейти вгору
Для груп конфігурації або спілкування й співпраці (включно зі списками розсилки)
Якщо ввімкнути Groups for Business, пізніше ви зможете перейти в Google Групи, щоб налаштувати інші функції, недоступні в Консолі адміністратора.
Крок 1. Створіть групу-
Увійдіть в Консоль адміністратора Google з даними облікового запису адміністратора.
Без облікового запису з такими правами ви не зможете отримати доступ до Консолі адміністратора.
-
- Угорі ліворуч натисніть Створити групу.
- Укажіть наведену нижче інформацію.
Інформація про групу Опис Назва групи Укажіть назву, яка ідентифікує групу в списках і повідомленнях. Дотримуйтеся наведених нижче правил.- Назви можуть містити щонайбільше 73 символи.
- Використовуйте назви, за якими легко визначити призначення групи.
Не використовуйте знак рівності (=) або дужки (<,>) для груп, створених у Консолі адміністратора Google. Ці символи можна використовувати лише для груп, створених на сайті groups.google.com.
Електронна адреса групи Укажіть електронну адресу для групи. Якщо відображається кілька доменів, виберіть потрібний зі списку. Дотримуйтеся наведених нижче рекомендацій.
- Електронна адреса може містити щонайбільше 63 символи. При цьому назва домену (наприклад, @gmail.com) не враховується.
- Деякі слова зарезервовано, і їх не можна використати для електронної адреси. Перегляньте список зарезервованих слів.
Якщо ви створюєте групу з облікового запису компанії або навчального закладу, електронна адреса може мати спеціальний суфікс -user-created. Наприклад, якщо ваша група називається training, електронна адреса виглядатиме так: training-user-created@vash_domen.
Опис Необов’язково. Додайте дані на сторінку з інформацією про групу: укажіть, для чого її призначено чи як вона використовується. Можна додати відомості про учасників, контент і поширені запитання в групі, посилання на споріднені групи тощо.
Не використовуйте знак рівності (=) або дужки (<,>) для груп, створених у Консолі адміністратора Google. Ці символи можна використовувати лише для груп, створених на сайті groups.google.com.
Власники групи (Необов’язково) Щоб додати користувачів із роллю власника групи, знайдіть і виберіть їхні імена або електронні адреси. - Натисніть Далі.
- (Необов’язково) Щоб додати мітку безпеки в групу, поставте прапорець Безпека. Докладніше про групи безпеки.
- Натисніть Далі.
- Виберіть тип доступу до групи: Для всіх, Команда, Лише оголошення або З обмеженнями.
Кожен тип має стандартні дозволи для власників, адміністраторів і учасників групи. Він також визначає, для кого відкрита група: для всієї організації чи користувачів поза нею. - (Необов’язково) Щоб налаштувати доступ, натисніть клітинки таблиці й виберіть параметр чи скасуйте його вибір. Якщо ви налаштуєте будь-які параметри, тип доступу групи зміниться на Спеціальний.
Описи налаштувань наведено в таблиці нижче.Налаштування
Опис
Налаштування доступу
Визначте, які дії можуть виконувати учасники групи. Ви також можете налаштувати дозволи на основі ролей для групи в Google Групах на сторінці groups.google.com. Докладніше про ролі учасників групи.
У категорію "Зовнішні" входять усі користувачі за межами вашої організації. Зовнішні користувачі можуть як належати до групи, так і ні.
- Хто може зв’язуватися з власниками групи: визначає, хто може надсилати електронні листи власникам групи.
- Хто може переглядати обговорення: визначає, хто може переглядати обговорення, опубліковані в групі. Користувачі не з вашої організації (зовнішні) можуть переглядати обговорення, лише якщо в налаштуваннях доступу до Groups for Business вибрано варіант Для всіх користувачів Інтернету.
- Хто може розміщувати публікації: визначає, хто може публікувати повідомлення в групі.
- Хто може переглядати учасників: визначає, хто може переглядати список учасників групи.
- Хто може приєднуватися до групи: визначає, хто може додавати й запрошувати користувачів у групу, а також схвалювати запити на приєднання до неї.
Хто може приєднуватися до групи
Виберіть, як додавати учасників у групу.
- Будь-хто з організації може надіслати запит: люди з організації мають надсилати запити на приєднання до групи, які потрібно схвалювати.
- Будь-хто з організації може приєднатися: люди з організації можуть додавати себе до групи безпосередньо.
- Лише запрошені користувачі: до групи можуть приєднуватися лише запрошені люди.
Дозволити брати участь користувачам не з вашої організації
Вимкніть це налаштування, щоб зовнішні користувачі не могли приєднуватися до групи, або ввімкніть його, щоб дозволити їм це.
Адміністратор може завжди додавати користувачів не з вашої організації в групи через Консоль адміністратора Google незалежно від цього налаштування.
- Натисніть Далі.
- (Необов’язково) Щоб обмежити доступ до цієї групи, виберіть Установити обмеження й додайте умови запиту. Докладніше про обмеження участі в групі.
- Натисніть Створити групу.
- Щоб додати учасників у групу, виконайте наведені нижче дії.
Як додати кілька учасників
- Натисніть значок
.
- Click Add members.
- Щоб вибрати користувача або групу, введіть перші кілька символів електронної адреси й виберіть її.
- Для сервісних облікових записів потрібно вводити адресу повністю.
- За потреби повторіть попередні кроки.
- Натисніть Додати до групи.
Усі нові користувачі отримують роль учасника й підписку на всі електронні листи.
Як додати кількох учасників одночасно
Щоб додати багато учасників, скористайтеся одним із наведених нижче способів.
- Виберіть учасників зі списку користувачів
- Завантажте учасників із файлу CSV
- Додайте в групу інші групи
- Додайте всіх користувачів організації в групу
Як запросити користувачів
Потрібно ввімкнути Groups for Business
Щоб користувачі могли приєднатися до вашої групи, надішліть їм запрошення. Якщо вони приймуть його, їх буде додано у вашу групу.
Щоб запросити користувачів приєднатися до групи електронною поштою, виконайте вказівки в Навчальному центрі.
Спосіб 2. Створіть групу в Google Групах
Лише для груп для спілкування й співпраці. Потрібно ввімкнути Groups for Business Щоб використовувати групу як групу конфігурації, створіть її в Консолі адміністратора, виконавши вказівки вище на цій сторінці. Групи, створені в Google Групах, не можна використовувати для налаштування функцій або сервісів.
Інший спосіб створити групу для спілкування або співпраці (наприклад, список розсилки) – через Google Групи. Тут також можна додати функції, такі як модеровані обговорення або спільна поштова скринька.
Щоб створити групу в Google Групах, виконайте вказівки в Навчальному центрі.
Після створення групи
- Нова група з’явиться в каталозі груп і стане доступною всім користувачам протягом 24 годин. Щоб приховати групу в каталозі, її власникам потрібно надати відповідний дозвіл. Щоб дізнатися більше, перегляньте статтю про те, як налаштувати правила використання груп на рівні організації.
- Зачекайте кілька хвилин, доки група не стане активною, перш ніж надсилати до неї повідомлення. Інакше ви можете отримати сповіщення про те, що повідомлення не вдалося доставити.
Розширені параметри для великих організацій
- Як використовувати динамічні групи з автоматичною зміною списку учасників
- Як створити рекомендовані групи для спільного доступу (цільова аудиторія)
- Як синхронізувати групи із сервером LDAP або Active Directory
- Як створювати групи й керувати ними за допомогою API
