従業員が離職した場合、ユーザーのデータを安全に保持してユーザーによる Google Workspace サービスへのアクセスを防止するために、そのユーザー アカウントをアーカイブできます。ユーザー アカウントをアーカイブすると、そのユーザーのステータスが「アーカイブ済み」に変わり、アーカイブ ユーザー ライセンスが割り当てられます。
アーカイブされたユーザーのアカウントとデータはどうなりますか？
ユーザー アカウントをアーカイブすると、Google でそのユーザーの Google Workspace サービスのデータが安全に保管されます。ユーザーが Google Vault ライセンスまたは Vault を含むアーカイブ ユーザーのサブスクリプションのライセンスを持っている場合、ユーザーのデータは Vault の保持ルールと記録保持に沿って保護され、管理者はデータの検索と書き出しを行うことができます。詳細
ユーザーデータ（Gmail や Google ドライブなどのコアサービスや、Google Classroom などのコアサービス以外のサービスのデータ）は、組織内の Google Vault ライセンスを持つ他のユーザーが使用できます。
- ユーザーのデータは、管理者が設定したデータ リージョンに留まります。詳しくは、データの地理的な保管場所を選択するをご覧ください。
注: データ リージョン ポリシーの対象となるには、アクティブな Google Workspace for Education アカウントとアーカイブされた Google Workspace for Education アカウントの両方に、Education Standard または Education Plus のライセンスが割り当てられている必要があります。
- ユーザーのデータには、Google ドライブのデータ損失防止（DLP）が引き続き適用されます。詳しくは、Workspace の DLP を使用してデータの損失を防止するをご確認ください。
ユーザーが Vault や Google Voice などのアドオン サブスクリプションのライセンスを持っている場合、ライセンスはアーカイブ後も保持されます。そのユーザーのアドオン サブスクリプションが不要になった場合は、ユーザー アカウントのアーカイブ後にライセンスを削除できます。詳しくは、ライセンスを削除するをご覧ください。
アクティブなユーザーだけでなく停止中のユーザーもアーカイブできます。ユーザー アカウントをアーカイブすると、アーカイブ後 24 時間以内に、そのユーザーに割り当てられていたアクティブな Google Workspace ライセンスを別のユーザーに再度割り当てることができるようになります。
ユーザーがアーカイブされた後
ユーザーをアーカイブすると、そのユーザーは次のような状態になります。
- どのシステムからも自分の管理対象の Google アカウントにログインできません。これには、Gmail、Google カレンダー、ドライブなどの Google Workspace サービスが含まれます。
- グローバル アドレス一覧に表示されません。ユーザー ディレクトリ リストには、[アーカイブ済み] ステータスが付いた状態で表示されます。ユーザー アカウントのステータスを確認するをご覧ください。
- 管理コンソールで削除やアーカイブ解除は可能ですが、停止はできません。
- ユーザー レポートでステータスが [アーカイブ済み] と表示されると、アーカイブ ユーザーのモニタリング、管理、そして最終的には削除が容易になります。
- 新しいメールとカレンダーの招待状は、アーカイブされたユーザーのアカウントに送信されるとブロックされるため、受信できません。
アーカイブ解除の仕組み
ユーザー アカウントのアーカイブを解除すると、ユーザーはアーカイブ前のステータスに戻り、以前のデータすべてにアクセスできるようになります。
ユーザーのアーカイブを解除するには、そのユーザーの Google Workspace エディションに対応する利用可能なライセンスが必要です。アクティブなライセンスがない場合、アーカイブ解除操作は失敗し、ユーザーはアーカイブ ユーザー ライセンスでアーカイブされたままになります。
ユーザー アカウントのアーカイブを解除したら、手動で Google Workspace のライセンスを割り当てる必要があります。
始める前に: アーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入する
ユーザーをアーカイブするには、アーカイブ ユーザーのサブスクリプションが必要です。次に例を示します。
- Enterprise Standard または Enterprise Plus - Google 管理コンソールでアーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入できます。手順については、アカウントに有料サブスクリプションを追加するをご覧ください。
- Business Starter、Business Standard、Business Plus - 管理コンソールでアーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入できる場合があります。確認するには、個々のユーザー アカウントをアーカイブまたはアーカイブ解除する（後述）の手順に沿って、ユーザーをアーカイブします。
- Education Fundamentals、Education Standard、Education Plus - アーカイブ ユーザー ライセンスは、Google Workspace for Education サブスクリプションに含まれています。上限に達した場合は、サポートを通じて追加のライセンスをリクエストできます。
また、すべてのエディションについて、Google の営業担当者または Google Cloud パートナーにお問い合わせいただくこともできます。
個々のユーザー アカウントをアーカイブまたはアーカイブ解除する
これらの手順を完了するには、適切なユーザー管理権限が必要です。適切な権限がないと、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。
Education をご利用のお客様は、こちらの記事をご覧ください。
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管理者アカウントで Google 管理コンソール にログインします。
管理者アカウントを使用していない場合は、管理コンソールにアクセスできません。
- メニュー アイコン
[ディレクトリ] > [ユーザー] に移動します。
- [ユーザー] のリストで目的のユーザーを探します。詳しくは、ユーザー アカウントの検索をご覧ください。
ユーザーをアーカイブするには:
- ユーザー アカウントにカーソルを合わせて [その他のオプション] をクリックします。
- ご使用のエディションに応じて以下の操作を行います。
- Enterprise Standard または Enterprise Plus - [ユーザーをアーカイブ] を選択します。
- Business Starter、Business Standard、Business Plus - [ユーザーを削除] を選択
[ユーザーをアーカイブ] をクリックします。
プロンプトが表示されたら、[アーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入] をクリックし、手順に沿って操作します。このオプションを使用できない場合は、管理コンソールでアーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入できません。代わりに、Google の営業担当者または Google Cloud パートナーにお問い合わせください。
- [完了] をクリックして確定します。
ユーザーのアーカイブを解除するには:
- 対象のユーザーにカーソルを合わせて、[ユーザーのアーカイブを解除] をクリックします。
- [完了] をクリックして確定します。
ユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除する
複数のユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除するには、CSV ファイルまたは Admin SDK API を使用します。
CSV ファイルを使用して複数のユーザーをアーカイブまたはアーカイブ解除するには:
- CSV ファイルから複数のユーザーを追加または更新するの手順で操作します。
- ダウンロードした CSV テンプレートの [New Status [Upload Only]] 列で、「Archived」（ユーザーをアーカイブする場合）または「Active」（ユーザーをアーカイブ解除する場合）と入力します。
Admin SDK API を使用して複数のユーザーをアーカイブまたはアーカイブ解除するには:
- Method: users.update の手順に沿って操作します。
- 必要に応じて、各ユーザーの archived のブール型変数を True または False に設定します。
