Quando un dipendente lascia l'azienda, puoi archiviare il relativo account utente per conservare i suoi dati in modo sicuro e impedire che acceda ai servizi Google Workspace. Quando archivi un account utente, lo stato diventa Archiviato e viene assegnata una licenza Utente archiviato.
I dati degli utenti archiviati vengono conteggiati ai fini del limite di spazio di archiviazione in pool dell'organizzazione.
Cosa succede all'account e ai dati di un utente archiviato?
Quando archivi un account utente, Google conserva in modo sicuro i dati dei servizi Google Workspace dell'utente. Se l'utente ha una licenza Google Vault o una licenza di un abbonamento Utente archiviato che contiene Vault, i suoi dati sono protetti in base alle regole di conservazione e alle archiviazioni a fini legali di Vault e puoi cercarli ed esportarli. Scopri di più
I dati dell'utente (provenienti da servizi principali come Gmail e Google Drive e da servizi secondari come Classroom) sono disponibili per altri utenti dell'organizzazione che dispongono di una licenza Google Vault.
- I dati degli utenti rimangono nella stessa regione di dati impostata dall'amministratore. Per informazioni dettagliate, vedi Scegli una posizione geografica per i propri dati.
Nota: per essere coperti dalle policy per le regioni di dati, gli account Google Workspace for Education, sia attivi che archiviati, devono avere una licenza Education Standard o Education Plus assegnata.
- La prevenzione della perdita di dati (DLP) di Google Drive continua a essere applicata sui dati degli utenti. Per informazioni dettagliate, vai a Utilizzare DLP per Workspace per evitare la perdita di dati.
Se l'utente ha una licenza per un abbonamento aggiuntivo, ad esempio Vault o Google Voice, conserverà la licenza dopo che è stato archiviato. Se l'utente non ha più bisogno dell'abbonamento al componente aggiuntivo, puoi rimuovere la licenza dopo aver archiviato l'account utente. Scopri di più sulla rimozione delle licenze.
Puoi archiviare sia gli utenti sospesi sia quelli attivi. Quando archivi un account utente, la sua licenza Google Workspace attiva diventa disponibile per la riassegnazione a un altro utente entro 24 ore.
Dopo l'archiviazione di un utente
Una volta archiviato un utente, gli utenti:
- Non possono accedere al proprio Account Google gestito in nessun sistema. Sono inclusi i servizi Google Workspace, come Gmail, Google Calendar e Drive.
- Non figurano nell'Elenco indirizzi globale. Negli elenchi delle directory utente, questi utenti sono contrassegnati dallo stato Archiviato. Vai a Visualizza lo stato di un account utente.
- Possono essere eliminati e la loro archiviazione può essere annullata, ma non possono essere sospesi nella Console di amministrazione.
- Lo stato Archiviato è visualizzato nei report relativi agli utenti, il che semplifica il monitoraggio, la gestione e, infine, l'eliminazione degli utenti archiviati.
- Non potrà ricevere nuove email e inviti di calendario perché verranno bloccati una volta inviati all'account dell'utente archiviato.
Come funziona l'annullamento dell'archiviazione
Quando annulli l'archiviazione di un account utente, questo torna allo stato precedente e recupera l'accesso a tutti i dati precedenti.
Per annullare l'archiviazione di un utente, devi avere una licenza disponibile corrispondente alla sua versione di Google Workspace. Se non è disponibile una licenza attiva, il processo di annullamento dell'archiviazione non riesce e lo stato dell'utente resta Archiviato, con la licenza Utente archiviato che era stata utilizzata al momento dell'archiviazione.
Dopo aver annullato l'archiviazione di un account utente, devi assegnargli manualmente una licenza di Google Workspace.
Prima di iniziare: acquista un abbonamento Utente archiviato
Per archiviare un utente, è necessario un abbonamento Utente archiviato. Se hai:
- Enterprise Standard o Enterprise Plus: puoi acquistare un abbonamento Utente archiviato nella Console di amministrazione Google. Per i passaggi da seguire, vai ad Aggiungere un abbonamento a pagamento all'account.
- Business Starter, Business Standard o Business Plus: potresti essere in grado di acquistare un abbonamento Utente archiviato nella Console di amministrazione. Per verificare, segui i passaggi per archiviare un utente descritti in Archiviare un account utente individuale o annullarne l'archiviazione (più avanti in questa pagina).
- Education Fundamentals, Education Standard o Education Plus: le licenze Utente archiviato sono incluse nel tuo abbonamento a Google Workspace for Education. Se non ne hai più, puoi richiederne altre tramite l'assistenza.
In alternativa, per tutte le versioni, puoi contattare un rappresentante di vendita Google o un Partner Google Cloud.
Archiviare o annullare l'archiviazione di un singolo account utente
Per completare questi passaggi ti servirà il privilegio Gestione utenti appropriato. Senza il privilegio corretto, non vedrai tutti i controlli necessari per completare questi passaggi.
Se sei un cliente Education, consulta questo articolo.
-
Accedi a Console di amministrazione Google con un account amministratore.
Se non utilizzi un account amministratore, non puoi accedere alla Console di amministrazione.
- Vai a Menu
Directory > Utenti.
- Individua l'utente nell'elenco Utenti. Se hai bisogno di aiuto, vedi Trovare un account utente.
Per archiviare un utente:
- Posiziona il puntatore del mouse sull'account utente e fai clic su Altre opzioni.
- Se hai:
- Enterprise Standard o Enterprise Plus: seleziona Archivia utente.
- Business Starter, Business Standard o Business Plus: seleziona Elimina utente
fai clic su Archivia utente.
Se richiesto, fai clic su Acquista abbonamento utente archiviato e segui le istruzioni. Se questa opzione non è disponibile, non puoi acquistare un abbonamento Utente archiviato nella Console di amministrazione. Contatta invece un rappresentante di vendita Google o un partner Google Cloud.
- Fai clic su Fine per confermare.
Per annullare l'archiviazione di un utente:
- Posiziona il cursore del mouse sull'utente e fai clic su Annulla archiviazione utente.
- Fai clic su Fine per confermare.
Archiviare o annullare l'archiviazione di utenti collettivamente
Puoi archiviare o annullare l'archiviazione degli utenti collettivamente utilizzando un file CSV o le API Admin SDK.
Per archiviare o annullare l'archiviazione di più utenti utilizzando un file CSV:
- Segui le istruzioni riportate in Aggiungere o aggiornare più utenti da un file CSV.
- Nel modello CSV scaricato, nella colonna New Status [UPLOAD ONLY] (Nuovo stato [solo caricamento]), inserisci Archived (Archiviato) per archiviare un utente o Active (Attivo) per annullare l'archiviazione di un utente.
Per archiviare più utenti o annullarne l'archiviazione utilizzando le API SDK Admin:
- Segui le istruzioni riportate in Metodo: users.update.
- Imposta la variabile booleana archived su True o False per ciascun utente nel modo opportuno.
Archivia gli utenti anziché annullare l'abbonamento
Se inizi ad annullare Google Workspace, durante la procedura di annullamento potresti avere la possibilità di archiviare tutti i tuoi utenti. Questa opzione è disponibile se:
- Hai una versione Business, Enterprise Standard o Enterprise Plus
- Fatturi con il piano flessibile
- Hai da 2 a 300 utenti
A seconda del numero di utenti, potrebbero essere necessarie diverse ore prima che vengano tutti archiviati.
Per controllare lo stato di archiviazione di un utente:
Per completare questi passaggi ti servirà il privilegio Gestione utenti appropriato. Senza il privilegio corretto, non vedrai tutti i controlli necessari per completare questi passaggi.
-
Accedi a Console di amministrazione Google con un account amministratore.
Se non utilizzi un account amministratore, non puoi accedere alla Console di amministrazione.
- Vai a Menu
- Individua l'utente nell'elenco Utenti. Se hai bisogno di aiuto, vedi Trovare un account utente.
- Per verificare se l'utente è stato archiviato, controlla la colonna Stato.
Per controllare lo stato generale della procedura di archiviazione, fai clic su Attività in alto.
Dopo aver archiviato tutti gli utenti, puoi annullare l'archiviazione di uno o più utenti seguendo una delle procedure descritte in precedenza in questa pagina.
Per maggiori dettagli sui passaggi di annullamento, vedi Annulla Google Workspace.
