Как администратор организации, вы можете централизованно отслеживать статус пользовательских аккаунтов и действия в них. В разделе Отчеты о пользователях доступен отчет "Аккаунты", в котором приведена информация о статусе аккаунтов пользователей, например сведения о статусе двухэтапной аутентификации и надежности пароля. В зависимости от версии Google Workspace в нем также может содержаться информация о пользовательских данных в Google Диске, Gmail и Классе.
Шаг 1. Откройте отчет об аккаунтах
-
Войдите в консоль администратора Google как администратор.
Войти в консоль администратора можно, только если вы используете аккаунт администратора.
-
Нажмите на значок меню
Отчеты > Отчеты > Отчеты о пользователях > Аккаунты.
Вам необходимо использовать аккаунт администратора с доступом к отчетам.
Шаг 2. Проверьте данные
Отчет "Аккаунты" создается на основе описанных ниже данных пользователей.
Примечание. В некоторых версиях Google Workspace могут быть доступны не все типы отчетов о действиях.
Общие| Столбец | Описание |
|---|---|
| Пользователь | Имя пользователя. |
| Статус аккаунта пользователя |
Статус аккаунта пользователя (Активный, Заблокирован, Временно заблокирован).
Примечание. Аккаунты пользователей, удаленные с возможностью восстановления, имеют статус Активный. |
| Двухэтапная аутентификация | Включена ли у пользователя двухэтапная аутентификация. |
| Обязательная двухэтапная аутентификация | Является ли двухэтапная аутентификация обязательной для пользователя. |
| Соответствие пароля требованиям по длине | Соответствует ли пароль пользователя требованиям к длине пароля. Инструкции по настройке требований к паролям приведены в статье Как управлять настройками паролей пользователей. |
| Надежность пароля | Является ли надежным пароль пользователя с точки зрения требований, заданных администратором. Инструкции по настройке требований к паролям приведены в статье Как управлять настройками паролей пользователей. |
| Внешние приложения | Количество внешних приложений, которые пользователь установил в вашем домене.
Примечание. Информацию о том, как посмотреть список приложений для того или иного пользователя и запретить доступ внешних приложений, можно найти в статье Управление настройками безопасности пользователей |
| Доступ к небезопасным приложениям | Право пользователя разрешить или запретить доступ небезопасных приложений к своему аккаунту (варианты: Доступ разрешен или Доступ запрещен). |
| Имя, указанное администратором | Имя пользователя, назначенное администратором. |
| Статус имени профиля | Сведения о том, менял ли пользователь имя профиля. |
| Занято объектами в Google Фото (МБ) | Использованный объем хранилища Google Фото. |
| Всего занято (МБ) | Общий объем хранилища, занятый объектами пользователя. |
| Занято (%) | Использованный объем хранилища в процентах от общего объема. |
| Столбец | Описание |
|---|---|
| Всего писем | Общее количество отправленных и полученных пользователем сообщений в Gmail. Сюда входят письма, отправленные или полученные с помощью сторонних SMTP-клиентов, которые используют SMTP-серверы Gmail. |
| Полученные письма | Общее количество полученных сообщений в Gmail. Сюда входят письма, полученные с помощью сторонних SMTP-клиентов, которые используют SMTP-серверы Gmail. |
| Отправленные письма | Общее количество отправленных сообщений в Gmail. Сюда входят письма, отправленные с помощью сторонних SMTP-клиентов, которые используют SMTP-серверы Gmail. |
| Время последнего использования Gmail (POP) | Время последнего доступа к Gmail по протоколу Post Office Protocol (POP). |
| Время последнего использования Gmail (IMAP) | Время последнего доступа к Gmail по протоколу Internet Message Access Protocol (IMAP). |
| Время последнего использования Gmail (веб-интерфейс) | Время последнего входа в Gmail через веб-интерфейс. Обратите внимание на то, что эта временная метка не синхронизируется с меткой времени последнего входа. |
| Занято объектами в Gmail (МБ) | Использованный объем хранилища Gmail. |
Обновленные показатели, в отличие от старых, содержат термин "добавленные", так как теперь подсчитывается количество событий, связанных с добавлением контента. Каждый раз, когда пользователь создает, загружает, восстанавливает файл или передает право собственности на него другому сотруднику, сведения об этих действиях вносятся в отчет независимо от конечного состояния файла. Если для файла регистрируется несколько событий такого типа, в отчет вносится только одно из них.
| Столбец | Описание |
|---|---|
| Доступно всем | Количество файлов, доступных всем пользователям в интернете. |
| Доступно всем, у кого есть ссылка | Количество файлов на Диске, доступных всем, у кого есть ссылка. |
| Общие файлы, доступные всем в домене | Количество файлов на Диске, доступных всем пользователям в пределах домена. |
| Общие файлы, доступные пользователям домена по ссылке | Количество файлов на Диске, доступных всем пользователям в домене, у кого есть ссылка. |
| За пределами домена | Количество файлов на Диске, к которым предоставлен непосредственный доступ отдельным лицам или группам вне домена. |
| Общие файлы, доступные в домене | Количество файлов на Диске, к которым предоставлен непосредственный доступ отдельным лицам или группам в домене. |
| Общие файлы с ограниченным доступом | Количество файлов на Диске с закрытым доступом. |
| Добавленные таблицы Google | Количество таблиц, добавленных на Диск. |
| Добавленные рисунки Google | Количество рисунков, добавленных на Диск. |
| Добавленные документы Google | Количество текстовых документов, добавленных на Диск. |
| Добавленные презентации Google | Количество презентаций, добавленных на Диск. |
| Добавленные формы Google | Количество форм, добавленных на Диск. |
| Другие типы файлов | Количество сторонних файлов, добавленных на Диск. |
| Отредактированные файлы | Количество файлов на Диске, которые пользователь редактировал. |
| Просмотренные файлы | Количество файлов на Диске, которые пользователь просматривал. |
| Добавленные файлы | Количество файлов, добавленных пользователем на Диск. |
| Занято объектами на Диске (МБ) | Объем хранилища, занятый данными пользователя на Диске. |
| Время последнего использования Диска | Время последнего использования Диска. |
| Столбец | Описание |
|---|---|
| Время последнего использования Класса | Время, в которое пользователь в последний раз выполнял действия в Классе, например создавал, оценивал или сдавал работу либо публиковал записи в ленте курса. |
| Созданные курсы | Количество созданных курсов. |
| Созданные записи | Общее количество записей, созданных преподавателями и учащимися. |
Шаг 3. Настройте отображение данных в отчете
- Откройте отчет, как описано выше.
- Нажмите на значок "Настройки"
.
- Чтобы добавить дополнительные столбцы в диаграмму, рядом с надписью Добавить столбец нажмите на стрелку вниз
и выберите вариант из списка.
- Чтобы удалить элемент из диаграммы, рядом с ним нажмите на значок "Удалить"
.
- Перемещать столбцы можно перетаскиваем.
- Нажмите Сохранить.
Шаг 4. Отфильтруйте данные и экспортируйте отчет
Как фильтровать данные по пользователю или действию
Отчет можно настроить так, чтобы он показывал определенных пользователей или события. Например, вы можете создать фильтр для поиска всех пользователей, которые применяют двухэтапную аутентификацию или публикуют много внешних ссылок.
- Откройте отчет, как описано выше в разделе "Шаг 1".
- В верхней части отчета нажмите Добавить фильтр.
- Выберите фильтр из списка, введите условия и нажмите Применить.
Как фильтровать данные по организационным подразделениям
Чтобы сравнить данные по дочерним организациям в домене, отфильтруйте сведения по организационным подразделениям.
- Откройте отчет, как описано выше.
- В верхней части отчета нажмите Организационное подразделение
выберите нужное подразделение из списка.
- Нажмите Применить.
Сведения можно отфильтровать только по текущей организационной структуре, даже если вы ищете старые данные. Данные за период до 20 декабря 2018 года не могут появляться в результатах поиска.
Данные отчета также можно фильтровать по группам. Чтобы группа появилась в фильтре, ее нужно добавить в список "Группы фильтрации".
Подробнее о том, как фильтровать данные по группам…
Шаг 1. Добавьте группу в список "Группы фильтрации"
- Откройте отчет, как описано выше.
- В верхней части отчета нажмите Фильтр групп
- Выберите Группы фильтрации.
Откроется соответствующая страница. - Нажмите Добавить группы.
- Найдите группу: начните вводить ее название или адрес электронной почты, а затем выберите нужный вариант из списка предложений.
- Если вы хотите добавить ещё одну группу, найдите и выберите ее.
- Когда группы будут выбраны, нажмите Добавить.
- Если вы хотите удалить группу, нажмите на значок Удалить группу
- Нажмите Сохранить.
Изменения вступают в силу в течение 24 часов (обычно быстрее). Подробнее…
Шаг 2. Отфильтруйте данные по группам
- Откройте отчет, как описано выше.
- В верхней части отчета нажмите Фильтр групп
- Выберите одну или несколько групп и нажмите Применить.
Как фильтровать данные в отчете по дате
Как экспортировать данные отчета
Данные отчета можно экспортировать в таблицу Google или скачать в виде CSV-файла.
- Откройте отчет, как описано выше в разделе "Шаг 1".
- При необходимости измените включенные в экспорт данные, как описано выше в разделе "Шаг 3".
- В отчете нажмите на значок скачивания
.
- Укажите, какие столбцы необходимо включить, и выберите формат отчета.
- Нажмите Скачать.
Можно экспортировать до 100 000 строк.
Как часто обновляются данные
Полную информацию на текущую дату посмотреть нельзя. Под заголовком графика будет указана последняя дата, за которую представлены данные в столбце. В таблице под графиком для этой даты приводятся данные за один день.
Данные, утратившие актуальность по сравнению с другими столбцами, помечены звездочкой (*).
Подробнее о сроках хранения данных и задержках…
