Администратор может просматривать подробные отчеты об использовании приложений Google Workspace в организации. В разделе Отчеты о пользователях доступен отчет "Использование приложений", из которого можно получить следующие данные:
- количество сообщений электронной почты, отправленных за определенный период;
- количество созданных и опубликованных файлов;
- имена пользователей, у которых заканчивается пространство на Диске;
- количество поисковых запросов, отправленных с устройств разных типов;
- количество и типы сообщений чата, отправляемых вашими пользователями.
Примечание. События входа через IMAP с использованием паролей приложений не регистрируются.
Шаг 1. Откройте отчет об использовании приложений
-
Войдите в консоль администратора Google как администратор.
Войти в консоль администратора можно, только если вы используете аккаунт администратора.
-
Нажмите на значок меню
Отчеты > Отчеты > Отчеты о пользователях > Использование приложений.
У вас должны быть права администратора с доступом к отчетам.
Шаг 2. Проверьте данные
Отчет об использовании приложений создается на основе перечисленных ниже данных.
Примечание. В некоторых версиях Google Workspace могут быть доступны не все типы отчетов о действиях.
ОбщиеПримечание. Окончательно удаленные данные (в том числе данные, которые находятся на хранении в Сейфе) не учитываются в квоте.
| Столбец | Описание |
|---|---|
| Занято объектами в Gmail (МБ) | Объем хранилища, используемого для данных Gmail (в мегабайтах). |
| Занято объектами на Диске (МБ) | Объем хранилища, используемого для данных на Диске (в мегабайтах). |
| Занято объектами в Google Фото (МБ) | Объем хранилища, используемого для фотографий (в мегабайтах). |
| Всего занято (МБ) | Объем используемого хранилища (в мегабайтах). |
| Занято (%) | Объем используемого хранилища (в процентах). |
| Столбец | Описание |
|---|---|
| Всего писем | Общее количество полученных и отправленных пользователем сообщений в Gmail. Сюда входят письма, отправленные или полученные с помощью сторонних SMTP-клиентов, которые используют SMTP-серверы Gmail. |
| Полученные письма | Общее количество полученных сообщений в Gmail. Сюда входят письма, полученные с помощью сторонних SMTP-клиентов, которые используют SMTP-серверы Gmail. |
| Отправленные письма | Общее количество отправленных пользователем сообщений в Gmail. Сюда входят письма, отправленные с помощью сторонних SMTP-клиентов, которые используют SMTP-серверы Gmail. |
| Время последнего использования Gmail (IMAP) | Время последнего доступа к Gmail по протоколу Internet Message Access Protocol (IMAP). |
| Время последнего использования Gmail (POP) | Время последнего доступа к Gmail по протоколу Post Office Protocol (POP). |
| Время последнего использования Gmail (веб-интерфейс) | Время последнего входа в Gmail через веб-интерфейс. Обратите внимание на то, что эта временная метка не синхронизируется с меткой времени последнего входа. |
Примечание. Отчеты о пользователях Диска не включают сведения об общих дисках, а также данные для пользователей с лицензиями Cloud Identity Free или Cloud Identity Premium.
| Столбец | Описание |
|---|---|
|
Время последнего использования Диска |
Общее количество активных пользователей в текущем месяце. В столбце Время последнего использования Диска указывается, когда каждый пользователь переходил на Диск и работал с ним. |
| Добавленные файлы | Количество файлов на Диске, которые пользователь создал, загрузил, восстановил из корзины или передал другому владельцу.
Примечание. Если для файла регистрируется несколько событий, в отчет вносится только одно из них. |
| Отредактированные файлы | Количество файлов на Диске, которые пользователь редактировал. |
| Просмотренные файлы | Количество файлов на Диске, которые пользователь просматривал. |
| Добавленные формы Google | Количество форм, добавленных на Диск. |
| Добавленные презентации Google | Количество презентаций, добавленных на Диск. |
| Добавленные таблицы Google | Количество таблиц, добавленных на Диск. |
| Добавленные рисунки Google | Количество рисунков, добавленных на Диск. |
| Добавленные документы Google | Количество текстовых документов, добавленных на Диск. |
| Другие типы файлов | Количество сторонних файлов, добавленных на Диск. |
| Столбец | Описание |
|---|---|
| Время последнего использования Класса | Время последнего входа в Класс. |
| Созданные курсы | Количество созданных курсов. |
| Созданные записи | Общее количество записей, созданных преподавателями и учащимися. |
Примечание. В столбцах Cloud Search отчета об использовании приложений показано количество поисковых запросов в домене.
| Столбец | Описание |
|---|---|
| Поисковые запросы | Общее количество поисковых запросов в Google Cloud Search. |
| Поисковые запросы из веб-интерфейса | Общее количество поисковых запросов из браузера на компьютерах и мобильных устройствах. |
| Поисковые запросы с устройств Android | Общее количество поисковых запросов из приложения для Android. |
| Поисковые запросы с устройств iOS | Общее количество поисковых запросов из приложения для iPhone и iPad. |
| Столбец | Описание |
|---|---|
| Сообщения или реакции в чате (28 дней) | Общее количество сообщений, которые были отправлены или на которые были получены реакции за последние 28 дней |
| Загруженные в чат файлы (28 дней) | Общее количество прикрепленных файлов, загруженных в чатах за последние 28 дней. |
| Созданные чат-группы (28 дней) | Общее количество чат-групп, созданных за последние 28 дней. |
| Прочитанные чаты (28 дней) | Общее количество чатов с прочитанными пользователем сообщениями за последние 28 дней. |
Шаг 3. Настройте отображение данных в отчете
- Откройте отчет, как описано выше.
- Нажмите на значок "Настройки"
.
- Чтобы добавить дополнительные столбцы в диаграмму, рядом с надписью Добавить столбец нажмите на стрелку вниз
и выберите вариант из списка.
- Чтобы удалить элемент из диаграммы, рядом с ним нажмите на значок "Удалить"
.
- Перемещать столбцы можно перетаскиваем.
- Нажмите Сохранить.
Шаг 4. Отфильтруйте данные и экспортируйте отчет
Отчет можно настроить так, чтобы он показывал определенных пользователей или события. Например, можно создать фильтр для поиска всех пользователей, которые применяют двухэтапную аутентификацию или публикуют много внешних ссылок.
- Откройте отчет, как описано выше в разделе Шаг 1.
- В верхней части отчета нажмите Добавить фильтр.
- Выберите и введите условия фильтрации, затем нажмите Применить, если необходимо.
Например, выберите Название события, а затем само событие, чтобы посмотреть записи журнала для каждого случая, когда оно происходило.
Чтобы сравнить статистику организационных подразделений в одном домене, используйте фильтр.
- Откройте отчет, как описано выше в разделе Шаг 1.
- В верхней части отчета нажмите Организационное подразделение
выберите нужное подразделение из списка.
- Нажмите Применить.
Сведения можно отфильтровать только по текущей организационной структуре, даже если вы ищете старые данные. Данные за период до 20 декабря 2018 года не появляются в результатах поиска.
Данные отчета также можно фильтровать по группам. Чтобы группа появилась в фильтре, ее нужно добавить в список "Группы фильтрации".
Подробнее о том, как фильтровать данные по группам…
Шаг 1. Добавьте группу в список "Группы фильтрации"
- Откройте отчет, как описано выше.
- В верхней части отчета нажмите Фильтр групп
- Выберите Группы фильтрации.
Откроется соответствующая страница. - Нажмите Добавить группы.
- Найдите группу: начните вводить ее название или адрес электронной почты, а затем выберите нужный вариант из списка предложений.
- Если вы хотите добавить ещё одну группу, найдите и выберите ее.
- Когда группы будут выбраны, нажмите Добавить.
- Если вы хотите удалить группу, нажмите на значок Удалить группу
- Нажмите Сохранить.
Изменения вступают в силу в течение 24 часов (обычно быстрее). Подробнее…
Шаг 2. Отфильтруйте данные по группам
- Откройте отчет, как описано выше.
- В верхней части отчета нажмите Фильтр групп
- Выберите одну или несколько групп и нажмите Применить.
Данные отчета можно экспортировать в таблицу Google или скачать в виде CSV-файла.
- Откройте отчет, как описано выше в разделе Шаг 1.
- При необходимости измените включенные в экспорт данные, как описано выше в разделе Шаг 3.
- В отчете нажмите на значок скачивания
.
- Укажите, какие столбцы необходимо включить, и выберите формат отчета.
- Нажмите Скачать.
Можно экспортировать до 100 000 строк.
Полную информацию на текущую дату посмотреть нельзя. Под заголовком графика будет указана последняя дата, за которую представлены данные в столбце. В таблице под графиком для этой даты приводятся данные за один день.
Данные, утратившие актуальность по сравнению с другими столбцами, помечены звездочкой (*).
Подробнее о сроках хранения данных и задержках…
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.
