Gmail のみのユーザー ライセンス タイプは、Gmail とその他一部のサービスへのアクセスのみを必要とするユーザーを対象としています。このライセンスを持つユーザーは、Gmail、カレンダー、コンタクト、Google グループ、Meet、データ エクスポート、その他一部のサービスにアクセスできますが、Classroom、ドライブ、エディタにはアクセスできません。Gmail のみのユーザーは Google ドライブにアクセスできず、これらのユーザーのデータ保持ポリシーは管理者が決定できます。
卒業生、職員、その他のユーザータイプに Gmail のみのユーザー ライセンスを使用する
このライセンスは、卒業生、職員、その他のユーザーが卒業または組織を退職後も、引き続き学校のメールアドレスにアクセスできるようにしたい管理者にとって、最適なオプションです。このライセンス タイプでは、Gmail へのアクセスが許可され、コンプライアンス要件が維持されますが、他のサービスへのアクセスは削除されます。現在、管理者は Gmail へのアクセスのみが有効で他の Google Workspace 機能は削除されるグループにユーザーを追加することで、この操作を手動で行うことができますが、このライセンスでは、同じ結果を効率的に実現できる方法が導入されます。
ベスト プラクティスとして、学年が終了した後、またはユーザーがすべての Google Workspace サービスにアクセスする必要がなくなった後に、Gmail のみのユーザー アカウントに移行することを、管理者からユーザーに通知するようおすすめします。管理者は、Gmail のみのユーザー ライセンスを割り当てる前に、ユーザーに自分の情報やファイルを Google ドライブに保存するよう指示できます。
Gmail のみのユーザー ライセンスを割り当てる方法
新しいライセンス タイプが利用可能になると、管理者は管理コンソールで Gmail のみのユーザー ライセンスを割り当てられるようになります。詳しくは、ライセンスの管理と割り当ての方法をご覧ください。ご利用にあたっては、次の点にご注意ください。
- 管理コンソールにアクセスし、Google Workspace for Education で Gmail のみのユーザー ライセンスを配布できるのは、Google Workspace 管理者のみです。
- ライセンスのプロビジョニングにはさまざまな方法がありますが、1 つの方法を選択して、それを継続的に使用することをおすすめします。
- ライセンスを割り当てる前に、対象となる組織部門またはグループから停止中のユーザーを移動することをおすすめします。そうすることで、停止中のユーザーにもライセンスを付与してしまうことを回避できます。
Gmail のみのユーザー ライセンスの保存容量への影響
Gmail のみのユーザーは、Google ドライブにアクセスできなくなります（以前にアクセスできていた場合）。管理者の介入なしにデータが削除されることはありません。管理者はデータ保持ポリシーを決定できます。
