Jenis lisensi Pengguna Khusus Gmail ditujukan untuk pengguna yang hanya memerlukan akses ke Gmail dan beberapa layanan tertentu lainnya. Pengguna dengan lisensi ini akan memiliki akses ke Gmail, Kalender, Kontak, Meet, Takeout, dan beberapa layanan tambahan, tetapi pengguna tidak akan memiliki akses ke Classroom, Drive, atau Editor. Meskipun Pengguna Khusus Gmail tidak akan memiliki akses ke Google Drive mereka, administrator dapat menentukan kebijakan retensi data untuk pengguna tersebut.
Menggunakan lisensi Pengguna Khusus Gmail untuk alumni, staf, dan jenis pengguna lainnya
Lisensi ini adalah opsi yang bagus bagi admin yang ingin memberi alumni, staf, dan pengguna lainnya akses berkelanjutan ke alamat email sekolah setelah mereka lulus atau keluar dari organisasi. Jenis lisensi ini memungkinkan akses ke Gmail dan mempertahankan persyaratan kepatuhan, tetapi menghapus akses ke layanan lainnya. Saat ini, admin dapat melakukan hal tersebut secara manual dengan menambahkan pengguna ke grup yang hanya mengaktifkan akses Gmail dan menghapus fitur Google Workspace lainnya. Namun, lisensi ini memperkenalkan cara yang lebih cepat untuk mencapai hasil yang sama.
Sebagai praktik terbaik, admin harus mempertimbangkan untuk memberi tahu pengguna tentang transisi mereka ke akun Pengguna Khusus Gmail setelah tahun ajaran berakhir atau pengguna tersebut tidak lagi memerlukan akses ke semua layanan Google Workspace. Admin dapat meminta pengguna untuk menyimpan informasi atau file apa pun di Google Drive mereka sebelum lisensi Pengguna Khusus Gmail diberikan.
Cara memberikan lisensi Pengguna Khusus Gmail
Saat jenis lisensi baru tersedia, admin dapat memberikan lisensi Pengguna Khusus Gmail di konsol Admin. Untuk mengetahui detail selengkapnya, buka Cara mengelola dan menetapkan lisensi. Beberapa hal yang harus diingat:
- Hanya administrator Google Workspace yang memiliki akses ke konsol Admin dan dapat mendistribusikan lisensi Pengguna Khusus Gmail Google Workspace for Education.
- Meskipun Anda dapat memilih dari sejumlah opsi untuk menyediakan lisensi, sebaiknya Anda memilih satu opsi untuk digunakan seterusnya.
- Sebelum memberikan lisensi, sebaiknya Anda mengeluarkan pengguna yang ditangguhkan dari unit organisasi atau grup yang akan diberikan lisensi agar pengguna tersebut tidak ikut mendapatkan lisensi.
Apa pengaruhnya lisensi Pengguna Khusus Gmail terhadap penyimpanan?
Pengguna Khusus Gmail tidak akan memiliki akses ke Google Drive mereka (dengan asumsi mereka sebelumnya memiliki akses). Data mereka tidak akan dihapus tanpa intervensi admin, dan admin dapat menentukan kebijakan retensi data.
