Admin Google Workspace for Education harus menetapkan lisensi kepada pengguna secara manual atau otomatis, dan memastikan setiap pengguna diberi lisensi sesuai status mereka, baik sebagai siswa penuh/paruh waktu, alumni, pengajar, atau pengguna yang tidak lagi memerlukan akses dalam domain. Admin harus memantau penggunaan lisensi agar tidak melebihi batas yang dialokasikan dan dapat mengelola biaya dengan efektif. Admin juga harus memahami berbagai jenis lisensi (Education Fundamentals, Pengguna Khusus Gmail, Arsip Akun Pengguna) dan waktu yang tepat untuk menerapkan lisensi kepada pengguna berdasarkan peran dan tingkat aktivitas mereka.

Sebagai administrator Google Workspace for Education, ada beberapa opsi bagi Anda untuk mengelola dan menetapkan lisensi kepada pengguna. Konsol Admin Google Workspace (admin.google.com) adalah antarmuka utama untuk mengelola pengguna dan lisensi.

Menggunakan konsol Admin Google Workspace

Penetapan lisensi berbasis pengguna secara otomatis

Anda dapat mengaktifkan penetapan lisensi otomatis di tingkat organisasi atau OU agar lisensi ditetapkan kepada pengguna secara otomatis. Dengan demikian, pengguna di akun Anda yang tidak memiliki lisensi (dan setiap pengguna baru yang Anda tambahkan nanti) akan mendapatkan lisensi untuk Google Workspace for Education. Jika memiliki beberapa langganan Google, Anda hanya dapat mengaktifkan pemberian lisensi otomatis untuk satu langganan per organisasi atau OU.

Catatan:

• Jika memiliki unit organisasi di bawah organisasi tingkat teratas, Anda dapat menyetel opsi pemberian lisensi otomatis untuk unit organisasi tertentu.
• Jika memilih untuk otomatis menetapkan lisensi suatu layanan ke semua pengguna, Anda tidak dapat menghapus lisensi pengguna individu.
• Diperlukan waktu hingga 24 jam agar lisensi yang ditetapkan secara otomatis dapat diterapkan.
• Penetapan lisensi otomatis akan menetapkan lisensi kepada pengguna aktif dan yang ditangguhkan di organisasi/OU yang Anda aktifkan. Sebelum menetapkan lisensi, sebaiknya Anda mengeluarkan pengguna yang ditangguhkan dari OU yang akan mendapatkan lisensi, untuk menghindari pemberian lisensi kepada pengguna tersebut.

Menetapkan lisensi secara otomatis kepada setiap pengguna di organisasi

Anda dapat menetapkan lisensi ke setiap pengguna di organisasi Anda secara otomatis dari halaman Setelan lisensi di konsol Admin.

1. Dari Halaman beranda konsol Admin, klik Menu, dan di sisi kiri, klik Penagihan > Setelan lisensi.
2. Klik langganan yang lisensinya ingin Anda tetapkan.
3. Klik Nonaktif > pilih Aktif.
4. Jika Anda memiliki beberapa langganan untuk layanan yang sama, pilih langganan mana yang akan digunakan untuk penetapan lisensi otomatis.
5. Klik Simpan.

Menyiapkan pemberian lisensi otomatis untuk unit organisasi (OU)

Jika Anda menyiapkan unit organisasi di konsol Google Admin, semua organisasi turunan akan mewarisi setelan pemberian lisensi otomatis organisasi induk. Namun, Anda dapat mengganti setelan induk dan menyetel opsi pemberian lisensi otomatis secara independen.

Penting: Untuk memahami kapan Anda mewarisi atau mengganti setelan, atau pengaruh pemberian lisensi otomatis terhadap pengguna yang ada, lihat artikel pusat bantuan.

Menyetel organisasi untuk mengganti setelan induknya

1. Dari Halaman beranda konsol Admin, buka Penagihan -> Setelan lisensi.
2. Klik OU yang opsi pemberian lisensi otomatisnya ingin Anda aktifkan.
3. Di sisi kanan, pilih Google Workspace for Education, lalu ubah Pemberian lisensi otomatis dari NONAKTIF ke AKTIF.
4. Jika Anda memiliki beberapa langganan untuk layanan yang sama, pilih langganan mana yang akan digunakan untuk penetapan lisensi otomatis.
5. Klik Ganti.

Penetapan lisensi berbasis pengguna secara manual

Anda dapat menetapkan lisensi secara manual ke pengguna individu, daftar pengguna yang diupload, atau seluruh unit organisasi.

Jika Anda menetapkan lisensi ke organisasi secara manual, hanya pengguna di organisasi tersebut yang mendapatkan lisensi. Pengguna dalam organisasi turunan tidak mendapatkan lisensi secara otomatis—Anda juga harus menetapkannya secara manual kepada pengguna tersebut.

Menetapkan dan menghapus lisensi secara manual di halaman Pengguna

1. Dari Halaman beranda konsol Admin, buka Pengguna.
2. Centang kotak di samping nama pengguna yang ingin ditetapkan atau dihapus lisensinya.
3. Di bagian atas, klik Lainnya > Tetapkan Lisensi atau Hapus Lisensi.
4. Klik Google Workspace for Education > Tetapkan atau Hapus. (Catatan: jika Anda memiliki beberapa jenis lisensi Google Workspace for Education, Anda dapat memilih jenis tertentu dengan mengklik menu dropdown.)

Menetapkan dan menghapus lisensi secara manual di setiap halaman pengguna

1. Dari Halaman beranda konsol Admin, buka Pengguna.
2. Klik nama pengguna yang ingin dikelola.
3. Scroll ke bawah dan klik bagian Lisensi pengguna.
4. Klik Google Workspace for Education untuk menampilkan tombol aktif/nonaktif di kolom Status.
5. Di samping Google Workspace for Education di kolom Status, klik tombol untuk menetapkan atau menghapus lisensi.
6. Klik Simpan. (Catatan: jika Anda memiliki beberapa jenis lisensi Google Workspace for Education, Anda dapat memilih jenis tertentu dengan mengklik menu dropdown.)

Menetapkan dan menghapus lisensi secara manual menggunakan upload massal

Catatan: Anda dapat menetapkan maksimum 200 lisensi sekaligus menggunakan upload massal. Untuk menetapkan lebih dari 200 lisensi, Anda dapat mengulangi proses tersebut sebanyak yang diperlukan.

Langkah 1: Download informasi pengguna

1. Dari Halaman beranda konsol Admin, buka Pengguna.
2. Di bagian atas halaman, klik Download pengguna.
3. Pada bagian Pilih kolom, pilih Semua kolom info pengguna dan kolom yang saat ini dipilih
4. Pilih format yang diinginkan, lalu klik Download

Langkah 2: Masukkan informasi lisensi

1. Di spreadsheet, temukan kolom berlabel Lisensi Baru [KHUSUS UPLOAD]. (Jika Anda ingin melihat lisensi yang saat ini ditetapkan untuk pengguna, gunakan kolom Lisensi [HANYA BACA].)
2. Masukkan ID SKU untuk lisensi yang ingin Anda tetapkan:
   • a. Untuk Google Workspace for Education - Fundamentals (akun yang dibuat sebelum 13 November 2024): Google-Apps-For-Education
   • b. Untuk Google Workspace for Education Fundamentals (akun yang dibuat pada/setelah 13 November 2024): 1010070001
   • c. Untuk Google Workspace for Education Plus - Lama: 1010310002
   • d. Untuk Google Workspace for Education - Lama (Siswa): 1010310003
   • e. Untuk Google Workspace for Education Plus: 1010310008
   • f. Untuk Google Workspace for Education Plus (Staf): 1010310009
   • g. Untuk Google Workspace for Education Standard: 1010310005
   • h. Untuk Google Workspace for Education Standard (Staf): 1010310006
   • i. Untuk Google Workspace for Education Teaching and Learning Upgrade: 1010370001
3. Masukkan ID SKU, dengan batas maksimal 200 pengguna (lihat catatan di atas).
4. Simpan file dalam format CSV (.csv).

Langkah 3: Upload file

1. Di bagian atas halaman Pengguna di konsol Admin, klik Update massal pengguna.
2. Klik Lampirkan file CSV.
3. Temukan lokasi file di komputer Anda dan lampirkan file CSV.
4. Klik Upload. Jika terjadi error, masukkan informasi yang kurang ke spreadsheet, lalu upload file lagi. Untuk mengetahui informasi lebih lanjut, lihat Kesalahan umum.

Daftar tugas akan terbuka secara otomatis dan menampilkan proses upload. Setelah proses selesai, Anda akan menerima laporan email. Jika terjadi error saat proses, download file log dari Daftar tugas. Untuk mengetahui informasi lebih lanjut, lihat Kesalahan umum.

Menggunakan Google Cloud Directory Sync (GCDS)

Anda dapat menggunakan Google Cloud Directory Sync (GCDS) untuk menyinkronkan pengguna, grup, dan kontak secara otomatis sehingga data di Akun Google Anda cocok dengan data yang ada di server LDAP, seperti Microsoft Active Directory. Anda juga dapat menggunakan GCDS untuk menyinkronkan lisensi menurut pengguna, OU, atau grup.

Menetapkan Lisensi

1. Ikuti petunjuk ini untuk memulai dan memahami cara kerja GCDS
2. Menyiapkan sinkronisasi dengan Configuration Manager
3. Di halaman Licenses di Configuration Manager, siapkan sinkronisasi lisensi GCDS untuk pengguna di Akun Google Anda.
4. Tetapkan atribut alamat email: Di bagian Email address attribute, tentukan atribut yang akan digunakan GCDS sebagai pemetaan alamat email antara akun pengguna LDAP dan pengguna Akun Google.
5. Untuk menetapkan lisensi, klik Add Rule.
6. Di kolom LDAP Query, dengan menggunakan notasi kueri LDAP, tentukan pengguna di direktori LDAP yang harus ditetapkan lisensinya.

   Penting: Anda hanya dapat mengonfigurasi satu aturan lisensi untuk setiap SKU lisensi.

7. Pilih Assign licenses to Google domain users.
8. Klik daftar License, lalu pilih SKU lisensi.
9. (Opsional) Centang kotak Remove this license from Google domain users that don’t match this rule untuk menghapus lisensi dari pengguna Google yang tidak cocok dengan aturan.

   Catatan: Mencentang kotak tersebut mungkin mengakibatkan penghapusan lisensi untuk sekumpulan besar pengguna di akun Anda jika konfigurasi LDAP tidak ditetapkan dengan benar. Periksa konfigurasi Anda sebelum menggunakan fitur ini.

10. Pilih salah satu opsi berikut:
    • OK—Menambahkan aturan dan kembali ke layar aturan lisensi LDAP.
    • Apply—Menambahkan aturan dan memulai aturan lisensi LDAP lainnya
    • Cancel—Membatalkan aturan
    • Test LDAP query—Menguji validitas kueri lisensi LDAP.

Menggunakan alat command line pihak ketiga (misalnya GAM)

Untuk menyediakan akun dalam jumlah besar dengan cepat, gunakan solusi pihak ketiga. Misalnya, Google Apps Manager (GAM), alat open source gratis yang dapat didownload, menggunakan Admin SDK Directory API untuk membuat dan mengelola grup serta pengguna Google Workspace.

GAM berinteraksi dengan berbagai Google API, yang juga dapat digunakan untuk mengelola fitur dan resource lainnya.

Penting: Dukungan Google Cloud tidak mencakup dukungan untuk GAM atau solusi pihak ketiga lainnya. Kami hanya memberikan dukungan untuk Admin SDK Directory API yang digunakan alat tersebut. GAM tunduk pada lisensi Apache 2.0 yang mengatur persyaratan dan ketentuan untuk penggunaan, reproduksi, dan distribusi GAM.

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan GAM, ikuti langkah-langkah yang direkomendasikan berikut:

Menetapkan Lisensi

1. Dari situs GAM, download GAM. .
2. Konfigurasi alat..
3. Selama proses penyiapan, jika ditanya “ready to authorize GAM to manage Google Workspace user data and settings”, jawab N (tidak) untuk melewati Delegasi Tingkat Domain.
4. Perintah ini membantu Anda memastikan bahwa GAM dikaitkan dengan akun Google Workspace yang tepat: gam info domain
5. Anda dapat menambahkan lisensi berdasarkan nama pengguna, unit organisasi, atau grup. Sintaksis untuk menambahkan lisensi adalah:

   gam user username|group groupname|ou ouname|all users add license sku

   Misalnya, untuk memberi semua anggota grup “Teachers” lisensi lama Google Workspace for Education Plus:

   gam group teachers add license 1010310002

Menyinkronkan Lisensi

Anda juga dapat menambahkan dan menghapus lisensi dari pengguna berdasarkan penyertaan mereka dalam daftar pengguna tertentu.

• Daftar penyertaan dapat berupa grup Google, OU, atau file teks lokal.
• Untuk pengguna yang tidak termasuk dalam daftar pengguna dan yang lisensinya telah diterapkan, jenis lisensi yang diberikan akan dihapus dari akun mereka.
• Untuk pengguna yang termasuk dalam daftar pengguna dan yang tidak memiliki lisensi, lisensinya akan ditambahkan ke akun mereka.
• Anda dapat menggunakan "group_ns" untuk menghapus lisensi dari pengguna yang ditangguhkan

Sintaksis untuk menyinkronkan lisensi adalah:

gam user username|group groupname|ou ouname|all users sync license sku

Contoh

Contoh berikut akan membuat dua grup Google bernama e4e dan e4es, menambahkan pengguna berlisensi yang ada ke grup, dan akhirnya menyinkronkan lisensi ke grup. Karena group_ns (group no suspended) telah digunakan pada langkah terakhir, lisensi pengguna yang ditangguhkan akan dihapus. Menjalankan kembali dua perintah terakhir secara berulang akan membuat lisensi tetap selaras dengan anggota grup yang tidak ditangguhkan.

gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003

Menghapus Lisensi

Sintaksis untuk menghapus lisensi adalah:

gam user |group |ou |all users delete license

Misalnya, untuk menghapus lisensi dari OU “Staff”:

gam ou staff delete license 1010310002

Menggunakan Alat Pengelolaan Lisensi berbasis Google Spreadsheet

Alat Pengelolaan Lisensi berbasis Google Spreadsheet memungkinkan administrator mengelola dan mengotomatiskan penetapan lisensi secara massal. Alat ini ditawarkan tanpa biaya oleh AppsEdu, partner Google for Education, untuk institusi pendidikan global yang menggunakan Google Workspace for Education.

Download alatnya di sini, dan tinjau dokumen yang berisi petunjuk serta praktik terbaik. Selain itu, perhatikan hal berikut:

• Alat Pengelolaan Lisensi dirancang khusus untuk institusi kecil hingga menengah (kurang dari 20.000 pengguna aktif). Untuk institusi yang lebih besar, sebaiknya gunakan GAM, GCDS, atau License Manager API.
• Untuk mendapatkan bantuan terkait penggunaan Alat Pengelolaan Lisensi, kirim email ke [email protected].

Menggunakan Enterprise License Manager API

Anda dapat menggunakan Enterprise License Manager API untuk menetapkan dan menghapus lisensi.

Mulai di sini, atau ikuti petunjuk berikut:

• Prasyarat — Dapatkan akun, pelajari produk, dan buat project di Konsol API Google.
• Menginstal library klien — Download library klien untuk bahasa pemrograman Anda, dan impor kelas yang Anda butuhkan.
• Menyiapkan otorisasi aplikasi — Siapkan otorisasi klien Anda.
• Untuk memahami cara mengelola lisensi, mulailah dengan Konsep API.
• Untuk memahami cara menggabungkan semuanya dan mengelola permintaan klien Anda serta respons layanan API, lihat Panduan cara kerja.