ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถใช้การตั้งค่าการแชร์ข้อมูลเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้แชร์ข้อมูล Google Workspace จากอุปกรณ์ iOS ของตนเองกับบุคคลภายนอกองค์กร การตั้งค่าเหล่านี้จะทำให้ผู้ใช้ย้ายข้อมูลงานระหว่างบัญชีบริษัทและบัญชีส่วนตัวในอุปกรณ์ iOS เครื่องเดียวกันได้ยากขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ iOS คัดลอกข้อความจากอีเมลที่ทำงานไปยังบัญชีส่วนตัว และใช้ชีตที่แชร์ของ iOS (หรือที่เรียกว่ามุมมองกิจกรรม) เพื่อส่งข้อมูลงานไปยังแอปส่วนตัว
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น
- คุณสามารถป้องกันการแชร์ข้อมูลได้จากแอป Google ที่รองรับการคุ้มครองข้อมูลเท่านั้น ซึ่งได้แก่ Gmail, Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, ชีต และสไลด์, Google Chat และ Google Meet
- ไฟล์บางรายการอาจเปิดในแอปที่ไม่ใช่ของ Google Workspace และไม่ได้อยู่ภายใต้การคุ้มครองข้อมูล
- การตั้งค่านี้ไม่สามารถหยุดเหตุการณ์ข้อมูลรั่วไหลที่อาจเกิดขึ้นได้ทั้งหมด เช่น การคัดลอกจาก Apple Visual Look Up, การถ่ายภาพหน้าจอ หรือการใช้ส่วนขยายการแปลภาษา
การตั้งค่าดังกล่าวมีอะไรบ้าง
คุณสามารถเปิดหรือปิดตัวเลือกการแชร์ข้อมูลต่อไปนี้ได้
อนุญาตให้คัดลอกและวางข้อมูลงานไปยังบัญชีและแอปส่วนตัวอนุญาตให้ผู้ใช้ในบัญชีงานคัดลอกเนื้อหาจากแอป Google ที่รองรับการคุ้มครองข้อมูลไปยังแอป Google ในบัญชีส่วนตัวหรือแอปของบุคคลที่สาม อีกทั้งอนุญาตให้ผู้ใช้ในบัญชีใดก็ตามลากเนื้อหาไปมาระหว่างแอป Google และใช้ฟีเจอร์กล่องจดหมายทั้งหมด (ซึ่งรวมข้อความจากบัญชี Gmail หลายบัญชีไว้ในกล่องจดหมายเดียว)
สำคัญ: การตั้งค่านี้ไม่มีผลกับเอกสารและแอปบางรายการ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเลือกการตั้งค่านี้ การตั้งค่าดังกล่าวจะไม่สามารถป้องกันไม่ให้ผู้ใช้แชร์เอกสาร .doc หรือ .docx ไปยังแอป Microsoft Word หรือแชร์เอกสาร .xls หรือ .xlsx ไปยังแอป Microsoft Excel
อนุญาตให้ผู้ใช้ในบัญชีงานคัดลอกเนื้อหาจากแอป Google ที่รองรับการคุ้มครองข้อมูลไปยังแอปที่ไม่ใช่ของ Google Workspace บางแอป ปิดการตั้งค่านี้หากต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ใช้ชีตที่แชร์เพื่อแชร์ไฟล์และข้อมูลจากบัญชีงานไปยังแอปที่ไม่ใช่ของ Google Workspace
หากคุณปิดการตั้งค่านี้และต้องการอนุญาตให้แอปที่ไม่ใช่ Google Workspace บางแอปรับไฟล์และข้อมูลงาน ให้ไปที่การตั้งค่าของแอปแล้วเลือกอนุญาตให้แอปนี้รับข้อมูลงานจากชีตที่แชร์ของ iOS โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อแก้ไขการตั้งค่าแอป
อนุญาตให้ผู้ใช้ในบัญชีงานแชร์เนื้อหาในแอป Google ที่รองรับการคุ้มครองข้อมูลไปยังแอป Google ในบัญชีส่วนตัวหรือ Apple Mail ปิดการตั้งค่านี้หากต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ใช้ชีตที่แชร์เพื่อแชร์ไฟล์และข้อมูลจากบัญชีงานไปยังบัญชีส่วนตัวหรือไปยัง Apple Mail
การตั้งค่านี้มีผลกับข้อมูลที่แชร์จากแอป Google Workspace เท่านั้น โดยวิธีป้องกันไม่ให้แชร์กับแอปของบุคคลที่สามทำได้ดังนี้
- เพิ่มแอปงานลงในรายการแอปและตั้งค่าให้แอปมีการจัดการ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเพิ่มแอปของบุคคลที่สาม
- กำหนดให้ไฟล์งาน ไฟล์แนบ และลิงก์เปิดได้เฉพาะในแอปที่มีการจัดการด้วยบัญชีที่จัดการเท่านั้น โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเปิดเอกสารในแอปที่ไม่มีการจัดการ
อนุญาตให้ผู้ใช้ในบัญชีงานแชร์เนื้อหาจากแอป Google ที่รองรับการคุ้มครองข้อมูลไปยัง Apple AirDrop โดยใช้ชีตที่แชร์ หากต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้แชร์รายการใน Google Workspace ไปยัง AirDrop โดยใช้ชีตที่แชร์ ให้ปิดการตั้งค่านี้
อนุญาตให้ผู้ใช้ในบัญชีงานพิมพ์เนื้อหาในแอป Google ที่รองรับการคุ้มครองข้อมูล หากต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้พิมพ์ไฟล์ Google Workspace ให้ปิดการตั้งค่านี้
อนุญาตให้ผู้ใช้ในบัญชีงานบันทึกเนื้อหาจากแอป Google ที่รองรับการคุ้มครองข้อมูลลงในโฟลเดอร์ Files ของอุปกรณ์โดยใช้ชีตที่แชร์ อีกทั้งอนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงเนื้อหาในบัญชีงานในไดรฟ์จากแอป Files ได้โดยตรง หากไม่ต้องการให้ผู้ใช้บันทึกเนื้อหาจากบัญชีงานด้วยตัวเลือก "Save to Files" ในชีตที่แชร์ และไม่ต้องการให้เข้าถึงเนื้อหาในบัญชีงานในไดรฟ์จากแอป Files ให้ปิดการตั้งค่านี้
อนุญาตให้ผู้ใช้ในบัญชีงานบันทึกรูปภาพและวิดีโอของ Google Workspace ลงในรูปภาพของ iOS หากต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้บันทึกรูปภาพหรือวิดีโอจากบัญชีงานในแอป Google ให้ปิดการตั้งค่านี้
อนุญาตให้ผู้ใช้ในบัญชีงานมอบหมายรายการจากแอป Google ที่รองรับการคุ้มครองข้อมูลไปยัง Contacts โดยใช้ชีตที่แชร์ หากไม่ต้องการให้ผู้ใช้ใช้ตัวเลือกมอบหมายไปยัง Contacts ในชีตที่แชร์จากบัญชีงาน ให้ปิดการตั้งค่านี้
เปิดหรือปิดการตั้งค่า
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น: หากต้องการกำหนดแผนกหรือทีมสำหรับการตั้งค่านี้ โปรดดูหัวข้อเพิ่มหน่วยขององค์กร
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
หากไม่ได้ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ คุณจะเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
-
ไปที่ เมนู
อุปกรณ์ > อุปกรณ์เคลื่อนที่และปลายทาง > การตั้งค่า > iOS
คุณต้องมีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบในการจัดการบริการและอุปกรณ์
- คลิกการแชร์ข้อมูล
การดำเนินการกับข้อมูล
- (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือทีม ให้เลือกหน่วยขององค์กร แสดงวิธีการ ที่ด้านข้าง
- เลือกตัวเลือกต่อไปนี้
- หากต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้แชร์ข้อมูล Google Workspace กับภายนอก ให้เลือกไม่อนุญาตให้ผู้ใช้ดำเนินการใดๆ ที่อาจแชร์ข้อมูล Google Workspace กับภายนอก
- หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ดำเนินการบางอย่างเกี่ยวกับการแชร์ข้อมูล ให้เลือกอนุญาตให้ผู้ใช้ดำเนินการที่เลือกในอุปกรณ์ iOS และเลือกการตั้งค่า
-
คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับ หน่วยขององค์กร
หากในภายหลังต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมา ให้คลิกรับค่า
การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมง แต่โดยปกติจะใช้เวลาเร็วกว่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติม
ปกป้องข้อมูลด้วยการกำหนดค่าที่มีการจัดการ
เมื่อเปิดการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ขั้นสูงสำหรับอุปกรณ์ iOS คุณจะปกป้องข้อมูลขององค์กรได้มากขึ้นโดยใช้การกำหนดค่าที่มีการจัดการ การกำหนดค่าที่มีการจัดการต่อไปนี้จะป้องกันการแชร์ข้อมูลจากแหล่งที่มาที่ไม่รู้จัก (โดยทั่วไปคือแอปที่ไม่ใช่ Google Workspace) กับผู้ใช้ในบัญชีส่วนตัวหรือบัญชีขององค์กรที่รหัสลูกค้าเป็นรหัสอื่นในแอป Google (เช่น Gmail, ไดรฟ์, เอกสาร, ชีต, สไลด์, Chat และ Meet) โปรดดูวิธีตั้งค่าการกำหนดค่าที่มีการจัดการได้ที่หัวข้อตั้งค่าแอป iOS ด้วยการกำหนดค่าที่มีการจัดการ
<dict>
<key>GoogleWorkspaceDataSharingActionsRestrictSharingFromUnknownSourceOnlyToCustomer</key>
<string>${customer_id}</string>
</dict>
หมายเหตุ
- คุณสามารถใช้การกำหนดค่าที่มีการจัดการนี้กับผู้ให้บริการการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่รองรับการกำหนดค่าแอปที่มีการจัดการ (AppConfig) โดยทำตามวิธีการของผู้ให้บริการการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อใช้การกำหนดค่าที่มีการจัดการสำหรับแอป Google Workspace โดยใช้รหัสลูกค้า Google Workspace
customer_idคือรหัสลูกค้าที่ไม่ซ้ำกันซึ่งกำหนดให้กับบัญชีของคุณ โดยจะดูรหัสนี้ได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ที่บัญชี- ใช้การกำหนดค่าที่มีการจัดการกับแอป Google ทั้งหมดที่องค์กรใช้เพื่อให้แน่ใจว่ามีการบังคับใช้ข้อจำกัดการแชร์ข้อมูลอย่างทั่วถึง
- แอปต้องเป็นแอปที่มีการจัดการและผู้ใช้ต้องติดตั้งแอปดังกล่าวจากแอป Google Device Policy เพื่อให้การกำหนดค่าที่มีการจัดการทำงานได้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อแก้ไขการตั้งค่าแอป
- หากต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เปิดไฟล์งานและลิงก์ในแอปที่ไม่มีการจัดการ ให้ไปที่เปิดเอกสารในแอปที่ไม่มีการจัดการ
- หากต้องการอนุญาตให้แชร์ข้อมูลจากแหล่งที่มาที่ไม่รู้จักสำหรับผู้ใช้บางรายเท่านั้น ให้ยกเลิกการเลือกช่องอนุญาตให้ส่งข้อมูลงานไปยังแอปส่วนตัว ซึ่งรวมถึงแอปที่ไม่ใช่ของ Google Workspace ทั้งหมดในชีตที่แชร์ของ iOS หรือเลือกไม่อนุญาตให้ผู้ใช้ดำเนินการใดๆ ที่อาจเป็นการแชร์ข้อมูล Google Workspace กับภายนอกในอุปกรณ์ iOS สำหรับผู้ใช้เหล่านั้น
