ส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ขององค์กร

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถส่งออกข้อมูลเมตาใน Google ไดรฟ์ขององค์กรไปยัง BigQuery ได้ ซึ่งจะประกอบด้วยข้อมูลเมตาที่เชื่อมโยงกับแต่ละไฟล์ เช่น ขนาด ป้ายกำกับที่ใช้ และบุคคลที่คุณแชร์ด้วย แต่ไม่รวมเนื้อหาของไฟล์ คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลนี้เพื่อประเมินว่าการเข้าถึงไฟล์ที่มีความละเอียดอ่อนเป็นไปตามกฎระเบียบ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และเป้าหมายด้านความปลอดภัยข้อมูลขององค์กรหรือไม่

เมื่อข้อมูลเมตาในไดรฟ์อยู่ใน BigQuery คุณจะสร้างการรายงานและแดชบอร์ดที่กำหนดเองได้โดยใช้เครื่องมือวิเคราะห์ เช่น Looker Studio และพาร์ทเนอร์การแสดงข้อมูลผ่านภาพของบุคคลที่สาม

หมายเหตุ:

• ขั้นตอนบางอย่างในหน้านี้จะดำเนินการในคอนโซล Google Cloud เนื่องจาก Google BigQuery เป็นผลิตภัณฑ์ของ Google Cloud
• คุณต้องตั้งค่าการเรียกเก็บเงินสำหรับโปรเจ็กต์ Google Cloud เนื่องจากจะมีค่าใช้จ่ายในการค้นหาและจัดเก็บการส่งออกพื้นที่ในไดรฟ์ใน BigQuery ดูรายละเอียดที่ดูรายละเอียดราคาของ BigQuery ในบัญชีสำหรับการเรียกเก็บเงิน คุณสามารถประเมินค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บข้อมูลได้ด้วยเครื่องคำนวณราคาของ Google Cloud โดยข้อมูลเมตาของไฟล์ 1 ล้านไฟล์จะใช้พื้นที่เก็บข้อมูลจริงประมาณ 1.5 GB ใน BigQuery
• คุณต้องมีใบอนุญาตที่รองรับเพื่อตั้งค่าการส่งออกรายงานข้อมูลเมตาในไดรฟ์ แต่รายงานจะมีข้อมูลของผู้ใช้ทุกคน
• ระบบจะส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ทุกสัปดาห์ แต่ก็อาจส่งออกบ่อยกว่านั้นได้ โดยการส่งออกที่เกิดขึ้นจะเขียนทับการส่งออกก่อนหน้านี้ หากต้องการเก็บการส่งออกก่อนหน้าไว้ ให้ใช้บริการโอนข้อมูล BigQuery เพื่อคัดลอกชุดข้อมูลโดยอัตโนมัติ
• อาจมีโอกาสเล็กน้อยที่การส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์จะไม่มีข้อมูลเมตาของบางไฟล์ และในบางกรณีที่เกิดขึ้นไม่บ่อยนัก ระบบอาจไม่รวมไฟล์บางรายการ

ขั้นตอนที่ 1 ตั้งค่าโปรเจ็กต์และชุดข้อมูล BigQuery สำหรับข้อมูลเมตาในไดรฟ์ของคุณ

1. สร้างหรือเปิดโปรเจ็กต์ BigQuery ที่ใช้งานอยู่ในคอนโซล Google Cloud
   โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อการสร้างและจัดการโปรเจ็กต์
2. เปิดใช้การเรียกเก็บเงินสำหรับโปรเจ็กต์หากยังไม่ได้เปิด
3. ไปที่หน้า IAM ของโปรเจ็กต์
4. ให้สิทธิ์บัญชีผู้ดูแลระบบ Google Workspace เข้าถึงการส่งออกเพื่อประมวลผลและดูข้อมูล ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทบาทและสิทธิ์ IAM สำหรับ BigQuery และวิธีควบคุมการเข้าถึงทรัพยากร สำหรับบัญชี Google Workspace ที่คุณต้องการให้สิทธิ์เข้าถึงการส่งออก ให้ทำดังนี้
   1. คลิกให้สิทธิ์เข้าถึงที่ด้านบนของรายชื่อผู้ใช้หลัก
   2. ในส่วนเพิ่มผู้ใช้หลัก ให้ป้อนอีเมลของบัญชี Google Workspace
   3. คลิกบทบาทผู้แก้ไข BigQuery (bigquery.dataEditor) เคล็ดลับ: คลิกตัวกรอง แล้วป้อน BigQuery เพื่อค้นหาบทบาทอื่นๆ สำหรับ BigQuery โดยเฉพาะ
   4. คลิกบันทึก
5. ให้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ IAM แก่ตัวคุณเองและผู้ดูแลระบบคนอื่นๆ ที่จะจัดการการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ในโปรเจ็กต์ โดยทำดังนี้
   1. ในหน้า IAM เดียวกัน ให้คลิกผู้ใช้หลักที่มีอยู่หรือสร้างผู้ใช้หลักใหม่ตามขั้นตอนก่อนหน้า
   2. คลิกบทบาทผู้จัดการทรัพยากร แล้วเลือกผู้ดูแลระบบ IAM ของโปรเจ็กต์
   3. คลิกบันทึก
6. ค้นหาหรือสร้างชุดข้อมูล BigQuery เพื่อจัดเก็บการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์
   1. คลิกเมนูการนำทางBigQuery
   2. ในแผง Explorer ทางด้านซ้าย ให้ขยายโปรเจ็กต์เพื่อแสดงรายการชุดข้อมูลที่มีอยู่
   3. หากมีชุดข้อมูลที่ต้องการใช้ ให้จดรหัสไว้เพื่อใช้ในขั้นตอนถัดไป
   4. หากต้องการใช้ชุดข้อมูลใหม่ ให้ไปที่การสร้างชุดข้อมูล จดชื่อชุดข้อมูลไว้เพื่อใช้ในขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนที่ 2 เปิดและตั้งค่าการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบขั้นสูง

   หากไม่ได้ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบขั้นสูง คุณจะทำตามขั้นตอนเหล่านี้ไม่ได้

2. ไปที่เมนู การรายงาน > การผสานรวมข้อมูล

   ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบสำหรับรายงาน

   ให้ผู้ดูแลระบบด้านการศึกษาไปที่เมนู การรายงานBigQuery Export ซึ่งจะเปิดหน้าการผสานรวมข้อมูลขึ้นมา

3. คลิกการส่งออกคลังข้อมูลในไดรฟ์
4. เลือกช่องนี้เพื่อเปิดใช้การส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์
5. ในส่วนรหัสโปรเจ็กต์ BigQuery ให้เลือกโปรเจ็กต์ที่คุณต้องการเก็บการส่งออกคลังข้อมูลในไดรฟ์ หากไม่เห็นโปรเจ็กต์ ให้ตั้งโปรเจ็กต์ขึ้นมาใน BigQuery โปรดดูรายละเอียดที่คู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อสำหรับคอนโซล Google Cloud
6. ในส่วนชุดข้อมูลที่มีอยู่ภายในโปรเจ็กต์ ให้ใส่ชื่อชุดข้อมูลที่จะใช้เก็บบันทึกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ในโปรเจ็กต์ หากยังไม่มีชุดข้อมูล โปรดดูขั้นตอนที่หัวข้อการสร้างชุดข้อมูล
7. คลิกบันทึก หากได้รับข้อผิดพลาดว่าบันทึกไม่ได้ ให้ตรวจสอบปัญหาต่อไปนี้ในคอนโซล Google Cloud
   1. ไปที่หน้า IAM ของโปรเจ็กต์ และตรวจสอบว่าบัญชีของคุณมีบทบาทผู้ดูแลระบบ IAM ของโปรเจ็กต์ (resourcemanager.projects.setIamPolicy) หากไม่มี ให้มอบบทบาทดังกล่าวให้กับบัญชีของคุณ
   2. ไปที่เครื่องมือแก้ปัญหาเกี่ยวกับนโยบาย แล้วตรวจสอบว่ามีนโยบายการปฏิเสธที่บล็อกการเข้าถึงโปรเจ็กต์ของคุณหรือไม่ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อแก้ปัญหาเกี่ยวกับนโยบาย

หลังจากเปิดใช้การส่งออกแล้ว คุณควรเห็นการส่งออกแรกปรากฏใน BigQuery ใน 1-2 สัปดาห์ หลังจากนั้น ระบบจะอัปเดตการส่งออกทุกสัปดาห์ แต่ก็อาจส่งออกบ่อยกว่านั้นได้

ขั้นตอนที่ 3 (ไม่บังคับ) อัปเดตเวลาหมดอายุของข้อมูล

เวลาหมดอายุเริ่มต้นของการส่งออกข้อมูลคือ 60 วัน ซึ่งระบบจะลบข้อมูลออกจาก Google Cloud หลังจากผ่านช่วงเวลาดังกล่าวแล้ว

หากต้องการเปลี่ยนเวลาหมดอายุ ให้ไปที่หัวข้อ Updating default table expiration times

ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบการส่งออกและตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับการส่งออกที่ไม่สำเร็จ

เหตุการณ์การส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์จะรวมอยู่ในเหตุการณ์ในบันทึกของผู้ดูแลระบบ ส่วนในเครื่องมือตรวจสอบความปลอดภัย คุณสามารถค้นหาเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์และตั้งค่าการแจ้งเตือนได้

ขั้นตอนที่ 5 วิเคราะห์ชุดข้อมูลเมตาในไดรฟ์

คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลใน BigQuery ได้โดยตรง โดยดูภาพรวมได้ที่ภาพรวมของข้อมูลวิเคราะห์ BigQuery | Google Cloud และดูรายละเอียดได้ที่หัวข้อสคีมาและการค้นหาตัวอย่างสำหรับการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ใน BigQuery

แก้ปัญหาการส่งออกที่หายไปและข้อความแสดงข้อผิดพลาด

หากไม่เห็นการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ใน BigQuery หลังจากที่บันทึกการกำหนดค่าในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ตรวจสอบปัญหาและวิธีแก้ไขต่อไปนี้

ข้อจำกัดที่ทราบ

• การส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์อาจไม่รวมไฟล์หรือวิดีโอ Jamboard ที่ถอนการอ้างสิทธิ์แล้วซึ่งสร้างด้วย Google Vids

คำถามที่พบบ่อย

ขยายทั้งหมด  |  ยุบทั้งหมดและกลับไปด้านบนสุด