De Drive-voorraad van uw organisatie exporteren

Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Frontline Plus, Enterprise Standard en Enterprise Plus, Education Standard en Education Plus, Enterprise Essentials Plus en Cloud Identity Premium. Versies vergelijken

U moet de facturering instellen voor uw Google Cloud-project, omdat er kosten verbonden zijn aan de export van uw Drive-voorraad naar BigQuery. Facturering aanzetten voor een project.

Als beheerder kunt u de Google Drive-voorraad van uw organisatie exporteren naar BigQuery. De voorraad bevat metadata die aan elk bestand zijn gekoppeld, zoals grootte, toegepaste labels en met wie het is gedeeld, maar niet de content van de bestanden. U kunt deze informatie doornemen om te beoordelen of de toegang tot gevoelige bestanden voldoet aan de doelen voor regelgeving, naleving en gegevensbeveiliging van uw organisatie.

Als uw Drive-voorraad in BigQuery staat, kunt u aangepaste rapporten en dashboards maken met analysetools zoals Looker Studio en externe visualisatiepartners.

Opmerking:

Sommige stappen op deze pagina worden uitgevoerd in de Google Cloud Console, omdat Google BigQuery een Google Cloud-product is.
U moet de facturering instellen voor uw Google Cloud-project, omdat er kosten verbonden zijn aan het opvragen en opslaan van de exports van uw Drive-voorraad in BigQuery. Controleer de prijsinformatie van uw factureringsaccount voor BigQuery voor meer informatie. U kunt uw opslagkosten schatten met de Prijscalculator van Google Cloud. De metadata voor 1 miljoen bestanden gebruiken ongeveer 1,5 GB fysieke opslag in BigQuery.
U heeft een ondersteunde licentie nodig om exports van Drive-voorraadrapporten in te stellen, maar het rapport bevat gegevens van al uw gebruikers.
Uw Drive-voorraad wordt wekelijks geëxporteerd, maar dit kan vaker worden gedaan. De export overschrijft de vorige export. Als u eerdere exports wilt behouden, gebruikt u de BigQuery Data Transfer Service om de dataset automatisch te kopiëren.
Er is een kleine kans dat er bij een export van de Drive-voorraad bestandsmetadata ontbreken voor sommige bestanden. In zeldzame gevallen worden sommige bestanden niet opgenomen.

Stap 1. Stel een BigQuery-project en dataset in voor uw Drive-voorraad.

Maak of open een actief BigQuery-project in de Google Cloud Console.
Ga naar Projecten maken en beheren voor meer informatie.
Zet facturering aan voor het project als dit nog niet is gebeurd.
Ga naar de IAM-pagina van het project.
Geef Google Workspace-beheerdersaccounts toegang tot de export om gegevens te verwerken en te bekijken. Vind meer informatie over BigQuery IAM-rollen en -rechten en hoe u de toegang tot resources beheert. Doe het volgende voor Google Workspace-accounts die u toegang tot de export wilt geven:
1. Klik bovenaan de lijst met hoofdaccounts op Toegang verlenen.
2. Voer bij Hoofdaccounts toevoegen het e-mailadres van het Google Workspace-account in.
3. Klik op de rol BigQuery-editor (bigquery.dataEditor). Tip: Klik op Filter en voer BigQuery in om andere BigQuery-specifieke rollen te zoeken.
4. Klik op Opslaan.
Geef uzelf en andere beheerders die Drive-voorraadexports beheren het recht IAM-beheerder voor het project:
1. Klik op dezelfde IAM-pagina op een bestaand hoofdaccount of start een nieuw hoofdaccount zoals in de vorige stap.
2. Klik op de rol Resource Manager en selecteer Project IAM Admin.
3. Klik op Opslaan.
Zoek of maak een BigQuery-dataset om uw Drive-voorraadexports op te slaan.
1. Klik op NavigatiemenuBigQuery.
2. Vouw in het deelvenster Verkenner links uw project uit om een lijst met bestaande datasets te tonen.
3. Als u een dataset wilt gebruiken, noteert u de ID die u in de volgende stap wilt gebruiken.
4. Ga naar Datasets maken als u een nieuwe dataset wilt gebruiken. Noteer de naam van de dataset die u in de volgende stap wilt gebruiken.

Stap 2. Zet Drive-voorraadexports aan en stel ze in

Log in met een hoofdbeheerdersaccount op de Google Beheerdersconsole.
Als u geen hoofdbeheerdersaccount gebruikt, kunt u deze stappen niet uitvoeren.
Ga naar Menu Rapportage > Gegevensintegraties.
Hiervoor is het beheerdersrecht Rapporten vereist.

Onderwijsbeheerders gaan naar Menu RapportageBigQuery Export. Hiermee wordt de pagina Gegevensintegraties geopend.
Klik op Drive-voorraad exporteren.
Vink het vakje aan om Drive-voorraadexports aan te zetten.
Selecteer onder BigQuery-project-ID het project waarin u de Drive-voorraadexport wilt opslaan. Als u het project niet ziet, moet u het instellen in BigQuery. Ga naar Snel aan de slag via de Cloud Console voor meer informatie.
Voer onder Bestaande dataset in het project de naam in van de dataset die moet worden gebruikt om de Drive-voorraad in het project op te slaan. Als u nog geen dataset heeft, gaat u naar Datasets maken voor stappen.
Klik op Opslaan. Als u een foutmelding krijgt dat u niet kunt opslaan, controleert u op de volgende problemen in de Google Cloud Console:
1. Ga naar de IAM-pagina van uw project en zorg dat uw account de rol IAM-beheerder van project (resourcemanager.projects.setIamPolicy) heeft. Zo niet, geef die rol dan aan uw account.
2. Ga naar de Policy Troubleshooter en controleer of er beleidsregels voor weigering uw toegang tot het project blokkeren. Ga naar Problemen met beleid oplossen voor meer informatie.

Nadat u de exports heeft aangezet, ziet u binnen 1 tot 2 weken de eerste export in BigQuery verschijnen. Daarna wordt de export wekelijks geüpdatet, maar u kunt deze vaker exporteren.

Stap 3. (Optioneel) Update de vervaltijd van de gegevens

De standaard vervaltijd voor gegevensexports is 60 dagen. Daarna worden de gegevens verwijderd uit Google Cloud.

Ga naar Standaard vervaltijden van tabellen updaten om de vervaltijd te wijzigen.

Stap 4. Exports controleren en meldingen instellen voor fouten

Gebeurtenissen voor de export van Drive-voorraad staan in Gebeurtenissen in het beheerderslogboek. In de tool voor beveiligingsonderzoek kunt u zoeken naar gebeurtenissen die zijn gerelateerd aan de export van Drive-voorraad en meldingen instellen.

Aan de export van Drive-voorraad gerelateerde gebeurtenissen

Naam gebeurtenis	Details
Export van Drive-voorraadrapportage afgerond	Wordt geregistreerd als een export is afgerond.
Export van Drive-voorraadrapportage mislukt	Wordt geregistreerd als een export mislukt. U kunt instellen dat u een melding krijgt als een export mislukt. Ga naar Problemen met ontbrekende exports en foutmeldingen oplossen op deze pagina om dit op te lossen.
Configuratie voor Drive-voorraadexport gemaakt	Wordt geregistreerd als een beheerder een export van Drive-voorraad instelt.
Configuratie voor Drive-voorraadexport geüpdatet	Wordt geregistreerd als het project of de dataset wordt geüpdatet.
Verwijderen van configuratie voor Drive-voorraadexport gestart	Wordt geregistreerd als een beheerder een configuratie voor de export van Drive-voorraad verwijdert in de Beheerdersconsole. Er kan een vertraging zitten tussen het moment waarop een beheerder de verwijdering start en het moment waarop de configuratie daadwerkelijk wordt verwijderd.

Stap 5. Drive-voorraaddatasets analyseren

U kunt uw gegevens rechtstreeks in BigQuery analyseren. Ga naar Overzicht van BigQuery-analyse | Google Cloud voor een overzicht. Ga naar Schema en voorbeeldquery's voor exports van Drive-voorraad in BigQuery voor meer informatie.

Problemen met ontbrekende exports en foutmeldingen oplossen

Als u geen Drive-voorraadexports ziet in BigQuery nadat u uw configuratie heeft opgeslagen in de Beheerdersconsole, controleert u de volgende problemen en hoe u deze kunt oplossen.

Foutbericht	Oplossing
De BigQuery-dataset bestaat niet	Als de dataset die u oorspronkelijk heeft gespecificeerd om naar te schrijven, is verwijderd sinds u Drive-voorraadexports heeft aangezet, krijgt u deze foutmelding. Vervang de dataset-ID door die van een bestaande dataset.
Het BigQuery-project bestaat niet	Als het BigQuery-project dat u oorspronkelijk heeft gespecificeerd om rapporten naar te schrijven, is verwijderd sinds u Drive-voorraadexports heeft aangezet, krijgt u deze foutmelding. Stel een nieuw BigQuery-project en een nieuwe BigQuery-dataset in waarnaar de rapporten moeten worden geschreven.
De rechten van het serviceaccount voor de export van Drive-voorraad voor de BigQuery-dataset zijn verwijderd	Controleer in de Google Cloud Console of het serviceaccount bewerkingsrechten heeft voor de dataset.
De rechten van het serviceaccount voor de export van Drive-voorraad voor het BigQuery-project zijn verwijderd	Controleer in de Google Cloud Console of het serviceaccount toegang heeft tot BigQuery.jobUser voor het project.
Stel de facturering in voor uw project	Als u uw abonnement heeft gedowngraded, worden Drive-voorraadexports mogelijk niet meer ondersteund. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu > Facturering > Abonnementen en controleer of u een van de volgende abonnementen heeft: Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Frontline Plus, Enterprise Standard en Enterprise Plus, Education Standard en Education Plus, Enterprise Essentials Plus en Cloud Identity Premium. Versies vergelijken Nadat u bent overgestapt naar een versie die exports van Drive-voorraad ondersteunt, kan het 2 weken duren voordat rapporten worden geëxporteerd. Stel ook facturering in voor uw Google Cloud-project dat is gekoppeld aan exports van Drive-voorraad, omdat er kosten verbonden zijn aan de export van uw Drive-voorraad naar BigQuery. Zorg dat facturering aanstaat voor het project.

Bekende beperkingen

Als u Drive-voorraad exporteert, worden niet-geclaimde Jamboard-bestanden of video's die zijn gemaakt met Google Vids misschien niet meegenomen.

Veelgestelde vragen

Alles uitvouwen | Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan

Zijn er kosten verbonden aan de export van de Drive-voorraad naar BigQuery?

Ja. De opslagkosten worden in rekening gebracht bij het BigQuery-project. Controleer de prijsinformatie van uw factureringsaccount voor BigQuery voor meer informatie. U kunt uw opslagkosten schatten met de Prijscalculator van Google Cloud. De metadata voor 1 miljoen bestanden gebruiken ongeveer 1,5 GB fysieke opslag in BigQuery.

Valt de export van Drive-voorraad onder de Servicevoorwaarden van Google Workspace?

Nee. De export van Drive-voorraad valt onder de Servicevoorwaarden van Google Cloud Platform of de overeenkomst die geldt voor uw gebruik van Google Cloud Platform.

Welke gegevens worden meegenomen in exports van Drive-voorraad?

Controleer het datasetschema voor meer informatie.

Kan ik de project-ID of dataset van BigQuery wijzigen?

Ja, dat kan. Vergeet alleen niet dat uw nieuwe exports en de laatste export vóór de wijziging zich op verschillende locaties bevinden.

Kan ik exporteren naar hetzelfde BigQuery-project als waarmee ik servicelogboeken naar BigQuery exporteer?

Ja. Als u ook instelt dat servicelogboeken naar BigQuery worden geëxporteerd, kunt u dezelfde project-ID gebruiken. Uw Drive-voorraad wordt naar een andere dataset in het project verplaatst.

Kan ik stoppen met de export van de Drive-voorraad naar BigQuery?

Ja. Als u uw Drive-voorraad niet meer wilt exporteren naar BigQuery, kunt u de configuratie voor Drive-voorraad verwijderen in de Beheerdersconsole.

Log in met een hoofdbeheerdersaccount op de Google Beheerdersconsole.
Als u geen hoofdbeheerdersaccount gebruikt, kunt u deze stappen niet uitvoeren.
Ga naar Menu Rapportage > Gegevensintegraties.
Hiervoor is het beheerdersrecht Rapporten vereist.

Onderwijsbeheerders gaan naar Menu RapportageBigQuery Export. Hiermee wordt de pagina Gegevensintegraties geopend.
Klik op Drive-voorraad.
Klik op Project-ID BigQuery en selecteer het project.
Klik op Verwijderen.
Klik nogmaals op Verwijderen om te bevestigen.

Uw Drive-voorraad wordt niet meer geëxporteerd. De dataset blijft in het project met bestaande gegevens, maar de gegevens worden verwijderd als ze verlopen.

Voeg een project-ID toe om de exports van Drive-voorraad opnieuw te starten.

Waarom worden serviceaccounts toegevoegd aan mijn BigQuery-project en -dataset?

U ziet misschien een serviceaccount met de naam id@gcp-sa-statefulreporting.iam.gserviceaccount.com en een ander serviceaccount met de naam [email protected] in de lijst met rechten voor uw BigQuery-project en -dataset. Tijdens de bètafase wordt het ene serviceaccount gebruikt om metadata uit Drive te lezen en het andere om uw Drive-voorraad naar BigQuery te schrijven.

Waarom krijg ik een foutmelding over het serviceaccount als ik exports van Drive-voorraad probeer in te stellen?

Als een organisatiebeleid verhindert dat de serviceaccounts id@gcp-sa-statefulreporting.iam.gserviceaccount.com en [email protected] worden toegevoegd aan de lijst met rechten, moeten de domeinen van de accounts op de toelatingslijst staan.

Waarom krijg ik een foutmelding over rechten als ik exports van Drive-voorraad probeer in te stellen?

U moet weergaverechten voor het project hebben om exports van Drive-voorraad in te stellen. Ga in de Google Cloud Console naar de IAM-pagina en wijs de rol Resource ManagerProject I AM-beheerder (resourcemanager.projects.getIamPolicy) toe aan uw Google Workspace-beheerdersaccount.

Wordt regionalisering van gegevens ondersteund voor Drive-voorraadexports?

Ja. Als u in de Beheerdersconsole een beleid voor gegevensregio's instelt, worden uw BigQuery-exports naar de gespecificeerde regio geschreven.

Was dit nuttig?

Hoe kunnen we dit verbeteren?