หากต้องการส่งออกข้อมูลทั้งหมด ให้ไปที่หัวข้อ ส่งออกข้อมูลทั้งหมดขององค์กร.
คุณสามารถใช้เครื่องมือส่งออกข้อมูลเพื่อส่งออกข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดขององค์กรไปยังที่เก็บถาวรของ Google Cloud Storage และดาวน์โหลดได้ บางองค์กรอาจต้องการส่งออกข้อมูลบางส่วนเท่านั้น ไม่ใช่ทั้งชุดข้อมูล ตัวอย่างเช่น องค์กรอาจต้องส่งออกเฉพาะเนื้อหาที่ฝ่ายขายสร้างขึ้น
หากต้องการให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดข้อมูล ให้อนุญาต Google Takeout และแจ้งให้ผู้ใช้ศึกษาวิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น
ข้อกำหนดคุณต้องมีคุณสมบัติดังนี้จึงจะส่งออกข้อมูลขององค์กรได้
- ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบขั้นสูงของ Google Workspace หรือ Cloud Identity ที่มีอายุอย่างน้อย 30 วัน (ยกเว้นในกรณีที่คุณสร้างบัญชีขององค์กรไม่ถึง 30 วันที่ผ่านมา)
- เปิดการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน (2SV) ให้กับบัญชีแล้ว การบังคับใช้การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอนจำเป็นกับผู้ดูแลระบบที่เริ่มการส่งออกข้อมูลเท่านั้น หากต้องการตรวจสอบว่ามีการเปิดใช้การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอนในบัญชีของคุณหรือไม่ ให้ตรวจสอบการตั้งค่าความปลอดภัยของบัญชี
หากต้องการเข้าถึงข้อมูลที่ส่งออก คุณต้องเปิดใช้ Google Cloud สำหรับบัญชีผู้ดูแลระบบ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเปิดหรือปิด Google Cloud ให้กับผู้ใช้
รุ่น Google Workspace จะกำหนดฟีเจอร์การส่งออกที่คุณใช้ได้
| Assured Controls, Assured Controls Plus | Enterprise Essentials Plus, Enterprise Plus, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, Education Plus |
Google Workspace รุ่นอื่นๆ ทั้งหมด | |
|---|---|---|---|
| ส่งออกข้อมูลทั้งหมดขององค์กร | ✔ | ✔ | ✔ |
| เรียกใช้การส่งออกข้อมูลที่กรองแล้วสำหรับผู้ใช้รายเดียว | ✔ | ✔ | ✔ |
| เรียกใช้การส่งออกข้อมูลที่กรองแล้วสำหรับหน่วยขององค์กร กลุ่ม หรือผู้ใช้ได้สูงสุด 100 คน | ✔ | ✔ | |
| เรียกใช้การส่งออกข้อมูลที่กรองแล้วสำหรับบริการหลักของ Workspace อย่างน้อย 1 รายการ | ✔ | ||
| เรียกใช้การส่งออกข้อมูลที่กรองแล้วสำหรับป้ายกำกับไดรฟ์รายการเดียว | ✔ | ||
| เรียกใช้การส่งออกข้อมูลที่กรองแล้วสำหรับกรอบเวลา 7, 30 หรือ 90 วันที่ผ่านมา | ✔ | ||
| เรียกใช้การส่งออกอย่างต่อเนื่อง | ✔ | ||
| ส่งออกไปยังที่เก็บข้อมูล Cloud Storage ของคุณเอง (ที่เก็บข้อมูลในพื้นที่) | ✔ | ||
| จำนวนการส่งออกในเวลาเดียวกัน | 2 | 2 |
เลือกได้อย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
|
| ช่วงเวลาขั้นต่ำระหว่างการส่งออกข้อมูลทั้งหมด | ไม่มี | ไม่มี | 30 วัน |
ผู้ดูแลระบบขั้นสูงสามารถใช้ตัวกรองในเครื่องมือส่งออกข้อมูลเพื่อส่งออกข้อมูลจากหน่วยขององค์กร กลุ่ม หรือผู้ใช้ที่ต้องการได้ นอกจากนี้ คุณยังกรองข้อมูลตามบริการ (เช่น Gmail หรือไดรฟ์), ป้ายกำกับไดรฟ์รายการเดียว หรือจำกัดให้อยู่ในช่วงเวลาหนึ่งๆ ได้ด้วย
หมายเหตุสำหรับรุ่น Google Workspace for Education: เมื่อใช้ตัวกรองหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มในเครื่องมือส่งออกข้อมูล ให้เลือกป้ายกำกับอายุเป็นผู้ใช้ทุกคนในกลุ่มหรือหน่วยขององค์กรนี้มีอายุตั้งแต่ 18 ปีขึ้นไป โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อควบคุมสิทธิ์เข้าถึงบริการของ Google ตามอายุ
โดยทั่วไปแล้ว เครื่องมือส่งออกข้อมูลจะส่งออกข้อมูลเดียวกับที่มีใน Google Takeout สำหรับผู้ใช้ ดูข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลที่ส่งออกสำหรับแต่ละบริการได้ที่รายการในหัวข้อส่งออกข้อมูลทั้งหมดขององค์กร
ข้อมูลต่อไปนี้ไม่ได้รวมอยู่ในการส่งออกข้อมูลที่กรองแล้ว
- ระบบอาจไม่ส่งออกหน่วยขององค์กรและกลุ่มที่เพิ่มไว้ภายใน 24 ชั่วโมงก่อนหน้า
- ระบบจะส่งออกเฉพาะข้อมูลของผู้ใช้เท่านั้น
ระบบจะไม่ส่งออกข้อมูลที่ไม่ได้เป็นของผู้ใช้ เช่น เอกสารในไดรฟ์ที่แชร์ ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้สร้างสเปรดชีตและเก็บไว้ในไดรฟ์ของฉัน ผู้ใช้ก็จะเป็นเจ้าของสเปรดชีต แต่หากผู้ใช้สร้างสเปรดชีตและย้ายไปยังไดรฟ์ที่แชร์ ผู้ใช้ก็จะไม่ได้เป็นเจ้าของสเปรดชีตนั้นอีกต่อไป และระบบจะไม่ส่งออกข้อมูลดังกล่าว
ฟีเจอร์ที่ไม่ได้เป็นของผู้ใช้แต่ละรายมีดังนี้- พื้นที่ใน Chat และข้อความส่วนตัวในกลุ่ม
- Sites
- ไดรฟ์ที่แชร์
- ปฏิทินรอง
- ข้อมูลในไดรฟ์ที่แชร์จะกรองตามช่วงเวลาไม่ได้ และระบบจะส่งออกเป็นกลุ่มที่สมบูรณ์
หากต้องการส่งออกข้อมูลของทั้งองค์กร รวมถึงเนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์ โปรดดูหัวข้อส่งออกข้อมูลทั้งหมดขององค์กร
เครื่องมือส่งออกข้อมูลจะส่งออกข้อมูลขององค์กรไปยังที่เก็บข้อมูล Google Cloud Storage (GCS) ซึ่งโดยค่าเริ่มต้น เครื่องมือส่งออกข้อมูลจะมีที่เก็บข้อมูล Cloud Storage ชั่วคราวที่ Google มอบให้
หากมี Google Workspace Assured Controls และ Assured Controls Plus คุณจะระบุที่เก็บข้อมูล Cloud Storage ที่คุณเป็นเจ้าของเพื่อใช้ประโยชน์จากที่เก็บข้อมูลในพื้นที่ได้ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณควบคุมตำแหน่งของข้อมูลและผู้ที่เข้าถึงข้อมูลได้ เพื่อจัดการข้อกังวลเกี่ยวกับอธิปไตยด้านข้อมูล
หากคุณเลือกที่เก็บข้อมูลที่ Google มอบให้
- คุณสามารถเลือกที่เก็บข้อมูลที่อยู่ในสหรัฐอเมริกา ยุโรป หรือระบุว่าไม่มีค่ากำหนดก็ได้
- ระบบจะลบข้อมูลที่ส่งออกโดยอัตโนมัติหลังจากเริ่มส่งออกไปแล้ว 60 วัน
หมายเหตุเกี่ยวกับการลบ: เนื่องจากข้อมูลจะส่งออกเป็นแพ็กเก็ต ไม่ใช่การส่งออกทั้งแพ็กเกจ การส่งออกขนาดใหญ่จึงอาจมีกลุ่มข้อมูลจำนวนมากในหลายวัน ซึ่งหมายความว่าระบบอาจลบแพ็กเก็ตบางรายการก่อนแพ็กเก็ตอื่นๆ หากต้องการทราบว่าไฟล์จะถูกลบออกเมื่อใด ให้นำ 60 ลบด้วยจำนวนวันที่ใช้ในการส่งออกจนเสร็จสิ้น คุณต้องดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออกก่อนวันที่ดังกล่าว
หากคุณเลือกที่เก็บข้อมูล Cloud Storage ของคุณเอง
หากต้องการเก็บข้อมูลไว้นานกว่า 60 วัน คุณต้องสร้างการส่งออกที่กำหนดเองและเลือกที่เก็บข้อมูล Cloud Storage ของคุณเอง โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่ส่งออกข้อมูล Workspace ของคุณโดยใช้ที่เก็บข้อมูลในพื้นที่
เมื่อเริ่มการส่งออกแล้ว ผู้ดูแลระบบขั้นสูงทุกคนจะได้รับอีเมลแจ้งว่าการส่งออกข้อมูลอยู่ระหว่างรอดำเนินการ โดยการส่งออกจะพร้อมใช้งานหลังจากที่เริ่มการส่งออกไปแล้วมากกว่า 48 ชั่วโมง ระยะเวลารอนี้ช่วยรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลขององค์กร
โดยทั่วไป การส่งออกข้อมูลจะใช้เวลา 72 ชั่วโมง แต่อาจใช้เวลานานสูงสุดถึง 14 วัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูลที่ส่งออก ผู้ดูแลระบบขั้นสูงทุกคนจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนเมื่อกระบวนการเสร็จสิ้นแล้ว และจะดูการส่งออกได้
การส่งออกอย่างต่อเนื่องจะรวมเฉพาะข้อมูลจากผู้ใช้ที่มีใบอนุญาต Assured Controls เท่านั้น
คุณสามารถกำหนดเวลาและดำเนินการส่งออกอย่างต่อเนื่องโดยอัตโนมัติได้ ฟีเจอร์การส่งออกอย่างต่อเนื่องช่วยให้คุณตั้งการกำหนดค่าการถ่ายโอนผู้ดูแลระบบเฉพาะแล้วจึงเรียกใช้การส่งออกดังกล่าวอย่างต่อเนื่องได้ เครื่องมือส่งออกข้อมูลจะเรียกใช้กระบวนการส่งออกอย่างต่อเนื่องโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะเริ่มการส่งออกใหม่อัตโนมัติใน 5 วันหลังจากวันที่เริ่มการส่งออกครั้งก่อนหน้า หากการส่งออกก่อนหน้ายังอยู่ระหว่างดำเนินการ ระบบจะเริ่มส่งออกเมื่อการส่งออกครั้งก่อนเสร็จสิ้นแล้ว โดยจะสร้างที่เก็บถาวรใหม่ทุกครั้งที่ดำเนินการ
ป้ายกำกับของเครื่องมือส่งออกข้อมูลคือที่เก็บถาวรที่สร้างขึ้นด้วยการส่งออกอย่างต่อเนื่องโดยอัตโนมัติซึ่งจะมีแท็กระบุว่าต่อเนื่อง
หยุดหรือหยุดการส่งออกอย่างต่อเนื่องชั่วคราว
- หากต้องการหยุดหรือหยุดการส่งออกในอนาคตสำหรับที่เก็บถาวรชั่วคราว ให้เปิดเมนูการดำเนินการแบบเลื่อนลง แล้วเลือกปิดการส่งออกอย่างต่อเนื่อง จากนั้นป้ายกำกับจะเปลี่ยนเป็นปิดอยู่
- เมื่อพร้อมที่จะกลับมาส่งออกอย่างต่อเนื่องสำหรับที่เก็บถาวร ให้เลือกเปิดการส่งออกอย่างต่อเนื่อง
แก้ไขการส่งออกอย่างต่อเนื่อง
หากต้องการเปลี่ยนข้อมูลที่รวมไว้ในการส่งออกในอนาคตหรือระบุปลายทางอื่น ให้เปิดเมนูการดำเนินการแบบเลื่อนลงของที่เก็บถาวร แล้วเลือกแก้ไขการส่งออก จากนั้นทำการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิกอัปเดตการส่งออก การส่งออกในอนาคตจะใช้การตั้งค่าใหม่
ส่งออกข้อมูลของผู้ใช้
คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
หากไม่ได้ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ คุณจะเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
-
ไปที่การส่งออกข้อมูล
- คลิกตั้งค่าการส่งออกใหม่
- ในช่องชื่อ ให้ป้อนชื่อสำหรับการส่งออก
- ในช่องขอบเขต ให้เลือกข้อมูลของผู้ใช้ที่จะส่งออก
- หากต้องการส่งออกข้อมูลทั้งหมดขององค์กร ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่มีเพียงผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่เข้าถึงได้ ให้เลือกส่งออกข้อมูลผู้ใช้ทั้งหมดแล้วข้ามขั้นตอนถัดไป โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อส่งออกข้อมูลทั้งหมดขององค์กร
- หากต้องการส่งออกข้อมูลสำหรับผู้ใช้ที่เลือก ให้เลือกส่งออกข้อมูลสำหรับผู้ใช้บางราย แล้วเลือกว่าจะระบุผู้ใช้ตามหน่วยขององค์กร กลุ่ม หรือชื่อผู้ใช้เป็นรายบุคคล
- (ไม่บังคับ) เลือกว่าต้องการส่งออกข้อมูลจากกลุ่ม หน่วยขององค์กร หรือชื่อผู้ใช้ จากนั้นคลิกกล่องสำหรับการเลือก แล้วเลือกหรือพิมพ์รายการที่ต้องการ
- เมื่อคุณเลือกหน่วยขององค์กร ระบบจะส่งออกเฉพาะสมาชิกโดยตรงของหน่วยขององค์กรที่เลือก ไม่ใช่หน่วยขององค์กรย่อย เช่น หน่วยขององค์กร "การเงิน" มีหน่วยขององค์กรย่อย 2 หน่วย ได้แก่ "ยุโรป" และ "เอเชีย" หากเลือกหน่วยขององค์กรการเงิน ระบบจะส่งออกเฉพาะผู้ใช้โดยตรงที่อยู่ใน "การเงิน" เท่านั้น แต่จะไม่ส่งออกหน่วยขององค์กร "ยุโรป" และ "เอเชีย"
- ในช่องบริการ ให้เลือกบริการที่ต้องการส่งออกข้อมูล
- (ไม่บังคับ) ในช่องป้ายกำกับ คุณสามารถเลือกส่งออกข้อมูลด้วยป้ายกำกับ Google ไดรฟ์ที่เฉพาะเจาะจงได้ เลือกป้ายกำกับไดรฟ์ที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง
- ในช่องช่วงวันที่และประเภท ให้เลือกช่วงวันที่เพื่อส่งออกข้อมูล Google ไดรฟ์, Gmail และ Chat จากช่วงระยะเวลาที่เจาะจง หรือตั้งค่าการส่งออกอย่างต่อเนื่อง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งออกอย่างต่อเนื่อง
หมายเหตุ: คุณไม่สามารถกรองไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ตามช่วงเวลาได้ - (ไม่บังคับ) หากต้องการตั้งค่าการส่งออกอย่างต่อเนื่อง ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย
หมายเหตุ: เฉพาะองค์กรที่มีส่วนเสริม Assured Controls เท่านั้นที่จะเห็นช่องการส่งออกอย่างต่อเนื่อง - ในช่องปลายทาง ให้เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกข้อมูลที่ส่งออก
เครื่องมือส่งออกข้อมูลสามารถส่งออกข้อมูลผู้ใช้ไปยังที่เก็บข้อมูล Cloud Storage ที่ Google มอบให้ หรือที่เก็บข้อมูล Cloud Storage ที่คุณเป็นเจ้าของ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตำแหน่งที่จัดเก็บข้อมูลที่ส่งออก- หากต้องการใช้ที่เก็บข้อมูลที่ Google มอบให้เป็นการชั่วคราว ให้เลือกที่เก็บข้อมูลที่ Google มอบให้ แล้วเลือกภูมิภาคของที่เก็บข้อมูล ได้แก่ สหรัฐอเมริกา ยุโรป หรือไม่มีค่ากำหนด
หมายเหตุ: ที่เก็บข้อมูล Cloud Storage ชั่วคราวที่ Google มอบให้จะใช้กับการส่งออกอย่างต่อเนื่องไม่ได้
- หากต้องการเลือกที่เก็บข้อมูล Cloud Storage ของคุณเอง ให้เลือกที่เก็บข้อมูลของคุณ แล้วป้อนชื่อของที่เก็บข้อมูลที่คุณสร้างไว้ ตัวอย่างเช่น my-gws-data-export-bucket
- หากต้องการใช้ที่เก็บข้อมูลที่ Google มอบให้เป็นการชั่วคราว ให้เลือกที่เก็บข้อมูลที่ Google มอบให้ แล้วเลือกภูมิภาคของที่เก็บข้อมูล ได้แก่ สหรัฐอเมริกา ยุโรป หรือไม่มีค่ากำหนด
- คลิกเริ่มส่งออก
ดูและดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออก
เมื่อการส่งออกข้อมูลเสร็จสมบูรณ์แล้ว ผู้ดูแลระบบขั้นสูงในองค์กรจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลพร้อมลิงก์สำหรับดูที่เก็บถาวร นอกจากนี้ คุณยังเข้าถึงที่เก็บถาวรโดยใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ได้ด้วย
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
หากไม่ได้ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ คุณจะเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
-
ไปที่การส่งออกข้อมูล
- ตารางการส่งออกข้อมูลจะแสดงการส่งออกข้อมูลทั้งหมดของคุณและประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้
- ชื่อการส่งออก
- วันที่เริ่มต้นและวันที่เสร็จสิ้นล่าสุด
- ผู้ที่ตั้งค่าการส่งออกแต่ละรายการ
- สถานะการส่งออก
- สิ่งที่คุณทําได้กับข้อมูลที่ส่งออก
- ในตารางการส่งออกข้อมูล ให้คลิกชื่อการส่งออกเพื่อเปิดมุมมองแบบละเอียด
- ในส่วนขอบเขต คุณสามารถดูว่าผู้ใช้ กลุ่ม หรือหน่วยขององค์กรใดบ้างที่ส่งออกแล้ว
- ในส่วนสถานะ คุณจะดูได้ว่าการส่งออกทํางานเสร็จสมบูรณ์หรือมีข้อผิดพลาดหรือไม่ ดังนี้
- ไม่สำเร็จ: ไม่มีข้อมูลที่ส่งออก
- ข้อผิดพลาด: ข้อมูลบางส่วนหายไปจากที่เก็บถาวร
- เสร็จสมบูรณ์: ส่งออกข้อมูลทั้งหมดแล้ว
- หากต้องการดูที่เก็บถาวร ให้คลิกการดําเนินการ
ดูที่เก็บถาวร
- หากการส่งออกข้อมูลเสร็จสมบูรณ์แต่มีข้อผิดพลาด คุณสามารถเรียกใช้การแก้ไขได้
วิธีดูและดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออก
- คลิกโฟลเดอร์รูทใน UI ของ Cloud Storage โดยในโฟลเดอร์รูทจะมีรายการโฟลเดอร์ของผู้ใช้อยู่ ซึ่งแต่ละโฟลเดอร์จะมีไฟล์ ZIP ซึ่งเป็นข้อมูลของผู้ใช้รายนั้น
หมายเหตุ: ข้อมูลบางอย่าง เช่น ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ จะเป็นของบัญชีบริการ ไม่ใช่ของผู้ใช้ บัญชีบริการในที่เก็บถาวรสําหรับการส่งออกจะมีชื่อว่า "ทรัพยากร"
คุณใช้ UI ของ Cloud Storage ดาวน์โหลดออบเจ็กต์ได้ครั้งละ 1 รายการเท่านั้น หากต้องการดาวน์โหลดโฟลเดอร์หรือออบเจ็กต์หลายรายการในครั้งเดียว ให้ใช้เครื่องมือบรรทัดคำสั่ง gsutil
ตัวอย่าง
gsutil -m cp -r \
"gs://[gsutil URI สำหรับที่เก็บข้อมูล Takeout]" \
.
- คลิกไฟล์ ZIP เพื่อดาวน์โหลดข้อมูลของผู้ใช้
- แตกไฟล์เพื่อดูข้อมูลของผู้ใช้แต่ละรายตามผลิตภัณฑ์
