Membuat label klasifikasi untuk organisasi Anda

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Frontline Starter, Frontline Standard, dan Frontline Plus; Business Standard dan Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Standard dan Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, dan Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Bandingkan edisi

Catatan: Untuk menerapkan label klasifikasi ke file Anda di Drive, buka di sini. Untuk menerapkan label klasifikasi ke pesan Gmail, buka di sini.

Sebagai administrator, Anda dapat membuat label klasifikasi yang dapat diterapkan pengguna ke file di Drive dan pesan di Gmail (beta). Anda dapat membuat hingga 150 label, termasuk beberapa label dengan badge. Label dapat Anda buat di konsol Admin.

Hindari menggunakan informasi rahasia untuk nama label, nama kolom, dan opsi pilihan. Label dapat dilihat oleh semua admin di organisasi Anda yang memiliki hak istimewa Kelola Klasifikasi Label. Label tersebut juga dapat dilihat oleh semua orang di organisasi Anda jika izin label ditetapkan demikian.

Sebelum memulai: Pelajari praktik terbaik label.

Langkah 1. Membuat label

Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.
Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.
Buka Menu Keamanan > Kontrol data dan akses > Klasifikasi data > Pengelola label.
Memerlukan hak istimewa administrator Kelola Label Klasifikasi.
Klik Label baru.
Masukkan nama untuk label.
Centang kotak di samping aplikasi tempat Anda ingin menggunakan label
(Opsional) Tambahkan deskripsi label. Pengguna akan melihat deskripsi label saat membuka panel Label untuk file.
(Opsional) Untuk label dengan kolom yang diberi badge, tambahkan link ke dokumentasi tentang label. Pengguna akan melihat link "pelajari lebih lanjut" ini saat mengarahkan kursor ke label dengan badge atau saat membuka panel Label untuk file.

Lanjutkan ke bagian berikutnya untuk menambahkan kolom (opsional) dan memublikasikan label Anda.

Langkah 2. (Opsional) Menambahkan kolom ke label

Anda dapat menambahkan hingga 10 kolom ke label guna memiliki klasifikasi yang lebih terperinci. Misalnya, label Departemen dapat memiliki kolom dengan daftar opsi seperti Keuangan, Teknik, dan Hukum.

Setelah label terbuka, klik Tambahkan Kolom.
Klik Tambahkan kolom di samping setiap jenis kolom yang ingin ditambahkan. Untuk mengetahui detail tentang jenis kolom, tinjau tabel dengan mengikuti langkah-langkah ini.
Tips:
1. Minimalkan jumlah kolom dalam label demi penggunaan yang konsisten. Pengguna akan cenderung menerapkan label dan mengedit nilai kolom jika mudah serta cepat untuk dilakukan.
2. Aturan perlindungan data Drive hanya dapat menggunakan label dengan kolom yang diberi badge atau label dengan jenis kolom Daftar Opsi yang hanya mengizinkan satu pilihan. Jenis kolom lainnya tidak didukung.
Klik Tambahkan kolom.
Klik kolom untuk mengonfigurasi opsi, seperti nama kolom, opsi yang tersedia, atau format kolom tanggal. Anda dapat menetapkan warna badge dan menyusun ulang opsi kolom.
(Opsional) Buat kolom menjadi wajib diisi dengan mencentang Wajibkan pengguna untuk memilih salah satu opsi. Penting: Pengguna akan melihat tanda pada label ini agar dilakukan tindakan, tetapi kolom wajib diisi tidak diterapkan.

Jika menambahkan kolom atau opsi kolom tambahan, Anda dapat menghapusnya sebelum memublikasikan label. Untuk kolom atau opsi kolom yang ingin dihapus, klik LainnyaHapus.

Tinjau kolom baru dengan cermat. Setelah memublikasikan label, Anda tidak dapat mengubah jenis kolom. Untuk kolom Orang, Anda tidak dapat mengubah apakah pengguna dapat memilih beberapa nilai.

Jenis kolom

Kolom	Yang dapat dilakukan pengguna	Detail tambahan
Daftar badge	Memilih satu opsi dari daftar badge	Hanya satu kolom daftar badge yang dapat ditambahkan per label Tidak lebih dari 200 opsi Pengguna hanya dapat memilih satu opsi
Daftar opsi (Pilih sekali)	Memilih satu opsi dari daftar	Tidak lebih dari 200 opsi
Daftar opsi (Pilih beberapa kali) tidak didukung untuk Gmail	Memilih satu atau beberapa opsi dari daftar	Tidak lebih dari 200 opsi Pengguna dapat memilih maksimum 10 nilai
Nomor tidak didukung untuk Gmail	Masukkan nilai numerik	Hanya bilangan bulat
Tanggal tidak didukung untuk Gmail	Pilih tanggal kalender	Format tanggal dapat disetel ke Panjang: Tanggal BB TTTT, atau Singkat: HH/BB/TT
Teks tidak didukung untuk Gmail	Masukkan teks dalam kotak teks	Hanya diperbolehkan maksimum 100 karakter
Orang tidak didukung untuk Gmail	Memilih orang dari kontak Workspace	Konfigurasi opsional: Izinkan beberapa bagian Jika beberapa pilihan diizinkan, pengguna dapat memilih maksimum 10

Langkah 3. Menetapkan siapa saja yang dapat melihat atau menggunakan label

Secara default, semua orang di organisasi Anda dapat melihat dan menerapkan label. Edit izin label untuk mengontrol siapa saja yang dapat melihat, menerapkan, mengedit nilai kolom, dan menelusuri berdasarkan label. Contoh:

Agar pengguna eksternal atau grup berisi pengguna eksternal dapat melihat dan menggunakan label, tambahkan pengguna dan grup tersebut di bagian Izin lanjutan.
Untuk menguji label baru, Anda dapat menetapkan Akses terbatas terlebih dahulu dan hanya memberikan akses grup pengujian ke label. Setelah pengujian, Anda dapat mengubah izin sehingga semua orang dapat menggunakan label.
Jika label berisi informasi rahasia, Anda dapat menetapkan Akses terbatas sehingga hanya pengguna yang memiliki akses ke informasi tersebut yang dapat melihat atau menggunakan label tersebut.

Catatan:

Untuk label klasifikasi Drive, izin file tetap berlaku. Misalnya, jika pengguna memiliki akses hanya lihat ke file, mereka hanya dapat melihat label yang diterapkan ke file tersebut, meskipun mereka diizinkan untuk menerapkan dan menetapkan label tersebut.
Setiap pengguna dengan Akun Google dapat diberikan izin untuk melihat atau menerapkan label. Namun, label klasifikasi Drive hanya dapat diterapkan ke item yang dimiliki oleh pengguna dengan lisensi yang mendukung label Drive atau item di drive bersama.

Untuk menetapkan izin label:

Jika belum terbuka, buka labelnya.
Di panel Izin di sebelah kanan, klik Edit.
Pilih tingkat izin untuk organisasi Anda:
1. Dapat menerapkan label dan menetapkan nilai–Pengguna dapat menerapkan, menetapkan nilai, dan menelusuri label ini pada file yang dapat diedit.
2. Dapat melihat label ini–Pengguna dapat melihat dan menelusuri label pada file yang dapat mereka lihat atau beri komentar.
3. Akses terbatas–Hanya pengguna dan grup yang Anda tentukan yang dapat melihat atau menerapkan label. Anda dapat memilih izin untuk setiap pengguna atau grup di langkah berikutnya.
(Opsional) Tambahkan izin untuk pengguna dan grup tertentu:
1. Di bagian Izin lanjutan, mulai masukkan akun pengguna atau grup dan pilih akun. Akun yang disarankan mencakup grup dan pengguna eksternal serta internal yang telah Anda hubungi. Jika tidak melihat akun pengguna atau grup dalam daftar saran, Anda masih dapat menambahkannya secara manual. Misalnya, jika Anda adalah admin reseller, Anda dapat menambahkan pengguna atau grup pelanggan yang dijual kembali. Catatan: Grup dinamis tidak didukung untuk label klasifikasi Gmail.
2. Pilih tingkat izin untuk akun tersebut.
Klik Simpan.

Langkah 4. Melihat pratinjau dan memublikasikan label

Label baru dibuat dalam status "draf" sehingga Anda dapat meninjau tampilan label bagi pengguna sebelum membuatnya tersedia.

Untuk melihat pratinjau cara kerja label di Drive dan Gmail, lihat panel Pratinjau di sebelah kanan. Di bagian atas, pilih aplikasi yang labelnya ingin Anda pratinjau. Jika label menyertakan kolom yang tidak didukung oleh Gmail, kolom tersebut tidak akan tercantum dalam pratinjau Gmail, tetapi akan tercantum untuk pratinjau Drive.

Untuk memublikasikan label:

Jika belum terbuka, buka labelnya.
Tinjau label dan kolom apa pun. Penting: Jenis kolom tidak dapat diubah setelah label dipublikasikan.
Klik Publikasikan.
Konfirmasi bahwa Anda ingin memublikasikan label dengan mengklik Publikasikan.

Pengguna yang memiliki izin untuk melihat atau menggunakan label kini memiliki akses, dan Anda dapat menggunakan label untuk mengklasifikasikan dan melindungi data (dijelaskan di bagian berikutnya).

Saat Anda mengedit label, perubahan akan disimpan sebagai draf. Agar hasil edit tersedia bagi pengguna, Anda harus memublikasikan label lagi.

Langkah 5. (Opsional) Gunakan label klasifikasi untuk mengklasifikasikan, melindungi, dan mengelola data

Anda dapat menyiapkan kebijakan untuk menerapkan label klasifikasi secara otomatis ke file di Drive atau pesan di Gmail. Anda juga dapat menyiapkan pencegahan kebocoran data (DLP) dan aturan retensi Vault untuk mencegah penghapusan berdasarkan label file.

Penting:

Saat Anda menggunakan label untuk aturan retensi klasifikasi, klasifikasi AI, DLP, atau Vault secara default, setelan label akan dikunci di pengelola label. Tindakan ini akan mencegah pengeditan pada label yang dapat melanggar kebijakan bisnis.
Saat Anda menggunakan label di aturan retensi Vault atau aturan DLP, label tidak dapat dinonaktifkan atau dihapus. Pengelola label dapat melihat bahwa label digunakan dalam aturan di kolom Aturan pada tabel label. Namun, mereka tidak dapat melihat detail aturan yang menggunakan label tersebut kecuali jika mereka memiliki hak istimewa admin yang diperlukan.

Menerapkan label secara otomatis ke file di Drive

Ada 3 cara untuk menerapkan label secara otomatis ke file: klasifikasi default, DLP, dan klasifikasi AI. Ketiganya berfungsi dengan cara yang berbeda, dan Anda dapat menggunakannya secara bersamaan, bergantung pada jenis pemberian label yang ingin Anda lakukan.

Luaskan semua | Ciutkan semua

Perbandingan metode untuk Drive

Cara kerja label klasifikasi default

Menerapkan label ke file baru dan saat kepemilikan file berubah. Klasifikasi default tidak menerapkan label secara retroaktif ke file yang ada, kecuali jika pemilik file berganti.
Menerapkan label berdasarkan unit organisasi atau grup pemilik file. Klasifikasi default tidak menelusuri konten file atau metadata untuk kondisi tertentu.
Jika pengguna memiliki izin untuk mengubah label, mereka dapat mengubahnya atau menghapusnya setelah label tersebut diterapkan secara otomatis.
Hanya label dengan kolom daftar opsi yang didukung untuk klasifikasi default.
Label klasifikasi default ditimpa oleh label yang ditetapkan DLP, meskipun nilai klasifikasi data lebih tinggi dalam daftar opsi.

Cara kerja label yang ditetapkan oleh aturan DLP

Menerapkan label ke file baru dan yang sudah ada.
Menerapkan label berdasarkan kondisi seperti jenis file, pencocokan kata, dan pencocokan string. Aturan DLP tidak menerima unit organisasi atau grup sebagai kondisi.
Anda tidak dapat menerapkan label dengan aturan DLP yang menggunakan label sebagai kondisi.
Anda dapat mencegah pengguna mengubah label, meskipun jika mereka memiliki izin untuk mengubahnya. Jika mereka mengubahnya, DLP akan segera memindai file lagi dan mengembalikan ke konfigurasi label DLP.
Pengguna eksternal tidak dapat melihat histori versi file yang diberi label oleh aturan DLP.
Aturan DLP dapat menerapkan label dengan kolom daftar opsi, termasuk label dengan badge.

Cara kerja label klasifikasi AI

Menerapkan label ke file baru dan yang sudah ada.
Hanya label dengan satu kolom daftar opsi dengan 2–4 nilai yang didukung untuk klasifikasi AI.
Menerapkan label setelah periode pelatihan. Selama periode pelatihan, pemberi label terpilih menerapkan label pelatihan hingga setidaknya 100 file per opsi kolom.
Label klasifikasi AI ditimpa oleh label yang ditetapkan DLP, tetapi menimpa label klasifikasi default.

Resolusi konflik label

Nilai label yang ditetapkan oleh aturan DLP akan diprioritaskan daripada klasifikasi AI, dan keduanya lebih diprioritaskan daripada klasifikasi default.

Jika 2 atau beberapa jenis aturan yang sama mencoba menerapkan nilai label yang berbeda ke file yang sama, nilai yang lebih tinggi dalam daftar opsi label akan diterapkan. Misalnya, Anda mungkin memiliki label dengan kolom yang memiliki 3 opsi yang tercantum di pengelola label:

Rahasia
Internal
Publik

Jika Aturan 1 mencoba menetapkan label sebagai Rahasia, dan Aturan 2 mencoba menetapkan label sebagai Publik untuk file yang sama, Rahasia (Aturan 1) yang akan diterapkan. Pastikan opsi kolom label tercantum dalam urutan prioritas yang Anda inginkan sebelum menyiapkan aturan.

Menyiapkan pemberian label otomatis untuk Drive

Untuk menyiapkan label Klasifikasi default, ikuti langkah-langkah di Menerapkan label Klasifikasi default ke file baru secara otomatis.

Untuk menyiapkan aturan DLP agar dapat menerapkan label secara otomatis, ikuti langkah-langkah di Menerapkan label klasifikasi ke file Drive secara otomatis dengan aturan DLP.

Menerapkan label secara otomatis ke pesan di Gmail

Anda dapat menggunakan aturan DLP untuk menerapkan label pada pesan secara otomatis berdasarkan konten pesan. Untuk mempelajari lebih lanjut, buka Tentang DLP Gmail & label klasifikasi otomatis.

Mencegah berbagi dan pengiriman eksternal dengan aturan DLP berbasis label

Anda dapat menentukan aturan yang hanya berlaku untuk item atau pesan dengan label atau kolom tertentu. Misalnya, Anda dapat membuat aturan DLP yang memindai nomor kartu kredit dan nomor jaminan sosial dalam dokumen atau pesan. Jika kecocokan ditemukan, label, seperti Sensitivitas, akan diterapkan, nilai kolom ditetapkan ke Rahasia, dan berbagi serta pengiriman eksternal diblokir.

Aturan perlindungan data dapat menggunakan label dengan kolom yang diberi badge atau kolom Daftar Opsi. Jenis kolom lainnya tidak didukung.

Untuk menyiapkan aturan DLP, ikuti langkah-langkah di Membuat aturan DLP untuk Drive dan pendeteksi konten kustom atau Mencegah kebocoran data di email & lampiran. Tips: Anda dapat menyiapkan aturan DLP untuk diterapkan ke file di Drive dan pesan di Gmail. Anda akan memilih tindakan yang akan diambil untuk setiap aplikasi saat DLP mendeteksi label.

Mempertahankan file Drive berdasarkan label dengan Google Vault

Anda dapat menentukan aturan retensi yang mencegah item dihapus, atau mengharuskan item dihapus, berdasarkan label Drive dan nilai kolom apa pun. Untuk melihat contohnya dan mempelajari lebih lanjut, buka Mempertahankan file Drive dengan Vault.

Langkah berikutnya

Kini Anda memiliki label yang dapat digunakan organisasi Anda:

Mengajari pengguna cara menerapkan label klasifikasi Drive dan menggunakannya untuk menelusuri file.
Mengajari pengguna cara menerapkan label klasifikasi Gmail.
Pelajari cara mengedit, menonaktifkan, menghapus, dan memantau label.

Apakah ini membantu?

Bagaimana cara meningkatkannya?