U kunt met Google Workspace Domain Transfer geen gebruikersaccounts samenvoegen of dedupliceren. Dubbele accounts kunnen voorkomen bij fusies en overnames, als de gebruikers van het overgenomen bedrijf een tweede account krijgen in de Google Workspace-omgeving van de kopende partij.
Als u uiteindelijk één Google Workspace-account wilt overhouden voor elke gebruiker, moet u extra stappen uitvoeren nadat het overdrachtsproces is afgerond.
Deze consolidatiegids is bedoeld voor klanten met gebruikers die 2 Google Workspace-accounts hebben (1 in de bronomgeving en 1 in de bestemmingsomgeving) en die deze accounts in de bestemmingsomgeving willen consolideren nadat ze Domain Transfer hebben gebruikt.
Voorbereiding
U moet bepalen welk account de primaire gegevens van de gebruiker bevat (zoals e-mails, agenda-afspraken, Google Drive en toegang tot apps van derden). Dit is het account dat de gebruiker na de consolidatie gaat gebruiken.
Hierbij gaan we ervan uit dat de gebruiker in de afgelopen 3 maanden voornamelijk één account heeft gebruikt om zaken te doen. Als een gebruiker beide accounts op verschillende manieren heeft gebruikt en recente gegevens in beide accounts heeft, is deze methode mogelijk niet van toepassing of alleen gedeeltelijk van toepassing.
Gedeelte openen | Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan
De bron- en bestemmingsgebruikersaccounts toewijzenWijs het brongebruikersaccount toe aan het bestemmingsgebruikersaccount, bijvoorbeeld:
Bepaal welk account het primaire account van de gebruiker is. U kunt dit op verschillende manieren doen:
- Krijg inzicht in de aard van de fusie of overname. Vaak zijn dubbele accounts geregistreerd voor een specifiek doel en zijn ze maar af en toe gebruikt.
- Vraag het aan de gebruiker.
- Gebruik het gebruikersrapport Accounts van Google Workspace voor een gebruiksoverzicht van diverse apps. U krijgt bijvoorbeeld informatie over het volgende:
- Status van gebruikersaccounts
- Gmail-opslag
- Drive-opslag
- Totale opslag
- Totaalaantal e-mails
- Bewerkte bestanden
- Bekeken bestanden
- Drive: laatst actief
- Met Zoeken in e-maillogboeken van Google Workspace kunt u een gedetailleerde analyse bekijken van het e-mailgebruik (in de afgelopen 30 dagen):
- Berichten die tussen 1 uur en 7 dagen geleden zijn verstuurd of die zijn verstuurd binnen een periode in de afgelopen 30 dagen die u opgeeft.
Opmerking: In de zoekresultaten voor berichten ouder dan 30 dagen staan alleen de berichtdetails na de bezorging. - Er gelden geen tijdsbeperkingen voor berichtdetails na de bezorging. Deze worden altijd bewaard.
- Berichten naar of van Google Workspace-gebruikers in uw organisatie.
- Berichten die naar een groep in Google Groepen en andere mailinglijsten met uw Google Workspace-gebruikers zijn gestuurd.
- Berichten die tussen 1 uur en 7 dagen geleden zijn verstuurd of die zijn verstuurd binnen een periode in de afgelopen 30 dagen die u opgeeft.
- Organisaties met een Enterprise-versie kunnen informatie over de levering van berichten bekijken in het beveiligingscentrum.
Migratieopties voor beheerders
Er is geen tool waarmee u 2 Google-accounts van alle mogelijke Google-services helemaal kunt samenvoegen. Er zijn wel verschillende consolidatie- en migratieopties voor de belangrijkste Google-services, zoals Gmail, Drive, Google Agenda en Google Contacten.
Naast de onderstaande stappen raden we u ook aan het volgende te doen:
- Test alle bekende gebruikersscenario's.
- Deel een duidelijk plan voor verandermanagement met uw gebruikers, vooral als er wijzigingen zijn in de manier waarop ze moeten inloggen of als ze e-mails moeten sturen vanaf een adres dat nu als alias wordt vermeld.
Opmerking: Als u een kleine hoeveelheid gebruikers en gegevens heeft, kunt u gebruikers misschien het best de mogelijkheid geven om zelf hun gegevens over te zetten.
Gedeelte openen | Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan
Stap 1. (Optioneel) De naam van het bestemmingsaccount wijzigenAls het account uit de bronomgeving het primaire account is, wijzigt u de naam van het bestemmingsaccount om de vereiste stappen voor gegevensoverdracht te beperken.
Stel dat een gebruiker de accounts [email protected] en [email protected] heeft, en dat [email protected] het primaire account met de meeste gegevens is. Als het Domain Transfer-proces is afgerond, doet u het volgende:
- Wijzig [email protected] in [email protected].
- Verwijder [email protected] als alias voor [email protected].
- Wijzig [email protected] in [email protected].
Opmerking: user1 logt nu in met [email protected], maar behoudt [email protected] als aliasadres waarmee de gebruiker e-mails kan versturen en ontvangen.
Aandachtspunten
- Lees het artikel Gevolgen voor apps van het e-mailadres wijzigen van een gebruiker.
- Gebruikers moeten in Gmail instellen dat e-mails via hun alias worden verstuurd als ze reageren op berichten die ze hebben gekregen voordat het Domain Transfer-proces werd afgerond of als het alias het primaire externe account is.
- Als u SSO gebruikt via een externe identiteitsprovider (IdP), kan de gebruiker nadat de naam van het account is gewijzigd, niet meer inloggen met het oude e-mailadres. De IdP moet het nieuwe, volledig gekwalificeerde e-mailadres sturen. Als de gebruiker gekoppelde apps heeft (SAML of OIDC), moeten die namen mogelijk ook op hetzelfde moment worden gewijzigd.
Elke service in Google Workspace heeft een andere methode om gegevens te exporteren en importeren tussen 2 Google Workspace-accounts.
Bekijk dit Helpcentrum-artikel voor een uitgebreid overzicht.
| Gmail |
|---|
|
| Drive |
|
| Agenda |
|
| Google Contacten |
|
| Google Sites |
| De site-eigenaar kan de site kopiëren naar het nieuwe account en delen met andere gebruikers. |
| Google Analytics |
| Gebruikers kunnen hun property's in Analytics opnieuw ordenen en ze verplaatsen van het ene account naar het andere. |
| YouTube |
| Als een kanaal is gekoppeld aan een merkaccount, kunnen gebruikers de eigenaren en beheerders van het kanaal wijzigen. |
Nadat de gegevens van de gebruiker zijn geconsolideerd in één account, verwijdert of archiveert u het dubbele account (volgens het bewaarbeleid). De directoryvermelding wordt dan opgeschoond en gebruikers hebben maar toegang tot één Google Workspace-account.
Migratieopties voor gebruikers
Als u de beheerdersgestuurde aanpak voor het consolideren van 2 Google Workspace-accounts in dezelfde omgeving heeft doorgenomen, kunt u ook een alternatieve aanpak op basis van verandermanagement overwegen om technische uitdagingen te vermijden.
Een gebruikersgestuurde aanpak kan het volgende omvatten:
- Aanname: Een gebruiker behoudt toegang tot beide accounts voor een bepaalde periode (bijvoorbeeld 1 maand).
- E-mail: Gebruikers kunnen e-mails doorsturen van het oude account naar het nieuwe account.
- Agenda: Het eigendom van afspraken kan worden overgedragen aan het nieuwe account.
- Drive: Het eigendom van bestanden kan worden overdragen aan het nieuwe account.
Aanbevelingen
- Laat gebruikers duidelijk weten hoeveel tijd ze hebben om de consolidatie zelf af te ronden.
- Als de deadline is verstreken, moeten beheerders de oude accounts gedurende een bepaalde periode opschorten (bijvoorbeeld 3 maanden) voor het geval gebruikers erachterkomen dat sommige content nog niet is overgezet.
Opmerking: De optie om het eigendom over te dragen, bestaat mogelijk niet voor services die niet tot de kernservices behoren. De gebruiker moet in dat geval de gegevens downloaden en deze in het nieuwe account importeren om ze te kunnen gebruiken.
Exportopties
Beheerders en gebruikers kunnen er ook voor kiezen hun Google-gegevens te exporteren.
Organisaties
Hoofdbeheerders kunnen de gebruikersgegevens van hun organisatie exporteren naar een Google Cloud-archief.
Gebruikers
Individuele gebruikers kunnen Google-gegevens downloaden met Google Takeout.
Opmerking: Google raadt beheerders aan Google Takeout alleen aan te zetten voor de bronaccounts en alleen voor de tijd die nodig is om gegevens te consolideren.
