Förstå användarnas Google Workspace-användning

När du har installerat Google Workspace använder du Work Insights för att mäta hur användarna utnyttjar sina nya produktivitetsverktyg. Du kan ta reda på

• vilka team som inte använder apparna i samma utsträckning som andra team
• vilka appar som inte används av teamen
• vilka äldre appar som fortfarande används av teamen.

Om du stöter på problem finns det olika sätt att öka användningen av Google Workspace.

Steg 1: Kontrollera antalet aktiva användare

1. Klicka på kategorin Användning i översikten för Work Insights till vänster.
2. Välj ett team i filtret längst upp till höger på sidan. Mer information finns i Filtrera Work Insights-data per team.
3. (Valfritt) Välj ett annat tidsintervall i tidsfiltret längst upp till höger på sidan.
4. Leta upp diagrammet Hur många användare är aktiva i Google Workspace?
5. Kontrollera antalet aktiva användare under 7 och 30 dagar:
   • Aktiva användare under 7 dagar – antalet användare bör vara högt för appar du förväntar dig att användarna utnyttjar varje vecka, till exempel Kalkylark, Dokument och Presentationer. 
   • Aktiva användare under 30 dagar – antalet användare bör vara högt för appar du förväntar dig att användarna använder mindre ofta, det vill säga endast en gång i månaden.

Steg 2: Identifiera team med färre aktiva användare

1. I diagrammet Hur många användare är aktiva i Google Workspace klickar du på Visa detaljer.
2. Identifiera team med färre aktiva användare.
3. (Valfritt) Om du vill se statistik för olika grupper använder du filtret högst upp på sidan.

Steg 3: Se vilka team som fortfarande använder äldre appar

1. På sidan Användning letar du upp diagrammet ”Vilken procentandel av användarna jobbar med appar som inte kommer från Google Workspace?”
2. Kontrollera procentandelen användare som skickar Microsoft Office-filbilagor från Gmail. 
3. Klicka på Visa detaljer när du vill se en översikt per team över användningen av annat än Google Workspace.
4. Identifiera team med hög användning av Microsoft Office-filer.
5. (Valfritt) Om du vill se statistik för olika grupper använder du filtret högst upp på sidan.
6. Klicka på fliken Makron och se om team använder Microsoft-makron.
   • Om ett team har hög användning av makron kanske medlemmarna inte känner till att Google Workspace har stöd för makron.
   • Om ett team har låg användning av makron kanske de bara använder Microsoft Office eftersom de arbetar med externa kunder eller säljare som använder det. 
7. Klicka på fliken Användning av produktivitetsapp för att se om användare bara använder Google Workspace, Google Workspace- och Microsoft-verktyg, eller bara Microsoft Office-verktyg. Välj sedan den app du vill veta mer om.

Steg 4: Lös problem med användningen av Google Workspace

När du har granskat användningsmåtten kan du ta itu med eventuella problem du hittat.

Undersök vanliga orsaker till låg användning

Anledning till låg användning	Möjlig lösning
Användarna känner inte till fördelarna med Google Workspace.	Skapa interna kampanjer för att bättre förmedla fördelarna med Google Workspace och varför din organisation går över till Google Workspace.
Användarna vet inte hur de nya produktivitetsverktygen ska användas.	Ge användarna självstudier eller klassrumsutbildning som baseras på deras kompetensnivå.
Användarna känner inte till hur Google Workspace kan förbättra samarbetet, framför allt om de befinner sig på olika platser.	Ge support och utbildning för teammedlemmar som inte har gått över till Google Workspace. Dela resursen Så här skapar du virtuella team.
Användarna jobbar med personer utanför organisationen som använder Microsoft Office eller andra verktyg från tredje part.	Dela resursen Tio tips för att jobba med personer som inte har Google Workspace.
Användarna känner inte till alla funktioner i Google Workspace som kan underlätta deras arbete.	Tillhandahåll Google Workspace-utbildning som är skräddarsydd för användarnas roller. Dela olika resurser till olika typer av jobb.
Användare som känner till Microsoft-verktyg kan behöva mer information om hur de ska utföra sitt arbete i Google Workspace, till exempel hur man skapar makron.	Dela resurser om att gå över till Google Workspace från Microsoft.
Ledningen fortsätter att använda äldre verktyg och föregår inte själva med gott exempel för att få medarbetarna att gå över till Google Workspace.	Uppmuntra ledningen att åta sig att gå över till Google Workspace.
Vissa användare talar kanske inte organisationens primära språk och kan behöva mer support.	Se till att kommunikation kring och utbildning för Google Workspace finns på användarnas egna språk. Kontakta vid behov personalavdelningen för hjälp med översättning.
Användare med funktionshinder kan behöva mer hjälp för att kunna använda Google Workspace.	Överväg att erbjuda individuell utbildning och implementera assisterande teknik användare med funktionshinder.
Användarnas roller innebär att de inte behöver utnyttja specifika appar – de kan till exempel vara medarbetare som saknar fast plats.	Tilldela lämplig licenstyp till användarna baserat på deras roll i organisationen.
Mobila medarbetare har inte rätt verktyg för att använda Google Workspace.	Ge användarna verktygen som krävs för att de ska kunna arbeta effektivare utan fast plats eller mobilt. Läs mer

Ta reda på mer med enkäter

Om du vill veta mer om varför användarna inte går över till Google Workspace använder du Google-formulär för att skicka en enkät och få feedback från dem. Skapa anpassade lösningar för olika team och användare utifrån enkätsvaren. Läs mer om hur du använder Google Formulär.